Comprobantes de egreso para pago a proveedores
El soporte de cada pago a un proveedor: una o varias facturas pagadas o abonadas en una operación, con salida de caja o banco y contabilidad automática.
El comprobante de egreso es el documento con el que queda registrado un pago a un proveedor. En SMART ERP un solo egreso paga o abona varias facturas del mismo proveedor: usted lo registra una vez y el sistema aplica el valor a cada factura, saca el dinero de la caja o de la cuenta bancaria y genera la contabilidad.
Por dentro, cada factura recibe su propio movimiento de caja o de banco, igual que si se pagara de forma individual. Eso mantiene la trazabilidad: desde la factura se ve con qué egreso se pagó y desde el egreso se ve el saldo anterior, lo pagado y el nuevo saldo de cada factura.
La lista de egresos sirve para consultar, imprimir, enviar y anular. Allí aparecen los pagos registrados desde cuentas por pagar y también los que genera un lote de pago, cada uno con su consecutivo, la cuenta de la que salió el dinero y su estado.
El problema que resuelve
Pagos sin soporte que los respalde
Una transferencia sin documento interno no dice qué facturas canceló. El egreso detalla cada factura pagada, con su saldo antes y después del pago.
El banco y los libros no cuentan lo mismo
Si el pago se hace en el portal y se digita después, aparecen diferencias. El egreso mueve el saldo de la cuenta y deja su asiento en el mismo paso, listo para la conciliación.
Deshacer un pago mal aplicado es un enredo
Corregir a mano saldos, caja y contabilidad suele dejar cabos sueltos. Anular el egreso reintegra cada pago, devuelve el saldo de las facturas y reversa los comprobantes.
Qué hace comprobantes de egreso en SMART ERP
Un egreso, varias facturas
Paga o abona en una sola operación todas las facturas que usted marque de un proveedor. Cada una puede recibir su saldo completo o un valor parcial.
Salida desde caja o cuenta bancaria
El egreso indica de dónde sale el dinero, la fecha, la referencia y las observaciones. El saldo de la caja o de la cuenta baja al guardarlo.
Contabilidad automática
Cada pago debita la cuenta de proveedores y acredita la caja o el banco con su comprobante, sin registro adicional en contabilidad.
Cruce contra anticipo
Con «Anticipo del proveedor» el egreso no mueve dinero: cruza las facturas contra lo ya entregado y genera el comprobante que descarga el anticipo.
Consulta con filtros
Busque por número, referencia o proveedor, y filtre por estado («Aplicado» o «Anulado») y por rango de fechas. La tabla muestra cuenta de origen, número de facturas y total.
Detalle de las facturas pagadas
El detalle muestra los datos del comprobante y, por cada factura, el saldo anterior, lo pagado, el nuevo saldo y su estado actual.
Impresión, PDF y envío por correo
El comprobante se imprime, se descarga en PDF o se envía al proveedor por correo. Cada envío queda en el historial «Envíos por correo» del egreso.
Soportes adjuntos
Adjunte al egreso la constancia de la transferencia u otros soportes. Los archivos se guardan en almacenamiento privado y se descargan con sesión iniciada.
Aprobación por monto
Si una regla cubre el egreso, el pago no existe hasta aprobarse: queda como solicitud y se registra cuando el último nivel lo autoriza.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Abra el estado de cuenta del proveedor
«Nuevo egreso» lleva a Cuentas por pagar: el pago se registra desde el estado de cuenta del proveedor.
- 2
Marque las facturas y sus valores
Seleccione las facturas a pagar y ajuste el valor de cada una si se trata de un abono.
- 3
Elija la caja, el banco o el anticipo
Indique de dónde sale el dinero, la fecha del pago y la referencia de la transferencia o del cheque.
- 4
Guarde el egreso
Sale el dinero, baja el saldo de cada factura y se contabiliza. El comprobante recibe su consecutivo.
- 5
Imprima o envíe el comprobante
Desde el detalle imprima el egreso, descárguelo en PDF o envíelo por correo al proveedor, y adjunte los soportes.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- Solo se anulan los egresos en estado «Aplicado», y la anulación exige el motivo. Es definitiva.
- Al anular, el dinero vuelve a la caja o a la cuenta bancaria, las facturas recuperan su saldo y se reversa la contabilidad.
- Un egreso cruzado contra un anticipo no movió dinero: al anularlo, el valor vuelve al anticipo del proveedor.
- Una factura cruzada con anticipo no se puede anular sin anular antes ese egreso.
- Los egresos que genera un lote de pago también aparecen en la lista; para deshacer todo el lote, se anula el lote en Lotes de pago.
- El envío por correo requiere que la empresa tenga configurado su correo saliente.
En las pantallas del producto
La ayuda que trae el botón «Ayuda» de cada pantalla.
Comprobantes de egresoLista los pagos hechos a proveedores, cada uno aplicado a una o varias facturas de compra, para consultarlos, imprimirlos, enviarlos o anularlos.
Qué hay en pantalla
- Filtros
- Búsqueda por número, referencia o proveedor, selector de estado (Aplicado, Anulado) y rango de fechas.
- Tabla de egresos
- Número, fecha, proveedor, cuenta de la que salió el pago, número de facturas, total, referencia y estado.
- Detalle del egreso
- Con «Ver detalle»: datos del comprobante, las facturas pagadas (saldo anterior, pagado, nuevo saldo y estado de la factura), soportes adjuntos y envíos por correo.
Qué puede hacer
- Nuevo egreso
- Lleva a Compras › Cuentas por pagar: el pago se registra allí, desde el estado de cuenta del proveedor.
- Imprimir
- Desde el detalle, imprime el comprobante de egreso.
- Enviar por correo o descargar PDF
- Desde el detalle. El envío queda en «Envíos por correo».
- Adjuntar soportes
- En el detalle, sección «Soportes adjuntos».
- Anular
- Solo para egresos «Aplicado»; exige el motivo. El dinero vuelve a la caja o cuenta bancaria, las facturas recuperan su saldo y se reversa la contabilidad. Es definitiva.
Tenga en cuenta
- Un egreso cruzado contra un anticipo no movió dinero: al anularlo, el valor vuelve al anticipo del proveedor.
- Una factura cruzada con anticipo no se puede anular sin anular antes ese egreso.
- Los egresos que genera un lote de pago también aparecen aquí; para deshacer todo el lote, anúlelo en Compras › Lotes de pago.
Preguntas frecuentes
Sí. Ese es el caso de uso del egreso: usted marca las facturas en el estado de cuenta del proveedor, indica la cuenta de la que sale el dinero y guarda. Un solo comprobante aplica el pago a todas, y cada factura queda pagada o abonada.
El egreso no se edita. Se anula con su motivo, lo que devuelve el dinero a la caja o cuenta, restituye el saldo de las facturas y reversa la contabilidad, y luego se registra el pago correcto.
Sí. Al guardar se genera el comprobante contable del pago contra la cuenta de la caja o del banco de donde salió el dinero. No hay que causarlo aparte.
Sí. Desde el detalle del egreso se envía el comprobante en PDF por correo, con la plantilla de mensaje de la empresa, y el envío queda registrado en el historial del documento.
Sí. Una regla de aprobación por monto para egresos cubre tanto el comprobante de egreso como el pago directo desde una factura. El pago queda a la espera y solo se registra cuando lo aprueba quien corresponde; nadie aprueba lo que él mismo solicitó.
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- Módulo
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