Calendario tributario de su empresa en el ERP
Los vencimientos que le aplican a la empresa según el último dígito del NIT y su perfil tributario, con el control de lo presentado y aviso de lo que está por vencer.
El calendario tributario de SMART ERP no es una tabla general de fechas: muestra solo los vencimientos que le aplican a la empresa. Con el NIT y el perfil tributario, el sistema determina qué obligaciones tiene (según la periodicidad del IVA, si es agente retenedor, su municipio de ICA y si es gran contribuyente) y qué fecha le corresponde por la terminación del NIT.
Las fechas llegan por tres caminos: se cargan a mano, se importan desde Excel con el calendario oficial, o se calculan con las reglas en días hábiles y los festivos que la empresa tiene cargados. Cada fecha conserva su origen, «Oficial», «Calculada», «Manual» o «Importada», y la norma que la respalda, para que siempre se sepa de dónde salió.
Sobre esa lista se lleva el control: cada obligación se marca como presentada con su fecha, el número de formulario o radicado y las observaciones. Lo vencido sin presentar y lo próximo a vencer se avisa en el inicio del sistema.
El problema que resuelve
Fechas buscadas a último momento
Consultar el calendario general y ubicar la fila del NIT cada vez que se acerca un vencimiento depende de que alguien se acuerde de hacerlo.
Sin registro de lo presentado
Cuando no queda anotado qué se presentó, en qué fecha y con qué número de formulario, responder una pregunta de gerencia o un requerimiento exige buscar en correos y carpetas.
Un calendario que no distingue obligaciones
Una lista con todas las obligaciones posibles mezcla lo que sí le aplica a la empresa con lo que no, y lo importante se pierde.
Qué hace calendario tributario en SMART ERP
Vencimientos de la empresa
La pestaña «Vencimientos de la empresa» muestra el NIT y el perfil tributario, los contadores de vencidas, pendientes y presentadas, y la lista con fecha límite, obligación, período, estado y presentación.
Obligaciones según el perfil tributario
Qué obligaciones aparecen depende de la periodicidad del IVA, de si la empresa es agente retenedor, de su municipio de ICA y de si es gran contribuyente.
Tabla de fechas del año
Todas las fechas por obligación, período y terminación del NIT, de ámbito nacional o municipal, con su origen y su norma. Se pueden crear, editar y eliminar.
Carga por Excel
El calendario oficial se carga con la plantilla del sistema. Si una fecha ya existe, se actualiza; con un solo error no se carga ninguna fila.
Cálculo de plazos en días hábiles
«Calcular plazos del año» genera las fechas nacionales con las reglas en días hábiles y los festivos cargados. Quedan marcadas como «Calculadas» y no reemplazan las oficiales, manuales o importadas.
Control de presentación
«Presentada» registra la fecha, el número del formulario o radicado y observaciones. «Deshacer» la devuelve a sin presentar; si tenía una declaración guardada, esta vuelve a su estado generado.
Aviso en el inicio
Los próximos vencimientos y lo vencido sin presentar aparecen en el inicio del sistema, sin tener que entrar al calendario.
Hallazgos del vigía y consulta con IA
El vigía revisa cada día las obligaciones vencidas o por vencer, y el botón «Revisar con IA» pregunta al asistente qué vence y cómo va el borrador de cada obligación.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Registre el NIT y el perfil tributario
El NIT va en la configuración de la empresa; la periodicidad del IVA, la calidad de agente retenedor y el municipio de ICA, en el perfil tributario.
- 2
Cargue los festivos del año
Los festivos se cargan en Nómina › Seguimiento › Festivos. De ellos dependen las fechas calculadas.
- 3
Cargue o calcule las fechas
Importe el calendario oficial por Excel, cree fechas a mano o use «Calcular plazos del año» mientras se publica el oficial.
- 4
Revise los vencimientos
En «Vencimientos de la empresa», vea lo vencido, lo pendiente y lo presentado del año elegido.
- 5
Marque lo presentado
Después de presentar cada declaración, regístrela con su fecha y su número de formulario o radicado.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- Marcar una obligación como presentada es solo un control interno: no presenta ni paga nada ante la DIAN o el municipio.
- Sin el NIT de la empresa no se sabe qué fechas le aplican.
- Las fechas calculadas dependen de los festivos del año cargados; sin ellos no son confiables. Confírmelas contra el calendario oficial cuando se publique.
- El sistema no trae fechas escritas: las carga la empresa, a mano o por Excel, o las calcula con sus reglas.
- La carga por Excel es todo o nada: con un solo error no se carga ninguna fila.
- Calcular los plazos no modifica las fechas oficiales, manuales o importadas que ya existan.
En las pantallas del producto
La ayuda que trae el botón «Ayuda» de cada pantalla.
Calendario tributarioMuestra los vencimientos de impuestos que le aplican a la empresa según su NIT y su perfil tributario, y lleva el control de cuáles ya se presentaron.
Qué hay en pantalla
- Aviso de fechas cargadas
- Hasta qué fecha hay vencimientos del año y cuántos son oficiales, calculados y manuales o importados.
- Pestaña «Vencimientos de la empresa»
- NIT y perfil tributario, contadores de vencidas, pendientes y presentadas, y la lista con fecha límite, obligación, período, estado y presentación.
- Pestaña «Tabla de fechas»
- Todas las fechas del año por obligación, período y terminación del NIT, con su origen («Oficial», «Calculada», «Manual» o «Importada») y la norma.
- Selector de año
- Cambia el año que se consulta.
Qué puede hacer
- Presentada
- Marca una obligación como presentada con la fecha, el número del formulario o radicado y observaciones.
- Deshacer
- La obligación vuelve a quedar sin presentar y se borran la fecha y el número; si tenía una declaración guardada, esta vuelve a «generado».
- Calcular plazos del año
- Calcula las fechas nacionales con las reglas en días hábiles y los festivos cargados. Quedan marcadas como «calculadas» y no toca las oficiales, manuales o importadas.
- Cargar por Excel
- Carga el calendario oficial con la plantilla. Si la fecha ya existe, se actualiza; con un solo error no se carga ninguna fila.
- Nueva fecha, editar o eliminar
- En «Tabla de fechas»: obligación, ámbito nacional o municipal, año, período, terminaciones del NIT, fecha límite y norma.
Tenga en cuenta
- Marcar una obligación como presentada es solo un control interno: no presenta ni paga nada ante la DIAN o el municipio.
- Sin el NIT de la empresa no se sabe qué fechas le aplican: regístrelo en la configuración de la empresa.
- Las fechas calculadas dependen de los festivos del año cargados en Nómina › Seguimiento › Festivos; confírmelas contra el calendario oficial cuando se publique.
- Qué obligaciones aparecen depende del perfil tributario: periodicidad de IVA, si es agente retenedor, municipio de ICA y si es gran contribuyente.
- Los próximos vencimientos también se avisan en el inicio.
Preguntas frecuentes
No. Las fechas las carga la empresa: importando el calendario oficial por Excel, creándolas a mano o calculándolas con las reglas en días hábiles. Cada una conserva su origen y su norma.
Por el último dígito del NIT de la empresa y por su perfil tributario: periodicidad del IVA, si es agente retenedor, municipio de ICA y si es gran contribuyente.
Sirven para planear mientras se publica el calendario oficial y dependen de que los festivos del año estén cargados. Quedan marcadas como «Calculadas» para que las confirme contra el calendario oficial.
No. Es un control interno que guarda la fecha, el número del formulario o radicado y las observaciones. La presentación y el pago se hacen en los servicios de la DIAN o del municipio.
Sí. Los próximos vencimientos aparecen en el inicio y, si la empresa usa el vigía de IA, lo vencido sin presentar y lo que está por vencer llegan como hallazgos a quienes tienen acceso a impuestos.
Sí. Cada fecha se registra con ámbito nacional o municipal, de modo que el industria y comercio de su municipio convive con las obligaciones nacionales en la misma lista.
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