ERP para distribuidoras y mayoristas en Colombia
Del pedido del vendedor al recaudo y al asiento contable: precios, cupo, existencias, compras y cartera de una distribuidora en un solo sistema.
Una distribuidora vive de tres cosas que se pisan entre sí: vender a crédito sin que la cartera se dañe, tener la mercancía que rota sin llenar la bodega de la que no, y pagar a los proveedores sin quedarse corta de caja. Cuando cada una se lleva en un sistema o en una hoja distinta, el vendedor promete lo que no hay, cartera se entera tarde de un cliente copado y el contador reconstruye el mes a punta de digitación.
SMART ERP une esas piezas. El pedido toma el precio de la lista del cliente, se valida contra su cupo y su cartera vencida, compromete existencias y termina en una factura que nace con su asiento contable, su cuenta por cobrar y —si la empresa lo activa— su documento electrónico ante la DIAN. El recaudo baja la cartera, causa la comisión del vendedor y alimenta el flujo de caja proyectado.
Varias de las funciones pensadas para distribución se activan por empresa: vendedores y comisiones por recaudo, control de crédito al vender, facturación electrónica y numeración fiscal al emitir. Usted enciende lo que su operación necesita cuando sus datos están listos, por ejemplo el control de crédito cuando los clientes ya tienen cupo asignado.
Los retos del día a día
Vender a crédito sin perder el control de la cartera
El vendedor quiere despachar y cartera quiere cobrar primero. Sin una regla que el sistema aplique en el momento de confirmar el pedido, el cupo y la mora se revisan cuando la mercancía ya salió.
Precios distintos por cliente, cantidad y negociación
Listas por tipo de cliente, escalas por volumen, descuentos y bonificaciones en producto. Si el precio depende de la memoria del vendedor, aparecen ventas por debajo del mínimo y reclamos por diferencias.
Miles de referencias y una sola pregunta: qué comprar
Con un catálogo amplio nadie puede revisar producto por producto. Se compra de más lo que no rota y se agota lo que sostiene la venta, y el dinero queda inmovilizado en la bodega.
Mercancía entregada que todavía no se ha facturado
En distribución es común despachar antes de facturar. Si esa mercancía no queda registrada con su costo y su responsable, el inventario y la contabilidad dejan de coincidir con la realidad.
Cierre contable y tributario que depende de digitar
Retenciones, IVA por tarifa, exógena y conciliaciones consumen días cuando ventas, compras y tesorería no generan sus propios asientos y el contador debe rehacerlos a mano.
Cómo ayuda SMART ERP
Del pedido a la factura sin volver a digitar
Cotización, pedido, remisión y factura se encadenan. El atajo «Facturar» lleva una cotización hasta la factura en borrador en una sola operación, y un pedido puede facturarse por partes a medida que se despacha. La factura de un pedido conserva el precio y el IVA pactados.
Control de crédito en el momento de vender
Al confirmar el pedido, emitir la factura o despachar una remisión, el sistema valida cliente bloqueado, cupo, cupo excedido y cartera vencida. Si quien vende no puede autorizar, el pedido queda retenido y entra a la bandeja de cartera, que lo aprueba o lo rechaza con el análisis del cliente a la vista. Se activa por empresa.
Listas de precios, escalas y precio mínimo
Cada cliente tiene su lista. Una lista admite tramos de precio por cantidad y un precio mínimo por producto que ningún descuento de línea puede romper. Las promociones incluyen bonificación en producto: de cada cierto número de unidades, algunas salen gratis.
Remisiones con su costo y su asiento
La remisión despachada saca la mercancía del inventario al costo promedio y la lleva a una cuenta de mercancía remitida, sin crear ingreso ni cartera. Una factura puede reunir varias remisiones del mismo cliente, y lo que el cliente devuelve regresa al costo al que salió.
Existencias libres y comprometidas
La consulta de existencias muestra cuánto hay, cuánto está comprometido en pedidos confirmados sin facturar y cuánto queda libre. Al confirmar un pedido que supera lo libre, el sistema avisa sin bloquear, para que usted decida.
Reabastecimiento sobre todo el catálogo
El análisis calcula demanda diaria, clasificación ABC y XYZ, punto de reorden y cantidad sugerida para todos los productos de una sede, con el proveedor habitual y el último costo. De ahí sale un plan de compra en borrador que se convierte en órdenes por proveedor.
Vendedores, sucursales de cliente y comisión por recaudo
Cada cliente y cada sucursal tienen su vendedor. El vendedor con rol restringido solo ve sus documentos y la cartera de sus clientes. La comisión se causa cuando el cliente paga, con reglas por mora que usted administra, y se liquida por nómina. Se activa por empresa.
Cobro organizado y pagos programados
La bandeja de cobro ordena a los clientes vencidos por prioridad y guarda gestiones y promesas de pago. Del otro lado, las cuentas por pagar por edades alimentan lotes de pago a muchos proveedores, con el archivo para el banco según la plantilla que su empresa defina.
Contabilidad e impuestos que salen de la operación
Ventas, compras, recaudos, egresos e inventario generan sus comprobantes. Las retenciones habituales de cada tercero se practican solas, las cuentas pueden separarse por tarifa de IVA y los borradores de IVA, retención y exógena salen de los libros.
Módulos que usa
Ventas
El ciclo comercial completo: cotización, pedido, remisión, factura y devolución, cada paso enlazado con inventario, cartera y contabilidad.
Vendedores y comisiones
Vendedores con su cartera de clientes, comisiones que se causan cuando el cliente paga, metas mensuales y un espacio para vender y cobrar desde el celular.
Catálogo y precios
El maestro de productos y la política de precios de su empresa: variantes, categorías, marcas, códigos de barras, listas, precios por cantidad y Excel.
Inventario
Existencias por bodega al costo promedio, kardex que cuadra, seriales, traslados, ajustes con aprobación y conteo físico, todo contabilizado solo.
Compras
Del pedido al proveedor hasta el pago: órdenes, recepciones, facturas, cuentas por pagar, egresos y lotes de pago, con inventario y contabilidad al día.
Planeación de compras
Analiza todos los productos de la sede y le dice qué comprar, cuánto y a qué proveedor, con planes de compra que terminan en órdenes y un asistente de IA.
Cartera
Todo lo que le deben sus clientes en un solo lugar: desde que nace la factura hasta que el dinero entra, con cobro organizado, crédito controlado y contabilidad automática.
Contabilidad
La contabilidad de su empresa se arma con cada venta, compra, recaudo, pago y nómina. El contador revisa, ajusta, cierra y presenta, sin digitar dos veces.
Funcionalidades clave
Pedidos de venta
El pedido confirma la venta y ordena el trabajo de bodega: preparación, despacho y entrega, con facturación completa o parcial y remisiones.
Remisiones
La remisión registra la mercancía que se entrega al cliente antes de facturarla y lleva el control de lo entregado que sigue sin facturar.
Listas de precios
Agrupe el precio de venta por tipo de cliente o canal. Con una lista, el precio lo pone el sistema y el descuento respeta el precio mínimo.
Escalas de precio por cantidad
Tramos de precio por producto dentro de una lista: desde cierta cantidad, otro precio. El sistema aplica el tramo que alcance cada línea.
Control de crédito
Antes de vender a crédito, el sistema revisa cupo, cartera vencida y bloqueos del cliente, y deja registro de quién autorizó cada excepción. Se activa por empresa.
Aprobaciones de crédito
Una bandeja donde cartera resuelve, con toda la información del cliente a la vista, los pedidos que el control de crédito retuvo por cupo excedido o cartera vencida.
Existencias comprometidas
El sistema calcula las unidades de pedidos confirmados que aún no salen de bodega y muestra cuánto queda realmente libre para ofrecer.
Reabastecimiento
El análisis que revisa todos los productos de la sede y dice qué comprar, cuánto y a quién, con el estado de cada uno y el plan de compra a un clic.
Comisiones por recaudo
La comisión del vendedor se causa con cada pago del cliente, pierde efectividad con la mora y se liquida hacia la nómina con el detalle de cada movimiento.
Gestión de cobro
Los clientes en mora ordenados por prioridad, cada llamada o visita registrada con su resultado y las promesas de pago vigiladas contra los recaudos reales.
Preguntas frecuentes
Con el control de crédito activo, si el vendedor no tiene permiso para autorizar, el pedido queda retenido y pasa a la bandeja de cartera. Cartera lo aprueba, con lo cual se confirma, o lo rechaza con un motivo y el pedido vuelve a pendiente. Los casos que no son autorizables, como un cliente bloqueado, se corrigen primero en el cliente o en su cupo.
Sí, con remisiones. Al despacharla, la mercancía sale del inventario a su costo y queda registrada como remitida, sin generar cartera ni ingreso. Después usted factura una o varias remisiones del mismo cliente en un solo documento, y esa factura ya no vuelve a mover el inventario.
Cada lista de precios admite tramos por cantidad para un producto. Al digitar la línea, el sistema aplica el tramo más alto que la cantidad alcanza. Cada línea cuenta por separado y ningún tramo puede quedar por debajo del precio mínimo de la lista.
No. El análisis de reabastecimiento sugiere qué comprar y cuánto, con el sustento a la vista: demanda, cobertura, punto de reorden y último costo. Usted elige los productos, genera un plan en borrador y lo convierte en órdenes de compra con el flujo normal.
Sí. Los documentos, los consecutivos y las existencias se manejan por sede y bodega, hay traslados entre bodegas con su asiento contable y las resoluciones de facturación se controlan por sede.
La migración se trabaja como un servicio de implementación: se revisa su sistema anterior y se define qué se puede traer (maestros, saldos de cartera y proveedores, existencias, saldos contables). Lo migrado se valida control por control contra el origen antes de salir en vivo.
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En la demostración
- Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
- El asistente de IA respondiendo con cifras
- Los documentos electrónicos ante la DIAN
- Los módulos que usted elija ver a fondo