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SMART ERP
Módulo de SMART ERP

Software de inventario con kardex y multibodega

Existencias por bodega al costo promedio, kardex que cuadra, seriales, traslados, ajustes con aprobación y conteo físico, todo contabilizado solo.

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El inventario de SMART ERP no es un módulo que se alimenta aparte: las existencias cambian porque se compró, se vendió, se devolvió, se trasladó o se ajustó, y cada uno de esos hechos deja su movimiento, su costo y, cuando corresponde, su comprobante contable. Nadie digita el kardex.

Cada producto tiene su existencia y su costo promedio en cada bodega. La consulta de existencias muestra la cantidad, lo reservado, lo disponible, lo comprometido en pedidos confirmados y lo que queda libre para vender. El kardex presenta cada entrada y salida con el saldo en unidades y en valor, y avisa si no cuadra con el stock actual.

Para lo que no viene de una compra o una venta existen procesos con control: traslados entre bodegas en dos pasos con mercancía en tránsito, ajustes que solo afectan el stock y la contabilidad al aprobarse, conteo físico con foto de existencias y revalorización de costo para corregir costos mal cargados sin mover unidades.

Los productos que lo requieren se controlan unidad por unidad con su serial: dónde está, en qué estado, a qué cliente se vendió y a qué costo entró.

Lo que este módulo resuelve

  • El sistema dice una cosa y la bodega otra

    Las diferencias crecen cuando los ajustes se hacen sin control. Aquí el conteo físico propone los ajustes, alguien los aprueba y solo entonces cambian el stock y la contabilidad.

  • Se vende lo que ya está prometido a otro cliente

    La existencia en bodega no muestra lo que está comprometido. Las columnas «En pedidos» y «Libre» descuentan los pedidos confirmados sin facturar.

  • El inventario contable no coincide con el kardex

    Cuando la contabilidad del inventario se hace a mano, los saldos se separan. Cada movimiento valorizado genera su comprobante, y el kardex muestra el valor junto a las unidades.

  • Mercancía que se pierde entre bodegas

    Un traslado registrado en un solo paso no deja rastro de lo que va en camino. El envío y la recepción son pasos separados y lo enviado queda «en tránsito».

  • Equipos sin trazabilidad para la garantía

    Sin serial no hay forma de saber qué unidad se vendió a quién. El serial acompaña la unidad desde la compra hasta la venta, el servicio técnico y la garantía.

Qué puede hacer con Inventario

Capacidades que ya están en el producto.

  • Existencias por bodega

    Una fila por producto o variante en cada bodega, con cantidad, reservado, disponible, costo promedio, último costo y último movimiento. Se filtra por bodega, categoría, marca, tipo y condición, y se exporta a Excel.

  • Comprometido en pedidos y libre

    El sistema calcula las unidades de pedidos confirmados que aún no se han facturado ni remitido y muestra lo que queda libre. Un clic sobre la cifra lista los pedidos que la componen.

  • Kardex valorizado

    Por producto, bodega y rango de fechas: saldo inicial, entradas, salidas, ajustes de valor y saldo final, con costo unitario, valor del movimiento y costo promedio en cada línea.

  • Aviso de cuadre del kardex

    El kardex indica si su saldo cuadra con el stock actual y, si no, muestra la diferencia en unidades y en valor para revisarla antes de ajustar.

  • Movimientos con motivo

    Las entradas y salidas que no vienen de un documento exigen un motivo (consumo interno, donación, muestra, pérdida, sobrante), y el motivo decide la cuenta contable del comprobante automático.

  • Traslados entre bodegas

    Se solicitan, se autorizan, se envían y se reciben. Entre sedes distintas, el envío y la recepción se contabilizan contra la cuenta de mercancía en tránsito.

  • Ajustes con aprobación

    Sobrantes y faltantes en un mismo documento, con motivo y evidencias adjuntas. El stock y el comprobante contable solo cambian al aprobar, y la aprobación puede exigir un nivel superior según el monto.

  • Conteo físico

    Toma física por bodega completa, categoría o marca, con foto de existencias al abrir, digitación en pantalla u hoja de Excel, y ajustes de sobrantes y faltantes que nacen pendientes de aprobación.

  • Seriales

    Control unidad por unidad con número de serial, bodega, condición, estado y cliente. Los seriales se capturan al recibir la mercancía y se eligen al vender, y cada unidad sale a su propio costo.

  • Revalorización de costo

    Corrige el costo unitario del inventario de una bodega sin mover unidades, con su comprobante contable. El sistema sugiere los productos sin costo o con costo fuera de lo normal.

  • Bodegas y sedes

    Varias bodegas por sede, con una principal. Cada bodega define si permite vender sin existencia, y un informe aparte lista los saldos negativos por regularizar.

  • Contabilidad automática por tarifa de IVA

    Ventas, compras, devoluciones, recepciones, movimientos, ajustes y traslados entre sedes contabilizan el inventario solos. La cuenta de inventario puede separarse por la tarifa de IVA del producto.

  • Tablero e informes de inventario

    Indicadores de unidades, valor, stock bajo y sin stock; alertas, clasificación ABC, antigüedad, productos sin movimiento y seriales, con exportación a Excel.

  • Mínimos y máximos por producto

    Cada producto puede tener existencia mínima y máxima. Los que quedan en el mínimo o por debajo aparecen en las alertas de stock bajo con la cantidad sugerida.

IA integrada

Inteligencia artificial en este módulo

El asistente consulta, explica y prepara borradores. Usted aprueba.

  • El asistente responde cuánto hay de un producto, cuánto está comprometido y cuánto libre por bodega, y qué pedidos lo comprometen.
  • Consulta el kardex de un producto en un rango de fechas y explica sus movimientos, costos y saldos.
  • El copiloto «Analizar con IA» de la pantalla de existencias prepara un análisis del inventario: valor, exceso, sin movimiento, negativos y agotados.
  • El vigía revisa cada día los productos agotados que tienen demanda y las existencias negativas, y deja el hallazgo para quien corresponda.
  • Lista movimientos, ajustes, traslados y conteos físicos para dar contexto. No crea ajustes ni mueve existencias: eso lo hacen las personas en el ERP.

Funcionalidades del módulo

Cada una con su página: qué hace, cómo se usa y qué tener en cuenta.

Pantalla por pantalla

La misma ayuda que usted encuentra en el botón «Ayuda» de cada pantalla del producto.

Tablero de inventarioMuestra el estado actual de las existencias: cuántas unidades hay, cuánto valen, qué productos están bajos o agotados y qué se ha movido en los últimos 30 días.

Qué hay en pantalla

Indicadores
Total de productos, Unidades en stock, Valor del inventario, Reservados, Stock bajo, Sin stock, Seriales y Bodegas activas.
Gráficos
«Movimientos (30 días)» con entradas, salidas, traslados y ajustes por día; «Stock por Bodega»; traslados por estado y ajustes por tipo y por estado.
Tablas de productos
«Top 10 Productos con Más Stock», «Productos con Stock Bajo» (con la marca Agotado o Crítico) y «Top Productos por Rotación» con lo vendido en 30 días y los días de inventario.
Movimientos
«Movimientos por Motivo (30 días)» y «Movimientos Recientes».

Qué puede hacer

Consultar
Es una pantalla de solo lectura, sin filtros ni botones. Para el detalle por producto, bodega o fecha y para exportar a Excel use Reportes › Inventario.

Tenga en cuenta

  • El «Valor del Inventario» es la cantidad de cada producto por su costo promedio en cada bodega.
  • «Stock Bajo» cuenta los productos con disponible mayor que cero pero igual o inferior a su stock mínimo; solo aplica a productos que tienen mínimo definido. «Sin Stock» cuenta los que tienen disponible en cero.
  • «Movimientos por Motivo» incluye solo los movimientos directos de inventario; compras, ventas, traslados y ajustes tienen sus propios informes.
  • Muestra todas las bodegas juntas y la situación del momento en que abre la pantalla.
Página de esta pantalla →
KardexMuestra, producto por producto, cada entrada y salida de inventario con el saldo que deja, en cantidad y en valor a costo promedio.

Qué hay en pantalla

Filtros
«Producto» (obligatorio), «Bodega» (una o «Consolidado») y el rango «Desde» – «Hasta».
Tarjetas de resumen
«Saldo inicial», «Entradas», «Salidas», «Ajustes de valor» (revalorizaciones, diferencias de precio y residuales) y «Saldo final».
Aviso de cuadre
Indica si el saldo del kardex cuadra con el stock actual; si no cuadra, muestra la diferencia en unidades y en valor.
Tabla de movimientos
Fecha, número, tipo, motivo o referencia, bodega de origen y destino, entrada, salida, saldo, costo unitario, valor del movimiento, saldo en valor y costo promedio.

Qué puede hacer

Elegir un producto
Búsquelo por código o nombre. Sin producto la pantalla no muestra nada.
Cambiar bodega o fechas
Acota la consulta a una bodega o a un período.
Exportar a Excel
Descarga el kardex del producto con los filtros elegidos.
Pasar de página
Con los botones al pie de la tabla cuando hay muchos movimientos.

Tenga en cuenta

  • Es una consulta: aquí no se crean ni se corrigen movimientos. Los ajustes se hacen en Inventario › Ajustes.
  • Si el kardex no cuadra con el stock actual, avise a quien administra el inventario antes de hacer ajustes.
  • Los ajustes de valor cambian el saldo en pesos sin mover unidades.
Página de esta pantalla →
Reporte de inventarioReúne los informes de existencias: resumen ejecutivo, stock detallado, kardex por producto, movimientos, alertas, clasificación ABC, antigüedad y seriales.

Qué hay en pantalla

Filtros generales
«Bodega», «Categoría» y «Marca». Aplican a todas las pestañas.
Pestañas «Resumen» y «Stock»
El resumen trae indicadores (unidades, valor al costo y a precio de venta, reservadas, stock bajo, sin stock, sin movimiento en 90 días) y la distribución por bodega, categoría y marca. «Stock» lista cada producto por bodega con existencia, reservado, disponible, costo promedio, valor y estado.
Pestañas «Kardex» y «Movimientos»
El kardex muestra, para un producto, saldo inicial, entradas, salidas, ajustes de valor y saldo final con cada movimiento. «Movimientos» lista todas las líneas movidas en un período, con filtros por tipo, origen, motivo y número.
Pestaña «Alertas»
Tres listas: «Stock bajo» (con la cantidad sugerida), «Sin stock» y «Sin movimiento» (con los días que usted indique).
Pestañas «ABC», «Aging» y «Seriales»
ABC clasifica los productos por valor de inventario, rotación o margen. «Aging» agrupa el stock por antigüedad desde el último movimiento. «Seriales» lista cada serial con estado, condición, costo y garantía.

Qué puede hacer

Aplicar
Aplica bodega, categoría y marca a todas las pestañas. Los filtros y la pestaña quedan en la dirección de la página.
Limpiar
Quita los filtros generales.
Ver kardex
En la pestaña «Stock», el botón de cada fila abre el kardex de ese producto en esa bodega sin salir de la lista.
Elegir producto en «Kardex»
El kardex necesita un producto. La bodega puede ser una o «Consolidado» (todas).
Excel
Las pestañas Stock, Kardex, Movimientos, Alertas, ABC, Aging y Seriales descargan su contenido con los filtros aplicados.
Incluir stock cero
En «Stock», muestra también los productos sin existencias.

Tenga en cuenta

  • Es un informe de consulta: no mueve existencias ni contabilidad. Los ajustes, traslados y conteos se hacen en el menú Inventario.
  • El valor al costo es cantidad por costo promedio. Los indicadores del resumen son del stock de este momento; sus gráficos de movimientos cubren los últimos 30 días.
  • En el kardex, «Ajustes de valor» reúne revalorizaciones, diferencias de precio y residuales: cambian el valor sin cambiar las unidades.
  • En ABC la clase A reúne los productos que hacen el primer 80 % del criterio elegido, la B hasta el 95 % y la C el resto.
  • «Aging» mide la antigüedad por la fecha del último movimiento de cada producto en cada bodega, no por la fecha de compra.
Página de esta pantalla →

Preguntas frecuentes sobre inventario

Costo promedio ponderado por producto y bodega, calculado con cada entrada. Los productos con serial salen al costo de su propia unidad.

Sí. Cada sede puede tener varias bodegas y una principal. Las existencias, el kardex y los informes se consultan por bodega o consolidados, y los traslados mueven mercancía entre ellas.

Sí. Las ventas, compras, devoluciones, ajustes aprobados, movimientos con motivo y traslados entre sedes generan su comprobante contable automáticamente, con las cuentas que su empresa configure.

Solo si la bodega está configurada para permitirlo. En ese caso el saldo queda negativo hasta que se registre la entrada, y un informe lista lo pendiente por regularizar. Si la bodega no lo permite, la factura no se emite.

Se abre un conteo por bodega, categoría o marca; el sistema guarda la foto de existencias, se digita o se carga lo contado y al cerrar se generan los ajustes de sobrantes y faltantes, que quedan pendientes de aprobación.

Con una revalorización de costo: se indica el costo nuevo de los productos de una bodega, se revisa el impacto en el valor del inventario y se aprueba. No mueve unidades y no cambia las facturas ya emitidas.

Con movimientos de entrada, que se pueden cargar de forma masiva desde Excel con una plantilla que trae las bodegas y los productos de referencia. Cada entrada queda en el kardex con su costo.

Quien tenga acceso a la opción de ajustes en su rol. Además, su empresa puede definir reglas de aprobación por monto para que los ajustes grandes los apruebe otra persona.

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Vea SMART ERP con los procesos de su empresa

Una demostración guiada por nuestro equipo: usted nos cuenta cómo vende, compra, cobra y contabiliza, y le mostramos cómo se hace en SMART ERP.

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En la demostración

  • Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
  • El asistente de IA respondiendo con cifras
  • Los documentos electrónicos ante la DIAN
  • Los módulos que usted elija ver a fondo