Devoluciones de venta con nota crédito
La devolución parte de la factura, ajusta el saldo del cliente con una nota crédito y regresa la mercancía al inventario, en dos pasos controlados.
Una devolución toca a la vez la cartera del cliente, el inventario y la contabilidad. En SMART ERP siempre parte de una factura emitida: el sistema carga sus productos, usted marca qué se devuelve y cuánto, y registra el motivo. Así cada devolución queda atada a la venta que corrige.
El flujo separa la decisión de la operación física. «Aprobar» es la decisión: genera la nota crédito, la aplica a la cuenta por cobrar de la factura y contabiliza la devolución. «Procesar» es la bodega: reintegra los productos al inventario y devuelve los seriales a disponibles. Entre uno y otro, la mercancía puede venir en camino.
Si la factura ya estaba pagada, total o parcialmente, lo que la nota crédito exceda del saldo no se pierde ni queda en un cuaderno: se devuelve al cliente como reembolso por caja o banco, o queda como saldo a favor que se aplica después en un recaudo.
El problema que resuelve
La mercancía volvió pero el cliente sigue debiendo
Cuando bodega recibe la devolución y cartera no se entera, el cliente recibe cobros por algo que ya regresó.
Saldos a favor en la memoria de alguien
Si el cliente ya había pagado, el valor devuelto termina anotado en un papel y solo aparece cuando el cliente lo reclama.
Devoluciones que distorsionan el costo
Reingresar la mercancía al costo de hoy y no al costo con que salió altera el costo de ventas y el valor del inventario.
Devoluciones sin autorización
Sin un paso de aprobación, cualquier persona puede bajar la cartera de un cliente registrando una devolución.
Qué hace devoluciones de venta en SMART ERP
Siempre desde la factura
La devolución se crea eligiendo una factura emitida o pagada. Sus productos se cargan solos, y usted marca los que regresan, ajusta cantidades y escribe el motivo general y, si quiere, uno por línea.
Aprobación con nota crédito
Al aprobar se genera la nota crédito y se aplica a la cuenta por cobrar de la factura hasta su saldo. El comprobante contable reversa ingreso e impuestos y ajusta clientes.
Reembolso o saldo a favor
Si la factura ya estaba pagada o fue de contado, el excedente se devuelve como reembolso (egreso de caja o banco) o queda como saldo a favor, aplicable en un recaudo con el medio «Saldo a favor».
Reingreso de mercancía y seriales
Al procesar se crea el movimiento de entrada a la bodega, y los productos con serial vuelven a estado disponible.
Costo de la venta original
El costo se revierte en proporción con el costo registrado en la factura original, no con el costo actual del producto.
Impuestos y retenciones en proporción
La devolución reversa el IVA y el impuesto al consumo de las líneas devueltas, y las retenciones del cliente en la misma proporción. La nota crédito de cartera va por el valor neto.
Rechazo que deshace lo aprobado
Rechazar pide el motivo. Si la devolución ya estaba aprobada, anula la nota crédito, devuelve el saldo a la factura y reversa el comprobante.
Nota crédito electrónica
Con la facturación electrónica activa en la empresa, aprobar la devolución transmite la nota crédito a la DIAN, con referencia a la factura.
Aprobación por monto
Si su empresa define una regla de aprobación para devoluciones de venta, las que superen el monto quedan en espera hasta que el aprobador designado las autorice.
Efecto correcto en los informes
La devolución resta de las ventas en la fecha en que se aprobó, no en la de la factura, y aparece como fila negativa en los informes por línea.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Cree la devolución
Use «Nueva devolución» y busque la factura de origen. Debe estar emitida o pagada.
- 2
Marque lo que regresa
Seleccione los productos, ajuste las cantidades y escriba el motivo. Al guardar queda en «Pendiente».
- 3
Apruebe
Quien tiene la autoridad aprueba. Se genera la nota crédito, baja el saldo de la factura y se contabiliza.
- 4
Defina el excedente
Si la factura ya estaba pagada, elija entre reembolsar el dinero por caja o banco, o dejarlo como saldo a favor del cliente.
- 5
Procese al recibir la mercancía
Cuando los productos lleguen a la bodega, «Procesar» los reintegra al inventario y restaura los seriales.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- La devolución solo se edita o elimina en estado «Pendiente».
- Una devolución aprobada no se puede rechazar si ya hubo reembolso, porque el dinero salió, o si el cliente ya usó el saldo a favor.
- El inventario no cambia al aprobar: cambia al procesar.
- Una devolución sobre una factura cuya cuenta por cobrar está castigada no se admite; primero se reversa el castigo.
- Las facturas migradas de su sistema anterior admiten devolución, aunque no se hayan contabilizado en este sistema.
- Si la venta tenía impuesto al consumo y falta su cuenta contable, la operación se detiene con el mensaje correspondiente.
- La mercancía entregada con remisión y todavía sin facturar no se devuelve aquí: se registra en la propia remisión.
Preguntas frecuentes
Sí. Usted marca los productos y las cantidades que regresan. La nota crédito, los impuestos, las retenciones y el costo se calculan en proporción a lo devuelto.
La nota crédito se aplica hasta el saldo de la factura, y el excedente se le devuelve como reembolso por caja o banco o queda como saldo a favor. El saldo a favor se usa después al registrar un recaudo.
Porque son responsabilidades distintas. Aprobar ajusta la cartera y la contabilidad; procesar confirma que la mercancía llegó a la bodega y la reintegra al inventario. Así no se ingresa mercancía que no se ha recibido.
Al costo con que se registró la venta original. Esto mantiene coherentes el costo de ventas y el valor del inventario, aunque el costo del producto haya cambiado desde entonces.
Si su empresa tiene activa la facturación electrónica, sí: al aprobar la devolución se envía la nota crédito con referencia a la factura. El envío no detiene la operación; si la transmisión no se completa (por ejemplo, por una falla de conexión), queda pendiente y el sistema reintenta solo.
Sí. Las aprobaciones por monto permiten definir una regla para devoluciones de venta, por rango de valor y sede, con uno o varios niveles de aprobadores. Nadie aprueba lo que él mismo solicitó.
Siga explorando
Facturación de venta
La factura es el punto donde la venta se vuelve inventario, cartera y contabilidad: todo ocurre al emitir, en una sola operación.
Notas crédito y débito electrónicas
Las devoluciones de venta aprobadas y las notas manuales de cartera se transmiten a la DIAN como nota crédito o débito, referidas a la factura original y con su motivo.
Cuentas por cobrar
El saldo de cada factura a crédito, actualizado con cada recaudo y cada nota, con indicadores, edades, vencimientos y estados de cuenta listos para enviar.
Recaudos
Cada pago de un cliente es un recibo de caja que baja la cartera, lleva el dinero a la caja o al banco y se contabiliza, con deducciones, canjes y reverso completo.
Aprobaciones por monto
Reglas por tipo de documento, rango de valor y sede, con uno o varios niveles de aprobadores y una bandeja donde cada quien resuelve lo que le toca.
Existencias y kardex
Cuánto hay de cada producto en cada bodega y cuánto vale, y la historia de cada entrada y salida con su saldo en unidades y en pesos.
- Módulo
Módulo de Ventas
El ciclo comercial completo: cotización, pedido, remisión, factura y devolución, cada paso enlazado con inventario, cartera y contabilidad.
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Una demostración guiada por nuestro equipo: usted nos cuenta cómo vende, compra, cobra y contabiliza, y le mostramos cómo se hace en SMART ERP.
En la demostración
- Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
- El asistente de IA respondiendo con cifras
- Los documentos electrónicos ante la DIAN
- Los módulos que usted elija ver a fondo