Liquidación definitiva de contrato laboral
La liquidación definitiva de quien se retira en un solo documento: cada concepto con su base, días y fórmula, contabilizada al aprobar y pagada desde caja o bancos.
Cuando un empleado se retira, SMART ERP calcula su liquidación definitiva en un solo documento: el salario y el auxilio pendientes, las cesantías y sus intereses del año, la prima del semestre, las vacaciones pendientes y, si el motivo es despido sin justa causa, la indemnización según el tipo de contrato. De ahí descuenta salud, pensión, fondo de solidaridad, retención en la fuente y el saldo de los préstamos internos.
Cada concepto guarda la base, los días y la fórmula con que se calculó, de modo que usted puede explicarle al empleado —o a un tercero que revise— de dónde sale cada valor. Mientras está en borrador puede fijar días, agregar otros devengos o deducciones y recalcular; nada se contabiliza todavía.
Al aprobarla, la liquidación genera su comprobante contable consumiendo primero la provisión de prestaciones acumulada del empleado, lo deja retirado en la fecha indicada, salda sus préstamos con lo descontado y cierra las novedades de nómina que incluyó. El pago se registra después desde una caja o una cuenta bancaria.
El problema que resuelve
Cálculos proporcionales hechos a mano
Prestaciones proporcionales, vacaciones pendientes e indemnización tienen reglas distintas. Hacerlas en una hoja expone a errores justo en el momento más sensible de la relación laboral.
La liquidación y la nómina se pisan
Si la nómina del período ya incluyó al empleado, es fácil pagar dos veces unos días o dejar por fuera una novedad. La liquidación se coordina con la nómina del período y lo señala.
Préstamos que quedan sin cobrar
El saldo de los préstamos internos se descuenta en la liquidación y queda saldado al aprobarla, sin depender de que alguien lo recuerde.
El retiro no llega a seguridad social ni a la DIAN
La liquidación aprobada entra a la planilla de aportes y a la nómina electrónica del mes con la fecha de retiro, la indemnización y las vacaciones compensadas.
Qué hace liquidación de contrato en SMART ERP
Cálculo de todos los conceptos
Salario y auxilio pendientes, cesantías e intereses del año, prima del semestre y vacaciones pendientes, con las deducciones de ley, la retención y el saldo de préstamos.
Indemnización según el contrato
Solo se calcula con el motivo «Despido sin justa causa» y aplica la regla del artículo 64 del Código Sustantivo del Trabajo que corresponda al contrato: indefinido, a término fijo o por obra.
Base, días y fórmula de cada concepto
El detalle muestra cómo se obtuvo cada valor. Es el soporte que acompaña el documento que se imprime para el empleado.
Ajustes manuales en borrador
Usted puede fijar los días de salario y de vacaciones pendientes y agregar otros devengos o deducciones con su descripción y valor.
Novedades de nómina incluidas
La liquidación trae las novedades aprobadas que la nómina ya no pagará, valoradas con el mismo cálculo de la nómina. Al aprobar quedan aplicadas.
Coordinación con la nómina del período
Solo cuentan como pagados los días de nóminas en firme. Una nómina calculada sin aprobar que cubre el retiro se retira de su período, y si ya se pagaron días posteriores al retiro salen como deducción.
Contabilidad contra la provisión
El comprobante consume primero la provisión de prestaciones del empleado y lleva la diferencia al gasto. La indemnización y los préstamos usan sus propias cuentas de la configuración contable.
Pago y anulación
El pago se registra desde una caja o una cuenta bancaria con fecha y referencia. Una liquidación aprobada y sin pagar se puede anular con motivo: reversa la contabilidad y reactiva al empleado.
Documento imprimible
La liquidación se descarga en PDF para la firma del empleado.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Cree la liquidación
Elija el empleado, la fecha de retiro —su último día trabajado—, el motivo y el tipo de contrato. En contrato a término fijo indique la fecha en que terminaba.
- 2
Calcule y revise
Pulse «Calcular» para ver cada concepto con su base, días y fórmula. Ajuste días o agregue devengos y deducciones si hace falta.
- 3
Guarde el borrador
Nada se contabiliza todavía. Puede editarlo o usar «Recalcular» para tomar la nómina y las novedades al día.
- 4
Resuelva las novedades pendientes
El detalle avisa si el empleado tiene novedades de nómina sin aprobar. Apruébelas o rechácelas: mientras existan, la liquidación no se puede aprobar.
- 5
Apruebe
Se contabiliza la liquidación, el empleado queda retirado, sus préstamos internos se saldan y las novedades incluidas quedan cerradas.
- 6
Pague
Registre el pago desde la caja o la cuenta bancaria. La liquidación queda «Pagada».
- 7
Imprima el documento
Descargue la liquidación para entregarla al empleado y archivarla firmada.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- La indemnización solo se calcula con el motivo «Despido sin justa causa». En contrato a término fijo es obligatoria la fecha en que terminaba el contrato.
- No se aprueba con novedades de nómina pendientes de aprobación: apruébelas o rechácelas primero.
- Si el empleado tiene una nómina calculada sin aprobar que cubre el retiro, al aprobar la liquidación esa nómina se retira de su período.
- Si la nómina ya pagó días posteriores al retiro, ese salario sale como deducción y los aportes descontados sobre esos días se le devuelven al empleado.
- Una liquidación pagada no se anula desde la pantalla. Solo se anula una aprobada y sin pagar.
- Después de aprobar solo se puede pagar o anular; editar y recalcular son acciones del borrador.
En las pantallas del producto
La ayuda que trae el botón «Ayuda» de cada pantalla.
Liquidación de contratoCalcula y paga la liquidación definitiva de un empleado que se retira: salario pendiente, prestaciones, vacaciones, indemnización y descuentos.
Qué hay en pantalla
- Lista de liquidaciones
- Número, empleado, fecha de retiro, motivo, devengos, deducciones, neto a pagar y estado.
- Estados
- «Borrador» (se puede corregir), «Aprobada» (contabilizada, pendiente de pago), «Pagada» y «Anulada».
- Filtros
- Búsqueda por número, empleado o documento; estado, motivo y rango de la fecha de retiro.
- Detalle
- Datos del retiro, cada concepto liquidado con su base, días y fórmula, el comprobante contable y los datos del pago.
- Avisos de nómina
- En el detalle se indica qué novedades de nómina incluye la liquidación y si hay novedades pendientes de aprobación que impiden aprobarla.
Qué puede hacer
- Nueva liquidación
- Elija el empleado, la fecha de retiro (último día trabajado), el motivo y el tipo de contrato; pulse «Calcular» para ver cada concepto y «Guardar borrador». Nada se contabiliza todavía.
- Ajustes manuales
- En el formulario puede fijar los días de salario y de vacaciones pendientes y agregar otros devengos o deducciones con su descripción y valor.
- Editar
- Solo en borrador: cambia los datos y vuelve a calcular.
- Recalcular
- Solo en borrador: actualiza los valores con la nómina y las novedades al día.
- Aprobar
- Contabiliza la liquidación, deja al empleado retirado en la fecha indicada, salda sus préstamos internos con lo descontado y cierra las novedades de nómina incluidas. Después solo se puede pagar o anular.
- Pagar
- Registra el pago desde una caja o una cuenta bancaria, con fecha y referencia. La liquidación queda «Pagada».
- Anular
- Solo una liquidación aprobada y sin pagar; pide el motivo, reversa la contabilidad y reactiva al empleado.
- Eliminar
- Borra una liquidación en borrador.
- Imprimir
- Descarga el documento de la liquidación.
Tenga en cuenta
- La indemnización solo se calcula con el motivo «Despido sin justa causa». En contrato a término fijo es obligatoria la fecha en que terminaba el contrato.
- No se aprueba con novedades de nómina pendientes de aprobación: apruébelas o rechácelas primero.
- Si el empleado tiene una nómina calculada sin aprobar que cubre el retiro, al aprobar la liquidación esa nómina se retira de su período. Si la nómina ya le pagó días posteriores al retiro, sale como deducción.
- Una liquidación pagada no se anula desde esta pantalla.
- La liquidación aprobada entra a la nómina electrónica del mes y a la planilla de aportes.
Preguntas frecuentes
Sí, cuando el motivo del retiro es «Despido sin justa causa». Aplica la regla del artículo 64 del Código Sustantivo del Trabajo según el tipo de contrato y la antigüedad, y muestra la fórmula usada. Con otros motivos no se calcula indemnización.
El saldo pendiente entra como deducción de la liquidación. Al aprobarla, los préstamos internos quedan saldados con lo descontado.
Si no se ha pagado, puede anularla indicando el motivo: el sistema reversa el comprobante y reactiva al empleado, y usted crea una nueva. Mientras esté en borrador se edita y se recalcula libremente.
La liquidación solo da por pagados los días de nóminas aprobadas o pagadas. Una nómina del período que esté calculada pero sin aprobar se retira al aprobar el contrato, y lo que ya se haya pagado de más se descuenta.
Sí. La liquidación aprobada entra a la planilla de aportes del mes y a la nómina electrónica, con la fecha de retiro, la indemnización y las vacaciones compensadas, y también al certificado de ingresos y retenciones del año.
Sí. En el borrador puede agregar otros devengos u otras deducciones con su descripción y valor, además de fijar los días de salario y de vacaciones pendientes.
Siga explorando
Liquidación de nómina
Períodos quincenales o mensuales, novedades con aprobación, préstamos que se descuentan solos y una liquidación por empleado que se contabiliza al aprobar.
Prestaciones sociales
Prima, cesantías, intereses y vacaciones liquidadas con su desglose por empleado, aprobadas con comprobante contable y con seguimiento hasta el pago.
Planilla de aportes (PILA)
Los aportes del mes por empleado y subsistema, cuadrados contra la nómina y la contabilidad, con el archivo plano para cargar en el operador.
Nómina electrónica
Un documento por empleado y mes, armado con lo liquidado en firme y transmitido a la DIAN, con estado, reenvío de rechazados y corrección de aceptados.
Certificado de ingresos y retenciones
El formulario 220 de cada empleado, calculado desde la nómina, las prestaciones y las liquidaciones de contrato del año, en PDF individual o de todos a la vez.
- Módulo
Módulo de Nómina
Liquide la nómina por períodos, pague prestaciones, retire empleados y cumpla con seguridad social y DIAN desde el mismo sistema que lleva su contabilidad.
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Una demostración guiada por nuestro equipo: usted nos cuenta cómo vende, compra, cobra y contabiliza, y le mostramos cómo se hace en SMART ERP.
En la demostración
- Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
- El asistente de IA respondiendo con cifras
- Los documentos electrónicos ante la DIAN
- Los módulos que usted elija ver a fondo