Funcionalidades de SMART ERP, una por una
Cada funcionalidad tiene su página: el problema que resuelve, cómo funciona paso a paso y las reglas que conviene conocer antes de usarla.
Ventas
El ciclo comercial completo: cotización, pedido, remisión, factura y devolución, cada paso enlazado con inventario, cartera y contabilidad.
Cotizaciones
Propuestas comerciales con precios de lista, IVA y promociones aplicados por el sistema, que se envían al cliente y se convierten en pedido o factura.
Devoluciones de venta
La devolución parte de la factura, ajusta el saldo del cliente con una nota crédito y regresa la mercancía al inventario, en dos pasos controlados.
Facturación de venta
La factura es el punto donde la venta se vuelve inventario, cartera y contabilidad: todo ocurre al emitir, en una sola operación.
- Cumplimiento
IVA en la venta
El porcentaje de IVA de cada línea no se digita: el sistema lo impone según el cliente, el producto y la tarifa general de la empresa.
Pedidos de venta
El pedido confirma la venta y ordena el trabajo de bodega: preparación, despacho y entrega, con facturación completa o parcial y remisiones.
Promociones
Descuentos configurables con vigencia, alcance, condiciones y tope de usos, que el sistema valida y sugiere en cotizaciones, pedidos, facturas y caja.
Remisiones
La remisión registra la mercancía que se entrega al cliente antes de facturarla y lleva el control de lo entregado que sigue sin facturar.
- Cumplimiento
Resoluciones de facturación
El sistema guarda cada resolución de numeración de la DIAN y controla que toda factura se emita dentro de su prefijo, su rango y su vigencia.
Punto de venta
La caja del mostrador: vender rápido, cobrar con varios medios de pago y cerrar el turno con el efectivo cuadrado, sobre el mismo inventario y la misma contabilidad.
Sesiones y arqueo de caja
El turno de cada cajero queda como una sesión con apertura, ventas, movimientos de efectivo y un cierre que compara lo contado con lo esperado.
Terminal POS
La pantalla del cajero: buscar, armar el carrito, cobrar con uno o varios medios de pago y entregar el recibo, con inventario y contabilidad al instante.
Vendedores y comisiones
Vendedores con su cartera de clientes, comisiones que se causan cuando el cliente paga, metas mensuales y un espacio para vender y cobrar desde el celular.
- Opcional
Comisiones por recaudo
La comisión del vendedor se causa con cada pago del cliente, pierde efectividad con la mora y se liquida hacia la nómina con el detalle de cada movimiento.
- Opcional
Metas de vendedores
Meta mensual de venta sin IVA, de recaudo y de clientes con venta para cada vendedor, con cumplimiento, proyección al cierre y semáforo.
Mi ruta: el espacio del vendedor
Pantallas pensadas para el celular del vendedor: a quién visitar, qué debe cada cliente, tomar el pedido, registrar el cobro y dejar la visita.
Recibo provisional
Constancia numerada del dinero que el vendedor recibe en ruta. No baja la cartera hasta que cartera la legaliza con el recibo de caja o la rechaza.
Catálogo y precios
El maestro de productos y la política de precios de su empresa: variantes, categorías, marcas, códigos de barras, listas, precios por cantidad y Excel.
Códigos de barras
Varios códigos de barras por producto o variante, con uno principal, vista previa al crearlos e impresión de etiquetas lista para la impresora.
Escalas de precio por cantidad
Tramos de precio por producto dentro de una lista: desde cierta cantidad, otro precio. El sistema aplica el tramo que alcance cada línea.
Importación desde Excel
Productos, variantes y precios se cargan y actualizan desde Excel con plantilla, validación por fila, reporte de cambios y la regla de todo o nada.
Listas de precios
Agrupe el precio de venta por tipo de cliente o canal. Con una lista, el precio lo pone el sistema y el descuento respeta el precio mínimo.
Inventario
Existencias por bodega al costo promedio, kardex que cuadra, seriales, traslados, ajustes con aprobación y conteo físico, todo contabilizado solo.
Ajustes de inventario
Correcciones de existencias con motivo, evidencia y aprobación. Al aprobar se actualiza el stock y se genera el comprobante contable al costo.
Conteo físico
Se cuenta la bodega y el sistema propone los ajustes para dejar el stock igual a lo contado, con una foto de existencias que no se altera.
Existencias comprometidas
El sistema calcula las unidades de pedidos confirmados que aún no salen de bodega y muestra cuánto queda realmente libre para ofrecer.
Existencias y kardex
Cuánto hay de cada producto en cada bodega y cuánto vale, y la historia de cada entrada y salida con su saldo en unidades y en pesos.
Seriales
Trazabilidad unidad por unidad: cada serial tiene su bodega, estado, condición, costo y cliente, desde la compra hasta la venta y la garantía.
Traslados entre bodegas
Traslados en pasos separados: se solicita, se autoriza, se envía y se recibe. La mercancía en camino queda en tránsito, con su contabilidad entre sedes.
Compras
Del pedido al proveedor hasta el pago: órdenes, recepciones, facturas, cuentas por pagar, egresos y lotes de pago, con inventario y contabilidad al día.
Anticipos a proveedores
El dinero que se entrega al proveedor antes de la factura, con su saldo por aplicar y el cruce contra las facturas desde cuentas por pagar.
Comprobantes de egreso
El soporte de cada pago a un proveedor: una o varias facturas pagadas o abonadas en una operación, con salida de caja o banco y contabilidad automática.
Cuentas por pagar
Lo que la empresa debe a cada proveedor, por edades de vencimiento, con el estado de cuenta desde el que se pagan o abonan varias facturas a la vez.
Devoluciones a proveedor
La salida de mercancía de regreso al proveedor, tomada del documento con el que entró, con su asiento, la rebaja de la cuenta por pagar y la reposición.
Facturas de compra
La factura del proveedor registrada una sola vez: ingresa la mercancía, practica las retenciones, crea la cuenta por pagar y queda contabilizada.
Lectura de facturas con IA
Para proveedores que no envían el XML: la IA transcribe el PDF o la foto, una persona revisa y confirma, y la factura entra a la bandeja para convertirla.
Lotes de pago
Programe el pago a muchos proveedores en una operación: propuesta por vencimiento, aprobación, archivo para el banco y un egreso por proveedor al pagar.
Órdenes de compra
El pedido formal al proveedor: productos, cantidades, precios y condiciones, con seguimiento de lo recibido y lo facturado hasta cerrar la orden.
Recepción de mercancía
El registro de lo que realmente llegó del proveedor: ingresa las unidades a la bodega, actualiza la orden y contabiliza lo recibido aunque falte la factura.
Planeación de compras
Analiza todos los productos de la sede y le dice qué comprar, cuánto y a qué proveedor, con planes de compra que terminan en órdenes y un asistente de IA.
Cartera
Todo lo que le deben sus clientes en un solo lugar: desde que nace la factura hasta que el dinero entra, con cobro organizado, crédito controlado y contabilidad automática.
- Opcional
Análisis de crédito con IA
El sistema arma el perfil de crédito del cliente con sus propias cifras y la IA da una segunda opinión razonada sobre el pedido. No aprueba ni rechaza: eso lo hace cartera.
Anticipos de clientes
El dinero recibido antes de facturar entra a la caja o al banco, se contabiliza contra anticipos de clientes y queda disponible para cruzarlo con las facturas.
- Opcional
Aprobaciones de crédito
Una bandeja donde cartera resuelve, con toda la información del cliente a la vista, los pedidos que el control de crédito retuvo por cupo excedido o cartera vencida.
Castigo de cartera y cobro jurídico
Dos estados para la cartera que no se cobra por la vía normal: cobro jurídico, que solo la separa, y castigo, que la da de baja con su comprobante y bloquea el crédito.
- Opcional
Control de crédito
Antes de vender a crédito, el sistema revisa cupo, cartera vencida y bloqueos del cliente, y deja registro de quién autorizó cada excepción. Se activa por empresa.
Cuentas por cobrar
El saldo de cada factura a crédito, actualizado con cada recaudo y cada nota, con indicadores, edades, vencimientos y estados de cuenta listos para enviar.
Gestión de cobro
Los clientes en mora ordenados por prioridad, cada llamada o visita registrada con su resultado y las promesas de pago vigiladas contra los recaudos reales.
Intereses de mora
Interés simple sobre el saldo vencido de cada factura, con vista previa antes de cobrar y una nota débito por documento que sube el saldo y se contabiliza.
Recaudos
Cada pago de un cliente es un recibo de caja que baja la cartera, lleva el dinero a la caja o al banco y se contabiliza, con deducciones, canjes y reverso completo.
Tesorería
El dinero de su empresa, caja por caja y banco por banco: saldos al día, cada movimiento con su asiento, conciliación contra el extracto y una proyección de lo que viene.
Caja y cierres
Cada caja con su saldo real, cada entrada y salida con su concepto y su asiento, y un cierre por turno que muestra el sobrante o el faltante.
Conciliación bancaria
El extracto del banco cruzado contra los movimientos en libros, con cruce automático, registro de lo que falta y un resumen que explica la diferencia.
Flujo de caja proyectado
A partir del saldo de hoy, lo que falta por cobrar y lo que falta por pagar, el sistema muestra el saldo de cada período y avisa dónde baja del mínimo.
Contabilidad
La contabilidad de su empresa se arma con cada venta, compra, recaudo, pago y nómina. El contador revisa, ajusta, cierra y presenta, sin digitar dos veces.
Cierre contable
Meses que se cierran y no se vuelven a tocar sin permiso, y un cierre anual que cancela resultados y abre el año siguiente en un solo proceso.
Comprobantes contables
Ajustes, reclasificaciones y asientos recurrentes con partida doble validada, plantillas, reverso y PDF, junto a los comprobantes automáticos.
Contabilización automática
Ventas, compras, recaudos, caja, bancos, inventario y nómina generan su asiento al ocurrir, con las cuentas que usted asignó a cada operación.
- Cumplimiento
Estados financieros NIIF
Su contabilidad en PUC, presentada bajo NIIF para pymes: usted mapea las cuentas una vez y los estados financieros se generan con comparativo y notas.
Informes financieros
Los balances, libros y auxiliares de la contabilidad, con comparativo, filtro por centro de costo, detalle hasta el comprobante y exportación.
Plan de cuentas y centros de costo
El catálogo de cuentas con la jerarquía del PUC, sus auxiliares y las reglas de cada cuenta, más los centros de costo para analizar por área.
Presupuesto y ejecución presupuestal
Arme el presupuesto del año por cuenta, mes y centro de costo, compárelo con lo que la contabilidad registró y decida si el sistema avisa o bloquea al excederse.
Impuestos y DIAN
Documentos electrónicos ante la DIAN, retenciones calculadas por el sistema y borradores de declaraciones, exógena y certificados que salen de los mismos libros contables.
- Cumplimiento
Calendario tributario
Los vencimientos que le aplican a la empresa según el último dígito del NIT y su perfil tributario, con el control de lo presentado y aviso de lo que está por vencer.
- Cumplimiento
Certificados de retención
Certificados de las retenciones de renta, IVA e ICA practicadas a cada tercero, por año y rango de meses, individuales o masivos, con los valores contabilizados.
- Cumplimiento
Declaración de ICA
El borrador de industria y comercio sale de los libros: ingresos por actividad según las cuentas que usted asigna, tarifas por mil y los complementarios que fija el municipio.
- Cumplimiento
Declaración de IVA y de retenciones
El borrador del 300 y el del 350 se calculan cuenta por cuenta con lo contabilizado. El saldo a favor de IVA se arrastra entre períodos y el cierre de IVA deja el asiento del período.
- Opcional
Documento soporte electrónico
La factura de compra a un proveedor no obligado a facturar se marca como documento soporte, toma su consecutivo por sede y se transmite a la DIAN al registrarla.
- Opcional
Factura electrónica
SMART ERP transmite la factura a la DIAN al emitirla. El sistema sigue su estado, reintenta lo pendiente y arma la representación gráfica con QR y CUFE.
- Cumplimiento
Facturas recibidas y eventos RADIAN
Una bandeja con las facturas electrónicas que le emiten sus proveedores: se convierten en factura de compra y desde ahí se emiten los eventos 030, 031, 032 y 033 ante la DIAN.
- Cumplimiento
Impuesto nacional al consumo
Segundo impuesto por línea, además del IVA: por porcentaje o por valor por unidad. El sistema lo liquida en la venta, lo lleva al costo en la compra y lo resume por período.
- Cumplimiento
Información exógena
El mapeo cuenta, formato, concepto y columna arma cada formato por tercero desde los libros, con cuantías menores y un Excel en el orden de casillas de la DIAN para el prevalidador.
- Opcional
Notas crédito y débito electrónicas
Las devoluciones de venta aprobadas y las notas manuales de cartera se transmiten a la DIAN como nota crédito o débito, referidas a la factura original y con su motivo.
- Cumplimiento
Retenciones y autorretenciones
Cada concepto guarda tarifa, base mínima en UVT, cuentas y vigencia; cada tercero, los conceptos que le aplican. Las facturas de compra y de venta calculan sus retenciones solas.
Nómina
Liquide la nómina por períodos, pague prestaciones, retire empleados y cumpla con seguridad social y DIAN desde el mismo sistema que lleva su contabilidad.
- Cumplimiento
Certificado de ingresos y retenciones
El formulario 220 de cada empleado, calculado desde la nómina, las prestaciones y las liquidaciones de contrato del año, en PDF individual o de todos a la vez.
Control de horas
Cada persona marca su entrada y su salida; el sistema clasifica las horas por tipo y las convierte en novedades de nómina aprobadas, listas para liquidar.
Liquidación de contrato
La liquidación definitiva de quien se retira en un solo documento: cada concepto con su base, días y fórmula, contabilizada al aprobar y pagada desde caja o bancos.
Liquidación de nómina
Períodos quincenales o mensuales, novedades con aprobación, préstamos que se descuentan solos y una liquidación por empleado que se contabiliza al aprobar.
- Cumplimiento
Nómina electrónica
Un documento por empleado y mes, armado con lo liquidado en firme y transmitido a la DIAN, con estado, reenvío de rechazados y corrección de aceptados.
- Cumplimiento
Planilla de aportes (PILA)
Los aportes del mes por empleado y subsistema, cuadrados contra la nómina y la contabilidad, con el archivo plano para cargar en el operador.
Prestaciones sociales
Prima, cesantías, intereses y vacaciones liquidadas con su desglose por empleado, aprobadas con comprobante contable y con seguimiento hasta el pago.
Activos fijos
Cada activo con su costo, vida útil y cuentas. La depreciación del mes, la baja, la revaluación y el deterioro generan su comprobante contable.
Informes y tableros
Tableros por área, reportes de ventas, cartera e inventario, el estado de resultados gerencial y un generador para armar sus propios informes.
Estado de resultados gerencial
Cuánto se vendió, cuánto costó y cuánto quedó, según la contabilidad, con cada línea abierta hasta sus asientos y una segunda opinión con IA.
Generador de informes
Un constructor para que cualquier persona arme el informe que necesita, lo guarde, lo comparta y lo reciba por correo, sin ayuda técnica.
Tableros e indicadores
Un tablero por área con lo que pasa hoy y reportes por período con margen, tendencia y desgloses, todos con la misma definición de cada cifra.
Taller y garantías
Reciba equipos, siga cada reparación por estados y atienda las garantías de lo que vende, con el costo de la posventa en su contabilidad.
Garantías
Garantías ligadas a la factura o a la orden de servicio, con vigencia, reclamo, resolución y el costo de atenderlas contabilizado en su propia cuenta.
- Opcional
Órdenes de servicio
La recepción de un equipo, su diagnóstico, los repuestos, las actividades del técnico y cada cambio de estado, en una orden con historial que no se borra.
Seguridad y auditoría
Decida qué ve cada rol, quién autoriza cada documento según su valor y revise quién cambió qué, con copias de seguridad diarias de su información.
Aprobaciones por monto
Reglas por tipo de documento, rango de valor y sede, con uno o varios niveles de aprobadores y una bandeja donde cada quien resuelve lo que le toca.
Auditoría de cambios y accesos
Cada creación, modificación y eliminación queda con usuario, fecha, origen y valores; cada ingreso al sistema, con su resultado y su dirección de origen.
Copias de seguridad
El sistema copia su información cada día, la replica fuera del servidor si se configura y le muestra en pantalla qué copias existen y dónde están.
Envío de documentos por correo
El PDF se genera en el servidor y sale desde el correo de su empresa, con plantillas, historial de envíos y archivos adjuntos protegidos.
Multisede
Cada sede con sus bodegas, su numeración y sus resoluciones de facturación, sobre una sola base de clientes, productos y contabilidad.
Roles y permisos
Una matriz por rol decide qué opciones del menú ve cada persona, y el acceso a los datos sigue exactamente ese menú.
Vea SMART ERP con los procesos de su empresa
Una demostración guiada por nuestro equipo: usted nos cuenta cómo vende, compra, cobra y contabiliza, y le mostramos cómo se hace en SMART ERP.
En la demostración
- Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
- El asistente de IA respondiendo con cifras
- Los documentos electrónicos ante la DIAN
- Los módulos que usted elija ver a fondo