Módulo de ventas: de la cotización a la factura
El ciclo comercial completo: cotización, pedido, remisión, factura y devolución, cada paso enlazado con inventario, cartera y contabilidad.
El módulo de ventas de SMART ERP lleva un negocio desde la propuesta al cliente hasta la factura y, si hace falta, la devolución. Cada documento nace del anterior: la cotización aprobada se convierte en pedido, el pedido confirmado se remite o se factura, y la factura emitida descuenta el inventario, crea la cuenta por cobrar y genera su comprobante contable sin que nadie lo digite.
Las reglas que más errores causan cuando dependen de la memoria de quien digita las aplica el sistema: el porcentaje de IVA de cada línea, el precio de la lista del cliente y su precio mínimo, la vigencia de la resolución de facturación, las retenciones que practica el cliente y las condiciones de cada promoción. La pantalla muestra lo que se va a aplicar; no lo deja a criterio de cada usuario.
El mismo flujo sirve para una venta sencilla de mostrador y para una operación de distribución con pedidos que se entregan y facturan por partes, remisiones que se reúnen en una sola factura y existencias comprometidas en pedidos. Lo que su empresa no usa (vendedores y comisiones, control de crédito, facturación electrónica, numeración al emitir) se activa por empresa cuando lo necesite.
Lo que este módulo resuelve
Documentos que no se hablan entre sí
Cuando la cotización está en una hoja de cálculo, el pedido en un mensaje y la factura en otro programa, cada paso se vuelve a digitar y nadie sabe con certeza qué se cotizó, qué se despachó y qué falta por facturar.
IVA y precios a criterio de quien digita
Un porcentaje de IVA mal elegido o un precio por debajo de lo permitido se descubren tarde: en la declaración, en la queja del cliente o en el margen del mes.
Mercancía entregada que nadie ha facturado
Sin un documento que controle lo entregado antes de facturar, la mercancía sale de la bodega, el inventario no cuadra y la venta se queda sin cobrar.
Facturar con la numeración vencida o agotada
La resolución de facturación tiene rango y vigencia. Enterarse de que se agotó cuando ya hay facturas emitidas fuera del rango es un problema ante la DIAN.
Devoluciones que descuadran cartera e inventario
Una devolución toca tres cosas a la vez: la mercancía que vuelve, el saldo del cliente y la contabilidad. Hecha a mano, casi siempre queda una de las tres sin ajustar.
Qué puede hacer con Ventas
Capacidades que ya están en el producto.
Cotizaciones con vigencia y seguimiento
Propuestas con cliente, productos, lista de precios, promoción y fecha de vencimiento. Pasan por «Borrador», «Enviada», «Aprobada» o «Rechazada» (con motivo) y «Convertida», y se imprimen o envían por correo en PDF.
Atajo «Facturar» desde la cotización
Cuando el negocio ya está cerrado, una sola acción ejecuta los pasos intermedios (enviar, aprobar, convertir a pedido, confirmar y convertir a factura) y deja la factura en borrador. Si algún paso falla, el sistema dice cuál y no deja nada a medias.
Pedidos con preparación y despacho
El pedido avanza por «Pendiente», «Confirmado», «En preparación», «Despachado» y «Entregado», con prioridad para ordenar el trabajo de bodega y cancelación con motivo. Se factura completo o por partes, línea por línea.
Existencias comprometidas en pedidos
Las unidades de los pedidos confirmados sin facturar se muestran como «En pedidos» y se restan de lo «Libre» en existencias. Al confirmar un pedido, el sistema avisa si la mercancía no alcanza, sin bloquear la venta.
Remisiones: entregar antes de facturar
La remisión saca la mercancía del inventario al despachar, sin crear cartera ni ingreso. Después se factura sola o junto con otras del mismo cliente, y la factura ya no vuelve a mover inventario.
Factura que actualiza todo al emitir
Al emitir, la factura descuenta el inventario, marca los seriales como vendidos, crea la cuenta por cobrar y genera el comprobante contable con ingreso, IVA, costo de ventas e inventario.
IVA decidido por el sistema
El porcentaje de cada línea sale del tratamiento del cliente (gravado, excluido o exento), del IVA asignado al producto y de la tarifa general configurada. En pantalla es un campo de solo lectura, y un aviso indica cuándo el documento va sin IVA.
Precios de lista, mínimos y escalas
Cada documento toma el precio de la lista elegida, aplica la escala por cantidad cuando existe y rechaza un precio que, después del descuento de línea, quede por debajo del mínimo de la lista. El descuento de la clasificación del cliente se precarga en la factura.
Promociones validadas y sugeridas
Descuentos por porcentaje, monto fijo o bonificación en producto, con alcance por producto, categoría, marca o cliente, vigencia y tope de usos. El selector solo ofrece las que aplican al documento, ordenadas por el descuento que dan.
Devoluciones con nota crédito
La devolución parte de una factura emitida, se aprueba y se procesa. Al aprobar genera la nota crédito contra la cuenta por cobrar; lo que exceda el saldo se reembolsa o queda como saldo a favor. Al procesar, la mercancía y los seriales vuelven al inventario.
Control de la resolución de facturación
Con resoluciones registradas, el sistema no deja emitir fuera del rango, con la resolución vencida o con un prefijo sin autorización, y muestra cuántos números y días quedan al ritmo de consumo reciente.
Retenciones del cliente al emitir
Las retenciones que el cliente practica habitualmente se fijan sobre el ingreso al emitir la factura: la cuenta por cobrar nace por el valor neto y cada retención va a su cuenta. La devolución las reversa en proporción.
Tablero de ventas
Ventas netas, devoluciones, facturas emitidas, ticket promedio, cotizaciones pendientes, pedidos en curso y tasa de conversión, con ventas diarias, mejores clientes, productos y vendedores, filtrado por fechas, sede y vendedor.
Impresión, correo y adjuntos
Cada documento se imprime o se envía al cliente en PDF con plantillas de correo por tipo de documento e historial de envíos, y admite archivos adjuntos con descarga protegida por los mismos permisos del documento.
Inteligencia artificial en este módulo
El asistente consulta, explica y prepara borradores. Usted aprueba.
- El asistente responde en qué va una cotización, un pedido, una factura, una remisión o una devolución, y cuánto se vendió por producto, vendedor, cliente o canal, con las cifras del ERP.
- El agente comercial revisa al cliente antes de proponer una venta: cupo, cartera vencida, lista de precios, el precio que el sistema le aplicaría según la cantidad y las existencias libres.
- A pedido de la persona, prepara una cotización en borrador o un pedido sin confirmar. Muestra una tarjeta de aprobación antes de crearlo y el IVA y el precio los pone el sistema, no la IA.
- Puede enviar un documento en PDF a los correos registrados del cliente, también con aprobación previa de quien conversa.
- El botón «Analizar con IA» del tablero de ventas abre el asistente con una pregunta ya escrita sobre el mes frente al anterior; usted decide si la envía.
- Consulta las promociones y su estado, y cuántos números y días le quedan a cada resolución de facturación. La IA no emite, anula ni aprueba documentos.
Funcionalidades del módulo
Cada una con su página: qué hace, cómo se usa y qué tener en cuenta.
Cotizaciones
Propuestas comerciales con precios de lista, IVA y promociones aplicados por el sistema, que se envían al cliente y se convierten en pedido o factura.
Pedidos de venta
El pedido confirma la venta y ordena el trabajo de bodega: preparación, despacho y entrega, con facturación completa o parcial y remisiones.
Facturación de venta
La factura es el punto donde la venta se vuelve inventario, cartera y contabilidad: todo ocurre al emitir, en una sola operación.
Remisiones
La remisión registra la mercancía que se entrega al cliente antes de facturarla y lleva el control de lo entregado que sigue sin facturar.
Devoluciones de venta
La devolución parte de la factura, ajusta el saldo del cliente con una nota crédito y regresa la mercancía al inventario, en dos pasos controlados.
Promociones
Descuentos configurables con vigencia, alcance, condiciones y tope de usos, que el sistema valida y sugiere en cotizaciones, pedidos, facturas y caja.
Resoluciones de facturación
El sistema guarda cada resolución de numeración de la DIAN y controla que toda factura se emita dentro de su prefijo, su rango y su vigencia.
IVA en la venta
El porcentaje de IVA de cada línea no se digita: el sistema lo impone según el cliente, el producto y la tarifa general de la empresa.
Pantalla por pantalla
La misma ayuda que usted encuentra en el botón «Ayuda» de cada pantalla del producto.
Tablero de ventasMuestra de un vistazo cómo van las ventas del período: cuánto se facturó, cuánto se devolvió y qué documentos están pendientes de atender.
Qué hay en pantalla
- Filtros
- «Desde», «Hasta», «Sede» y «Vendedor». Al entrar muestra del primer día del mes hasta hoy.
- Indicadores
- Ventas netas, Devoluciones, Facturas emitidas, Ticket promedio, Cotizaciones pendientes, Pedidos en curso, Devoluciones pendientes, Tasa de conversión y Cuentas por cobrar.
- Metas del mes
- Tarjeta con el cumplimiento de las metas de los vendedores. Aparece solo con el módulo de vendedores activo y metas fijadas.
- Gráficos
- «Ventas Diarias» y «Ventas por Vendedor (Top 10)», y la distribución por estado de cotizaciones, pedidos, facturas y devoluciones.
- Tablas
- «Top 10 Clientes», «Top 10 Productos», «Últimas Facturas» y «Devoluciones Pendientes».
Qué puede hacer
- Aplicar
- Recalcula el tablero con las fechas, la sede y el vendedor elegidos. Los filtros no se aplican hasta presionarlo.
- Limpiar
- Vuelve al mes en curso, todas las sedes y todos los vendedores.
- Analizar con IA
- Abre el asistente con una pregunta ya escrita sobre el tablero; usted decide si la envía.
Tenga en cuenta
- «Ventas Netas» es el total facturado con impuestos de las facturas emitidas, pagadas o con pago parcial, menos las devoluciones aprobadas o procesadas y ajustado con las notas de cartera manuales. La tarjeta muestra también el bruto y lo devuelto.
- Las devoluciones restan en el día en que se aprobaron, no en la fecha de la factura original.
- Cotizaciones pendientes, pedidos en curso, devoluciones pendientes y cuentas por cobrar son la situación de hoy: no dependen de las fechas del filtro.
- La tasa de conversión es el porcentaje de las cotizaciones creadas en el período que se convirtieron en pedido.
- Un vendedor con visibilidad restringida ve solo sus ventas y no tiene el filtro «Vendedor». Para ventas sin impuestos, costo y margen use Reportes › Ventas.
RemisionesRegistra la mercancía que se entrega al cliente antes de facturarla y lleva el control de lo entregado que todavía no se ha facturado.
Qué hay en pantalla
- Indicadores
- «Entregado por facturar» (valor, número de remisiones y su costo), «Clientes con entregas sin facturar», «La más antigua sin facturar» y «Borradores».
- Lista de remisiones
- Número, fecha, cliente, vendedor, pedido o factura relacionados, líneas, total y estado. Las que están entregadas y sin facturar llevan la marca «Por facturar».
- Estados
- «Borrador» (no ha movido inventario), «Despachada», «Facturada», «Devuelta» y «Anulada».
- Filtros
- Búsqueda por número, cliente o quien recibe; estado (incluye «Por facturar»), cliente y rango de fechas.
- Detalle
- Al abrir una remisión se ven los datos del documento y de la entrega, la mercancía (remitido, devuelto y neto), los movimientos de inventario y los comprobantes contables.
Qué puede hacer
- Nueva remisión
- Crea una remisión directa a un cliente, en borrador. Solo admite productos que manejan inventario y no llevan serial; el IVA lo define el sistema según el cliente y el producto.
- Editar
- Solo en borrador. Si la remisión viene de un pedido, puede ajustar las cantidades (sin pasar de lo pendiente del pedido) y los datos de entrega.
- Despachar
- Saca la mercancía del inventario al costo promedio y genera el comprobante contable de mercancía remitida. No crea cartera ni ingreso. Después del despacho la remisión ya no se edita.
- Facturar
- Crea una factura en borrador con la remisión; hay que revisarla y emitirla en Ventas › Facturas. Al emitirla no vuelve a mover inventario.
- Facturar seleccionadas
- Marque varias remisiones por facturar del mismo cliente y sede para reunirlas en una sola factura en borrador.
- Registrar devolución
- Registra lo que el cliente devuelve, total o parcial, de una remisión sin facturar. La mercancía vuelve al inventario al costo al que salió.
- Anular
- Pide el motivo y es definitiva. Si estaba despachada, lo entregado y no devuelto vuelve al inventario. Solo para remisiones en borrador o por facturar.
- Eliminar
- Borra una remisión en borrador. Si era de un pedido, sus cantidades vuelven a quedar pendientes.
- Imprimir y enviar por correo
- Imprime la remisión o la envía al cliente desde el menú de cada fila.
- Ver factura / Ver pedido
- Abre el documento relacionado cuando existe.
Tenga en cuenta
- Las remisiones de un pedido se crean desde el pedido, en Ventas › Pedidos; aquí se despachan, facturan, devuelven o anulan.
- Una factura reúne remisiones de un solo cliente y una sola sede, y todas del mismo pedido o todas sin pedido.
- El despacho pasa por el control de crédito cuando está activo: lo remitido sin facturar cuenta contra el cupo del cliente.
- Si elimina o anula la factura de una remisión, la remisión vuelve a quedar por facturar y la mercancía sigue donde el cliente.
- Una remisión ya facturada no se devuelve ni se anula desde aquí: primero se anula su factura.
Resoluciones de facturaciónGuarda las resoluciones de numeración que expidió la DIAN (prefijo, rango y vigencia) para que el sistema controle con qué números se emiten las facturas.
Qué hay en pantalla
- Tarjeta por resolución
- Número de resolución, sede, prefijo, rango autorizado y estado.
- Consumo del rango
- Barra con lo usado del rango y el último número usado.
- Vigencia y uso
- Fechas de vigencia, cuántos días faltan para vencer, uso diario promedio de los últimos 30 días y para cuántos días alcanza el rango a ese ritmo.
- Aviso
- Mensaje en la tarjeta cuando la resolución está por vencer, por agotarse, vencida o agotada.
Qué puede hacer
- Nueva resolución
- Registra sede, tipo de documento, número y fecha de la resolución, prefijo, rango «Desde» – «Hasta», vigencia y, si ya se usó, el último número usado.
- Editar (lápiz)
- Corrige los datos o la deja inactiva con el interruptor «Activa». Solo las resoluciones activas se usan para numerar y controlar.
- Eliminar (papelera)
- Borra la resolución. Si ya tiene numeración usada no se borra: queda inactiva, porque es el soporte de las facturas emitidas.
Tenga en cuenta
- Con resoluciones activas en una sede, el sistema no deja emitir facturas fuera del rango autorizado, con la resolución vencida o con un prefijo sin resolución.
- Sin resoluciones registradas, la numeración no se controla.
- Copie los datos tal como aparecen en la resolución de la DIAN: el prefijo y el rango salen en la leyenda legal de la factura impresa.
- El último número usado lo actualiza el sistema con cada factura que se emite.
- Los cambios los hacen solo los administradores.
Preguntas frecuentes sobre ventas
No. La factura puede crearse directamente, generarse desde un pedido o salir de una o varias remisiones. Si usted cotiza y el cliente acepta de inmediato, el atajo «Facturar» de la cotización ejecuta los pasos intermedios y deja la factura en borrador para revisarla y emitirla.
Se registra la salida de inventario, los productos con serial quedan vendidos, nace la cuenta por cobrar en cartera y se genera el comprobante contable de la venta con su costo. Si la factura viene de una remisión, no vuelve a mover inventario: la mercancía ya había salido al despachar.
Sí, con remisiones. La remisión despachada saca la mercancía del inventario y la deja contabilizada como mercancía remitida, sin cartera ni ingreso. Luego se factura sola o reunida con otras remisiones del mismo cliente y sede.
El sistema. Primero mira si el cliente o su sucursal tienen tratamiento excluido o exento, luego el IVA asignado al producto y, si no hay ninguno, la tarifa general configurada en la empresa. El usuario ve el porcentaje pero no lo cambia a mano.
Al convertir el pedido en factura usted indica cuánto facturar de cada línea, y lo demás queda pendiente. También puede sacar remisiones parciales del pedido. Lo remitido o facturado deja de estar comprometido en existencias, y la factura conserva el precio y el IVA pactados en el pedido.
Sí. La facturación electrónica se activa por empresa. Con ella apagada, las facturas se emiten, se imprimen y se contabilizan igual; con ella encendida, cada factura emitida y cada devolución aprobada se transmiten solas a la DIAN, sin detener la venta.
Sí. Anular revierte la venta completa: devuelve inventario y seriales, desactiva la cuenta por cobrar y reversa el comprobante contable. Si la factura tiene recaudos o notas de cartera activas, primero hay que anularlos desde cartera.
Depende del rol. Con el módulo de vendedores, que se activa por empresa, un rol puede marcarse para ver solo sus propios documentos, la cartera de sus facturas y sus clientes asignados. Sin esa restricción, el acceso lo define la matriz de permisos por rol.
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