Cuentas por pagar a proveedores por edades
Lo que la empresa debe a cada proveedor, por edades de vencimiento, con el estado de cuenta desde el que se pagan o abonan varias facturas a la vez.
Cuentas por pagar reúne en una pantalla lo que su empresa debe a los proveedores. Arriba, los indicadores: total por pagar, vencido, lo que vence en 7 días, lo que vence en 30 días y cuántos proveedores tienen saldo. Debajo, una fila por proveedor con su saldo repartido por rangos de edad y el vencimiento más antiguo.
El saldo no se lleva aparte: sale de las facturas de compra registradas y baja con cada pago, abono, devolución o cruce de anticipo. Por eso la cifra que usted ve aquí es la misma que respalda la cuenta de proveedores en la contabilidad.
Desde el estado de cuenta de un proveedor se paga. Usted marca las facturas, ajusta el valor de cada una si es un abono, elige la caja o la cuenta bancaria y guarda: el sistema crea un comprobante de egreso que aplica el pago a todas las facturas elegidas.
El problema que resuelve
Los vencimientos se descubren cuando el proveedor llama
Sin una vista por edades, las facturas vencidas se acumulan sin que nadie lo decida. Los indicadores muestran lo vencido y lo que vence en los próximos días.
El saldo del proveedor no coincide con el de la empresa
Conciliar con el proveedor es difícil si cada abono está en un sitio distinto. El estado de cuenta muestra por factura el total, la retención, lo pagado y el saldo.
Un pago que cubre varias facturas se registra factura por factura
Digitar el mismo pago varias veces multiplica el trabajo y los errores. Un solo comprobante de egreso paga o abona todas las facturas marcadas.
Qué hace cuentas por pagar en SMART ERP
Indicadores de la deuda con proveedores
«Total por pagar», «Vencido», «Vence en 7 días», «Vence en 30 días» y «Proveedores con saldo», más la franja de edades con su fecha de corte.
Edades por proveedor
Cada proveedor muestra su saldo corriente y vencido de 1 a 30, 31 a 60, 61 a 90 y más de 90 días, el número de facturas y el vencimiento más antiguo.
Búsqueda y filtro de vencidos
Busque por nombre o NIT del proveedor y use «Solo con vencido» para concentrarse en lo que ya pasó su fecha.
Estado de cuenta del proveedor
Total por pagar, vencido y cada factura con saldo: fecha, vencimiento, días vencida, total, retención, pagado, saldo y la casilla «A pagar».
Pago o abono de varias facturas
Marque las facturas y ajuste el valor de cada una. «Seleccionar vencidas», «Seleccionar todas» y «Quitar selección» agilizan la marcación.
Pago desde caja o banco
Elija de dónde sale el dinero, la fecha, la referencia y las observaciones. «Guardar egreso» saca el dinero, baja el saldo de las facturas y contabiliza el pago.
Cruce con anticipo del proveedor
Si el proveedor tiene anticipo disponible aparece la opción «Anticipo del proveedor»: las facturas se cruzan contra lo ya entregado y no sale dinero.
Copiloto «Planear pagos con IA»
Abre el asistente con una consulta lista: qué pagar esta semana, lo vencido y lo que vence en 7 días, comparado con los saldos de bancos. Usted decide y registra el pago.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Revise los indicadores y las edades
Identifique cuánto está vencido y cuánto vence en los próximos días, y qué proveedores concentran el saldo.
- 2
Abra el estado de cuenta del proveedor
Con un clic sobre el proveedor aparecen sus facturas con saldo, ordenadas con sus vencimientos.
- 3
Marque las facturas a pagar
Seleccione una por una o use «Seleccionar vencidas». Ajuste el valor «A pagar» cuando sea un abono.
- 4
Indique el origen del dinero
Elija la caja o la cuenta bancaria, o el anticipo del proveedor si lo hay, con la fecha y la referencia del pago.
- 5
Guarde el egreso
Se crea el comprobante de egreso, baja el saldo de cada factura y queda el asiento. Si una regla de aprobación cubre el pago, espera el visto bueno.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- Cada pago debe ser mayor que cero y no puede superar el saldo de la factura.
- Un pago no se corrige aquí: se anula el egreso en Comprobantes de egreso y las facturas recuperan su saldo.
- Si existe una regla de aprobación por monto que cubra el egreso, el pago queda a la espera y no se registra hasta que se apruebe.
- Al pagar con anticipo, el total no puede superar el anticipo disponible del proveedor.
- Las facturas marcadas «Historia» vienen de su sistema anterior y se pagan igual que las demás.
- Para programar pagos a muchos proveedores a la vez se usa Lotes de pago, no el estado de cuenta.
En las pantallas del producto
La ayuda que trae el botón «Ayuda» de cada pantalla.
Cuentas por pagarMuestra lo que la empresa debe a cada proveedor, por edades de vencimiento, y permite pagar o abonar varias facturas de un proveedor en un solo comprobante de egreso.
Qué hay en pantalla
- Indicadores
- «Total por pagar», «Vencido», «Vence en 7 días», «Vence en 30 días» y «Proveedores con saldo», más la franja de edades de la cartera de proveedores con su fecha de corte.
- Filtros
- Búsqueda por proveedor o NIT y el interruptor «Solo con vencido».
- Tabla de proveedores
- Proveedor, NIT, número de facturas, saldo por rango de edad, vencido, total y vencimiento más antiguo. Al hacer clic se abre el estado de cuenta.
- Estado de cuenta del proveedor
- Total por pagar, vencido y las facturas con saldo: fecha, vencimiento, días vencida, total, retención, pagado, saldo y la casilla «A pagar».
Qué puede hacer
- Seleccionar facturas
- En el estado de cuenta marque las facturas y ajuste el valor «A pagar» de cada una (puede ser un abono). «Seleccionar vencidas», «Seleccionar todas» y «Quitar selección» ayudan a marcarlas.
- Registrar pago
- Elija de dónde sale el dinero (caja o cuenta bancaria), la fecha, la referencia y las observaciones. «Guardar egreso» crea el comprobante de egreso: sale el dinero, baja el saldo de las facturas y se contabiliza.
- Pagar con anticipo
- Si el proveedor tiene anticipo disponible aparece la opción «Anticipo del proveedor»: no sale dinero, las facturas se cruzan contra lo ya entregado. El total no puede superar el anticipo.
- Comprobantes de egreso
- El botón del encabezado lleva a la lista de egresos, donde se consultan y se anulan.
- Actualizar estado de cuenta
- El ícono de actualizar vuelve a consultar las facturas del proveedor.
Tenga en cuenta
- Cada pago debe ser mayor que cero y no superar el saldo de la factura.
- Un pago no se corrige aquí: se anula el egreso en Compras › Comprobantes de egreso y las facturas recuperan su saldo.
- Si existe una regla de aprobación por monto que cubra el egreso, el pago queda a la espera de esa aprobación y no se registra hasta entonces.
- Las facturas marcadas «Historia» vienen del sistema anterior; se pagan igual que las demás.
- Para programar pagos a muchos proveedores a la vez use Compras › Lotes de pago.
Preguntas frecuentes
Sí. En el estado de cuenta del proveedor usted ajusta el valor «A pagar» de cada factura. La factura queda parcialmente pagada con su nuevo saldo y sigue apareciendo en cuentas por pagar hasta completarse.
Sí. La cuenta por pagar nace por el valor de la factura menos las retenciones practicadas. El estado de cuenta muestra por separado el total, la retención, lo pagado y el saldo de cada factura.
Los indicadores «Vence en 7 días» y «Vence en 30 días» lo resumen, y la tabla muestra por proveedor el saldo por rango de edad y el vencimiento más antiguo. El estado de cuenta detalla el vencimiento y los días vencidos de cada factura.
Cuando llega la factura, al pagarla aparece la opción «Anticipo del proveedor». El egreso cruza las facturas contra el anticipo sin mover dinero y la contabilidad descarga el anticipo contra la cuenta del proveedor.
Sí. Las facturas migradas con saldo aparecen marcadas como «Historia» y se pagan con el mismo flujo de egresos y lotes de pago que las registradas en SMART ERP.
Las dos salen de los mismos documentos: cada factura acredita la cuenta de proveedores y cada pago la debita con su comprobante. No hay un auxiliar de cuentas por pagar que se mantenga por separado.
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- Módulo
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