Control de cupo de crédito al vender
Antes de vender a crédito, el sistema revisa cupo, cartera vencida y bloqueos del cliente, y deja registro de quién autorizó cada excepción. Se activa por empresa.
El control de crédito es la regla que impide vender a crédito a un cliente que no puede o no debe recibirlo. En SMART ERP es una función opcional: se activa por empresa cuando los clientes ya tienen su cupo asignado, para no detener la operación antes de tiempo. Antes de activarla, el sistema le muestra cuántos clientes no tienen cupo activo.
Una vez activa, la validación ocurre en los tres momentos en que la empresa se compromete: al confirmar un pedido, al emitir una factura y en la parte a crédito de una venta del punto de venta. También aplica al despachar una remisión. La revisión corre dentro de la misma operación, así que no hay ventana para que el documento pase sin validarse.
No todos los motivos pesan igual. Un cupo excedido o una cartera vencida se pueden autorizar, con motivo escrito, por quien tenga ese permiso. Un cliente bloqueado, sin cupo, con el cupo suspendido o con cartera castigada no se autoriza en línea: primero se corrige la situación del cliente o de su cupo.
El problema que resuelve
El cupo existe en el papel pero nadie lo revisa
Si validar el cupo depende de que el vendedor consulte antes de vender, tarde o temprano se omite. Aquí el sistema lo revisa solo, en el momento de confirmar o emitir.
Las excepciones se aprueban de palabra
Una autorización verbal no deja rastro. Cada excepción queda registrada con quién la autorizó, cuándo, por qué y con las cifras del crédito en ese momento.
Los pedidos pendientes no cuentan contra el cupo
Mirar solo la cartera facturada deja por fuera lo que ya está pedido. El cupo usado suma la cartera pendiente, los pedidos confirmados sin facturar y la venta que se está haciendo.
Qué hace control de crédito en SMART ERP
Cupo de crédito por cliente
Cada cliente tiene su cupo aprobado, su plazo en días y un estado: activo, suspendido o bloqueado. La pantalla de cupos muestra lo utilizado, lo disponible y el porcentaje de uso de cada uno.
Validación al confirmar, emitir y cobrar
La revisión se ejecuta al confirmar un pedido, al emitir una factura, al despachar una remisión y en la parte de crédito interno de una venta del punto de venta.
Cupo usado con pedidos comprometidos
El cálculo suma la cartera pendiente del cliente, sus pedidos confirmados sin facturar y el valor del documento actual. Lo remitido sin pedido también cuenta contra el cupo.
Cartera vencida con días de gracia
El bloqueo por mora se activa cuando el cliente tiene cartera vencida por más de los días de gracia que su empresa configure, no desde el primer día de retraso.
Motivos claros en pantalla
Cuando la venta se detiene, el usuario ve por qué: cliente bloqueado, sin cupo, cupo suspendido o bloqueado, cupo excedido, cartera vencida o cartera castigada, con cupo, usado, disponible y valor vencido.
Autorización en línea con motivo
El cupo excedido y la cartera vencida pueden autorizarse en el momento por un usuario con el permiso de autorizar crédito, que debe escribir el motivo. La autorización queda guardada.
Retención del pedido para quien no autoriza
Si quien confirma el pedido no tiene permiso para autorizar, el pedido no se rechaza: queda retenido y entra a la bandeja de aprobaciones de cartera.
Bloqueo por cartera castigada
Un cliente con cartera castigada no recibe más crédito hasta que cartera lo rehabilite con motivo o se reverse el castigo. Ese motivo no se puede autorizar en línea.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Asigne los cupos
Desde la ficha de cada cliente defina el cupo aprobado, el plazo en días y el estado. Revise el conjunto en la pantalla de cupos de crédito.
- 2
Solicite la activación
El control se enciende por empresa. Antes de activarlo se revisa cuántos clientes siguen sin cupo activo, para que no queden bloqueados sin querer.
- 3
Venda como siempre
El vendedor crea su cotización, pedido o factura normalmente. Si el cliente está dentro de su cupo y al día, no nota ninguna diferencia.
- 4
Atienda el bloqueo cuando aparezca
Si la venta supera el cupo o hay cartera vencida, la pantalla muestra los motivos y las cifras. Quien tiene permiso escribe el motivo y autoriza; quien no, deja el pedido retenido para cartera.
- 5
Corrija lo que no se autoriza
Para un cliente bloqueado, sin cupo o con cupo suspendido, ajuste el cliente o su cupo y vuelva a intentar la operación.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- Es una función opcional que viene apagada: se activa por empresa cuando los clientes ya tienen cupo.
- Solo se autorizan el cupo excedido y la cartera vencida. Los demás motivos se corrigen en el cliente o en su cupo.
- La autorización de un pedido cubre su factura y su remisión mientras no pasen de lo que el pedido tiene pendiente por facturar.
- Las ventas de contado no pasan por esta validación: en el punto de venta solo se revisa la parte que se cobra con crédito interno.
- La cartera castigada no cuenta en el cupo usado, pero bloquea al cliente hasta que se rehabilite.
- Una cuenta en cobro jurídico sigue contando en la cartera y en el cupo del cliente.
Preguntas frecuentes
No. Valida las operaciones a crédito: pedidos, facturas, remisiones y la parte de crédito interno de una venta del punto de venta. Lo que el cliente paga en el momento no pasa por el cupo.
Los usuarios con el permiso de autorizar crédito, que su empresa asigna por rol. Deben escribir el motivo, y la autorización queda registrada con las cifras del crédito de ese momento.
Al confirmar el pedido no recibe un error: el pedido queda en estado retenido y pasa a la bandeja de aprobaciones de crédito, donde cartera lo aprueba o lo rechaza con motivo.
Sí. El cupo usado incluye la cartera pendiente y los pedidos confirmados que todavía no se han facturado, además del documento que se está procesando.
Sí. Los días de gracia son un parámetro de su empresa: la cartera vencida solo bloquea cuando supera ese número de días.
Sí. Viene apagado. Muchas empresas operan primero, cargan los cupos de sus clientes y lo activan después, cuando la información de cartera ya es confiable.
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- Módulo
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