ERP para tiendas de tecnología y videojuegos
Seriales, retomas, suscripciones, productos digitales, garantías y taller: lo propio de una tienda de tecnología, dentro de un ERP completo.
Una tienda de tecnología y videojuegos no vende solo cajas. Vende equipos con serial y garantía, recibe consolas usadas como parte de pago, activa membresías que vencen, entrega códigos digitales cuyo costo se conoce al venderlos y repara lo que vuelve. Un sistema comercial genérico deja todo eso por fuera, en cuadernos y hojas de cálculo.
SMART ERP nació atendiendo este tipo de negocio y conserva sus funciones propias como módulos que se activan por empresa: retomas, suscripciones, taller, servicio al cliente y el manejo de anticipos para productos digitales. Su empresa enciende los que usa y los demás no aparecen en el menú.
Lo particular convive con lo general. La retoma aceptada entra al inventario de usados y a la contabilidad; el serial vendido lleva su costo exacto al estado de resultados; la garantía reclamada registra lo que costó atenderla. Todo sobre el mismo punto de venta, la misma cartera y los mismos libros.
Los retos del día a día
Saber qué unidad exacta se vendió y cuánto costó
Dos equipos iguales pueden haber costado distinto y tener garantías distintas. Sin control por serial no hay forma de responder un reclamo ni de conocer el margen real de cada venta.
Equipos usados recibidos como parte de pago
La retoma mezcla una compra y una venta en la misma atención. Si no queda registrada con su evaluación y su valor, el equipo usado aparece en vitrina sin costo y la caja no cuadra.
Membresías que vencen y cuentas que hay que custodiar
Vender una suscripción implica activarla, recordar cuándo vence y, a veces, guardar los datos de acceso del cliente. Llevarlo en una hoja compartida es un riesgo de servicio y de seguridad.
Garantías que nadie sabe cuánto cuestan
Repuestos, reposiciones y reembolsos se van como gastos sueltos. Sin relacionarlos con la garantía, no se sabe qué productos o proveedores concentran los reclamos.
Productos digitales sin existencias físicas
Los códigos y recargas no pasan por bodega y su costo suele salir de un saldo anticipado con el proveedor. Tratarlos como mercancía corriente distorsiona el inventario y el costo de ventas.
Cómo ayuda SMART ERP
Seriales desde la compra hasta la garantía
Los productos que requieren serial lo registran al recibir la mercancía o al entrar la factura de compra, y la venta exige elegir la unidad que sale. Cada serial guarda su estado, su condición y su costo, y ese costo específico es el que va al costo de ventas.
Retomas con evaluación y entrada al inventario
La retoma se registra, se evalúa y se acepta o se rechaza con motivo. Al aceptarla, el equipo entra a la bodega de usados al valor acordado, con su asiento contable, y ese valor queda disponible como medio de pago en el punto de venta. Se activa por empresa.
Reglas de retoma que usted parametriza
Su empresa define si toda retoma exige evaluación técnica y el tope del valor frente al precio del producto. Si la retoma supera la compra, el excedente queda como saldo a favor del cliente; también puede pagarse por caja o devolverse el equipo.
Suscripciones que nacen de la venta
Al vender un producto de tipo membresía, en el punto de venta o por factura, el sistema crea la suscripción pendiente de activación. Luego se activa con los datos de la cuenta, y el sistema la muestra por vencer, vencida o renovada, con el historial de renovaciones. Se activa por empresa.
Credenciales cifradas y con registro de acceso
Los datos de acceso asociados a una suscripción se guardan cifrados. Solo se revelan a pedido, por un tiempo corto, y cada consulta deja registro de quién la hizo y cuándo.
Garantías creadas desde la factura
Se elige la factura y se marcan las líneas: cliente, producto y serial salen del documento. La vigencia parte de la fecha de venta según los meses de garantía del producto o del serial, y un producto puede marcarse con garantía vitalicia.
El costo real de cada reclamo
Un reclamo registra sus gastos (repuesto, reposición de la unidad, nuevo código digital) y lo que el proveedor reconoce. Cada uno mueve inventario y contabilidad, y el informe de garantías muestra tasa de reclamación y costo neto por producto, marca y cliente.
Taller con órdenes, diagnósticos y repuestos
La orden de servicio sigue al equipo desde que se recibe hasta que se entrega: diagnóstico, cotización al cliente, aprobación, reparación, espera de repuesto y entrega, con prioridad, actividades y línea de tiempo. Se activa por empresa.
Productos digitales contra anticipos al proveedor
Con el módulo activo, el costo de un producto digital se captura al venderlo y se descuenta del saldo anticipado al proveedor, en lugar de pasar por el inventario. La caja precarga el último costo y lo muestra antes de cobrar.
Módulos que usa
Punto de venta
La caja del mostrador: vender rápido, cobrar con varios medios de pago y cerrar el turno con el efectivo cuadrado, sobre el mismo inventario y la misma contabilidad.
Ventas
El ciclo comercial completo: cotización, pedido, remisión, factura y devolución, cada paso enlazado con inventario, cartera y contabilidad.
Inventario
Existencias por bodega al costo promedio, kardex que cuadra, seriales, traslados, ajustes con aprobación y conteo físico, todo contabilizado solo.
Taller y garantías
Reciba equipos, siga cada reparación por estados y atienda las garantías de lo que vende, con el costo de la posventa en su contabilidad.
Compras
Del pedido al proveedor hasta el pago: órdenes, recepciones, facturas, cuentas por pagar, egresos y lotes de pago, con inventario y contabilidad al día.
Catálogo y precios
El maestro de productos y la política de precios de su empresa: variantes, categorías, marcas, códigos de barras, listas, precios por cantidad y Excel.
Cartera
Todo lo que le deben sus clientes en un solo lugar: desde que nace la factura hasta que el dinero entra, con cobro organizado, crédito controlado y contabilidad automática.
Contabilidad
La contabilidad de su empresa se arma con cada venta, compra, recaudo, pago y nómina. El contador revisa, ajusta, cierra y presenta, sin digitar dos veces.
Funcionalidades clave
Seriales
Trazabilidad unidad por unidad: cada serial tiene su bodega, estado, condición, costo y cliente, desde la compra hasta la venta y la garantía.
Terminal POS
La pantalla del cajero: buscar, armar el carrito, cobrar con uno o varios medios de pago y entregar el recibo, con inventario y contabilidad al instante.
Garantías
Garantías ligadas a la factura o a la orden de servicio, con vigencia, reclamo, resolución y el costo de atenderlas contabilizado en su propia cuenta.
Órdenes de servicio
La recepción de un equipo, su diagnóstico, los repuestos, las actividades del técnico y cada cambio de estado, en una orden con historial que no se borra.
Anticipos a proveedores
El dinero que se entrega al proveedor antes de la factura, con su saldo por aplicar y el cruce contra las facturas desde cuentas por pagar.
Promociones
Descuentos configurables con vigencia, alcance, condiciones y tope de usos, que el sistema valida y sugiere en cotizaciones, pedidos, facturas y caja.
Recepción de mercancía
El registro de lo que realmente llegó del proveedor: ingresa las unidades a la bodega, actualiza la orden y contabiliza lo recibido aunque falte la factura.
Devoluciones de venta
La devolución parte de la factura, ajusta el saldo del cliente con una nota crédito y regresa la mercancía al inventario, en dos pasos controlados.
Existencias y kardex
Cuánto hay de cada producto en cada bodega y cuánto vale, y la historia de cada entrada y salida con su saldo en unidades y en pesos.
Sesiones y arqueo de caja
El turno de cada cajero queda como una sesión con apertura, ventas, movimientos de efectivo y un cierre que compara lo contado con lo esperado.
Preguntas frecuentes
Una vez aceptada e ingresada al inventario, la retoma aparece como medio de pago del cliente en el punto de venta. Si vale más que la compra, la diferencia queda como saldo a favor del cliente para usar en un recaudo posterior.
Mientras la retoma no se haya usado ni pagado, se puede devolver el equipo: si ya había entrado al inventario, sale y se reversa su asiento. No se permite si el equipo usado ya se vendió.
Es el real de esa unidad. Los productos con serial llevan el costo de cada serial al costo de ventas, de modo que dos unidades del mismo producto compradas a precios distintos muestran márgenes distintos.
No. Retomas, suscripciones, taller, servicio al cliente y anticipos para digitales están apagados por defecto y se activan por empresa. Un módulo apagado no aparece en el menú ni en la matriz de permisos.
No. Las garantías se pueden registrar y reclamar aunque su empresa no use órdenes de servicio. Si además usa el taller, una garantía de servicio puede originarse en la orden de reparación.
Se guardan cifrados en la base de datos y no se muestran en las listas. Para verlos hay que pedirlo de forma expresa, se ocultan solos al poco tiempo y queda el registro de cada acceso.
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