Recepción de mercancía contra orden de compra
El registro de lo que realmente llegó del proveedor: ingresa las unidades a la bodega, actualiza la orden y contabiliza lo recibido aunque falte la factura.
La recepción documenta la llegada de la mercancía contra una orden de compra confirmada: qué productos llegaron, en qué cantidad y cuáles se rechazaron por defecto o por error en el despacho. Al guardarla, las unidades quedan disponibles en la bodega de destino y la orden refleja lo que ya llegó y lo que sigue pendiente.
En la contabilidad, la recepción resuelve un problema frecuente: la mercancía llega hoy y la factura aparece después. El sistema registra la entrada al inventario contra una cuenta puente de mercancía recibida por facturar, valorada al costo de la orden y sin IVA. Cuando llega la factura del proveedor, su asiento cruza esa cuenta y la deja en cero.
Las recepciones no se editan. Si una quedó mal, se anula, lo que revierte las cantidades en la orden y reversa su comprobante, y se registra de nuevo con los datos correctos. Así el historial de lo recibido siempre coincide con lo que entró a la bodega.
El problema que resuelve
El inventario espera a que llegue la factura
Si la mercancía solo se ingresa al facturar, durante días hay productos en el estante que el sistema no deja vender. La recepción los ingresa de inmediato.
Se paga mercancía que nunca llegó completa
Sin registro de lo recibido no hay cómo objetar la factura. La recepción deja constancia de cantidades recibidas y rechazadas, con el motivo de cada rechazo.
Obligaciones que la contabilidad no ve
La mercancía recibida y no facturada es una obligación real. Con la cuenta de recibido por facturar, el balance la muestra desde el día en que llega.
Qué hace recepción de mercancía en SMART ERP
Carga de lo pendiente desde la orden
Al elegir una orden «Confirmada» o «Parcialmente recibida», los productos pendientes de recibir se cargan solos. Usted solo indica cuánto llegó de cada uno.
Cantidades recibidas y rechazadas
Por cada producto se registra la cantidad recibida y la rechazada, y el motivo del rechazo: defecto, daño, producto incorrecto u otro.
Captura de seriales
Los productos que se controlan por serial piden un serial por cada unidad recibida. Esas unidades quedan identificadas desde su entrada y conservan su propio costo.
Actualización automática de la orden
La recepción suma a las cantidades recibidas de la orden. Si se completó todo, la orden pasa a «Recibida»; si falta mercancía, a «Parcialmente recibida».
Asiento de mercancía recibida por facturar
Cada recepción genera su comprobante: débito al inventario y crédito a la cuenta de recibido por facturar, al costo de la orden y sin IVA. La factura posterior cruza esa cuenta.
Inventario por tarifa de IVA
Si su contabilidad separa las cuentas de inventario por tarifa de IVA, la recepción lleva cada producto a la cuenta de su tarifa, igual que el resto de movimientos de inventario.
Verificación y anulación
Una recepción «Registrada» se marca como «Verificada» cuando alguien la revisa. Anularla revierte las cantidades de la orden, restaura su estado y reversa el comprobante.
Acuse del bien ante la DIAN al registrar la compra
Con la facturación electrónica activa, la empresa puede configurar que el evento de recibo del bien se emita solo al convertir la factura electrónica recibida en factura de compra.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Seleccione la orden de compra
Elija una orden en estado «Confirmada» o «Parcialmente recibida». El sistema carga los productos que faltan por recibir.
- 2
Indique lo que llegó
Ingrese por cada producto la cantidad recibida y, si aplica, la rechazada con su motivo.
- 3
Capture los seriales
En los productos que manejan serial, registre uno por cada unidad recibida antes de guardar.
- 4
Guarde la recepción
Las unidades entran a la bodega, la orden actualiza su estado y se genera el comprobante de lo recibido por facturar.
- 5
Registre la factura cuando llegue
Vincule la factura de compra a la orden: no vuelve a ingresar lo ya recibido y su asiento salda la cuenta de recibido por facturar.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- Las recepciones son inmutables: no se editan después de guardadas. Para corregir, anule la recepción y cree una nueva.
- Solo se reciben productos de órdenes en estado «Confirmada» o «Parcialmente recibida».
- La cuenta de mercancía recibida por facturar debe estar asignada en la configuración contable; sin ella la recepción no se puede contabilizar.
- La recepción se valora al costo de la orden de compra y no incluye IVA: el impuesto se reconoce con la factura.
- Lo que ya entró por recepción no vuelve a ingresar al inventario cuando se registra la factura de esa orden.
- Si la mercancía recibida y aún no facturada debe regresar al proveedor, use una devolución con origen en la orden de compra, no la anulación de la recepción.
Preguntas frecuentes
Sí. Cada entrega es una recepción distinta contra la misma orden. Después de la primera, la orden queda «Parcialmente recibida» y la siguiente recepción carga solo lo pendiente, hasta completarla.
La cantidad rechazada queda registrada con su motivo y no ingresa a la bodega. Solo lo recibido suma al inventario y a las cantidades recibidas de la orden.
Anúlela y regístrela de nuevo. La anulación revierte las cantidades recibidas en la orden de compra, le restaura el estado anterior y genera la reversa del comprobante contable.
Sí. Al guardar la recepción las unidades ya están en la existencia de la bodega y disponibles para la venta. La contabilidad las reconoce contra la cuenta de recibido por facturar hasta que se registre la factura.
No necesita recepción: una factura de compra de mercancía registrada sin orden ingresa los productos directamente a la bodega que usted indique y se contabiliza en el mismo paso.
El saldo de la cuenta de recibido por facturar en sus libros es el valor de lo que llegó y el proveedor aún no ha facturado. Al registrar cada factura de una orden recibida, ese saldo baja.
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- Módulo
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