Factura electrónica DIAN integrada al ERP
SMART ERP transmite la factura a la DIAN al emitirla. El sistema sigue su estado, reintenta lo pendiente y arma la representación gráfica con QR y CUFE.
La facturación electrónica de SMART ERP es un módulo que se activa por empresa. Una vez encendido y con la conexión con la DIAN configurada, lo que se hace en la implementación, cada factura que se emite, desde la pantalla de facturación o desde el punto de venta, genera su documento electrónico y sale a la DIAN sin que nadie tenga que exportar ni cargar archivos.
El envío ocurre después de que la venta ya quedó en firme, así que nunca la detiene. Si la transmisión no se completa (por ejemplo, por una falla de conexión), el documento queda «Pendiente» y el sistema reintenta solo; si falta un dato del cliente, queda «Por corregir» con la lista de lo que hay que completar. Una bandeja muestra el estado de todos los documentos y permite reenviar los que todavía no son válidos.
La impresión de la factura incluye los datos de la representación gráfica que pide la DIAN y el código QR con el CUFE y la dirección de consulta, en cada página. Si la sede tiene resoluciones de facturación registradas, el sistema exige además que el número caiga en una resolución vigente.
El problema que resuelve
Facturar en un sistema y transmitir en otro
Cuando la factura se hace en un programa y se transmite desde un portal distinto, hay doble digitación, números que no coinciden y facturas que se entregan al cliente sin haber llegado a la DIAN.
Rechazos que se descubren tarde
Una factura rechazada o que no salió por un dato incompleto no es válida. Sin estados visibles y un aviso, el problema aparece cuando el cliente reclama o cuando el contador cruza la información.
Una caída del servicio que detiene la venta
Si emitir depende de que el servicio de transmisión responda en ese instante, cualquier intermitencia deja la caja o el despacho parados.
Qué hace factura electrónica en SMART ERP
Envío al emitir, desde pantalla o punto de venta
Al emitir la factura el sistema crea el documento electrónico y lo transmite a la DIAN. Los documentos no se crean a mano en la bandeja: nacen de la operación.
Estados claros hasta la aceptación
«Pendiente», «En la DIAN», «Aceptado», «Rechazado» y «Por corregir». Las tarjetas por estado muestran cuántos documentos hay en cada uno y filtran la lista al pulsarlas. Un documento aceptado no retrocede.
Reintentos y verificación sin intervención
Lo pendiente se reintenta cada 10 minutos y lo que está en la DIAN se verifica en ese mismo ciclo. Con la dirección de avisos configurada, el sistema recibe la aceptación o el rechazo apenas ocurre.
Corregir y reenviar
El detalle de cada documento trae la lista «Para corregir» y el mensaje de respuesta. Después de completar el dato, «Reenviar» lo envía de nuevo; un documento rechazado sale como un intento nuevo.
Representación gráfica con QR y CUFE
La impresión de la factura muestra los datos exigidos para la representación gráfica y el código QR con el CUFE y la dirección de consulta de la DIAN en cada página, junto con los datos del fabricante del software.
Retenciones, descuentos e impuestos en el documento
El documento viaja con las retenciones del cliente, los descuentos de línea y de promoción, el IVA y, cuando aplica, el impuesto nacional al consumo por porcentaje o por unidad.
Medio de pago informado
La venta de contado informa lo cobrado con el código de cada medio de pago, uno o varios; la venta a crédito se informa como crédito.
Conexión administrable
Un administrador registra dirección del servicio, usuario, clave y ambiente de habilitación o de producción, define quién asigna la numeración y los prefijos, y prueba la conexión consultando los rangos activos. La clave se guarda cifrada.
Estado en la misma factura
El detalle de la factura muestra una tarjeta con el estado de su documento electrónico, y la bandeja permite buscar por número o CUFE y descargar el PDF, el XML y el ZIP cuando ya están disponibles.
Bitácora de cada envío
Cada documento conserva los eventos de la transmisión, las fechas de envío y de aceptación, la respuesta del cliente y los datos enviados, para saber qué pasó y cuándo.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Registre la conexión
En Ventas › Documentos electrónicos › Configuración, un administrador registra los datos de la conexión con la DIAN, elige el ambiente y define numeración y prefijos.
- 2
Pruebe la conexión
«Probar conexión» consulta los rangos de numeración activos con lo digitado, sin guardarlo. Puede hacerlo con el módulo todavía apagado.
- 3
Encienda el módulo para la empresa
La facturación electrónica se activa por empresa. Desde ese momento cada factura emitida genera su documento electrónico.
- 4
Emita como siempre
Facture desde la pantalla de ventas o desde el punto de venta. El documento sale solo y la tarjeta de la factura muestra su estado.
- 5
Revise la bandeja
En Ventas › Documentos electrónicos, las tarjetas «Rechazado» y «Por corregir» muestran lo que todavía no es válido ante la DIAN.
- 6
Corrija y reenvíe
Abra el detalle, complete lo que indica «Para corregir» (por ejemplo, datos del cliente) y use «Reenviar». Con «Consultar» pregunta el estado de un documento que sigue «En la DIAN».
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- Es un módulo opcional: se activa por empresa y solo envía cuando la conexión con la DIAN está configurada, lo que se hace en la implementación.
- El envío nunca interrumpe la venta: si la transmisión no se completa (por ejemplo, por una falla de conexión), el documento queda «Pendiente» y el sistema reintenta solo cada 10 minutos.
- «Rechazado» y «Por corregir» significan que el documento todavía no es válido ante la DIAN; hay que corregirlo y reenviarlo.
- Un documento aceptado no retrocede ni se reenvía.
- La pantalla de conexión solo la ven los administradores. La clave se guarda cifrada y no se vuelve a mostrar.
- El ambiente elegido (habilitación o producción) define la dirección de consulta de la DIAN que va en el código QR.
- Los prefijos deben coincidir con los rangos de numeración activos de la empresa.
- Si la sede tiene resoluciones de facturación activas, una factura cuyo número no cae en una resolución vigente no se emite.
En las pantallas del producto
La ayuda que trae el botón «Ayuda» de cada pantalla.
Documentos electrónicosMuestra el estado ante la DIAN de cada factura, nota y demás documentos electrónicos enviados, y permite reenviar los que hay que corregir.
Qué hay en pantalla
- Tarjetas por estado
- «Aceptado», «En la DIAN», «Pendiente», «Rechazado» y «Por corregir», con la cantidad de documentos. Al pulsar una tarjeta se filtra la lista.
- Aviso de documentos no válidos
- Aparece cuando hay documentos rechazados o por corregir; el botón «Verlos» los filtra.
- Lista de documentos
- Número, tipo, estado, detalle (el error o el mensaje del proveedor) y fecha de envío.
- Filtros
- Búsqueda por número o CUFE y tipo de documento (factura, nota crédito, nota débito, documento soporte, nómina electrónica y otros).
- Detalle (ojo)
- Número interno y ante la DIAN, CUFE o CUDE, fechas de envío y aceptación, respuesta del cliente, lista «Para corregir», descargas en PDF, XML y ZIP, bitácora del proveedor y los datos enviados.
Qué puede hacer
- Reenviar
- Vuelve a enviar un documento que no ha sido aceptado, después de corregir lo que faltaba (por ejemplo, datos del cliente). Un documento rechazado se envía como un intento nuevo.
- Consultar
- Pregunta al proveedor el estado de un documento que está «En la DIAN».
- Descargar PDF
- Abre la representación gráfica cuando el proveedor ya la entregó.
- Actualizar
- Vuelve a cargar la lista y los totales.
- Configuración
- Abre la configuración de la facturación electrónica. Solo la ven los administradores.
Tenga en cuenta
- Los documentos se envían solos al emitir una factura o aprobar una devolución; aquí no se crean.
- El envío nunca detiene la venta: si el proveedor no responde, el documento queda «Pendiente» y el sistema lo reintenta cada 10 minutos.
- «Rechazado» y «Por corregir» significan que el documento todavía no es válido ante la DIAN.
- Un documento aceptado no retrocede ni se reenvía.
- Si la facturación electrónica está apagada en la empresa, la pantalla lo indica y no muestra documentos. Con el módulo encendido pero sin credenciales, nada se envía.
Preguntas frecuentes
Sí. SMART ERP genera el documento electrónico, lo transmite a la DIAN, consulta su estado, guarda el CUFE y la respuesta, y muestra la representación gráfica con el código QR. La integración viene con el producto y se configura en la implementación.
La factura se emite normalmente y su documento electrónico queda «Pendiente». El sistema lo reintenta cada 10 minutos hasta que la transmisión se complete, sin que alguien tenga que volver a enviarlo.
La bandeja la muestra en la tarjeta «Rechazado» con el motivo, la tarjeta de la factura cambia de estado y, si la empresa usa el vigía de IA, aparece un hallazgo con la cantidad de documentos sin aceptar.
La factura que se emite desde el punto de venta genera su documento electrónico igual que la de la pantalla de facturación, con los medios de pago cobrados en la caja.
Se define en la configuración de documentos electrónicos, donde se fijan la numeración y los prefijos. En todos los casos los prefijos deben corresponder a los rangos autorizados.
Sí. La conexión se puede guardar y probar con el módulo apagado, primero en el ambiente de habilitación. Los documentos empiezan a enviarse cuando el módulo se enciende para la empresa.
Sí. En el detalle del documento están las descargas en PDF, XML y ZIP cuando ya están disponibles, además del CUFE y las fechas de envío y aceptación.
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- Módulo
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