Anticipos de clientes y saldos a favor
El dinero recibido antes de facturar entra a la caja o al banco, se contabiliza contra anticipos de clientes y queda disponible para cruzarlo con las facturas.
Un anticipo es dinero que el cliente entrega antes de que exista una factura: una separación de mercancía, un abono a un pedido grande, un pago por adelantado. Si se registra como un ingreso cualquiera, se pierde el rastro de a quién pertenece y contra qué se debe cruzar.
En SMART ERP el anticipo tiene su propio documento y su propio consecutivo. Al registrarlo, el dinero entra a la caja o a la cuenta bancaria que usted elija, se contabiliza contra la cuenta de anticipos de clientes —no contra un ingreso— y el cliente queda con un saldo a favor por ese valor.
Ese saldo usa la misma infraestructura de los saldos a favor del sistema. Cuando llega la factura, se cruza con un recaudo de método «Saldo a favor»: no entra dinero nuevo, baja la cartera y baja el saldo disponible del anticipo. La pantalla muestra en todo momento cuánto se ha aplicado y cuánto queda.
El problema que resuelve
Los anticipos quedan como partidas sin identificar
Un abono recibido sin factura suele terminar en una cuenta transitoria que nadie depura. Aquí cada anticipo pertenece a un cliente y muestra su saldo disponible.
Se olvida descontar el anticipo al cobrar
Si el anticipo no está a la vista, la factura se cobra completa y luego hay que devolver. El saldo a favor aparece al registrar el recaudo del cliente.
El anticipo se contabiliza como venta
Registrar el dinero como ingreso antes de facturar adelanta ventas que no existen. El asiento va contra la cuenta de anticipos de clientes hasta que se cruza con la factura.
Qué hace anticipos de clientes en SMART ERP
Registro con entrada de dinero
Elija el cliente, el valor, la fecha y la caja o cuenta bancaria. El sistema registra el ingreso en esa cuenta; la referencia y las observaciones son opcionales.
Contabilización contra anticipos
El comprobante debita la caja o el banco y acredita la cuenta de anticipos de clientes definida en la configuración contable.
Saldo a favor disponible
Cada anticipo muestra su valor, lo aplicado y lo disponible. Los indicadores resumen el saldo a favor total, cuántos anticipos tienen saldo y cuántos clientes.
Cruce con facturas desde el recaudo
Con el método «Saldo a favor», el recaudo cruza el anticipo con las facturas del cliente y queda aplicado de inmediato. No puede superar el saldo disponible.
Aplicación parcial
Un anticipo puede cruzarse con varias facturas en distintos momentos. Lo que no se use sigue disponible para el siguiente recaudo.
Recibo impreso
Desde el menú de cada fila se imprime la constancia del anticipo para entregarla al cliente.
Anulación con devolución del dinero
Un anticipo sin aplicar se anula con su motivo: el dinero sale de la misma caja o banco por donde entró y el cliente pierde ese saldo a favor.
Búsqueda y filtros
Busque por número, concepto o cliente y filtre por estado y rango de fechas para encontrar anticipos antiguos con saldo.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Registre el anticipo
En Cartera › Anticipos de clientes elija «Nuevo anticipo», seleccione el cliente, el valor, la fecha y la caja o cuenta bancaria donde entra el dinero.
- 2
Entregue la constancia
Imprima el recibo del anticipo. El cliente queda con saldo a favor y la contabilidad con el asiento contra anticipos.
- 3
Facture cuando corresponda
Emita la factura de venta normalmente. Se crea su cuenta por cobrar por el valor completo.
- 4
Cruce el anticipo con la factura
En Cartera › Recaudos cree un recaudo con el método «Saldo a favor», marque la factura y el valor a aplicar. Baja la cartera y el saldo del anticipo.
- 5
Cobre la diferencia
Si el anticipo no cubre toda la factura, el resto se recauda con un recaudo normal cuando el cliente pague.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- El anticipo no se aplica desde su propia pantalla: se cruza con las facturas desde un recaudo con el método «Saldo a favor».
- Un anticipo que ya se aplicó, total o parcialmente, no se puede anular.
- Si la caja o la cuenta bancaria no tiene saldo suficiente para devolver el dinero, el anticipo no se podrá anular.
- La fecha del anticipo no puede ser futura.
- La anulación es definitiva y exige el motivo.
- El recaudo múltiple por cliente no admite excedentes: lo que el cliente pague de más se registra aparte como anticipo.
En las pantallas del producto
La ayuda que trae el botón «Ayuda» de cada pantalla.
Anticipos de clientesRegistra el dinero que un cliente entrega antes de facturarle. El anticipo queda como saldo a favor del cliente para aplicarlo después a sus facturas.
Qué hay en pantalla
- Indicadores
- «Saldo a favor disponible», «Anticipos con saldo» y «Clientes con saldo».
- Filtros
- Búsqueda por número, concepto o cliente, selector de estado y rango de fechas.
- Tabla de anticipos
- Número, fecha, cliente, caja o banco al que entró, valor, lo aplicado, lo disponible y estado.
Qué puede hacer
- Nuevo anticipo
- Elija el cliente, el valor, la fecha y la caja o cuenta bancaria donde entra el dinero; la referencia y las observaciones son opcionales. Entra el dinero a esa cuenta y se contabiliza contra la cuenta de anticipos de clientes.
- Imprimir recibo
- Desde el menú de cada fila, imprime la constancia del anticipo.
- Anular
- Solo para anticipos disponibles que no se han aplicado; exige el motivo. El dinero sale de la misma caja o banco por donde entró y el cliente pierde ese saldo a favor. Es definitiva.
Tenga en cuenta
- El anticipo no se aplica desde aquí: para cruzarlo con una factura registre un recaudo en Cartera › Recaudos con el método de pago «Saldo a favor».
- Un anticipo que ya se aplicó, total o parcialmente, no se puede anular.
- Si la caja o cuenta no tiene saldo suficiente para devolver el dinero, el anticipo no se podrá anular.
- La fecha del anticipo no puede ser futura.
Preguntas frecuentes
Con un recaudo cuyo método de pago es «Saldo a favor». Usted elige las facturas y el valor; el sistema descuenta del saldo disponible del cliente y deja el recaudo aplicado de inmediato.
Sí. Se puede aplicar por partes en distintos recaudos. La pantalla de anticipos muestra cuánto se ha aplicado y cuánto queda disponible.
Con débito a la caja o al banco donde entró el dinero y crédito a la cuenta de anticipos de clientes que su empresa defina en la configuración contable. No se registra como ingreso.
Sí, si no se ha aplicado. Al anularlo, el dinero sale de la misma caja o cuenta bancaria por donde entró. Si ya se usó en alguna factura, no se puede anular.
Además de los anticipos, quedan como saldo a favor los excedentes de devoluciones de venta y los pagos de más en el punto de venta. Todos se usan igual: desde un recaudo con el método «Saldo a favor».
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- Módulo
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