Sesiones POS y arqueo de caja por turno
El turno de cada cajero queda como una sesión con apertura, ventas, movimientos de efectivo y un cierre que compara lo contado con lo esperado.
La sesión es el turno de caja. Empieza cuando el cajero abre el terminal con el monto inicial y termina cuando lo cierra contando el efectivo. Todo lo que ocurre en medio, ventas, pagos por cada medio, entradas y salidas de efectivo, queda ligado a esa sesión y a esa persona.
Al cerrar, SMART ERP hace el arqueo. Calcula el efectivo que debía haber, que es el monto de apertura más todo el efectivo que entró y salió de la caja durante la sesión, y lo compara con lo que el cajero contó. El cierre queda cuadrado o con diferencia, y el sobrante o el faltante quedan registrados.
El historial de sesiones es la pantalla de quien supervisa. Muestra quién abrió cada turno, cuánto vendió, cuántas transacciones hizo, el desglose por medio de pago, los movimientos de caja con su comprobante contable y cada venta con sus productos.
El problema que resuelve
Faltantes que nadie puede explicar
Sin un cálculo del efectivo esperado por turno, un faltante es la palabra del cajero contra la del supervisor, y no se sabe en qué turno ocurrió.
Retiros y cambio anotados en un papel
El efectivo que sale para una consignación o entra como base de cambio altera el cuadre. Si no queda registrado en la caja, el arqueo nunca coincide.
Cierres que mezclan efectivo con otros medios
Sumar todo lo vendido y compararlo con el cajón no sirve: las tarjetas y las transferencias no están en el cajón. El cuadre debe separar cada medio de pago.
Qué hace sesiones y arqueo de caja en SMART ERP
Apertura con terminal, caja y monto inicial
Para abrir, el cajero elige el terminal y la caja y digita el monto de apertura, con una nota opcional. Desde ese momento sus ventas se registran en la sesión.
Una sesión abierta por usuario
El sistema no permite que un mismo usuario tenga dos sesiones abiertas: debe cerrar la actual antes de abrir otra. Cada turno tiene un único responsable.
Movimientos de caja en el turno
Las entradas y salidas de efectivo que no son ventas se registran desde el terminal. Cada movimiento entra al cálculo del efectivo esperado y genera su comprobante contable.
Efectivo esperado calculado
El esperado es la apertura más el efectivo que entró y salió de la caja en la sesión: ventas, recaudos, pagos, traslados con bancos y movimientos manuales. Solo cuenta el efectivo.
Cierre con conteo y observaciones
Al cerrar, el cajero ve el resumen de lo cobrado por medio de pago, digita el monto contado y puede escribir observaciones. El sistema guarda el cierre con su diferencia.
Cuadrado o con diferencia
Si lo contado coincide con lo esperado, el cierre queda cuadrado. Si no, queda marcado con diferencia, y el sobrante o faltante se ve en el detalle de la sesión.
Desglose por medio de pago
El detalle muestra la cantidad de pagos y el total cobrado por cada medio: efectivo, tarjetas, transferencias y los demás medios configurados.
Ventas de la sesión, una por una
Cada venta del turno se despliega para ver sus productos, subtotal, descuento, IVA, notas y adjuntos de los pagos.
Historial con filtros
Búsqueda por terminal o cajero y filtros por estado (abierta, cerrada o suspendida), cajero, terminal y rango de fechas, con duración, ventas brutas y transacciones de cada sesión.
Movimientos fuera del punto de venta
En los movimientos de caja, la etiqueta «Fuera del POS» distingue lo que afectó la caja sin pasar por la sesión del terminal, para entender el cuadre completo.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Abra la sesión
En el terminal, elija terminal y caja, cuente la base y digítela como monto de apertura.
- 2
Venda durante el turno
Cada venta y cada pago quedan asociados a la sesión de manera automática.
- 3
Registre entradas y salidas de efectivo
Si retira efectivo o recibe cambio, regístrelo con «Movimiento de caja» para que el arqueo lo tenga en cuenta.
- 4
Cuente y cierre
Al final del turno, use «Cerrar sesión», revise el resumen por medio de pago y digite el efectivo contado.
- 5
Revise el cuadre
El supervisor abre la sesión en el historial y revisa el efectivo esperado frente al contado, los movimientos y las ventas.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- El historial de sesiones es una pantalla de consulta: las sesiones se abren y se cierran en el terminal POS.
- Una sesión abierta todavía no tiene sobrante ni faltante: la diferencia existe solo después del cierre.
- El arqueo compara únicamente el efectivo. Tarjetas, transferencias y demás medios se muestran en el desglose, pero no entran al cajón.
- Las ventas anuladas no suman en lo cobrado de la sesión.
- Un vendedor con visibilidad restringida solo consulta y cierra sus propias sesiones.
- El sistema registra la diferencia del cierre; cómo se trata un faltante con el cajero es una política de su empresa.
En las pantallas del producto
La ayuda que trae el botón «Ayuda» de cada pantalla.
Sesiones POSEs el historial de los turnos de caja del punto de venta: quién abrió cada sesión, cuánto vendió y si el efectivo cuadró al cerrar.
Qué hay en pantalla
- Buscador y filtros
- Busque por terminal o cajero; filtre por «Estado» (abierta, cerrada o suspendida), «Cajero», «Terminal» y fechas «Desde» – «Hasta».
- Tabla
- Terminal, cajero, apertura, duración, cierre, ventas brutas, transacciones y estado.
- Detalle de la sesión
- Información general (terminal, sede, cajero, caja, apertura y cierre), montos de apertura y cierre, total de ventas y transacciones.
- «Desglose por Método de Pago»
- Cantidad y total cobrado por cada medio de pago.
- «Cuadre de efectivo» y «Movimientos de caja»
- Efectivo esperado frente al contado al cierre, con el sobrante o faltante, y los ingresos y egresos de la caja durante la sesión con enlace a su comprobante contable.
- «Ventas de la Sesión»
- Cada venta; al desplegarla se ven sus productos, subtotal, descuento, IVA, notas y adjuntos.
Qué puede hacer
- Ver el detalle
- Con el botón de la fila se abre el detalle de la sesión.
- Desplegar una venta
- Dentro del detalle, haga clic en la venta para ver sus líneas.
- Abrir el comprobante
- Desde un movimiento de caja, lleva a su comprobante contable.
- Ordenar y filtrar
- Ordene por las columnas y combine los filtros; «Limpiar fechas» quita el rango.
Tenga en cuenta
- Es una pantalla de consulta: las sesiones se abren y se cierran en el Terminal POS.
- El sobrante o faltante sale de comparar el efectivo esperado con el contado al cierre; una sesión abierta todavía no lo tiene.
- En «Movimientos de caja», la etiqueta «Fuera del POS» distingue los movimientos de la caja que no se hicieron dentro de la sesión del punto de venta.
Preguntas frecuentes
Toma el monto de apertura y le suma el efectivo que entró y le resta el que salió de la caja durante la sesión: ventas en efectivo, recaudos, pagos, traslados con bancos y movimientos manuales. Ese es el esperado que se compara con lo contado.
La sesión se cierra igual, marcada con diferencia. El sobrante o faltante queda registrado junto con las observaciones del cajero, y el supervisor puede revisar venta por venta y movimiento por movimiento.
Cada cajero abre su propia sesión con su usuario, de modo que las ventas y el cuadre de cada turno quedan a nombre de quien lo atendió. Un mismo usuario no puede tener dos sesiones abiertas.
Desde el terminal, con «Movimiento de caja», como una salida de efectivo. El movimiento reduce el efectivo esperado del cierre y genera su comprobante contable.
Sí. El historial conserva todas las sesiones con su apertura, cierre, duración, ventas y cuadre. Se filtra por cajero, terminal, estado y fechas.
Sí. Cada ingreso o egreso de caja genera su comprobante contable, y desde el detalle de la sesión se abre el comprobante de cada movimiento.
Siga explorando
Terminal POS
La pantalla del cajero: buscar, armar el carrito, cobrar con uno o varios medios de pago y entregar el recibo, con inventario y contabilidad al instante.
Caja y cierres
Cada caja con su saldo real, cada entrada y salida con su concepto y su asiento, y un cierre por turno que muestra el sobrante o el faltante.
Contabilización automática
Ventas, compras, recaudos, caja, bancos, inventario y nómina generan su asiento al ocurrir, con las cuentas que usted asignó a cada operación.
Roles y permisos
Una matriz por rol decide qué opciones del menú ve cada persona, y el acceso a los datos sigue exactamente ese menú.
Tableros e indicadores
Un tablero por área con lo que pasa hoy y reportes por período con margen, tendencia y desgloses, todos con la misma definición de cada cifra.
- Módulo
Módulo de Punto de venta
La caja del mostrador: vender rápido, cobrar con varios medios de pago y cerrar el turno con el efectivo cuadrado, sobre el mismo inventario y la misma contabilidad.
Vea SMART ERP con los procesos de su empresa
Una demostración guiada por nuestro equipo: usted nos cuenta cómo vende, compra, cobra y contabiliza, y le mostramos cómo se hace en SMART ERP.
En la demostración
- Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
- El asistente de IA respondiendo con cifras
- Los documentos electrónicos ante la DIAN
- Los módulos que usted elija ver a fondo