Depreciación, baja y revaluación de activos fijos
El ciclo de vida contable de cada activo: se deprecia cada mes, se revalúa o deteriora cuando cambia su valor y se da de baja con su asiento.
Un activo fijo afecta la contabilidad durante años: cada mes con su depreciación, de vez en cuando con una revaluación o un deterioro, y al final con su baja. SMART ERP lleva ese ciclo completo desde la ficha del activo y genera cada comprobante con las cuentas que usted le asignó.
La depreciación se calcula por período. El sistema toma los activos en uso, aplica el método de cada uno y genera un comprobante con el gasto y la depreciación acumulada de cada activo. Si un activo ya fue depreciado en ese período no se repite, y el último mes de vida útil cierra exacto en el valor residual.
Las demás operaciones siguen la misma idea: una acción en el activo, un comprobante en los libros y la posibilidad de reversarlo si hubo un error.
El problema que resuelve
El asiento de depreciación se digita cada mes
Calcular por fuera y registrar un comprobante manual todos los meses es repetitivo y deja la contabilidad dependiendo de que el cuadro externo esté al día.
La baja se registra con un asiento improvisado
Sacar de libros el costo y la depreciación acumulada, y calcular la utilidad o la pérdida en la venta, es fácil de hacer mal cuando no hay un proceso que lo arme.
Después de una revaluación nadie recalcula la cuota
Si el valor del activo cambia y la depreciación sigue con la cuota anterior, el activo no llega a su valor residual al final de la vida útil.
Qué hace depreciación, baja y revaluación de activos en SMART ERP
Cálculo por período
«Calcular depreciación» procesa todos los activos en estado activo para el período contable elegido. Deprecia solo los que falten: correrlo de nuevo no duplica.
Línea recta
Costo menos valor residual, dividido entre la vida útil en meses: la misma cuota durante toda la vida del activo.
Saldos decrecientes
Aplica una tasa acelerada sobre el valor en libros, de modo que el gasto es mayor al inicio y disminuye con el tiempo.
Cierre exacto en el valor residual
En el último mes la cuota se ajusta para que el valor en libros quede igual al valor residual. El activo pasa a «Depreciado total» y deja de generar gasto.
Gasto por centro de costo
El gasto de depreciación de cada activo va al centro de costo que tiene asignado, para que cada área cargue con sus equipos.
Reversar la depreciación
«Reversar depreciación» deshace la de un período mientras esté abierto; después se vuelve a calcular con los datos corregidos.
Baja por venta
Débito a la depreciación acumulada y a la cuenta por cobrar por el valor de venta, crédito al costo. La diferencia con el valor en libros va a utilidad o a pérdida en venta de activos.
Baja por retiro, destrucción o donación
Retira el costo y la depreciación acumulada y reconoce el valor en libros como pérdida. Si el activo tenía superávit por revaluación, pasa a utilidades acumuladas en el mismo comprobante.
Revaluación
Registra el nuevo valor según avalúo: el aumento se lleva al activo contra el superávit por revaluación en el patrimonio y se deprecia en la vida útil restante.
Deterioro
Cuando el valor baja, consume primero el superávit por revaluación del mismo activo y lleva el resto al gasto por deterioro.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Registre el activo
Código, nombre, fecha y costo de adquisición, valor residual, vida útil, método, centro de costo y las cuentas del activo, la depreciación acumulada y el gasto.
- 2
Calcule la depreciación del mes
Con el período abierto, pulse «Calcular depreciación» y elija el período. Hágalo una vez al mes, antes del cierre.
- 3
Verifique con el informe
En el informe de activos fijos compare el valor en libros total con las cuentas de propiedad, planta y equipo y de depreciación acumulada del balance.
- 4
Registre revaluaciones o deterioros
Cuando tenga un avalúo, use «Revaluar» en el activo e indique el nuevo valor. El sistema genera el comprobante según suba o baje.
- 5
Dé de baja lo que sale
Al vender, retirar o donar un activo registre la baja con su motivo y, en la venta, el valor y la cuenta por cobrar.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- El período contable debe estar abierto para calcular o reversar la depreciación.
- La venta de un activo no debita caja ni bancos: registra una cuenta por cobrar, y el cobro se recibe después en tesorería contra esa cuenta.
- Las cuentas de utilidad, pérdida y cuenta por cobrar por venta de activos, superávit por revaluación y deterioro se definen en la configuración contable. Si falta alguna, la baja o la revaluación no se registra.
- Esas cuentas se exigen en «Validar configuración» solo cuando la empresa tiene activos registrados.
- La baja se puede reversar desde el activo: vuelve a libros y su comprobante queda reversado. Reversar estos comprobantes desde la lista de comprobantes hace lo mismo.
- Un activo no se elimina: se da de baja, para conservar su historia.
- La vida útil fiscal es un dato informativo para el comparativo; la depreciación que se contabiliza usa la vida útil NIIF.
Preguntas frecuentes
Línea recta y saldos decrecientes. El método se define en cada activo, así que pueden convivir en la misma empresa.
Puede volver a correr el cálculo del período: el sistema deprecia solo los activos que falten y no toca los que ya tenían su depreciación.
La baja retira el costo y la depreciación acumulada, registra la cuenta por cobrar por el valor de venta y lleva la diferencia a la cuenta de utilidad en venta de activos.
Sí. El nuevo valor se reparte en los meses de vida útil que le quedan al activo, así que la cuota mensual se ajusta desde el período siguiente.
Sí, mientras el período esté abierto: reverse la depreciación del período, corrija el dato del activo y vuelva a calcular.
No. Cuando su valor en libros llega al valor residual queda como «Depreciado total» y el proceso mensual lo omite.
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- Módulo
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