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SMART ERP
Módulo de SMART ERP

Software de nómina integrado a la contabilidad

Liquide la nómina por períodos, pague prestaciones, retire empleados y cumpla con seguridad social y DIAN desde el mismo sistema que lleva su contabilidad.

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La nómina de SMART ERP recorre el ciclo completo: usted configura los parámetros del año y los conceptos, abre el período, registra y aprueba las novedades, procesa la liquidación de todos los empleados y la aprueba. Al aprobar, cada liquidación genera su comprobante contable; no hay que digitar la nómina en la contabilidad ni exportarla a otro programa.

Alrededor de ese ciclo están las obligaciones que dependen de él y que suelen resolverse en hojas de cálculo: la prima, las cesantías, sus intereses y las vacaciones; la liquidación definitiva de quien se retira; la planilla de aportes con su archivo plano; el documento soporte de nómina electrónica ante la DIAN, y el certificado de ingresos y retenciones de cada empleado. Todas toman las cifras de la nómina liquidada en firme, de modo que lo que se paga, lo que se reporta y lo que queda en los libros es lo mismo.

Si su operación paga horas extras y recargos, el control de horas registra las jornadas de cada persona, clasifica el tiempo por tipo de hora y lo convierte en novedades listas para liquidar. Y si usted otorga préstamos a sus empleados, las cuotas se descuentan solas en cada período hasta saldar la deuda.

Los valores que cambian cada año —salario mínimo, auxilio de transporte, tarifas de aportes, factores de recargo y tabla de retención— son datos que su empresa administra en la configuración. El sistema aplica el mecanismo; las cifras las define usted con su contador.

Lo que este módulo resuelve

  • La nómina vive en un programa aparte

    Liquidar en una herramienta y contabilizar en otra obliga a digitar dos veces y a cuadrar a mano cada cierre. Aquí la liquidación aprobada genera su comprobante y lleva cada devengo a la cuenta contable de su concepto.

  • Las horas extras se calculan en una hoja de cálculo

    Sumar turnos, separar lo nocturno de lo dominical y pasar el resultado a la nómina a mano produce errores y pagos dobles. El control de horas clasifica cada jornada y entrega las novedades ya aprobadas al período.

  • La planilla de aportes no coincide con lo liquidado

    Cuando la planilla se arma por fuera, las diferencias con la nómina aparecen después del pago. La planilla sale de la nómina aprobada y trae un cuadre contra lo liquidado y contra la contabilidad, empleado por empleado.

  • Retirar a un empleado toma horas de cálculos

    Salario pendiente, prestaciones proporcionales, vacaciones, indemnización, descuentos y préstamos se calculan en un solo documento que muestra la base, los días y la fórmula de cada concepto.

  • Los certificados de fin de año se arman uno por uno

    El certificado de ingresos y retenciones de cada empleado se genera desde lo pagado en el año, individual o de todos a la vez, con un mapeo de conceptos a casillas que usted administra.

Qué puede hacer con Nómina

Capacidades que ya están en el producto.

  • Períodos quincenales o mensuales

    Cada período tiene año, mes, número y tipo de nómina, y pasa por tres estados: «Abierto» (recibe novedades), «Procesado» (liquidaciones generadas) y «Aprobado» (en firme, sin más cambios).

  • Novedades con aprobación

    Horas extras, ausencias, incapacidades, bonificaciones, comisiones y deducciones se registran por empleado y período. Solo las aprobadas entran a la liquidación, y las pendientes del período se pueden aprobar en bloque.

  • Liquidación por empleado con colilla

    Al procesar el período se calcula a cada empleado activo sus devengados, deducciones, aportes del empleador y neto a pagar. Usted revisa el detalle, recalcula a quien corrigió y abre o imprime la colilla de pago.

  • Parámetros del año y conceptos propios

    Salario mínimo, auxilio de transporte, tarifas de riesgos por nivel, porcentajes de aportes, factores de recargo y tabla de retención se administran por año. Los conceptos se clasifican como devengado, deducción o aporte patronal.

  • Configuración por empleado

    Tipo de contrato y de nómina, nivel de riesgo, salario, entidades de salud y pensión, y una base prestacional fija opcional sobre la que se calculan prestaciones, seguridad social y retención. Los ajustes del empleado priman sobre los generales.

  • Retención en la fuente por salarios

    Antes de aplicar la tabla del artículo 383 del Estatuto Tributario, el sistema depura la base con los aportes obligatorios, dependientes, intereses de vivienda, medicina prepagada, aportes voluntarios y la renta exenta, con los límites que usted parametriza.

  • Préstamos a empleados

    Un préstamo interno se crea con monto, tasa y número de cuotas, genera su tabla de amortización y, una vez desembolsado, descuenta la cuota en cada período procesado. Admite abonos y la cancelación total de la deuda.

  • Control de horas trabajadas

    Marcación de entrada y salida, planilla de jornadas con clasificación automática por tipo de hora, calendario de festivos, consolidación a novedades de nómina e informes diarios y mensuales.

  • Prestaciones sociales

    Prima, cesantías, intereses sobre cesantías y vacaciones se liquidan con el detalle por empleado, se aprueban con su comprobante contra la provisión acumulada y se marcan pagadas cuando el dinero sale.

  • Liquidación definitiva de contrato

    Calcula lo que se le debe a quien se retira, incluida la indemnización cuando el motivo es despido sin justa causa. Al aprobarla se contabiliza, el empleado queda retirado y sus préstamos se saldan con lo descontado.

  • Planilla de aportes (PILA)

    Consolida por mes días, ingreso base de cotización, tarifas y aportes por subsistema, marca las novedades de cada cotizante y genera el archivo plano según el anexo técnico de la Resolución 2388 de 2016.

  • Nómina electrónica ante la DIAN

    Un documento soporte de pago de nómina por empleado y mes, transmitido a la DIAN, con seguimiento del estado, reenvío de rechazados y corrección de documentos aceptados.

  • Certificado de ingresos y retenciones

    El formulario 220 de cada empleado por año gravable, en PDF individual o masivo y en Excel consolidado. La misma fuente alimenta el formato 2276 de la información exógena.

  • Contabilización automática

    Cada liquidación aprobada genera su comprobante y las provisiones de prestaciones del período se contabilizan en uno agregado. Cada concepto puede tener su propia cuenta contable; los demás devengos van a la cuenta de salarios configurada.

IA integrada

Inteligencia artificial en este módulo

El asistente consulta, explica y prepara borradores. Usted aprueba.

  • De la nómina la IA solo recibe cifras agregadas: períodos con su estado, número de empleados liquidados, neto pagado y aportes del empleador. Nunca salarios ni datos por persona.
  • El asistente y el agente Contador consultan los totales de las planillas de aportes por subsistema y su cuadre, y el conteo de documentos de nómina electrónica por estado en un mes.
  • La guía del ERP responde cómo se hace cada paso de la nómina, la seguridad social y la liquidación de contrato a partir de la documentación cargada en la base de conocimiento.
  • El asistente no liquida, no aprueba períodos y no transmite documentos: en nómina solo consulta y explica, y le indica la pantalla donde usted hace cada acción.
  • Las conexiones de asistentes externos por MCP tampoco alcanzan la nómina por persona ni las fichas de los empleados.

Funcionalidades del módulo

Cada una con su página: qué hace, cómo se usa y qué tener en cuenta.

Pantalla por pantalla

La misma ayuda que usted encuentra en el botón «Ayuda» de cada pantalla del producto.

Liquidación de contratoCalcula y paga la liquidación definitiva de un empleado que se retira: salario pendiente, prestaciones, vacaciones, indemnización y descuentos.

Qué hay en pantalla

Lista de liquidaciones
Número, empleado, fecha de retiro, motivo, devengos, deducciones, neto a pagar y estado.
Estados
«Borrador» (se puede corregir), «Aprobada» (contabilizada, pendiente de pago), «Pagada» y «Anulada».
Filtros
Búsqueda por número, empleado o documento; estado, motivo y rango de la fecha de retiro.
Detalle
Datos del retiro, cada concepto liquidado con su base, días y fórmula, el comprobante contable y los datos del pago.
Avisos de nómina
En el detalle se indica qué novedades de nómina incluye la liquidación y si hay novedades pendientes de aprobación que impiden aprobarla.

Qué puede hacer

Nueva liquidación
Elija el empleado, la fecha de retiro (último día trabajado), el motivo y el tipo de contrato; pulse «Calcular» para ver cada concepto y «Guardar borrador». Nada se contabiliza todavía.
Ajustes manuales
En el formulario puede fijar los días de salario y de vacaciones pendientes y agregar otros devengos o deducciones con su descripción y valor.
Editar
Solo en borrador: cambia los datos y vuelve a calcular.
Recalcular
Solo en borrador: actualiza los valores con la nómina y las novedades al día.
Aprobar
Contabiliza la liquidación, deja al empleado retirado en la fecha indicada, salda sus préstamos internos con lo descontado y cierra las novedades de nómina incluidas. Después solo se puede pagar o anular.
Pagar
Registra el pago desde una caja o una cuenta bancaria, con fecha y referencia. La liquidación queda «Pagada».
Anular
Solo una liquidación aprobada y sin pagar; pide el motivo, reversa la contabilidad y reactiva al empleado.
Eliminar
Borra una liquidación en borrador.
Imprimir
Descarga el documento de la liquidación.

Tenga en cuenta

  • La indemnización solo se calcula con el motivo «Despido sin justa causa». En contrato a término fijo es obligatoria la fecha en que terminaba el contrato.
  • No se aprueba con novedades de nómina pendientes de aprobación: apruébelas o rechácelas primero.
  • Si el empleado tiene una nómina calculada sin aprobar que cubre el retiro, al aprobar la liquidación esa nómina se retira de su período. Si la nómina ya le pagó días posteriores al retiro, sale como deducción.
  • Una liquidación pagada no se anula desde esta pantalla.
  • La liquidación aprobada entra a la nómina electrónica del mes y a la planilla de aportes.
Página de esta pantalla →
Planilla de aportes (PILA)Consolida por mes los aportes a salud, pensión, riesgos laborales, caja de compensación y parafiscales a partir de la nómina aprobada, y genera el archivo para el operador de la planilla.

Qué hay en pantalla

Pestaña «Planilla del mes»
Selector de mes y año, estado de la planilla e indicadores: empleados, total de aportes, aporte del empleado, aporte del empleador y diferencias de cuadre.
Aportes y administradoras
Tablas «Aportes por subsistema» y «Resumen por administradora» (lo que se paga a cada entidad).
Cuadre de la planilla
Compara la planilla con la nómina liquidada y con la contabilidad, y lista las diferencias por empleado y subsistema con su causa.
Cotizantes
Una fila por empleado con días, ingreso base de cotización, aportes por subsistema, novedades y cuadre. El detalle muestra tramos, tarifas, administradoras y documentos de origen.
Pestaña «Planillas guardadas»
Las planillas del año con estado, empleados, total, número, fecha de pago y cuadre.
Pestaña «Administradoras»
Catálogo de EPS, fondos de pensiones, ARL y cajas con su código de planilla.

Qué puede hacer

Generar planilla
Guarda la foto del mes en borrador. Mientras no se genere, lo que se ve es una vista previa calculada en el momento.
Recalcular
Solo en borrador: actualiza la foto si la nómina del mes cambió.
Excel
Descarga la planilla guardada en Excel.
Archivo plano
Descarga el archivo para cargar en el operador. Si faltan datos, muestra la lista de lo que hay que completar y no lo genera.
Marcar presentada
Registra el número de planilla, la fecha de pago y, si quiere, el operador y notas. La planilla queda de solo lectura.
Anular
Anula una planilla en borrador o presentada, con motivo. Después puede generar una nueva del mes.
Datos del aportante
Completa el encabezado del archivo plano (tipo de documento, dígito de verificación, tipo de aportante, forma de presentación y sucursal) y los topes del ingreso base de cotización.
Administradoras
Crear, editar o eliminar administradoras. Una asignada a empleados no se elimina: queda inactiva.

Tenga en cuenta

  • Solo entra la nómina aprobada o pagada del mes y lo causado en liquidaciones de contrato. Sin nómina aprobada no hay planilla que generar.
  • Esta pantalla no paga los aportes ni presenta la planilla: el pago se hace en el operador y aquí se deja constancia.
  • Una planilla presentada no se corrige: se anula y se genera una nueva.
  • El catálogo de administradoras viene vacío: los códigos los asigna el Ministerio de Salud y los publica su operador de planilla.
  • Valide el archivo plano con su operador antes de la primera carga.
Página de esta pantalla →
Nómina electrónicaTransmite a la DIAN el documento soporte de pago de nómina electrónica: uno por empleado y mes, con todo lo pagado en el mes.

Qué hay en pantalla

Indicadores
«Empleados del mes», «Neto pagado», «Aceptados por la DIAN» (y cuántos están en validación) y «Por transmitir» (y cuántos tienen novedades por corregir).
Selector de mes y año
Define el mes que se consulta y se transmite.
Lista de empleados
Devengado, deducido, neto, estado ante la DIAN, número del documento y su código (CUNE).
Errores por corregir
Bajo el estado de cada empleado se listan los datos que faltan o el motivo del rechazo.
Aviso de documentos que ya no coinciden
Aparece cuando, después de transmitir, se aprobó o anuló una liquidación de un empleado.

Qué puede hacer

Transmitir el mes
Genera y envía los documentos de todos los empleados que faltan por transmitir, incluidos los que tienen errores o fueron rechazados.
Transmitir (fila)
Envía solo el documento de ese empleado.
Reenviar
Vuelve a enviar un documento que no ha sido aceptado, después de corregir lo que faltaba.
Verificar
Consulta el estado de un documento que está en validación en la DIAN.
Corregir ante la DIAN
Para un documento aceptado que ya no coincide con la nómina: emite la nómina de ajuste que elimina el documento anterior y, cuando la DIAN la acepta, transmite el corregido.
PDF
Abre el documento cuando el proveedor ya lo entregó.
Actualizar
Vuelve a cargar la lista y los estados.

Tenga en cuenta

  • Solo aparecen los empleados con nómina aprobada o pagada en el mes. Se transmite a mes vencido, con las liquidaciones de todos los períodos del mes y las prestaciones pagadas en él.
  • Requiere los documentos electrónicos activos y las credenciales del proveedor en Ventas › Documentos electrónicos › Configuración; sin eso los botones quedan deshabilitados.
  • Si faltan datos del empleado o de la sede (correo, documento, ciudad), el documento queda con error: corrija el dato y use «Reenviar».
  • Un documento aceptado no se modifica: la única corrección es «Corregir ante la DIAN», que lo reemplaza.
  • Las incapacidades se reportan todas como de origen común.
Página de esta pantalla →
Certificado de ingresos y retencionesGenera el certificado de ingresos y retenciones (formulario 220 de la DIAN) de cada empleado por año, con lo pagado en nómina, prestaciones y liquidaciones de contrato.

Qué hay en pantalla

Pestaña «Certificados del año»
Año gravable, fecha de expedición, lugar donde se practicó la retención y nombre del pagador o agente retenedor, que salen en el certificado.
Lista de empleados
Período certificado, ingresos brutos, aportes a salud y pensión y retención de cada empleado, con el total del año. Los retirados van marcados.
Detalle del certificado
Con «Ver»: cada casilla con el concepto, de dónde sale, el valor exacto y el valor que se certifica, y los avisos de lo que conviene revisar antes de entregarlo.
Pestaña «Conceptos y casillas»
A qué casilla del formulario va cada concepto de nómina, agrupados por origen, con el criterio aplicado.

Qué puede hacer

Ver
Abre el detalle del certificado de un empleado; desde allí también se descarga el PDF.
Descargar PDF
Genera el certificado del empleado con las casillas numeradas y el texto del formulario oficial.
PDF de todos
Genera los certificados de todos los empleados del año.
Excel del consolidado
Descarga los valores del año de todos los empleados.
Actualizar
Vuelve a calcular los certificados del año.
Cambiar el mapeo
En «Conceptos y casillas» elija la casilla de cada concepto, o «No se certifica», y pulse «Guardar». Los certificados y el formato 2276 de exógena usan el mapeo nuevo de inmediato.

Tenga en cuenta

  • Solo entran las nóminas aprobadas o pagadas, las prestaciones pagadas y las liquidaciones de contrato aprobadas.
  • Los valores se certifican redondeados a miles, como pide el formulario; el formato 2276 de la exógena sale de la misma fuente.
  • Los datos de los dependientes económicos no se guardan en el sistema: esas casillas se imprimen en blanco.
  • Si faltan los códigos de departamento y municipio de la empresa, la pantalla lo avisa: complételos en la configuración contable.
  • Un concepto sin casilla definida aparece como aviso en «Conceptos y casillas»: defínalo antes de entregar los certificados.
Página de esta pantalla →
Mi MarcaciónAquí cada persona registra la hora de entrada y de salida de su jornada. Con esas marcaciones el sistema calcula las horas trabajadas, las extras y los recargos.

Qué hay en pantalla

Reloj
Su nombre, su cargo y la hora y fecha actuales.
Estado del turno
Si tiene un turno abierto, indica desde qué hora (y de qué día, si no es de hoy).
«Mis últimos registros»
Sus jornadas recientes: fecha, entrada, salida, horas, extras y estado (abierto, completo, consolidado o anulado). Un sol marca los festivos.

Qué puede hacer

Marcar Entrada
Registra la hora actual como inicio de su jornada y abre el turno.
Marcar Salida
Registra la hora actual como fin de la jornada. Puede escribir el motivo de las horas extras y observaciones; al confirmar se calculan las horas del turno.

Tenga en cuenta

  • Su usuario debe tener un empleado vinculado. Si la pantalla lo avisa, pida al administrador que lo asocie en Empleados.
  • Se registra la hora del momento en que pulsa el botón: aquí no se puede digitar otra hora ni corregir una marcación.
  • El horario nocturno (7:00 p. m. a 6:00 a. m.), los domingos y los festivos se clasifican solos al registrar la salida.
  • Solo puede tener un turno abierto: mientras no marque la salida, no puede marcar otra entrada.
  • Una jornada «Consolidada» ya pasó a las novedades de nómina.
Página de esta pantalla →
FestivosMantiene el calendario de días festivos de cada año. El sistema lo usa para clasificar las horas trabajadas como dominicales o festivas y pagarlas con su recargo.

Qué hay en pantalla

Selector de año
Muestra los festivos del año elegido y cuántos hay registrados.
Tabla
La fecha, con el día de la semana, y el nombre de cada festivo.
Menú de cada fila
Las acciones «Editar» y «Eliminar» del festivo.

Qué puede hacer

Nuevo Festivo
Registra un festivo con su fecha y su nombre. Desde ese momento las jornadas de esa fecha se clasifican como festivas.
Editar
Corrige la fecha o el nombre de un festivo.
Eliminar
Quita el festivo del calendario, previa confirmación. Las jornadas ya calculadas en esa fecha conservan su clasificación: solo cambia para los cálculos futuros.

Tenga en cuenta

  • No puede haber dos festivos en la misma fecha.
  • Los festivos no se cargan solos: registre los de cada año antes de que empiece.
  • El calendario tributario calcula sus vencimientos en días hábiles con estos festivos; si faltan los del año, esas fechas no son confiables.
  • Las metas de los vendedores también proyectan el mes por días hábiles con este calendario.
Página de esta pantalla →
Informes de horasConsulta las jornadas registradas y cuántas horas de cada tipo trabajó cada empleado: ordinarias, recargos nocturnos, extras, dominicales y festivas.

Qué hay en pantalla

Pestaña «Reporte Diario»
Una fila por jornada con entrada, salida, total de horas, su reparto por tipo de hora y el motivo de las extras. La marca «D/F» señala las jornadas en domingo o festivo. Al final van los totales.
Pestaña «Resumen Mensual»
Una fila por empleado con días trabajados, horas por tipo, total de extras y el valor estimado de recargos y extras.
Indicadores del resumen
Empleados con registros, horas trabajadas, horas extra y valor estimado de recargos y extras.
Gráfico «Horas con recargo por categoría»
Compara las horas de cada tipo de recargo y de hora extra del mes o del período.

Qué puede hacer

Filtrar el reporte diario
Elija «Desde», «Hasta» y, si quiere, un empleado. La tabla se actualiza sola.
Ver por mes o por período
En el resumen, «Ver por» cambia entre «Mes completo» (año y mes) y «Período de nómina», para ver cuánto se debe liquidar en esa quincena.

Tenga en cuenta

  • Es una pantalla de consulta: aquí no se registran ni se corrigen jornadas.
  • El «Valor estimado» es una referencia calculada con la jornada mensual que muestra la pantalla; lo que se paga es lo que liquida la nómina.
  • Las columnas abreviadas son: Ord. (ordinarias), Rec. Noct. (recargo nocturno), Ext. Diu. y Ext. Noc. (extras diurnas y nocturnas), Dom. y Fest. (dominicales y festivas) y Ext. D/F (extras en domingo o festivo).
  • Esta pantalla no exporta a Excel.
Página de esta pantalla →

Preguntas frecuentes sobre nómina

Queda contabilizada. Al aprobar el período, cada liquidación genera su comprobante contable y las provisiones de prestaciones se registran en un comprobante agregado. Usted puede asignar una cuenta contable a cada concepto de nómina; lo que no tenga cuenta propia va a la cuenta de salarios de la configuración contable.

Sí. Cada período se crea con su tipo de nómina, quincenal o mensual, y cada empleado tiene definido el suyo en su configuración. El sistema prorratea los días cuando alguien ingresa o se retira dentro del período.

Su empresa. Son parámetros que se administran por año en la configuración de nómina, junto con los factores de recargo y las tarifas de riesgos laborales. El sistema no trae esos valores fijos en el código: aplica los que usted registre.

De dos formas: registrando la novedad a mano en el período, o con el control de horas, que clasifica las jornadas marcadas y genera las novedades aprobadas por empleado y concepto. El valor en pesos lo calcula la liquidación con el salario del empleado y los factores configurados.

Mientras el período no esté aprobado, usted puede recalcular la liquidación del empleado y el sistema toma las novedades y la configuración al día. Un período aprobado queda en firme y ya no admite cambios.

No. El sistema consolida la planilla, la cuadra contra la nómina y genera el archivo plano y el Excel. El pago se hace en su operador de planilla; después usted registra el número de planilla y la fecha de pago para dejar constancia.

Solo tener activos los documentos electrónicos, que se habilitan por empresa. La conexión con la DIAN es la misma de la facturación electrónica y se configura en la implementación.

Sí, cuando su empresa usa el módulo de vendedores y comisiones. Al aprobar una liquidación de comisiones se crea la novedad correspondiente, ya aprobada, en un período de nómina abierto, y se paga con el resto de la nómina.

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En la demostración

  • Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
  • El asistente de IA respondiendo con cifras
  • Los documentos electrónicos ante la DIAN
  • Los módulos que usted elija ver a fondo