Presupuesto contable con ejecución y control
Arme el presupuesto del año por cuenta, mes y centro de costo, compárelo con lo que la contabilidad registró y decida si el sistema avisa o bloquea al excederse.
El presupuesto de SMART ERP vive dentro de la contabilidad, no al lado. Se arma por cuenta contable, mes y centro de costo: ingresos, costos y gastos, y si lo necesita también cuentas de balance. Como usa las mismas cuentas de los libros, compararlo con lo ejecutado no requiere ningún cruce.
Para armarlo no hay que digitar celda por celda. Puede precargar lo ejecutado de un año, copiar otro presupuesto con un incremento general o por clase, grupo o cuenta, repartir un total anual en doce partes iguales o según la estacionalidad del año anterior, o importarlo desde Excel.
La ejecución presupuestal muestra, para el mes y el acumulado, cuánto se presupuestó, cuánto se ejecutó, la variación y la proyección de cierre, con un semáforo por cuenta. Y si la empresa activa el control, el sistema valida el presupuesto en el momento de contabilizar un comprobante manual o registrar una factura de gasto.
El problema que resuelve
El presupuesto se arma en enero y no se vuelve a abrir
Si comparar contra lo real exige exportar la contabilidad y cruzarla en una hoja de cálculo, el seguimiento se hace una o dos veces al año y deja de servir para decidir.
Los excesos se descubren cuando ya se gastó
Sin un control en el momento de registrar el gasto, el área se entera del sobrecosto al mes siguiente, con la factura ya causada.
Cada área lleva su propia versión
Varias copias del archivo de presupuesto circulando por correo hacen imposible saber cuál es la aprobada y contra cuál se debe medir.
Qué hace presupuesto y ejecución presupuestal en SMART ERP
Presupuesto por cuenta, mes y centro de costo
Una rejilla con una fila por cuenta y una columna por mes, con total. Se filtra por centro de costo, cuenta y clase, y admite escribir o pegar valores y moverse con el teclado.
Versiones y estados
«Borrador» se captura y corrige; «Aprobado» es el vigente del año; «Cerrado» ya no se edita. Un año puede tener varias versiones, pero solo una aprobada.
Ayudas para armarlo
Precargar lo ejecutado de un año o copiar de otro presupuesto, con incremento general o por clase, grupo o cuenta, y redondeo. Por fila, distribuir un total en partes iguales o según la estacionalidad del año anterior.
Importación y exportación en Excel
Descargue la plantilla, complétela y súbala. Si hay un solo error no se guarda nada, para que no quede un presupuesto a medias. También exporta el presupuesto.
Ejecución del mes y acumulada
Presupuesto y ejecutado del mes y acumulados, variación, presupuesto anual y proyección de cierre por cuenta, con el nivel de detalle que elija: clase, grupo, cuenta, subcuenta o auxiliar.
Semáforo con sus umbrales
En costos y gastos, «Dentro», «Alerta» y «Excedido»; en ingresos, «Cumplido» o «Cerca de la meta». Los porcentajes de alerta y de excedido se definen en cada presupuesto.
Gráfico por mes
Barras con el valor presupuestado y ejecutado de cada mes y líneas con el acumulado, para ingresos, costos, gastos o utilidad.
Control al contabilizar
Tres modos por empresa: apagado, avisar o bloquear. Valida el mes y el acumulado del año de cada cuenta y centro de costo al contabilizar un comprobante manual y al registrar una factura con líneas de gasto.
Informe en Excel y PDF
La ejecución presupuestal se exporta con los filtros actuales, y enlaza al estado de resultados para contrastar el ejecutado.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Cree el presupuesto
Indique año, nombre, descripción y los umbrales de alerta y de excedido. Si el año ya tiene presupuestos, queda como una versión nueva.
- 2
Cargue los valores
Precargue lo ejecutado del año anterior con un incremento, copie otro presupuesto, importe desde Excel o capture directamente en la rejilla.
- 3
Ajuste por centro de costo
Filtre por centro de costo y afine los valores de cada área. Agregue las cuentas que falten con «Agregar cuenta».
- 4
Apruebe
Al aprobarlo queda como el presupuesto vigente del año. Si había otro aprobado, ese pasa a cerrado.
- 5
Siga la ejecución
En Ejecución presupuestal elija el mes de corte y revise las cuentas en alerta o excedidas con el filtro «Requieren atención».
- 6
Active el control si lo necesita
El administrador del sistema define para la empresa si el control al contabilizar queda apagado, avisa o bloquea.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- Solo un presupuesto por año puede estar aprobado, y los valores se editan únicamente en borrador. Para corregir uno aprobado se devuelve a borrador; mientras tanto, el control al contabilizar no lo usa.
- Una cuenta mayor presupuestada cubre a sus subcuentas: no se presupuestan ambas en el mismo centro de costo.
- Las devoluciones en ventas se presupuestan en negativo.
- El ejecutado sale de los comprobantes contabilizados, sin el cierre anual ni las aperturas, por eso coincide con el estado de resultados.
- En gastos y costos el presupuesto es un tope; en ingresos es una meta.
- El control al contabilizar cubre comprobantes manuales y facturas con líneas de gasto. Lo activa el administrador del sistema para la empresa; en la pantalla de presupuesto solo se consulta en qué modo está.
- Se puede consultar la ejecución de un presupuesto en cualquier estado, no solo del aprobado.
En las pantallas del producto
La ayuda que trae el botón «Ayuda» de cada pantalla.
PresupuestoArma el presupuesto contable del año: ingresos, costos y gastos por cuenta, mes y centro de costo, para medir después la ejecución.
Qué hay en pantalla
- Lista de presupuestos
- Año, nombre y versión, estado, totales de ingresos, costos, gastos y utilidad, y quién lo aprobó.
- Estados
- «Borrador» (se captura y corrige), «Aprobado» (el vigente del año) y «Cerrado» (ya no se edita ni se vuelve a aprobar).
- Aviso de control
- Indica si el control al contabilizar está apagado, avisa o bloquea al superar el presupuesto.
- Filtros
- Por año y por estado del presupuesto.
- Rejilla de valores
- Al abrir un presupuesto: una fila por cuenta y una columna por mes, con total. Se filtra por centro de costo, cuenta y clase, con las opciones «Solo con valores» e «Incluir balance».
Qué puede hacer
- Nuevo presupuesto
- Crea un presupuesto en borrador con año, nombre, descripción y los umbrales de alerta y de excedido. Si el año ya tiene presupuestos, queda como una versión nueva.
- Capturar valores
- Abre la rejilla. Escriba o pegue los valores, muévase con las flechas y Enter, y pulse «Guardar»; «Descartar» deshace lo no guardado.
- Agregar cuenta
- En la rejilla, busca una cuenta (también cuentas mayores) para presupuestarla.
- Distribuir un total anual
- En cada fila: reparte un total en 12 partes iguales o según la estacionalidad del año anterior.
- Ayudas
- «Precargar lo ejecutado de un año» o «Copiar de otro presupuesto», con incremento general o por clase, grupo o cuenta, y redondeo.
- Excel
- «Importar» (con un solo error no se guarda nada), «Exportar» y «Descargar plantilla».
- Aprobar
- Lo deja como el presupuesto vigente del año. Si el año ya tenía uno aprobado, ese queda cerrado.
- Devolver a borrador
- Para corregir un presupuesto aprobado. Mientras tanto, el control al contabilizar no lo usa.
- Cerrar
- Un presupuesto cerrado ya no se edita ni se vuelve a aprobar; su ejecución sigue consultable.
- Editar datos y umbrales
- Cambia nombre, descripción y los porcentajes del semáforo. No disponible en presupuestos cerrados.
- Eliminar
- Borra un borrador con todos sus valores.
- Ver ejecución
- Abre la ejecución presupuestal de ese presupuesto.
Tenga en cuenta
- Solo un presupuesto por año puede estar aprobado. Los valores se editan únicamente en borrador.
- Una cuenta mayor presupuestada cubre a sus subcuentas: no se presupuestan ambas en el mismo centro de costo.
- Las devoluciones en ventas se presupuestan en negativo.
- El control al contabilizar comprobantes manuales y facturas de gasto lo activa el administrador del sistema para la empresa; aquí solo se consulta.
- Las ayudas y la importación piden guardar o descartar primero los cambios pendientes de la rejilla.
Ejecución presupuestalCompara lo presupuestado con lo que la contabilidad registró: del mes, acumulado del año y proyectado al cierre.
Qué hay en pantalla
- Filtros
- «Presupuesto», «Acumulado hasta» (mes de corte), «Centro de costo» (o todos, consolidado) y «Detalle hasta» (clase, grupo, cuenta, subcuenta o auxiliar).
- Indicadores
- Ingresos, costos, gastos y utilidad ejecutados, con su presupuesto, el porcentaje de ejecución y el estado.
- Gráfico
- «Presupuesto y ejecutado por mes»: barras con el valor de cada mes y líneas con el acumulado, para ingresos, costos, gastos o utilidad.
- Ejecución por cuenta
- Presupuesto y ejecutado del mes y acumulados, variación, presupuesto anual, proyección de cierre y estado de cada cuenta. Las cuentas se expanden para ver su detalle.
- Estados
- En costos y gastos: «Dentro», «Alerta» y «Excedido». En ingresos: «Cumplido» o «Cerca de la meta». También «Sin presupuesto» y «En cuenta mayor».
Qué puede hacer
- Cambiar filtros
- El informe se recalcula al elegir otro presupuesto, mes, centro de costo o nivel de detalle.
- Buscar y filtrar cuentas
- En «Ejecución por cuenta»: por código o nombre y por estado, incluido «Requieren atención».
- Excel
- Exporta el informe con los filtros actuales.
- Descarga el informe en PDF.
- Ir al Estado de Resultados
- Enlace para contrastar el ejecutado con ese informe.
Tenga en cuenta
- Es solo consulta: no cambia el presupuesto ni la contabilidad.
- El ejecutado sale de los comprobantes contabilizados, sin el cierre anual ni las aperturas: coincide con el Estado de Resultados.
- En gastos y costos el presupuesto es un tope; en ingresos es una meta. Los umbrales de alerta y de excedido se definen en cada presupuesto.
- Se puede consultar la ejecución de un presupuesto en cualquier estado, no solo del aprobado.
Preguntas frecuentes
Sí. El presupuesto se captura por centro de costo y la ejecución se consulta para un centro o para todos, consolidado.
No. Puede partir de lo ejecutado en un año, copiar otro presupuesto con incrementos, repartir un total anual según la estacionalidad del año anterior o importar un archivo de Excel.
Sí, si la empresa pone el control en modo bloquear: al contabilizar un comprobante manual o registrar una factura de gasto que supere el presupuesto de la cuenta y el centro de costo, el sistema lo rechaza. En modo avisar, lo deja pasar con una advertencia.
De la contabilidad: los mismos movimientos del estado de resultados. Los ingresos se toman como crédito menos débito y los costos y gastos como débito menos crédito.
Sí. Puede devolver el aprobado a borrador y corregirlo, o crear una versión nueva y aprobarla; en ese caso la anterior queda cerrada y su ejecución sigue consultable.
La ejecución por cuenta incluye una columna de proyección de cierre junto al presupuesto anual, para ver cuáles cuentas terminarían por encima al ritmo que llevan.
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