Software para compras y abastecimiento
Decida qué comprar, cuánto y a quién con el análisis de reabastecimiento de todo el catálogo, y lleve la compra desde el plan hasta la factura contabilizada.
Comprar bien es no quedarse sin lo que se vende ni llenarse de lo que no rota. SMART ERP analiza cada madrugada todos los productos de cada sede y deja una foto con la demanda diaria, la tendencia, la clase ABC por ingreso, la variabilidad de la venta, el proveedor habitual, el último costo, el punto de reorden y la cantidad sugerida.
Con esa foto usted arma un plan de compra con los productos elegidos o con todo lo sugerido de un proveedor, y el plan se ejecuta a órdenes de compra. Después viene el ciclo completo: recepción en bodega, factura de compra con sus retenciones, cuenta por pagar y contabilización automática. Las facturas electrónicas que emiten los proveedores llegan a una bandeja y se convierten en factura de compra sin digitarlas.
El agente de compras de IA conversa sobre ese análisis: empieza por los agotados y críticos de clase A, señala el exceso y lo que no rota, y cuando usted se lo pide crea el plan de compra en borrador. Las cantidades las calcula el ERP; el agente no las inventa, y las órdenes de compra salen del plan, en la pantalla.
Los retos del día a día
Se compra por intuición
Las cantidades salen de lo que el comprador recuerda o de lo que el proveedor sugiere, sin la demanda real ni el tiempo de entrega de cada producto.
Agotados en lo que más se vende
Los productos que sostienen el ingreso se agotan porque nadie vio que la existencia no alcanzaba a cubrir los días que tarda en llegar el pedido.
Capital quieto en inventario
Al mismo tiempo, la bodega acumula referencias en exceso o sin movimiento que nadie revisa porque el listado es demasiado largo.
Facturas de proveedores digitadas una por una
Cada factura se transcribe línea por línea, con errores de código o de valor, y a veces la misma factura entra dos veces por caminos distintos.
Lo recibido no coincide con lo pedido ni con lo facturado
Sin enlazar orden, recepción y factura, las diferencias de cantidad o de precio aparecen cuando el proveedor ya cobró.
Cómo ayuda SMART ERP
Reabastecimiento de todo el catálogo
Demanda diaria neta de devoluciones con más peso al último mes cuando cambia la tendencia, y una ventana más larga para la venta esporádica. Cada producto queda con un estado: agotado, crítico, bajo, en orden, exceso, sin movimiento o por revisar.
Punto de reorden y cantidad sugerida
El punto de reorden combina la demanda, el tiempo de entrega y un inventario de seguridad según la clase ABC y la variabilidad. El disponible descuenta lo reservado y lo comprometido en pedidos y suma lo que viene en tránsito.
Parámetros por proveedor
Tiempo de entrega, días de cobertura y pedido mínimo se definen por proveedor; los demás usan los valores generales de la planeación. El proveedor habitual y el último costo salen de las facturas de compra.
Planes y órdenes de compra
El plan nace en borrador y se ejecuta a órdenes de compra por proveedor. La orden puede exigir aprobación por monto al confirmarse y se importa también desde Excel, todo o nada.
Recepción con seriales y costo
La recepción entra la mercancía a bodega contra la orden, captura los seriales de los productos que los exigen y contabiliza la mercancía recibida sin facturar. La factura precarga lo pendiente por facturar de la orden.
Facturas recibidas y eventos RADIAN
Con la facturación electrónica, que se activa por empresa, las facturas de los proveedores llegan a una bandeja o se cargan desde su XML. El sistema empareja proveedor y productos, recuerda las equivalencias y registra acuse, recibo del bien y aceptación o reclamo.
Lectura de facturas con IA
Una factura en PDF o foto se lee con IA y queda como propuesta que la persona corrige. El sistema valida el NIT, el cuadre de líneas y totales y que no esté duplicada antes de dejarla lista para confirmar.
Devoluciones y anticipos a proveedores
La devolución parte de la factura o de la recepción, reversa inventario e impuestos por la tarifa del producto y puede dejar la orden lista para reposición. Los anticipos entregados se cruzan después contra las facturas.
Agente de compras y vigía
El agente responde qué pedir a un proveedor, cuánta venta se pierde por día con un agotado y dónde está el exceso, y crea el plan en borrador con su aprobación. El vigía revisa el abastecimiento cada madrugada.
Módulos que usa
Planeación de compras
Analiza todos los productos de la sede y le dice qué comprar, cuánto y a qué proveedor, con planes de compra que terminan en órdenes y un asistente de IA.
Compras
Del pedido al proveedor hasta el pago: órdenes, recepciones, facturas, cuentas por pagar, egresos y lotes de pago, con inventario y contabilidad al día.
Inventario
Existencias por bodega al costo promedio, kardex que cuadra, seriales, traslados, ajustes con aprobación y conteo físico, todo contabilizado solo.
Impuestos y DIAN
Documentos electrónicos ante la DIAN, retenciones calculadas por el sistema y borradores de declaraciones, exógena y certificados que salen de los mismos libros contables.
Inteligencia artificial
Un asistente que consulta su ERP con los permisos de quien pregunta, agentes por área, copilotos en las pantallas y un vigía que revisa los datos cada madrugada. Toda escritura pide su aprobación.
Tesorería
El dinero de su empresa, caja por caja y banco por banco: saldos al día, cada movimiento con su asiento, conciliación contra el extracto y una proyección de lo que viene.
Funcionalidades clave
Reabastecimiento
El análisis que revisa todos los productos de la sede y dice qué comprar, cuánto y a quién, con el estado de cada uno y el plan de compra a un clic.
Órdenes de compra
El pedido formal al proveedor: productos, cantidades, precios y condiciones, con seguimiento de lo recibido y lo facturado hasta cerrar la orden.
Recepción de mercancía
El registro de lo que realmente llegó del proveedor: ingresa las unidades a la bodega, actualiza la orden y contabiliza lo recibido aunque falte la factura.
Facturas de compra
La factura del proveedor registrada una sola vez: ingresa la mercancía, practica las retenciones, crea la cuenta por pagar y queda contabilizada.
Facturas recibidas y eventos RADIAN
Una bandeja con las facturas electrónicas que le emiten sus proveedores: se convierten en factura de compra y desde ahí se emiten los eventos 030, 031, 032 y 033 ante la DIAN.
Lectura de facturas con IA
Para proveedores que no envían el XML: la IA transcribe el PDF o la foto, una persona revisa y confirma, y la factura entra a la bandeja para convertirla.
Devoluciones a proveedor
La salida de mercancía de regreso al proveedor, tomada del documento con el que entró, con su asiento, la rebaja de la cuenta por pagar y la reposición.
Anticipos a proveedores
El dinero que se entrega al proveedor antes de la factura, con su saldo por aplicar y el cruce contra las facturas desde cuentas por pagar.
Cuentas por pagar
Lo que la empresa debe a cada proveedor, por edades de vencimiento, con el estado de cuenta desde el que se pagan o abonan varias facturas a la vez.
Existencias comprometidas
El sistema calcula las unidades de pedidos confirmados que aún no salen de bodega y muestra cuánto queda realmente libre para ofrecer.
Preguntas frecuentes
Se recalcula cada madrugada para todos los productos de la sede, y también puede recalcularlo usted desde la pantalla. Si la foto tiene varias horas, el sistema la refresca al consultarla. Las cifras que ve son las de esa foto.
No. El sistema sugiere cantidades y usted decide. El plan de compra queda en borrador, usted lo ajusta y lo ejecuta a órdenes de compra por proveedor. Ni el análisis ni la IA envían un pedido sin una persona.
Al convertir una factura recibida, si el total difiere en más de un peso el sistema lo avisa con el valor de la diferencia. Usted la acepta o lleva lo que el documento cobra de más a una cuenta de gasto.
El número de factura del proveedor es único entre las facturas no anuladas, y la comparación ignora puntuación y mayúsculas por proveedor. Así la misma factura no entra una vez por XML y otra por lectura con IA.
Sí. Los productos que exigen serial lo capturan en la recepción o en la factura de compra directa, y cada unidad conserva su costo. El análisis de reabastecimiento los incluye como cualquier otro producto.
Sí. Si la factura llega sin retenciones digitadas, el sistema practica las habituales del proveedor según su concepto, base mínima y vigencia, y cada una va a la cuenta de su concepto. Usted puede dejar la factura sin retención o digitarlas a mano.
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Una demostración guiada por nuestro equipo: usted nos cuenta cómo vende, compra, cobra y contabiliza, y le mostramos cómo se hace en SMART ERP.
En la demostración
- Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
- El asistente de IA respondiendo con cifras
- Los documentos electrónicos ante la DIAN
- Los módulos que usted elija ver a fondo