Auditoría de cambios y accesos al sistema
Cada creación, modificación y eliminación queda con usuario, fecha, origen y valores; cada ingreso al sistema, con su resultado y su dirección de origen.
La auditoría de SMART ERP responde dos preguntas que tarde o temprano aparecen en cualquier empresa: quién cambió este dato y quién entró al sistema. Para la primera está el log de cambios, que registra cada creación, modificación y eliminación con el usuario, la fecha, la aplicación de origen, la dirección IP y, campo por campo, el valor que había antes y el que quedó después.
Para la segunda está el log de accesos: inicios y cierres de sesión, intentos fallidos con su motivo —usuario inexistente, contraseña incorrecta, cuenta bloqueada o desactivada— y cambios de contraseña, con dirección IP, sede y navegador.
El registro no depende de que alguien lo active ni de que cada pantalla lo recuerde: se escribe en la base de datos con cada cambio, también cuando el cambio proviene de una importación desde Excel o de una acción que el asistente de IA ejecutó con aprobación de una persona. La consulta es de solo lectura y está reservada a los administradores.
El problema que resuelve
Un dato cambió y nadie sabe quién fue
Un precio, un cupo de crédito o una cuenta contable aparecen distintos y no hay cómo reconstruir lo ocurrido. El historial del registro muestra cada cambio con su autor.
No se conoce el valor anterior
Saber que algo se modificó no basta si no se sabe qué decía. El detalle compara el valor de antes y el de después de cada campo.
Intentos de ingreso que pasan inadvertidos
Varios intentos fallidos sobre una cuenta son una señal que conviene ver. El log de accesos los lista con su motivo y su dirección de origen.
Qué hace auditoría de cambios y accesos en SMART ERP
Registro de cada cambio
Creaciones, modificaciones y eliminaciones de los datos del sistema, con fecha, módulo y tabla, registro afectado, campos modificados y usuario, o «Sistema» cuando lo hizo un proceso automático.
Antes y después, campo por campo
El detalle del evento muestra el valor anterior y el nuevo de cada campo. En una modificación se pueden ocultar los campos que no cambiaron.
Historial completo de un registro
Desde un evento se abren todos los eventos del mismo registro y se pasa de uno a otro para seguir su vida desde la creación.
Origen del cambio
Cada evento indica la aplicación desde la que se hizo —la pantalla, una importación desde Excel, el asistente de IA— y la dirección IP.
Filtros de búsqueda
Rango de fechas, módulo, tabla, acción y usuario, más un buscador por identificador del registro. Los filtros activos se ven como etiquetas.
Valores sensibles enmascarados
Contraseñas, claves y credenciales no se muestran en la consulta: aparecen enmascaradas aunque el cambio quede registrado.
Registro de accesos
Inicios y cierres de sesión, intentos fallidos y cambios de contraseña, con resultado, usuario o nombre digitado, dirección IP, sede y navegador.
Descargas sensibles registradas
La descarga de una copia de seguridad queda en el log de accesos como una exportación de datos, con el usuario y la fecha.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Abra el log de cambios
Sin elegir fechas, la pantalla muestra los últimos siete días.
- 2
Acote la búsqueda
Filtre por fechas, módulo, tabla, acción o usuario, o busque el identificador del registro.
- 3
Abra el evento
Haga clic en la fila para ver usuario, origen y el valor de antes y después de cada campo.
- 4
Siga el historial
Use «Historial del registro» para ver todos los cambios del mismo dato en orden.
- 5
Revise los accesos
En el log de accesos combine fechas, acción, resultado y usuario; por ejemplo, los intentos fallidos de una persona.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- Solo el superadministrador y los administradores pueden consultar la auditoría.
- Sin elegir fechas se muestran los últimos 7 días, y el rango de una consulta no puede superar 92 días.
- Es solo lectura: desde la auditoría no se revierte ningún cambio.
- Para bloquear a alguien, desactive su usuario en la lista de usuarios; el log de accesos solo informa.
- En un intento fallido el detalle indica el motivo: usuario inexistente, contraseña incorrecta, cuenta bloqueada o cuenta desactivada.
- Los asistentes externos conectados por MCP no tienen acceso a la auditoría.
En las pantallas del producto
La ayuda que trae el botón «Ayuda» de cada pantalla.
Log de CambiosPermite consultar quién creó, modificó o eliminó cada dato del sistema, cuándo y qué valores cambió.
Qué hay en pantalla
- Buscador
- Por identificador del registro o por nombre de la tabla.
- Filtros
- Rango de fechas, «Módulo», «Tabla», «Acción» (creación, modificación o eliminación) y usuario. Los filtros activos se ven como etiquetas.
- Tabla de eventos
- Fecha, módulo y tabla, acción, registro, campos modificados, usuario (o «Sistema») y origen (aplicación y dirección IP).
- Detalle del evento
- Usuario, aplicación, dirección IP, tabla, identificador del registro y, campo por campo, el valor de antes y el de después.
Qué puede hacer
- Abrir un evento
- Haga clic en la fila para ver el detalle.
- Solo campos modificados
- En el detalle de una modificación, oculta los campos que no cambiaron.
- Historial del registro
- Muestra todos los eventos del mismo registro; puede pasar de uno a otro. «Volver al evento» regresa al detalle.
- Copiar ID del registro
- Copia el identificador para buscarlo después.
- Limpiar todo
- Quita todos los filtros aplicados.
Tenga en cuenta
- Solo el superadministrador y los administradores pueden consultar la auditoría.
- Sin elegir fechas se muestran los últimos 7 días. El rango no puede superar 92 días.
- Es solo lectura: desde aquí no se revierte ningún cambio.
- Los valores sensibles, como contraseñas y claves, aparecen enmascarados.
Log de AccesosRegistra los inicios y cierres de sesión, los intentos fallidos y los cambios de contraseña, para saber quién entró al sistema, cuándo y desde dónde.
Qué hay en pantalla
- Buscador
- Por usuario o por dirección IP.
- Filtros
- Rango de fechas, «Acción», «Resultado» (exitoso o fallido) y usuario. Los filtros activos se ven como etiquetas.
- Tabla de accesos
- Fecha, acción, resultado, usuario (o el nombre digitado cuando el intento falló), detalle, dirección IP, sede y navegador.
Qué puede hacer
- Filtrar y buscar
- Combine fechas, acción, resultado y usuario para encontrar, por ejemplo, los intentos fallidos de una persona.
- Limpiar todo
- Quita todos los filtros aplicados.
- Pasar de página
- Con los controles al pie de la tabla.
Tenga en cuenta
- Solo el superadministrador y los administradores pueden consultar la auditoría.
- En un intento fallido el detalle indica el motivo: usuario inexistente, contraseña incorrecta, cuenta bloqueada o cuenta desactivada.
- Es solo lectura: para bloquear a alguien, desactive el usuario en Usuarios y Seguridad › Lista de Usuarios.
Preguntas frecuentes
No. El registro de cambios se escribe con cada operación sobre los datos, sin que el usuario ni la pantalla tengan que hacer nada, y el de accesos con cada ingreso o intento de ingreso.
Sí. El detalle de cada modificación muestra, campo por campo, el valor anterior y el nuevo, con el usuario y la fecha del cambio.
No. La auditoría es de consulta. La corrección se hace en la pantalla del documento o del dato, y ese nuevo cambio también queda registrado.
Únicamente el superadministrador y los administradores. Los demás roles no tienen acceso, aunque se les marque la opción en el menú.
Sí. Lo que el asistente escribe con la aprobación de una persona queda en el log de cambios a nombre de esa persona, con el asistente como aplicación de origen.
La historia se conserva, pero cada consulta se acota por fechas y cubre como máximo 92 días. Para revisar un período más largo, haga consultas sucesivas.
Siga explorando
Roles y permisos
Una matriz por rol decide qué opciones del menú ve cada persona, y el acceso a los datos sigue exactamente ese menú.
Aprobaciones por monto
Reglas por tipo de documento, rango de valor y sede, con uno o varios niveles de aprobadores y una bandeja donde cada quien resuelve lo que le toca.
Copias de seguridad
El sistema copia su información cada día, la replica fuera del servidor si se configura y le muestra en pantalla qué copias existen y dónde están.
Multisede
Cada sede con sus bodegas, su numeración y sus resoluciones de facturación, sobre una sola base de clientes, productos y contabilidad.
- Módulo
Módulo de Seguridad y auditoría
Decida qué ve cada rol, quién autoriza cada documento según su valor y revise quién cambió qué, con copias de seguridad diarias de su información.
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En la demostración
- Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
- El asistente de IA respondiendo con cifras
- Los documentos electrónicos ante la DIAN
- Los módulos que usted elija ver a fondo