Software para servicio técnico y garantías
Cada equipo recibido con su orden, su diagnóstico y su historia; cada garantía con su vigencia y con lo que costó atenderla.
El servicio técnico se mide por dos preguntas del cliente: en qué va mi equipo y si esto lo cubre la garantía. Responderlas bien exige saber quién recibió el equipo, qué encontró el técnico, qué aprobó el cliente y qué se vendió, cuándo y con qué cobertura.
SMART ERP trae órdenes de servicio y garantías dentro del mismo sistema que vende y factura. La orden acompaña al equipo por cada estado del taller, con diagnósticos que no se pueden alterar y una línea de tiempo de lo ocurrido. La garantía nace de la factura, de la compra o de la reparación, y cuando se reclama registra cada gasto y cada recuperación.
Las órdenes de servicio y los diagnósticos son un módulo que se activa por empresa. Las garantías se pueden usar aunque el taller esté apagado, lo que sirve a los comercios que responden por lo que venden sin reparar en sus instalaciones.
Los retos del día a día
Equipos recibidos sin trazabilidad
Si la recepción es una nota de papel, nadie puede decir con certeza en qué estado está un equipo, quién lo tiene ni desde cuándo espera un repuesto.
Diagnósticos y aprobaciones que se discuten después
Cuando no queda constancia de lo que el técnico encontró y de lo que el cliente autorizó, cada entrega puede terminar en un desacuerdo sobre el alcance y el valor de la reparación.
Garantías que dependen de que el cliente traiga la factura
Sin un registro por producto y serial, verificar si un equipo está cubierto obliga a buscar documentos viejos, y se termina atendiendo por garantía lo que ya había vencido.
No saber cuánto cuestan las garantías
Los repuestos y las reposiciones salen del inventario como consumos sin relación con el reclamo, y lo que el proveedor reconoce no se cruza contra lo gastado.
Cómo ayuda SMART ERP
Orden de servicio por cada equipo
La orden registra el equipo, el cliente, la falla reportada y la prioridad. Avanza por estados definidos: recibido, en diagnóstico, cotizado, aprobado o rechazado por el cliente, en reparación, esperando repuesto, terminado y entregado.
Diagnósticos que no se modifican
El diagnóstico documenta hallazgos, recomendación y costo estimado. Una vez guardado no se edita ni se elimina; si hay algo nuevo, se agrega otro diagnóstico a la misma orden. Así queda claro qué se le informó al cliente y cuándo.
Repuestos y actividades en la orden
En la orden se anotan los repuestos usados, buscándolos en el catálogo, y cada actividad realizada con su técnico, su descripción y su tiempo.
Línea de tiempo del servicio
Cada cambio de estado deja su fecha y su registro. Al consultar la orden se ve la historia completa del equipo, útil para responderle al cliente y para medir cuánto tarda cada etapa.
Garantías de producto, de servicio y de proveedor
La garantía se crea desde una factura de venta, una factura de compra o una orden de servicio, y toma de ese documento el tercero, los productos y los seriales. Se crea una por línea, y las líneas que ya tienen garantía aparecen bloqueadas.
Vigencia calculada, incluida la vitalicia
La vigencia inicia en la fecha de la factura o de la entrega y termina según los meses de garantía del serial o del producto, con posibilidad de ajuste. Los productos marcados como de garantía vitalicia no vencen.
Búsqueda de la venta sin el número de factura
Si el cliente no trae la factura, la venta se ubica por cliente o por producto. Se puede crear la garantía y abrir el reclamo en el mismo paso cuando el cliente está reclamando en ese momento.
Gastos y recuperaciones de cada reclamo
El reclamo registra el repuesto tomado del inventario, la unidad entregada en reposición o el gasto facturado por un tercero, y también la nota o la reposición que reconoce el proveedor. Cada registro mueve inventario y contabilidad, y anularlo lo reversa.
Informe de garantías
Muestra garantías generadas y reclamadas, tasa de reclamación, días promedio al reclamo y costo neto, con el detalle por producto, marca, línea de negocio, cliente y proveedor. El reembolso al cliente se muestra aparte, como devolución de venta.
Módulos que usa
Taller y garantías
Reciba equipos, siga cada reparación por estados y atienda las garantías de lo que vende, con el costo de la posventa en su contabilidad.
Inventario
Existencias por bodega al costo promedio, kardex que cuadra, seriales, traslados, ajustes con aprobación y conteo físico, todo contabilizado solo.
Ventas
El ciclo comercial completo: cotización, pedido, remisión, factura y devolución, cada paso enlazado con inventario, cartera y contabilidad.
Compras
Del pedido al proveedor hasta el pago: órdenes, recepciones, facturas, cuentas por pagar, egresos y lotes de pago, con inventario y contabilidad al día.
Contabilidad
La contabilidad de su empresa se arma con cada venta, compra, recaudo, pago y nómina. El contador revisa, ajusta, cierra y presenta, sin digitar dos veces.
Informes y tableros
Tableros por área, reportes de ventas, cartera e inventario, el estado de resultados gerencial y un generador para armar sus propios informes.
Funcionalidades clave
Órdenes de servicio
La recepción de un equipo, su diagnóstico, los repuestos, las actividades del técnico y cada cambio de estado, en una orden con historial que no se borra.
Garantías
Garantías ligadas a la factura o a la orden de servicio, con vigencia, reclamo, resolución y el costo de atenderlas contabilizado en su propia cuenta.
Seriales
Trazabilidad unidad por unidad: cada serial tiene su bodega, estado, condición, costo y cliente, desde la compra hasta la venta y la garantía.
Devoluciones de venta
La devolución parte de la factura, ajusta el saldo del cliente con una nota crédito y regresa la mercancía al inventario, en dos pasos controlados.
Devoluciones a proveedor
La salida de mercancía de regreso al proveedor, tomada del documento con el que entró, con su asiento, la rebaja de la cuenta por pagar y la reposición.
Existencias y kardex
Cuánto hay de cada producto en cada bodega y cuánto vale, y la historia de cada entrada y salida con su saldo en unidades y en pesos.
Facturación de venta
La factura es el punto donde la venta se vuelve inventario, cartera y contabilidad: todo ocurre al emitir, en una sola operación.
Contabilización automática
Ventas, compras, recaudos, caja, bancos, inventario y nómina generan su asiento al ocurrir, con las cuentas que usted asignó a cada operación.
Preguntas frecuentes
Sí. Las garantías no dependen del módulo de órdenes de servicio. Usted puede registrar la cobertura de lo que vende, recibir el reclamo y resolverlo con reposición, reembolso o gestión ante el proveedor, sin abrir órdenes de reparación.
Cada garantía tiene estado y fechas de vigencia, y se puede buscar por cliente, producto o serial. Solo las garantías vigentes admiten reclamo; las vencidas aparecen como tales.
Se marca como rechazado. Un reclamo rechazado no puede tener gastos ni reembolso, y se puede reabrir si después se decide atenderlo.
Sí. El costo neto de un reclamo es la suma de sus gastos menos lo recuperado del proveedor. Los repuestos salen al costo promedio de la bodega y los gastos de garantía tienen su propia línea en el estado de resultados gerencial.
No se edita. Los diagnósticos son inmutables para conservar la trazabilidad frente al cliente; lo que corresponde es registrar un nuevo diagnóstico en la misma orden con la información correcta.
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En la demostración
- Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
- El asistente de IA respondiendo con cifras
- Los documentos electrónicos ante la DIAN
- Los módulos que usted elija ver a fondo