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SMART ERP
Módulo de SMART ERP

Planeación de compras y reposición de inventario

Analiza todos los productos de la sede y le dice qué comprar, cuánto y a qué proveedor, con planes de compra que terminan en órdenes y un asistente de IA.

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Planeación de compras convierte sus ventas, existencias y compras en una respuesta concreta: qué hay que pedir hoy, cuánto y a quién. El sistema analiza todos los productos de una sede en una sola pasada y deja el resultado listo para consultar, con el estado de cada producto: agotado, crítico, bajo, suficiente, en exceso o sin movimiento.

El cálculo usa lo que el ERP ya sabe. La demanda diaria sale de las unidades facturadas, descontando devoluciones; el proveedor habitual, el último costo y la frecuencia de compra salen de las facturas de compra; y el disponible neto descuenta lo reservado y lo comprometido en pedidos de clientes y suma lo que viene en camino. Usted no mantiene hojas de cálculo aparte ni copia datos de un lado a otro.

De la sugerencia se pasa a la acción sin volver a digitar. Usted marca los productos, ajusta las cantidades y crea un plan de compra en borrador; el plan se revisa, se aprueba y se ejecuta en órdenes de compra agrupadas por proveedor. El módulo incluye además alertas, la evaluación de proveedores y un asistente de IA que responde con los datos del análisis vigente.

Lo que este módulo resuelve

  • Se compra por intuición o por lo que dice el proveedor

    Sin una medida de la demanda, el pedido se arma con lo que alguien recuerda o con lo que el vendedor del proveedor recomienda. El análisis parte de las unidades realmente vendidas y de su tendencia reciente.

  • Los productos que más venden se agotan sin aviso

    Un agotado en un producto que hace buena parte del ingreso cuesta venta cada día. La clasificación ABC y los estados «agotado» y «crítico» ponen esos productos primero en la lista.

  • Hay dinero quieto en inventario que no rota

    Mientras faltan unos productos, sobran otros. El análisis señala el exceso y lo que lleva mucho tiempo sin venderse, con su valor, para que deje de comprarse lo que no se necesita.

  • Revisar miles de referencias a mano no es viable

    Con un catálogo grande nadie alcanza a mirar producto por producto. El sistema los analiza todos, refresca el resultado cada madrugada y usted solo trabaja sobre lo que requiere decisión.

Qué puede hacer con Planeación de compras

Capacidades que ya están en el producto.

  • Análisis de reabastecimiento de toda la sede

    Una sola consulta analiza todos los productos y guarda el resultado como una foto que se reemplaza completa. Se actualiza cada madrugada, se refresca si tiene varias horas y se rehace al instante con «Recalcular».

  • Demanda diaria con tendencia

    Unidades vendidas netas de devoluciones en los últimos 90 días. Si el último mes se aparta de ese promedio, pesa más; los productos de venta esporádica se miden sobre un período más largo. Cada producto muestra si crece, se mantiene o baja.

  • Clasificación ABC y XYZ

    ABC ordena los productos por el ingreso de 12 meses: los que hacen el primer 80 %, el 15 % siguiente y el resto. XYZ mide qué tan pareja es la venta semanal, para saber en cuáles es más difícil acertar la cantidad.

  • Punto de reorden y cantidad sugerida

    El punto de reorden es lo que se vende mientras llega el pedido más una existencia de seguridad según la clase ABC. Bajo ese punto se sugiere comprar hasta cubrir la entrega y los días de cobertura que usted quiere tener.

  • Disponible neto real

    La existencia menos lo reservado y lo comprometido en pedidos de clientes, más lo que viene en tránsito. Así el sugerido no cuenta unidades que ya están vendidas ni olvida las que están por llegar.

  • Parámetros por proveedor

    Cada proveedor puede tener su propio tiempo de entrega, días de cobertura y pedido mínimo. Los que no tienen valores propios usan los generales de la configuración de planeación de la sede.

  • Vista por proveedor

    El panel «Por proveedor» ordena lo sugerido de mayor a menor valor, con cuántos productos son urgentes y si el pedido no alcanza el mínimo del proveedor. Desde allí se crea el plan de un proveedor completo.

  • Planes de compra con aprobación

    El plan pasa de «Borrador» a «En revisión» y «Aprobado». Cada línea indica producto, proveedor, cantidad, costo y prioridad, y un plan rechazado vuelve a borrador para ajustarlo.

  • Del plan a las órdenes de compra

    Al ejecutar las líneas de un plan aprobado, una por una o en bloque, el sistema crea una orden de compra por proveedor con todos sus productos. Las órdenes nacen en borrador para la revisión final antes de enviarlas.

  • Alertas de inventario y abastecimiento

    Avisos de agotados, existencia baja, exceso, rotación lenta y demanda creciente, con severidad. Se generan en bloque a partir del análisis y se marcan como vistas, resueltas o descartadas.

  • Evaluación de proveedores

    Una calificación de cada proveedor en tres dimensiones: entregas a tiempo y completas, calidad según rechazos y devoluciones, y precio. Se calcula sola con el historial de órdenes de compra y recepciones.

  • Tablero de planeación

    Indicadores del análisis, lo sugerido por proveedor y la distribución ABC del catálogo. Cada tarjeta abre el reabastecimiento con esos productos ya filtrados.

IA integrada

Inteligencia artificial en este módulo

El asistente consulta, explica y prepara borradores. Usted aprueba.

  • El agente de Compras y abastecimiento responde qué comprar, cuánto y a quién con el análisis vigente: demanda diaria, cobertura, punto de reorden, clase ABC, proveedor habitual y último costo.
  • Consulta el detalle de un producto: venta mes a mes, cobertura y últimas compras, además de existencias, kardex y pedidos que lo comprometen.
  • Arma una propuesta con un presupuesto dado o lo que hay que pedirle a un proveedor, e indica si alcanza su pedido mínimo.
  • Crea el plan de compra en borrador solo cuando usted se lo pide de forma explícita y lo aprueba en la tarjeta; las órdenes salen del plan, en la pantalla.
  • El copiloto «Decidir con IA» de Reabastecimiento abre el asistente con una pregunta lista sobre agotados y críticos de clase A; nunca se envía sola.
  • El vigía revisa el abastecimiento cada madrugada con reglas fijas y deja hallazgos para quien tiene acceso a esas pantallas.

Funcionalidades del módulo

Cada una con su página: qué hace, cómo se usa y qué tener en cuenta.

Pantalla por pantalla

La misma ayuda que usted encuentra en el botón «Ayuda» de cada pantalla del producto.

Asistente de comprasEs el asistente de IA con el agente de compras y abastecimiento: analiza qué comprar, a quién y cuánto, con el análisis de reabastecimiento del ERP.

Qué hay en pantalla

Conversación
Sus preguntas y las respuestas, con tablas y enlaces a productos, proveedores y planes.
Pasos del asistente
Qué consultó para responder: reabastecimiento, compras por proveedor, existencias.
Sugerencias
Preguntas frecuentes de compras para empezar.

Qué puede hacer

Preguntar
Por ejemplo: qué está agotado o crítico, qué pedir a un proveedor, qué productos tienen exceso.
Crear un plan de compra
Pídalo y el asistente muestra una tarjeta con los productos y cantidades. Al aprobar, el plan queda en borrador en Planeación de compras.
Calificar
Marque cada respuesta como útil o no útil.

Tenga en cuenta

  • El plan que crea es un borrador: las órdenes de compra se generan después, desde el plan, con el flujo normal.
  • El análisis de reabastecimiento se recalcula cada madrugada; las cifras son las de esa foto.
  • El historial de estas conversaciones está en Inteligencia Artificial › Asistente.
Página de esta pantalla →

Preguntas frecuentes sobre planeación de compras

De sus propios datos: las unidades facturadas netas de devoluciones dan la demanda diaria; el tiempo de entrega y la cobertura del proveedor dan el punto de reorden y el nivel objetivo; y el disponible neto dice cuánto falta para llegar a ese nivel. La ayuda de la pantalla explica cada término y muestra los valores generales vigentes.

Sí. La cantidad se ajusta en la tabla antes de crear el plan, y el plan queda en borrador para revisarlo, enviarlo a aprobación y ejecutarlo. Las órdenes de compra que salen del plan también nacen en borrador.

Quedan en estado «revisar» y el sistema no sugiere comprarlos. Una existencia negativa es un error de datos que debe corregirse en inventario, no una necesidad de compra.

No. El asistente consulta el mismo análisis de la pantalla, explica y prioriza, y solo crea un plan en borrador cuando usted se lo pide. Las cantidades las calcula el ERP y la decisión de aprobar el plan y enviar las órdenes es de una persona.

Se recalcula solo cada madrugada y se refresca al consultarlo si la foto tiene varias horas. Después de registrar compras o ventas grandes, el botón «Recalcular» lo rehace en el momento.

Sí. El análisis se hace para todos los productos de la sede en una sola consulta y se guarda como una foto, de modo que la pantalla filtra y ordena sobre un resultado ya calculado en lugar de calcular producto por producto.

Sí. Cada proveedor puede tener su tiempo de entrega, sus días de cobertura y su pedido mínimo. El punto de reorden y la cantidad sugerida de sus productos se calculan con esos valores, y los demás usan los generales de la sede.

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En la demostración

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  • El asistente de IA respondiendo con cifras
  • Los documentos electrónicos ante la DIAN
  • Los módulos que usted elija ver a fondo