Mi ruta: pedidos y cobros desde el celular
Pantallas pensadas para el celular del vendedor: a quién visitar, qué debe cada cliente, tomar el pedido, registrar el cobro y dejar la visita.
«Mi ruta» es el espacio del vendedor dentro de SMART ERP, diseñado para usarse con una mano en la calle. No es un sistema aparte que haya que sincronizar: el vendedor entra con su usuario del ERP y trabaja sobre los mismos clientes, precios, cartera y pedidos que ve la oficina.
La lista de clientes sale ordenada por a quién visitar primero: quien prometió pagar hoy, luego quien tiene cartera vencida y después quien lleva más días sin comprar. Desde la ficha del cliente el vendedor ve el saldo, el cupo disponible, la lista de precios con la que compra y lo que ha comprado antes y a qué precio.
El pedido se arma sumando productos con el precio de la lista del cliente, que cambia solo cuando la cantidad alcanza un tramo de precio. Al enviarlo, el pedido se crea y se confirma; si el cliente no tiene cupo o tiene cartera vencida, queda en revisión de cartera hasta que lo aprueben.
Se puede instalar en la pantalla de inicio del teléfono y está preparado para la mala señal: el pedido en curso se guarda en el celular y, si se envía sin conexión, sale solo cuando vuelve.
El problema que resuelve
El vendedor sale sin saber cómo está el cliente
Visitar a un cliente sin conocer su cartera vencida o su cupo termina en pedidos que luego se bloquean. La ficha muestra saldo, cupo disponible y compras anteriores antes de ofrecer.
Precios de memoria o de una lista impresa vieja
Cotizar con una lista desactualizada genera diferencias al facturar. En «Mi ruta» el precio y el IVA los decide el sistema según la lista del cliente y la cantidad.
Pedidos que se pierden por falta de señal
En bodegas y zonas rurales la conexión falla justo al enviar. El pedido queda guardado en el celular y se reintenta al volver la señal, sin crear duplicados.
Aplicaciones externas que hay que integrar y conciliar
Una aplicación de preventa aparte obliga a sincronizar clientes, precios y pedidos. Aquí el pedido nace directamente en el ERP y pasa por el mismo control de crédito.
Qué hace mi ruta: el espacio del vendedor en SMART ERP
Clientes ordenados por prioridad de visita
Primero quien prometió pagar hoy, luego la cartera vencida y después quien lleva más días sin comprar. Se busca por nombre, NIT o dirección.
Llamar, escribir o pedir la ruta con un toque
Desde la lista el vendedor llama al cliente, abre una conversación de WhatsApp o pide la ruta en el mapa del teléfono.
Ficha del cliente con cartera y cupo
Saldo, cupo disponible, lista de precios con la que compra y qué ha comprado antes y a qué precio. El vendedor solo ve sus clientes asignados.
Toma de pedidos con precios del ERP
Se busca el producto y se suma con + y −. El precio es el de la lista del cliente y toma el tramo por cantidad cuando corresponde. El total definitivo es el del pedido ya enviado.
Repetir el último pedido y «Lo que más compra»
Dos atajos cargan los productos habituales del cliente sin buscarlos uno por uno, para armar el pedido en segundos.
Pedido confirmado con control de crédito
Al enviar, el pedido se crea y se confirma. Si la empresa tiene activo el control de crédito y el cliente no pasa, el pedido queda en revisión de cartera y el vendedor puede retirarlo o cancelarlo.
Aviso de existencias sin frenar la venta
Si falta existencia de algún producto, el pedido se confirma igual y el vendedor recibe el aviso de cuáles productos, para contarle al cliente.
Borrador y envío resistentes a la mala señal
El pedido en curso se guarda en el celular, por cliente. Enviado sin conexión queda «pendiente de envío» y sale solo al volver la señal o con «Reintentar» en «Mis pedidos».
Cobro con recibo provisional
El vendedor registra el efectivo, la transferencia o el cheque que recibe, cuánto abona a cada factura y la foto del soporte. Cartera lo legaliza después con el recibo de caja.
Visitas con ubicación opcional
Visita comercial (cómo le fue y una nota) o de cobro (con promesa de pago). Si el vendedor da permiso se guarda la ubicación del celular; sin permiso se registra igual.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Instale «Mi ruta» en el celular
Abra el ERP en Chrome o Safari y use «Instalar aplicación» o «Agregar a inicio». Queda como una aplicación más y abre directo en el espacio del vendedor.
- 2
Revise a quién visitar
La lista de clientes ya viene ordenada por prioridad. Abra la ficha para ver cartera, cupo y compras anteriores antes de llegar.
- 3
Tome el pedido
Busque los productos o use «Repetir último pedido». Ajuste cantidades y envíe: el pedido se crea y se confirma en el ERP.
- 4
Cobre y entregue la constancia
Registre el dinero recibido con un recibo provisional y comparta la constancia en PDF, impresa o por un enlace de WhatsApp.
- 5
Registre la visita
Deje el resultado de la visita y, si hubo compromiso de pago, la promesa con su fecha y valor.
- 6
Siga sus pedidos
En «Mis pedidos» consulte el estado de cada uno, los que están en revisión de cartera y los que quedaron pendientes de envío.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- Sin conexión no se puede buscar productos, ver precios ni existencias, consultar clientes ni cartera, ni registrar visitas o cobros: el catálogo no se guarda en el celular.
- Los pedidos pendientes de envío viven en ese celular y en ese navegador: no borre los datos del navegador ni cierre la sesión hasta que salgan.
- En el celular el pedido no maneja variantes, descuentos ni promociones; esos casos se trabajan desde la pantalla de pedidos del ERP.
- El precio y el IVA los decide el sistema, no la pantalla: el total definitivo es el del pedido ya enviado.
- El recibo provisional es una constancia: no baja el saldo del cliente hasta que cartera lo legaliza.
- El acceso depende de que el rol del usuario tenga la opción «Mi ruta» en la matriz de permisos.
Preguntas frecuentes
No. Se abre en el navegador del celular y se instala desde ahí: en Android con «Instalar aplicación» en Chrome y en iPhone con «Agregar a inicio» en Safari.
En parte. El pedido que se está armando se conserva en el celular y, si se envía sin señal, sale solo cuando vuelve la conexión, sin duplicarse. Consultar clientes, precios, existencias y cartera, y registrar cobros o visitas, sí requiere conexión.
Con el control de crédito activo, el pedido no se rechaza: queda en revisión de cartera. Cartera lo aprueba o lo rechaza con motivo, y el vendedor lo ve en «Mis pedidos».
No. El precio sale de la lista del cliente y de los tramos por cantidad, y el IVA lo impone el sistema. Los descuentos y promociones se manejan desde la pantalla de pedidos del ERP.
Ve los clientes que tiene asignados. Si su rol es de visibilidad restringida, tampoco ve documentos ni cartera de otros vendedores.
Solo al registrar una visita, y solo si el vendedor da permiso de ubicación en su celular. No hay seguimiento continuo del recorrido.
Siga explorando
Recibo provisional
Constancia numerada del dinero que el vendedor recibe en ruta. No baja la cartera hasta que cartera la legaliza con el recibo de caja o la rechaza.
Pedidos de venta
El pedido confirma la venta y ordena el trabajo de bodega: preparación, despacho y entrega, con facturación completa o parcial y remisiones.
Control de crédito
Antes de vender a crédito, el sistema revisa cupo, cartera vencida y bloqueos del cliente, y deja registro de quién autorizó cada excepción. Se activa por empresa.
Gestión de cobro
Los clientes en mora ordenados por prioridad, cada llamada o visita registrada con su resultado y las promesas de pago vigiladas contra los recaudos reales.
Listas de precios
Agrupe el precio de venta por tipo de cliente o canal. Con una lista, el precio lo pone el sistema y el descuento respeta el precio mínimo.
Escalas de precio por cantidad
Tramos de precio por producto dentro de una lista: desde cierta cantidad, otro precio. El sistema aplica el tramo que alcance cada línea.
- Módulo
Módulo de Vendedores y comisiones
Vendedores con su cartera de clientes, comisiones que se causan cuando el cliente paga, metas mensuales y un espacio para vender y cobrar desde el celular.
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En la demostración
- Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
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- Los documentos electrónicos ante la DIAN
- Los módulos que usted elija ver a fondo