Existencias comprometidas en pedidos y stock libre
El sistema calcula las unidades de pedidos confirmados que aún no salen de bodega y muestra cuánto queda realmente libre para ofrecer.
Que haya cien unidades en bodega no significa que se puedan vender cien. Si hay pedidos confirmados esperando factura, parte de esa existencia ya tiene dueño. SMART ERP lo muestra con dos columnas en la consulta de existencias: «En pedidos» y «Libre».
Lo comprometido son las unidades de pedidos confirmados, en preparación o despachados que todavía no tienen factura emitida ni remisión despachada. Se calcula en el momento de la consulta, sobre la bodega principal de la sede del pedido, que es de donde saldrá la mercancía.
Es un valor calculado, no una reserva guardada. No toca el stock ni la contabilidad y no hay que liberarlo a mano: desaparece solo cuando el pedido se factura, se remite o se cancela.
El problema que resuelve
Se promete la misma mercancía a dos clientes
Con solo la existencia física, dos vendedores pueden ofrecer las mismas unidades. La columna «Libre» descuenta lo que ya está en pedidos confirmados.
Reservas manuales que nadie libera
Los sistemas de reserva manual acumulan unidades bloqueadas por pedidos viejos o cancelados. Aquí el compromiso se calcula desde los pedidos vigentes y se corrige solo.
Compras que no ven la demanda ya pedida
Planear el reabastecimiento sin descontar lo comprometido subestima la necesidad. El análisis de reabastecimiento usa el disponible neto, que resta lo comprometido en pedidos.
Qué hace existencias comprometidas en SMART ERP
Columnas «En pedidos» y «Libre»
En la consulta de existencias, cada producto muestra lo comprometido y lo libre, que es lo disponible menos lo comprometido.
Detalle de los pedidos que comprometen
Un clic sobre la cifra comprometida abre la lista de pedidos que la componen, con la cantidad de cada uno y el total.
Cálculo desde los pedidos vigentes
Cuentan los pedidos confirmados, en preparación o despachados, por la cantidad de cada línea que aún no se ha facturado ni remitido.
Liberación automática
Al emitir la factura, despachar una remisión o cancelar el pedido, las unidades dejan de estar comprometidas sin que nadie tenga que hacer nada.
Aviso al confirmar el pedido
Si al confirmar un pedido la existencia libre no alcanza, el sistema devuelve un aviso con los productos afectados. Es un aviso, no un bloqueo.
Aviso también en el celular del vendedor
En «Mi ruta», el pedido se confirma aunque falte existencia y el vendedor ve cuáles productos quedaron cortos, para contarle al cliente.
Remisiones tenidas en cuenta
Lo que ya se entregó con una remisión sale del inventario y deja de contar como comprometido, aunque la factura se haga después.
Disponible para el asistente de IA
El asistente informa existencia, comprometido y libre por producto y bodega, y lista los pedidos confirmados sin facturar que comprometen un producto.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Confirme los pedidos como siempre
No hay que reservar nada: al confirmar un pedido, sus unidades empiezan a contar como comprometidas.
- 2
Consulte lo libre antes de ofrecer
En la consulta de existencias revise «En pedidos» y «Libre» del producto en la bodega principal de la sede.
- 3
Revise qué pedidos lo comprometen
Abra el detalle de lo comprometido para ver los pedidos y decidir prioridades de despacho o de compra.
- 4
Facture, remita o cancele
Al facturar o remitir, la mercancía sale del inventario; al cancelar, las unidades vuelven a quedar libres.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- Es un valor calculado: no usa reservas guardadas, no toca el stock ni la contabilidad.
- El compromiso recae en la bodega principal de la sede del pedido.
- Las cotizaciones y los pedidos sin confirmar no comprometen existencias.
- El aviso de existencias al confirmar un pedido no impide confirmarlo.
- Una factura en borrador no libera lo comprometido: se libera al emitirla.
Preguntas frecuentes
El disponible es la existencia de la bodega menos lo reservado. Lo libre descuenta además las unidades de pedidos confirmados que aún no se facturan ni se remiten.
No. Al confirmar el pedido, sus unidades cuentan como comprometidas automáticamente, y dejan de contar cuando se factura, se remite o se cancela.
No lo impide. Confirma el pedido y avisa cuáles productos no tienen existencia libre suficiente, para que usted decida cómo atenderlo.
No. Solo los pedidos confirmados, en preparación o despachados que aún no tienen factura emitida ni remisión despachada.
Sí. El análisis de reabastecimiento calcula el disponible neto restando lo comprometido en pedidos, de modo que la sugerencia de compra considera lo que ya está vendido.
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