Preguntas frecuentes sobre SMART ERP

Para empresas colombianas que venden productos y necesitan controlar ventas, inventario, compras, cartera, tesorería, contabilidad, impuestos y nómina en un solo sistema: distribuidoras, mayoristas, comercio con punto de venta y empresas con vendedores en ruta.

Sí. Maneja sedes, bodegas por sede, consecutivos y resoluciones de facturación por sede, traslados entre bodegas y reportes filtrados por sede.

No. Se usa desde el navegador. El espacio del vendedor se puede instalar en el celular como aplicación.

No. La implementación incluye la carga de maestros, existencias, cartera, cuentas por pagar, saldos e historia contable, validada frente a su sistema anterior.

Vendedores y comisiones, control de crédito, facturación electrónica, taller, suscripciones y retomas se activan por empresa. Así cada empresa ve solo lo que usa.

No. La factura puede crearse directamente, generarse desde un pedido o salir de una o varias remisiones. Si usted cotiza y el cliente acepta de inmediato, el atajo «Facturar» de la cotización ejecuta los pasos intermedios y deja la factura en borrador para revisarla y emitirla.

Se registra la salida de inventario, los productos con serial quedan vendidos, nace la cuenta por cobrar en cartera y se genera el comprobante contable de la venta con su costo. Si la factura viene de una remisión, no vuelve a mover inventario: la mercancía ya había salido al despachar.

Sí, con remisiones. La remisión despachada saca la mercancía del inventario y la deja contabilizada como mercancía remitida, sin cartera ni ingreso. Luego se factura sola o reunida con otras remisiones del mismo cliente y sede.

El sistema. Primero mira si el cliente o su sucursal tienen tratamiento excluido o exento, luego el IVA asignado al producto y, si no hay ninguno, la tarifa general configurada en la empresa. El usuario ve el porcentaje pero no lo cambia a mano.

No. Se activa por empresa, y las comisiones por recaudo se encienden aparte. Mientras está apagado, las pantallas de vendedores y comisiones no aparecen y los documentos de venta no exigen vendedor.

Sobre lo cobrado. Emitir la factura no genera comisión: cada abono causa la parte proporcional. Si el cliente paga una parte de la factura, el vendedor gana esa misma parte de la comisión, afectada por la efectividad según la mora.

El sistema genera un ajuste o un reverso con signo contrario. Si la comisión original ya estaba liquidada, ese movimiento queda pendiente y se descuenta en la siguiente liquidación del vendedor.

Por nómina. Al aprobar la liquidación se crea una novedad de comisión en un período de nómina abierto; la nómina la paga y genera la contabilidad. La pantalla de liquidaciones no mueve dinero por sí misma.

Costo promedio ponderado por producto y bodega, calculado con cada entrada. Los productos con serial salen al costo de su propia unidad.

Sí. Cada sede puede tener varias bodegas y una principal. Las existencias, el kardex y los informes se consultan por bodega o consolidados, y los traslados mueven mercancía entre ellas.

Sí. Las ventas, compras, devoluciones, ajustes aprobados, movimientos con motivo y traslados entre sedes generan su comprobante contable automáticamente, con las cuentas que su empresa configure.

Solo si la bodega está configurada para permitirlo. En ese caso el saldo queda negativo hasta que se registre la entrada, y un informe lista lo pendiente por regularizar. Si la bodega no lo permite, la factura no se emite.

De sus propios datos: las unidades facturadas netas de devoluciones dan la demanda diaria; el tiempo de entrega y la cobertura del proveedor dan el punto de reorden y el nivel objetivo; y el disponible neto dice cuánto falta para llegar a ese nivel. La ayuda de la pantalla explica cada término y muestra los valores generales vigentes.

Sí. La cantidad se ajusta en la tabla antes de crear el plan, y el plan queda en borrador para revisarlo, enviarlo a aprobación y ejecutarlo. Las órdenes de compra que salen del plan también nacen en borrador.

Quedan en estado «revisar» y el sistema no sugiere comprarlos. Una existencia negativa es un error de datos que debe corregirse en inventario, no una necesidad de compra.

No. El asistente consulta el mismo análisis de la pantalla, explica y prioriza, y solo crea un plan en borrador cuando usted se lo pide. Las cantidades las calcula el ERP y la decisión de aprobar el plan y enviar las órdenes es de una persona.

Sí. Usted crea las cajas que necesite por sede y las cuentas bancarias de cada banco, cada una con su saldo, su responsable y su cuenta contable. Los recaudos, egresos y traslados piden elegir de cuál sale o a cuál entra el dinero.

Sí. No hay formatos fijos por banco: al cargar el archivo en Excel o CSV usted indica qué columna es la fecha, la descripción, la referencia, el valor y el saldo, y el formato de fecha y de decimales que usa su banco.

Los movimientos no se editan ni se borran, para conservar el rastro. Un error se corrige con un movimiento contrario. Lo registrado en libros desde la conciliación sí se puede deshacer mientras la conciliación no esté aprobada.

No. Es un informe: no mueve dinero ni crea documentos. Toma el saldo de hoy, la cartera, las cuentas por pagar y los demás compromisos, y calcula el saldo de cada período con los supuestos que usted elija.

No. El sistema prepara los borradores desde los libros, guarda la declaración del período y lleva el control de lo presentado, pero la presentación y el pago los hace el contador en los servicios de la DIAN o del municipio. Marcar una declaración como presentada es un control interno.

No, se activa por empresa. Requiere el módulo encendido y la conexión con la DIAN, que se configura y se prueba en la implementación. Puede dejar la conexión lista con el módulo apagado; los documentos empiezan a enviarse cuando se enciende.

La venta se completa igual. El documento electrónico queda «Pendiente», el sistema lo reintenta periódicamente y verifica el estado de los que ya están en la DIAN. Lo que no se pudo enviar por datos incompletos queda «Por corregir» con la lista de lo que falta y se reenvía desde la bandeja.

Son datos de la empresa. Los conceptos de retención, las tarifas de ICA por actividad, las del impuesto al consumo y el valor de la UVT de cada año se registran y se mantienen en el sistema con la norma que los respalda; SMART ERP aplica el mecanismo, no impone valores.

La contabiliza el sistema cuando usted pulsa «Calcular depreciación» para el período. Es una acción del contador, una vez al mes, y genera un solo comprobante con el gasto de cada activo.

No se duplica. El proceso deprecia solo los activos que todavía no tienen depreciación en ese período; si ya están todos, avisa y no genera nada.

La baja por venta retira el costo y la depreciación acumulada, registra el valor de venta en la cuenta por cobrar que usted elija y lleva la diferencia a utilidad o pérdida en venta de activos. El dinero se recibe después en tesorería contra esa cuenta por cobrar.

Sí. Cada activo tiene su vida útil NIIF, con la que se deprecia en libros, y una vida útil fiscal opcional. El comparativo muestra la diferencia anual entre las dos.

No. El taller —órdenes de servicio y diagnósticos— se activa por empresa. Las garantías funcionan con el taller apagado, sobre facturas de venta y de compra.

Para negocios que reciben equipos de sus clientes para diagnóstico o reparación y necesitan seguir cada caso: recepción, diagnóstico, cotización, reparación y entrega, con repuestos y tiempos.

Sí. Los seriales se toman del documento de origen, y la vigencia se calcula con los meses de garantía del serial o del producto. Al anular un gasto de garantía, los seriales se restauran.

Sí. Los repuestos y reposiciones salen del inventario al gasto por garantías con su comprobante, y las recuperaciones del proveedor se registran en su cuenta. Las cuentas se definen en la configuración contable.

Porque el valor depende del tamaño de su empresa, de los módulos opcionales que active y del alcance de la migración. Preferimos cotizar con esa información que publicar una cifra que no aplique a su caso.

Todos los planes incluyen todas las funciones del producto. Cambian el tamaño de la empresa y el nivel de acompañamiento en la implementación y el soporte.

El uso de los modelos de IA tiene un consumo que depende de cuánto se use. SMART ERP le permite fijar límites por usuario, por rol y un presupuesto mensual, y ver el costo en detalle. El esquema se define en la cotización.

No. SMART ERP genera los documentos electrónicos y los transmite a la DIAN: la integración viene con el producto. En la implementación se configura la conexión y se cargan sus resoluciones de facturación.

Depende del número de módulos, del volumen de información por migrar y de la disponibilidad de su equipo. En el diagnóstico acordamos un plan con fechas.

Sí. Los módulos opcionales se activan por empresa cuando usted los necesite, y los permisos por rol definen qué ve cada persona.