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SMART ERP
Módulo de SMART ERP

Seguridad, permisos y auditoría del ERP

Decida qué ve cada rol, quién autoriza cada documento según su valor y revise quién cambió qué, con copias de seguridad diarias de su información.

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Un ERP concentra el dinero, el inventario y la contabilidad de la empresa, así que el control sobre quién hace qué no puede ser un añadido. En SMART ERP ese control tiene una regla simple: cada rol ve un menú, y lo que un rol no ve en su menú tampoco lo puede consultar ni modificar por ningún otro camino. No hay una segunda capa de permisos que mantener en paralelo.

Sobre esa base están los controles de operación. Las aprobaciones por monto detienen un documento hasta que lo autoriza quien corresponde según su tipo, su valor y su sede. La auditoría guarda cada creación, modificación y eliminación con el valor de antes y el de después, y cada inicio de sesión, intento fallido y cambio de contraseña.

La continuidad también es parte de la seguridad. El sistema genera una copia diaria de la base de datos, puede replicarla en un almacenamiento externo, aplica la retención que usted defina y avisa a los administradores si el programador de tareas, el procesador de trabajos en segundo plano o la copia dejaron de funcionar.

Completan el módulo la configuración general de la empresa, el correo saliente con sus plantillas para enviar documentos en PDF, y la estructura de sedes, bodegas y consecutivos con la que una empresa con varias sucursales trabaja sobre una sola base de información.

Lo que este módulo resuelve

  • Todos ven todo

    Cuando el sistema no separa funciones, un vendedor termina viendo la nómina o los costos. Cada rol tiene su menú y el acceso a los datos sigue exactamente ese menú.

  • Las autorizaciones se dan de palabra

    Un pago grande o un ajuste de inventario autorizado por mensaje no deja rastro. La regla de aprobación detiene el documento y guarda quién lo pidió, quién lo aprobó y cuándo.

  • Nadie sabe quién cambió un dato

    Un precio, un cupo o una cuenta bancaria modificados sin registro son un riesgo. La auditoría muestra usuario, fecha, origen y el valor anterior y el nuevo de cada campo.

  • La copia de seguridad depende de que alguien se acuerde

    Las copias manuales se olvidan justo antes de necesitarlas. La copia es diaria y automática, y el inicio avisa si falló.

  • Cada sede lleva sus números a su manera

    Sin una numeración por sede, los documentos de distintas sucursales se confunden. Cada sede tiene sus consecutivos y sus bodegas dentro de la misma empresa.

Qué puede hacer con Seguridad y auditoría

Capacidades que ya están en el producto.

  • Roles y matriz de permisos

    Usted crea los roles que necesite y marca en una matriz, por módulo, sección y opción, lo que cada uno ve. El sistema trae roles de partida para las funciones más comunes.

  • Acceso al sistema según el menú

    El servidor replica lo que el rol ve en el menú: sin ver ninguna opción que use un recurso, ese recurso responde acceso denegado, aunque alguien conozca la dirección.

  • Usuarios y sesiones

    Cuentas con rol y estado. La sesión caduca tras el tiempo configurado, las contraseñas nuevas exigen letras y números, y desactivar un usuario cierra sus sesiones abiertas.

  • Visibilidad por vendedor

    Con el módulo de vendedores activo, un rol puede limitarse a sus propios documentos de venta, la cartera de sus facturas y sus clientes asignados.

  • Aprobaciones por monto

    Reglas por tipo de documento, rango de valor y sede, con uno o varios niveles de aprobadores. El documento espera en una bandeja y se ejecuta solo cuando se aprueba el último nivel.

  • Auditoría de cambios

    Cada creación, modificación y eliminación con usuario, fecha, aplicación de origen y dirección IP, y el detalle campo por campo. Incluye el historial completo de un registro.

  • Registro de accesos

    Inicios y cierres de sesión, intentos fallidos con su motivo y cambios de contraseña, con dirección IP, sede y navegador.

  • Copias de seguridad

    Copia diaria automática y copia manual a pedido, réplica en almacenamiento externo, retención configurable y descarga con enlace temporal que queda registrada.

  • Vigilancia del servidor

    Un aviso en el inicio alerta a los administradores cuando el programador de tareas, el procesador de trabajos en segundo plano o la copia de seguridad están caídos.

  • Envío de documentos por correo

    Cotizaciones, facturas, recibos, estados de cuenta y otros documentos se envían en PDF desde el sistema, con plantillas por tipo de documento e historial de envíos.

  • Adjuntos en los documentos

    Archivos de soporte guardados en un almacenamiento privado, con descarga solo para usuarios autenticados que tengan acceso al documento.

  • Sedes, bodegas y consecutivos

    Varias sedes en la misma empresa, cada una con sus bodegas, su numeración por tipo de documento y sus resoluciones de facturación.

  • Configuración general y parámetros

    Datos legales y logo de la empresa, apariencia, moneda, zona horaria y los parámetros que ajustan el comportamiento de cada módulo, editables solo por administradores.

  • Módulos que se activan por empresa

    Las funciones que no todas las empresas usan están apagadas hasta que se activan; apagadas, desaparecen del menú y de la matriz de permisos.

IA integrada

Inteligencia artificial en este módulo

El asistente consulta, explica y prepara borradores. Usted aprueba.

  • El asistente consulta con la sesión de quien conversa: ve exactamente lo que el rol de esa persona ve en el ERP, y respeta la visibilidad del vendedor y las aprobaciones por monto.
  • Consulta las solicitudes de aprobación que esperan a un usuario y las que él pidió, y explica qué falta; aprobar o rechazar lo hace la persona en la bandeja.
  • Puede enviar un documento en PDF a los correos registrados del tercero, siempre con una tarjeta que usted aprueba antes de que salga.
  • Lo que el asistente escribe con su aprobación queda marcado en la auditoría de cambios como hecho a través del asistente.
  • Las conexiones de asistentes externos por MCP son de solo consulta y no alcanzan la auditoría, los usuarios, los permisos ni la nómina por persona.
  • Los administradores fijan límites de uso de la IA por usuario, por rol y para toda la empresa, y pueden apagar cada herramienta.

Funcionalidades del módulo

Cada una con su página: qué hace, cómo se usa y qué tener en cuenta.

Pantalla por pantalla

La misma ayuda que usted encuentra en el botón «Ayuda» de cada pantalla del producto.

Permisos y MenúDefine qué opciones del menú ve cada rol. Lo que un rol no ve en el menú tampoco lo puede consultar ni modificar en el sistema.

Qué hay en pantalla

Indicadores
Roles configurados («Configured Roles»), opciones de menú («Available Pages») y permisos activos del rol elegido («Active Permissions»).
Pestaña «Permissions»
La matriz del rol elegido: módulo, sección y opción, con una casilla por cada opción.
Pestaña «Roles»
Los roles con su orden, identificador, nombre, descripción y estado. Con el módulo de vendedores activo, también la columna «Visibilidad».
Pestaña «Menu»
El árbol del menú en tres niveles: módulo principal, sección y opción.
Pestaña «Config»
Exportar e importar toda la configuración de roles, menú y permisos.

Qué puede hacer

Marcar permisos
Elija el rol, marque las opciones que debe ver (o use «Marcar módulo», «Marcar sección», «Select All» y «Deselect All») y pulse «Save Changes». «Undo» descarta lo que no ha guardado.
Nuevo Rol / editar
Crea o cambia un rol: identificador en mayúsculas (no se puede cambiar después), nombre, descripción y estado. Con el módulo de vendedores activo, «Solo ve sus documentos de venta» limita a sus usuarios a las cotizaciones, pedidos, facturas y cartera donde son el vendedor.
Eliminar un rol
Los usuarios con ese rol pierden el acceso hasta que se les asigne otro.
Ordenar
Las flechas suben o bajan roles y elementos del menú; el orden del menú es el que ve el usuario.
Nuevo módulo principal, «Añadir sección», «Añadir opción»
Crea elementos del menú con identificador, título, dirección de la pantalla, icono, orden y estado. También puede editarlos o eliminarlos; al eliminar una opción desaparece del menú de todos los roles.
«Export configuration» e «Import from file»
Descarga la configuración en un archivo JSON o la restaura desde uno exportado antes.
«Reload data»
Vuelve a traer los datos del servidor sin recargar la página.

Tenga en cuenta

  • Los cambios de la matriz no se aplican hasta guardar. Si cambia de rol con cambios sin guardar, la pantalla pide confirmación.
  • El rol de acceso total no se edita: la pantalla lo muestra como «Administrator Role» y la pestaña «Roles» lo marca «Protegido».
  • Una pantalla nueva solo aparece en el menú de un rol después de crearla como opción y marcarla en su matriz.
  • Importar un archivo reemplaza la configuración actual: exporte primero una copia.
  • Buena parte de los rótulos de esta pantalla está en inglés.
Página de esta pantalla →
Lista de UsuariosAdministra las cuentas con las que las personas entran al sistema: quiénes son, qué rol tienen y si están activas.

Qué hay en pantalla

Buscador
Por nombre, usuario o correo.
Filtros
Por rol y por estado (activo o inactivo). «Clear filters» los quita.
Tabla
Usuario («Username»), nombre, correo, rol, si está activo y fecha de creación.
Menú de cada fila
El botón de tres puntos abre las acciones sobre ese usuario.

Qué puede hacer

«New User»
Crea la cuenta con usuario (sin espacios), nombre completo, correo, contraseña y rol.
«Edit»
Cambia usuario, nombre, correo y rol. La contraseña no se cambia aquí.
«Change Password»
Asigna una contraseña nueva; hay que escribirla dos veces.
«Deactivate» / «Activate»
Un usuario desactivado no puede entrar y sus sesiones abiertas se cierran. Se puede volver a activar.
«Delete»
Elimina el usuario tras confirmar. No se puede deshacer: si la persona solo se va por un tiempo, desactívela.

Tenga en cuenta

  • La contraseña debe tener al menos 8 caracteres, con letras y números.
  • El rol decide qué ve la persona en el menú; se configura en Usuarios y Seguridad › Permisos y Menú.
  • Los datos laborales (cargo, salario, vendedor) no están aquí: van en la pantalla de Empleados.
  • Los rótulos de esta pantalla están en inglés.
Página de esta pantalla →
AprobacionesReúne los documentos que, por su valor, esperan una autorización antes de ejecutarse: los que le toca aprobar a usted y los que usted pidió.

Qué hay en pantalla

Indicadores
«Por aprobar» (lo que usted puede resolver ahora), «Valor por aprobar», «Días de la más antigua» y «Mis solicitudes en espera».
Pestañas
«Por aprobar», «Mis solicitudes» y, para los administradores, «Todas».
Filtros
Por tipo de documento y, fuera de «Por aprobar», por estado: pendiente, aprobada, rechazada o cancelada.
Tabla
Documento y número, valor, quién lo solicitó y cuándo, quién aprueba y el estado. Si usted no puede aprobar una solicitud de su bandeja, la fila dice por qué.
Detalle de la solicitud
Valor del documento, quién la pidió, sede, y cada nivel de aprobación con su aprobador, fecha y comentario.

Qué puede hacer

Revisar o Ver
Abre el detalle de la solicitud. También se abre al hacer clic en la fila.
Aprobar
Puede dejar un comentario. Si es el último nivel, el sistema ejecuta de inmediato la acción pedida (confirmar la orden, registrar el egreso, contabilizar el comprobante…) a nombre de quien la solicitó.
Rechazar
Exige un motivo de al menos 5 caracteres. La acción no se ejecuta y quien la pidió ve el motivo.
Cancelar solicitud
Retira una solicitud que sigue pendiente; el motivo es opcional. Solo aparece cuando usted puede cancelarla.
Reintentar la acción
Aparece cuando la solicitud quedó aprobada pero la acción falló. Corrija lo que indica el mensaje y reintente; no hace falta pedir otra aprobación mientras el valor no suba.
Abrir el documento / Ir a la pantalla
Lleva al documento o a la pantalla donde se originó la solicitud.
Reglas de aprobación
Solo administradores: abre la pantalla donde se define quién aprueba cada documento.

Tenga en cuenta

  • Nadie aprueba lo que pidió, ni dos niveles de la misma solicitud. El superadministrador puede aprobar cualquier nivel, con esas mismas dos restricciones.
  • Algunos documentos (el egreso y la factura de compra de gasto) no existen hasta que se aprueban: el detalle lo indica con «Se crea al aprobar».
  • Mientras un documento espera aprobación no se puede modificar.
  • «Aprobada · acción sin ejecutar» significa que la autorización está dada pero el documento no cambió todavía: hay que reintentar.
  • Un documento solo espera aprobación si una regla activa cubre su tipo, su valor y su sede.
Página de esta pantalla →
Reglas de aprobaciónDefine quién debe autorizar cada tipo de documento según su valor. Sin reglas activas, un documento funciona como siempre, sin esperar aprobación.

Qué hay en pantalla

Aviso de documentos sin reglas
Lista los tipos de documento que hoy no tienen ninguna regla activa.
Tabla de reglas
Documento y nombre de la regla, rango de montos, sede, nivel, quién aprueba (roles o usuarios) y si está activa o inactiva.
Filtro
Por tipo de documento.
«¿Qué pasaría con un documento de…?»
Simulador: elija documento, valor y sede y vea si quedaría en espera, de cuántas aprobaciones y de quién.

Qué puede hacer

Nueva regla
Indique el tipo de documento, nombre, monto desde y hasta (sin tope si lo deja vacío), sede o todas, nivel (1 a 9), los roles o usuarios que aprueban, si permite autoaprobación y si está activa.
Editar
Cambia la regla. Aplica a los documentos nuevos.
Eliminar
Los documentos nuevos dejan de esperar esa aprobación. Las solicitudes que ya están en curso conservan a sus aprobadores y siguen su trámite.
Probar
Ejecuta el simulador con las reglas activas. No crea ninguna solicitud.
Bandeja
Vuelve a la pantalla de Aprobaciones.

Tenga en cuenta

  • Se pueden poner reglas a: orden de compra, factura de compra de gasto, comprobante de egreso, lote de pago, ajuste de inventario, nota de cartera, devolución de venta y comprobante contable manual.
  • El nivel 1 aprueba primero. Una misma persona no aprueba dos niveles y nadie aprueba lo que pidió.
  • «Permite autoaprobación» da por aprobado ese nivel cuando quien pide el documento es uno de sus aprobadores.
  • Toda regla necesita al menos un rol o un usuario que apruebe.
  • La regla se evalúa documento por documento: no acumula valores por proveedor ni por día.
Página de esta pantalla →
Log de CambiosPermite consultar quién creó, modificó o eliminó cada dato del sistema, cuándo y qué valores cambió.

Qué hay en pantalla

Buscador
Por identificador del registro o por nombre de la tabla.
Filtros
Rango de fechas, «Módulo», «Tabla», «Acción» (creación, modificación o eliminación) y usuario. Los filtros activos se ven como etiquetas.
Tabla de eventos
Fecha, módulo y tabla, acción, registro, campos modificados, usuario (o «Sistema») y origen (aplicación y dirección IP).
Detalle del evento
Usuario, aplicación, dirección IP, tabla, identificador del registro y, campo por campo, el valor de antes y el de después.

Qué puede hacer

Abrir un evento
Haga clic en la fila para ver el detalle.
Solo campos modificados
En el detalle de una modificación, oculta los campos que no cambiaron.
Historial del registro
Muestra todos los eventos del mismo registro; puede pasar de uno a otro. «Volver al evento» regresa al detalle.
Copiar ID del registro
Copia el identificador para buscarlo después.
Limpiar todo
Quita todos los filtros aplicados.

Tenga en cuenta

  • Solo el superadministrador y los administradores pueden consultar la auditoría.
  • Sin elegir fechas se muestran los últimos 7 días. El rango no puede superar 92 días.
  • Es solo lectura: desde aquí no se revierte ningún cambio.
  • Los valores sensibles, como contraseñas y claves, aparecen enmascarados.
Página de esta pantalla →
Log de AccesosRegistra los inicios y cierres de sesión, los intentos fallidos y los cambios de contraseña, para saber quién entró al sistema, cuándo y desde dónde.

Qué hay en pantalla

Buscador
Por usuario o por dirección IP.
Filtros
Rango de fechas, «Acción», «Resultado» (exitoso o fallido) y usuario. Los filtros activos se ven como etiquetas.
Tabla de accesos
Fecha, acción, resultado, usuario (o el nombre digitado cuando el intento falló), detalle, dirección IP, sede y navegador.

Qué puede hacer

Filtrar y buscar
Combine fechas, acción, resultado y usuario para encontrar, por ejemplo, los intentos fallidos de una persona.
Limpiar todo
Quita todos los filtros aplicados.
Pasar de página
Con los controles al pie de la tabla.

Tenga en cuenta

  • Solo el superadministrador y los administradores pueden consultar la auditoría.
  • En un intento fallido el detalle indica el motivo: usuario inexistente, contraseña incorrecta, cuenta bloqueada o cuenta desactivada.
  • Es solo lectura: para bloquear a alguien, desactive el usuario en Usuarios y Seguridad › Lista de Usuarios.
Página de esta pantalla →
Configuración generalReúne los datos de la empresa, la apariencia del sistema, la moneda y zona horaria, los parámetros que ajustan el comportamiento de cada módulo y el correo con el que se envían los documentos.

Qué hay en pantalla

Pestaña «Empresa»
Logo y datos legales y de contacto: razón social, NIT, dirección, teléfono, correo y sitio web. Se usan en facturas e informes.
Pestaña «Apariencia»
Nombre de la aplicación, con vista previa, y color primario del tema.
Pestaña «Sistema»
Moneda principal y zona horaria.
Pestaña «Parámetros»
Los parámetros del sistema agrupados por módulo, con clave, valor, descripción y tipo. Tiene buscador.
Pestaña «Correo saliente»
La conexión con el servidor de correo (servidor, puerto, usuario, clave, cifrado, remitente y dirección de respuesta) y las plantillas de correo por tipo de documento.

Qué puede hacer

Guardar Cambios
Guarda de una vez lo modificado en «Empresa», «Apariencia» y «Sistema». Solo se activa cuando hay cambios.
Subir, cambiar o eliminar el logo
Imagen JPG, PNG, WebP o SVG de máximo 2 MB. Se guarda al instante, sin pulsar «Guardar Cambios».
Editar un parámetro
Abra el módulo, pulse el botón de editar de la fila y cambie el valor. Cada parámetro se guarda por separado.
Guardar conexión
Guarda el servidor de correo. La clave queda cifrada y no se vuelve a mostrar; déjela vacía para conservar la guardada.
Enviar correo de prueba
Envía un correo a su propio correo de usuario con lo que esté digitado, sin guardarlo.
Guardar plantilla
Guarda el asunto y el cuerpo del correo de un tipo de documento. Las variables se insertan con un clic y se reemplazan al enviar.

Tenga en cuenta

  • Solo los administradores pueden modificar la configuración y ver el correo saliente.
  • Los parámetros atenuados no se pueden editar desde la pantalla.
  • Un parámetro cambia de inmediato el comportamiento del módulo. Si no está seguro de su efecto, consulte antes de modificarlo.
  • Sin correo saliente configurado el sistema no puede enviar documentos; la pestaña lo avisa con «Sin configurar».
  • Las plantillas solo precargan el correo: quien envía un documento puede ajustar el texto antes de enviarlo.
Página de esta pantalla →
Copias de seguridadMuestra las copias de la base de datos del ERP y dónde están guardadas, y permite generar una copia en el momento, descargarla o eliminarla.

Qué hay en pantalla

Última copia
Cuándo se hizo la copia más reciente y si terminó bien.
Programación
La hora de la copia automática diaria y cuántos días se conservan las copias.
Almacenamiento externo
Si las copias se guardan también fuera del servidor. «Sin configurar» significa que solo están en el servidor.
Disco del servidor
Espacio libre y porcentaje usado del servidor, cuánto ocupan las copias y cuánto pesa la base de datos.
Tabla de copias
Fecha, archivo, origen (programada, manual o encontrada), tamaño, dónde está guardada y estado.

Qué puede hacer

Generar copia ahora
Pide confirmación y lanza la copia en segundo plano. La lista se actualiza sola cuando termina; solo se genera una copia a la vez.
Descargar
Baja el archivo de una copia completada a su equipo.
Eliminar
Pide confirmación y borra el archivo de la copia. La copia completada más reciente no se puede eliminar.

Tenga en cuenta

  • Si aparece el aviso «Las copias solo están en el servidor», un daño del servidor se llevaría también las copias: pida que se configure el almacenamiento externo.
  • El sistema borra solo las copias antiguas según el tiempo de conservación configurado; la más reciente se conserva siempre.
  • Una copia contiene toda la información de la empresa: descárguela solo a un equipo seguro.
  • Restaurar una copia no se hace desde esta pantalla: lo hace el equipo técnico.
  • Solo los administradores ven esta pantalla.
Página de esta pantalla →

Preguntas frecuentes sobre seguridad y auditoría

Sí. Usted crea, edita y ordena roles, y marca en la matriz qué opciones del menú ve cada uno. El sistema trae roles de partida —administración, gerencia, ventas, caja, bodega, compras, contabilidad, consulta— que puede ajustar.

Sí. El control no es solo visual: el servidor verifica en cada consulta y en cada escritura que el rol vea alguna opción que use ese recurso. Si no la ve, la respuesta es acceso denegado.

Orden de compra, factura de compra de gasto, comprobante de egreso, lote de pago, ajuste de inventario, nota de cartera, devolución de venta y comprobante contable manual. Sin reglas activas, los documentos funcionan sin esperar aprobación.

Solo el superadministrador y los administradores. La consulta es de solo lectura y los valores sensibles, como contraseñas y claves, aparecen enmascarados.

En el servidor y, si se configura, también en un almacenamiento externo. La pantalla de copias muestra dónde está cada una y advierte cuando solo existen en el servidor.

Al desactivar su usuario, sus sesiones abiertas se cierran de inmediato y no puede volver a entrar. También se revocan sus conexiones de asistentes externos.

Sí. Cada sede tiene sus bodegas, sus consecutivos por tipo de documento y sus resoluciones de facturación, y las reglas de aprobación pueden aplicar a una sede o a todas.

Sí. Cada descarga genera un enlace temporal y queda en el registro de accesos como una exportación de datos, con el usuario y la fecha.

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En la demostración

  • Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
  • El asistente de IA respondiendo con cifras
  • Los documentos electrónicos ante la DIAN
  • Los módulos que usted elija ver a fondo