Software para bodega y control de inventario
Existencias confiables por bodega: cada entrada y salida queda en el kardex con su costo, y los ajustes y conteos pasan por aprobación antes de mover el inventario.
El inventario es confiable cuando cada movimiento tiene un documento que lo explica. En SMART ERP la existencia de un producto en una bodega cambia solo por una recepción, una venta, una remisión, una devolución, un traslado o un ajuste, y cada uno deja su línea en el kardex con cantidad, costo y saldo.
La bodega trabaja con las mismas cifras que ventas y compras. Lo que está en pedidos confirmados sin facturar aparece como comprometido y lo demás como libre; la recepción entra la mercancía contra la orden de compra; y los productos que exigen serial llevan cada unidad identificada desde que entra hasta que se vende, con su propio costo.
Para cuadrar lo físico con el sistema está el conteo. Al abrirlo se congela la foto de existencias de la bodega, se cuenta con una hoja de Excel y al cerrar se generan ajustes pendientes de sobrantes y faltantes. Nada cambia hasta que alguien autorizado aprueba esos ajustes. El asistente de IA puede consultar existencias, kardex y documentos de inventario, pero no mueve mercancía.
Los retos del día a día
El sistema dice una cosa y el estante otra
Las diferencias se acumulan porque se entrega mercancía sin documento o se corrigen cantidades directamente, sin dejar registro de quién ni por qué.
Conteos que paralizan y no se cierran
El inventario físico se hace con listados impresos, se digita después y, mientras tanto, la existencia siguió moviéndose y ya no hay contra qué comparar.
Mercancía prometida dos veces
Bodega despacha un pedido con unidades que ya estaban destinadas a otro, porque la existencia no distingue lo que está comprometido.
Seriales sin trazabilidad
Cuando un cliente reclama una garantía, nadie puede decir con certeza cuándo entró esa unidad, de qué proveedor ni en qué factura se vendió.
Traslados que se pierden en el camino
La mercancía sale de una bodega y nadie confirma la llegada en la otra; durante días no aparece en ninguna de las dos.
Cómo ayuda SMART ERP
Existencias por producto y bodega
La pantalla de existencias muestra cantidad, lo comprometido en pedidos y lo libre, por producto y bodega. Una vista aparte lista los productos con existencia negativa para corregirlos.
Kardex valorizado
Cada producto tiene su historia de movimientos con cantidad, costo y saldo en un rango de fechas, y cada línea remite al documento que la originó. El costo es promedio, y por unidad en los productos con serial.
Recepción contra la orden de compra
La mercancía entra a bodega contra lo pedido, con sus seriales cuando aplican, y la contabilidad registra lo recibido sin facturar. Anular la recepción deshace el movimiento y su comprobante.
Seriales de punta a punta
Los productos que exigen serial lo capturan al entrar y lo piden al vender. Cada serial conserva su costo y su historia: compra, bodega, venta, devolución y garantía.
Traslados entre bodegas y sedes
El traslado saca de la bodega de origen y entra a la de destino con su documento. Entre sedes genera el comprobante contable, y cancelarlo deshace las mismas cuentas del original.
Ajustes con motivo y aprobación
Un ajuste nace pendiente, con su motivo, y el inventario y la contabilidad cambian solo al aprobarlo. Puede exigir además aprobación por monto. La revalorización corrige el costo sin tocar cantidades.
Conteo físico con foto congelada
Se abre por bodega completa, por categoría o por marca, con un solo conteo abierto por bodega. La hoja de conteo se descarga y se carga en Excel, todo o nada, y la diferencia se calcula contra la foto del momento de apertura.
Remisiones y despacho
La remisión saca la mercancía que se entrega antes de facturar y actualiza lo despachado del pedido. Lo que el cliente devuelve sin haberse facturado vuelve a la bodega al costo al que salió.
Consultas con el asistente de IA
El asistente responde cuánto hay de un producto y cuánto está libre, qué pedidos lo comprometen, qué entró y salió, y qué referencias están en exceso o sin movimiento. El vigía revisa el abastecimiento cada madrugada.
Módulos que usa
Inventario
Existencias por bodega al costo promedio, kardex que cuadra, seriales, traslados, ajustes con aprobación y conteo físico, todo contabilizado solo.
Compras
Del pedido al proveedor hasta el pago: órdenes, recepciones, facturas, cuentas por pagar, egresos y lotes de pago, con inventario y contabilidad al día.
Ventas
El ciclo comercial completo: cotización, pedido, remisión, factura y devolución, cada paso enlazado con inventario, cartera y contabilidad.
Planeación de compras
Analiza todos los productos de la sede y le dice qué comprar, cuánto y a qué proveedor, con planes de compra que terminan en órdenes y un asistente de IA.
Catálogo y precios
El maestro de productos y la política de precios de su empresa: variantes, categorías, marcas, códigos de barras, listas, precios por cantidad y Excel.
Inteligencia artificial
Un asistente que consulta su ERP con los permisos de quien pregunta, agentes por área, copilotos en las pantallas y un vigía que revisa los datos cada madrugada. Toda escritura pide su aprobación.
Funcionalidades clave
Existencias y kardex
Cuánto hay de cada producto en cada bodega y cuánto vale, y la historia de cada entrada y salida con su saldo en unidades y en pesos.
Seriales
Trazabilidad unidad por unidad: cada serial tiene su bodega, estado, condición, costo y cliente, desde la compra hasta la venta y la garantía.
Traslados entre bodegas
Traslados en pasos separados: se solicita, se autoriza, se envía y se recibe. La mercancía en camino queda en tránsito, con su contabilidad entre sedes.
Ajustes de inventario
Correcciones de existencias con motivo, evidencia y aprobación. Al aprobar se actualiza el stock y se genera el comprobante contable al costo.
Conteo físico
Se cuenta la bodega y el sistema propone los ajustes para dejar el stock igual a lo contado, con una foto de existencias que no se altera.
Existencias comprometidas
El sistema calcula las unidades de pedidos confirmados que aún no salen de bodega y muestra cuánto queda realmente libre para ofrecer.
Recepción de mercancía
El registro de lo que realmente llegó del proveedor: ingresa las unidades a la bodega, actualiza la orden y contabiliza lo recibido aunque falte la factura.
Remisiones
La remisión registra la mercancía que se entrega al cliente antes de facturarla y lleva el control de lo entregado que sigue sin facturar.
Códigos de barras
Varios códigos de barras por producto o variante, con uno principal, vista previa al crearlos e impresión de etiquetas lista para la impresora.
Multisede
Cada sede con sus bodegas, su numeración y sus resoluciones de facturación, sobre una sola base de clientes, productos y contabilidad.
Preguntas frecuentes
El conteo compara lo contado contra la foto de existencias que se congeló al abrirlo, no contra la existencia del momento. Por eso conviene contar con la bodega quieta o registrar el conteo pronto; el sistema no bloquea las ventas durante el conteo.
No se ajustan. Lo no contado solo se lleva a cero si usted lo pide de forma explícita y lo confirma al cerrar el conteo. Así un producto olvidado no se convierte en un faltante por error.
No. El conteo físico trabaja por cantidades y deja por fuera los productos con serial, que se controlan unidad por unidad en su propia pantalla.
No. El ajuste queda pendiente hasta que una persona con permiso lo aprueba; solo entonces se mueve la existencia y se genera el comprobante contable. Si la empresa tiene una regla de aprobación por monto, pasa además por ese flujo.
No se bloquean: lo comprometido es un valor calculado con los pedidos confirmados, en preparación o despachados sin factura. Se muestra junto a la existencia para que bodega y ventas vean lo libre, y se libera al facturar o cancelar el pedido.
Sí. Cada sede tiene sus bodegas, las existencias se llevan por bodega y los traslados mueven la mercancía entre ellas con su documento. Los informes y el conteo se filtran por bodega.
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En la demostración
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