Software para el equipo de cartera y cobranza
Sepa cada mañana a quién cobrar primero, registre cada gestión y promesa, aplique recaudos sin errores y decida el crédito con el historial completo del cliente.
El trabajo de cartera es de prioridades: cuál cliente llamar hoy, qué prometió la última vez, qué pedido está esperando aprobación de crédito. SMART ERP ordena ese trabajo con una bandeja de cobro que califica a cada cliente con cartera vencida según el monto vencido, los días de mora, el tiempo sin gestión y las promesas incumplidas.
Cada gestión queda registrada con su tipo, resultado, nota y próxima acción, y la promesa de pago se cumple o se incumple sola: el sistema la marca como cumplida cuando los recaudos aplicados cubren el valor antes de la fecha, y como incumplida cuando la fecha pasa. El recaudo baja la cartera, entra a caja o bancos y se contabiliza en el mismo paso.
El agente de cartera de IA trabaja con esa misma información. Le dice a quién cobrar primero y por qué, prepara la conversación con el saldo, las facturas vencidas y la última gestión del cliente, y registra la gestión cuando usted le cuenta el resultado y aprueba la tarjeta. El vigía revisa la cartera cada madrugada y avisa lo que conviene mirar.
Los retos del día a día
Cobrar sin prioridad
Con un listado plano de facturas vencidas, el equipo llama primero a quien aparece arriba y no a quien más pesa en la cartera o lleva más tiempo sin gestión.
Promesas que nadie vuelve a revisar
El cliente promete pagar el viernes, la nota queda en una libreta o en un chat, y el lunes nadie recuerda verificar si cumplió.
Crédito aprobado sin información
Ventas presiona para despachar y cartera decide con el saldo de hoy, sin ver cómo ha pagado el cliente en los últimos meses ni cuánto tiene comprometido en pedidos.
Recaudos mal aplicados
El cliente paga varias facturas con retenciones y descuento por pronto pago, y la diferencia entre lo consignado y lo facturado termina como saldo sin explicar.
Dinero cobrado en la calle sin legalizar
El vendedor recibe un abono y pasa días antes de que cartera lo sepa; mientras tanto, el cliente sigue apareciendo en mora y recibe una llamada de cobro que no corresponde.
Cómo ayuda SMART ERP
Bandeja de cobro con prioridad
Cada cliente con cartera vencida recibe una prioridad calculada con monto vencido, días de mora, días sin gestión y promesas incumplidas. El panel del cliente reúne saldo, edades, facturas y todas sus gestiones.
Gestiones y promesas de pago
Registre gestiones por cliente o por factura con tipo, resultado, nota y próxima acción. El sistema evalúa las promesas a diario y al aplicar cada recaudo, y le muestra las que vencen hoy y las incumplidas.
Recaudos con deducciones
Un recaudo puede cubrir varias facturas del cliente y llevar retenciones practicadas por él o descuento por pronto pago, cada una con su concepto y su cuenta. Al aplicarlo se genera el asiento de las deducciones; al anularlo, se reversa.
Control de crédito y bandeja de aprobaciones
Se activa por empresa. Valida cliente bloqueado, cupo y cartera vencida al confirmar pedidos, facturar, remitir y vender a crédito en caja. Los pedidos retenidos llegan a una bandeja donde cartera aprueba o rechaza con motivo.
Perfil de crédito y segunda opinión con IA
Cada solicitud trae el comportamiento de pago de 24 meses, ventas, tendencia, devoluciones y un puntaje de riesgo con sus factores. La IA puede dar un veredicto estructurado sin recibir nombre ni documento del cliente; no cambia el estado: decide cartera.
Intereses de mora
El sistema liquida interés simple con la tasa mensual y los días de gracia que usted configure, muestra una vista previa y, al cobrar, emite una nota débito por documento. Si configura la tasa de usura y es menor, liquida con ella y lo avisa.
Cobro jurídico y castigo de cartera
Una cuenta puede pasar a cobro jurídico o castigarse con su comprobante contra la provisión y el gasto. La cuenta castigada sale de edades y cupo, y el cliente queda sin crédito hasta que se rehabilite o se reverse el castigo.
Recibos provisionales de los vendedores
Con el espacio del vendedor, que se activa por empresa, lo recibido en la calle entra como recibo provisional: se ve como abono por legalizar y no baja la cartera hasta que cartera lo legaliza o lo rechaza con motivo.
Agente de cartera y estados de cuenta
El agente prioriza, resume al cliente y deja la gestión registrada con su aprobación. Los estados de cuenta se envían por correo en PDF, de a uno o en bloque, con las plantillas de la empresa.
Módulos que usa
Cartera
Todo lo que le deben sus clientes en un solo lugar: desde que nace la factura hasta que el dinero entra, con cobro organizado, crédito controlado y contabilidad automática.
Inteligencia artificial
Un asistente que consulta su ERP con los permisos de quien pregunta, agentes por área, copilotos en las pantallas y un vigía que revisa los datos cada madrugada. Toda escritura pide su aprobación.
Ventas
El ciclo comercial completo: cotización, pedido, remisión, factura y devolución, cada paso enlazado con inventario, cartera y contabilidad.
Tesorería
El dinero de su empresa, caja por caja y banco por banco: saldos al día, cada movimiento con su asiento, conciliación contra el extracto y una proyección de lo que viene.
Vendedores y comisiones
Vendedores con su cartera de clientes, comisiones que se causan cuando el cliente paga, metas mensuales y un espacio para vender y cobrar desde el celular.
Informes y tableros
Tableros por área, reportes de ventas, cartera e inventario, el estado de resultados gerencial y un generador para armar sus propios informes.
Funcionalidades clave
Gestión de cobro
Los clientes en mora ordenados por prioridad, cada llamada o visita registrada con su resultado y las promesas de pago vigiladas contra los recaudos reales.
Cuentas por cobrar
El saldo de cada factura a crédito, actualizado con cada recaudo y cada nota, con indicadores, edades, vencimientos y estados de cuenta listos para enviar.
Recaudos
Cada pago de un cliente es un recibo de caja que baja la cartera, lleva el dinero a la caja o al banco y se contabiliza, con deducciones, canjes y reverso completo.
Control de crédito
Antes de vender a crédito, el sistema revisa cupo, cartera vencida y bloqueos del cliente, y deja registro de quién autorizó cada excepción. Se activa por empresa.
Aprobaciones de crédito
Una bandeja donde cartera resuelve, con toda la información del cliente a la vista, los pedidos que el control de crédito retuvo por cupo excedido o cartera vencida.
Análisis de crédito con IA
El sistema arma el perfil de crédito del cliente con sus propias cifras y la IA da una segunda opinión razonada sobre el pedido. No aprueba ni rechaza: eso lo hace cartera.
Intereses de mora
Interés simple sobre el saldo vencido de cada factura, con vista previa antes de cobrar y una nota débito por documento que sube el saldo y se contabiliza.
Castigo de cartera y cobro jurídico
Dos estados para la cartera que no se cobra por la vía normal: cobro jurídico, que solo la separa, y castigo, que la da de baja con su comprobante y bloquea el crédito.
Anticipos de clientes
El dinero recibido antes de facturar entra a la caja o al banco, se contabiliza contra anticipos de clientes y queda disponible para cruzarlo con las facturas.
Recibo provisional
Constancia numerada del dinero que el vendedor recibe en ruta. No baja la cartera hasta que cartera la legaliza con el recibo de caja o la rechaza.
Preguntas frecuentes
Con una prioridad de 0 a 100 por cliente que combina cuatro factores: el monto vencido frente al mayor de la bandeja, los días de mora, los días sin gestión y las promesas incumplidas. Usted ve la bandeja ordenada y puede abrir el panel de cada cliente.
Sí. Un vendedor con visibilidad restringida ve y gestiona solo la cartera de sus clientes y modifica solo sus propias gestiones. El resto de la cartera no le aparece.
Con el control de crédito activo, si quien confirma no puede autorizar crédito, el pedido queda retenido y entra a la bandeja de cartera. Cartera lo aprueba, dejando la autorización registrada, o lo rechaza con el motivo. Esa autorización cubre la factura del pedido.
No. El análisis con IA es una segunda opinión: recibe el perfil sin datos de identificación del cliente y devuelve un veredicto con razones a favor, en contra y condiciones. La solicitud solo cambia de estado cuando una persona de cartera la aprueba o la rechaza.
Se registran como deducciones del recaudo, cada una con su concepto. El dinero recibido más las deducciones debe igualar lo aplicado a las facturas, y el sistema genera el asiento de cada deducción contra la cuenta del concepto.
Sí, como anticipo de cliente. Entra a caja o bancos contra la cuenta de anticipos y queda como saldo a favor que se consume al aplicar un recaudo. Solo se puede anular mientras no se haya aplicado.
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En la demostración
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