Punto de venta (POS) integrado al ERP
La caja del mostrador: vender rápido, cobrar con varios medios de pago y cerrar el turno con el efectivo cuadrado, sobre el mismo inventario y la misma contabilidad.
El punto de venta de SMART ERP es la pantalla del cajero: buscar el producto por nombre, código o código de barras, armar el carrito, cobrar y entregar el recibo. Cada venta queda como una factura pagada del mismo ERP: descuenta el inventario de la bodega del terminal, registra el pago por cada medio y genera su comprobante contable.
El trabajo se organiza por sesiones. Cada cajero abre su sesión en un terminal con el monto inicial de la caja, vende durante el turno y la cierra contando el efectivo. El sistema compara lo contado con lo que debía haber y deja el sobrante o el faltante a la vista, con el desglose de lo cobrado por cada medio de pago.
No es un programa aparte que haya que sincronizar. Usa los productos, las listas de precios, las promociones, los clientes y las reglas de IVA del resto del sistema, y sus ventas aparecen en los informes de ventas, en cartera cuando se vende a crédito y en los libros contables.
Lo que este módulo resuelve
La caja en un sistema y la contabilidad en otro
Cuando el punto de venta es un programa separado, alguien tiene que pasar las ventas del día a inventario y a contabilidad. Ese traslado se atrasa, se resume y se equivoca.
Cierres de turno que no cuadran
Sin un cálculo claro de cuánto efectivo debía haber, el faltante se discute de memoria. Los retiros, los ingresos de cambio y las ventas anuladas se pierden en la cuenta.
Vender lo que no hay, o no poder vender lo que sí hay
Un mostrador con existencias desactualizadas promete mercancía que no está, o frena una venta de un producto que acaba de llegar y todavía no se ha ingresado.
Pagos mixtos difíciles de rastrear
Un cliente que paga parte en efectivo y parte por transferencia o con tarjeta deja un registro confuso si la caja solo admite un medio de pago por venta.
Qué puede hacer con Punto de venta
Capacidades que ya están en el producto.
Búsqueda rápida y lector de código de barras
El buscador encuentra por nombre, código o código de barras desde dos caracteres, muestra la existencia disponible y el precio con IVA incluido, y se maneja con flechas y «Enter».
Atajos de teclado
F2 lleva al buscador de productos, F4 abre el cobro cuando hay productos en el carrito y F8 vacía el carrito, para atender sin soltar el teclado.
Carrito con precio, descuento y promoción
Cantidades con botones, precio editable por línea, descuento en porcentaje por producto y promociones que el sistema sugiere según lo que hay en el carrito, con el descuento ya calculado.
Cobro con varios medios de pago
Una venta puede dividirse entre efectivo, tarjeta débito o crédito, transferencia, billeteras digitales, PSE, financieras de crédito al consumo y crédito interno. El sistema calcula el cambio cuando se paga en efectivo.
Productos con serial
Al agregar un producto que exige serial, se abre un diálogo para elegir la unidad exacta del inventario. Cada línea lleva una unidad y el serial queda marcado como vendido.
Cliente identificado o consumidor final
El cajero busca al cliente o lo crea en el momento con sus datos básicos. Si no elige ninguno, la venta queda a nombre del consumidor final. La venta a crédito exige un cliente identificado.
IVA decidido por el sistema
El IVA de cada línea sale del cliente y del producto, igual que en el resto de las ventas. La caja tiene además el interruptor «Sin IVA», que arranca apagado en cada venta salvo que la empresa configure lo contrario.
Sesiones por cajero y terminal
Cada cajero abre su sesión eligiendo terminal y caja y digitando el monto de apertura. Un usuario tiene una sola sesión abierta a la vez, y todas las ventas del turno quedan ligadas a ella.
Movimientos de caja durante el turno
Las entradas y salidas de efectivo que no son ventas (cambio, retiros) se registran desde el terminal, entran al cálculo del efectivo esperado y generan su comprobante contable.
Cierre con cuadre de efectivo
Al cerrar, el cajero digita lo contado. El sistema lo compara con la apertura más todo el efectivo que entró y salió en la sesión, y deja el cierre cuadrado o con diferencia, con el desglose por medio de pago.
Venta sin existencia, solo donde se permite
Si la bodega del terminal permite existencia negativa, la venta avanza con una advertencia por producto, un motivo opcional y la confirmación de que la mercancía existe físicamente. Si no lo permite, la venta se rechaza.
Terminales configurables
Cada terminal define su sede, su canal de venta, la bodega de la que sale la mercancía y la lista de precios. Así una misma empresa atiende varias cajas y sedes con reglas propias.
Canal, línea de negocio y grupo de origen
Cada venta queda etiquetada con el canal del terminal, la línea de negocio (obligatoria para cobrar) y, si aplica, el grupo de origen. Las tres dimensiones aparecen en los informes de ventas.
Historial de sesiones
La pantalla de sesiones muestra quién abrió cada turno, cuánto vendió, cuántas transacciones hizo, el cuadre de efectivo y cada venta con sus productos, con filtros por cajero, terminal, estado y fechas.
Inteligencia artificial en este módulo
El asistente consulta, explica y prepara borradores. Usted aprueba.
- El asistente incluye las ventas del punto de venta en sus respuestas sobre ventas del período: por producto, vendedor, canal y medio de pago, con las cifras del ERP.
- Consulta facturas del mostrador, existencias libres por bodega y el precio que una lista aplicaría a un producto, respetando lo que el rol de quien pregunta puede ver.
- La IA no cobra, no abre ni cierra sesiones y no registra movimientos de caja: en el punto de venta solo consulta y explica.
Funcionalidades del módulo
Cada una con su página: qué hace, cómo se usa y qué tener en cuenta.
Terminal POS
La pantalla del cajero: buscar, armar el carrito, cobrar con uno o varios medios de pago y entregar el recibo, con inventario y contabilidad al instante.
Sesiones y arqueo de caja
El turno de cada cajero queda como una sesión con apertura, ventas, movimientos de efectivo y un cierre que compara lo contado con lo esperado.
Pantalla por pantalla
La misma ayuda que usted encuentra en el botón «Ayuda» de cada pantalla del producto.
Terminales POSDefine las cajas del punto de venta: en qué sede está cada una, por qué canal vende, de qué bodega saca la mercancía y con qué lista de precios.
Qué hay en pantalla
- Buscador y filtro
- Busque por texto y filtre por «Estado» (activo o inactivo).
- Tabla
- Código, nombre, sede, canal de venta, bodega, lista de precio y estado.
- Acciones por fila
- Botones para editar y eliminar cada terminal.
Qué puede hacer
- Nuevo Terminal
- Pide código, nombre, sede y canal de venta (obligatorios); bodega, lista de precio e impresora fiscal son opcionales.
- Editar
- Cambia los datos del terminal o lo deja inactivo: un terminal inactivo queda oculto y no disponible.
- Eliminar
- Quita el terminal tras confirmar. No se puede deshacer; si ya tuvo ventas, es preferible dejarlo inactivo.
Tenga en cuenta
- Sede y canal de venta son obligatorios; bodega y lista de precio pueden quedar sin asignar.
- Las sesiones de cada terminal se consultan en POS › Sesiones POS.
Sesiones POSEs el historial de los turnos de caja del punto de venta: quién abrió cada sesión, cuánto vendió y si el efectivo cuadró al cerrar.
Qué hay en pantalla
- Buscador y filtros
- Busque por terminal o cajero; filtre por «Estado» (abierta, cerrada o suspendida), «Cajero», «Terminal» y fechas «Desde» – «Hasta».
- Tabla
- Terminal, cajero, apertura, duración, cierre, ventas brutas, transacciones y estado.
- Detalle de la sesión
- Información general (terminal, sede, cajero, caja, apertura y cierre), montos de apertura y cierre, total de ventas y transacciones.
- «Desglose por Método de Pago»
- Cantidad y total cobrado por cada medio de pago.
- «Cuadre de efectivo» y «Movimientos de caja»
- Efectivo esperado frente al contado al cierre, con el sobrante o faltante, y los ingresos y egresos de la caja durante la sesión con enlace a su comprobante contable.
- «Ventas de la Sesión»
- Cada venta; al desplegarla se ven sus productos, subtotal, descuento, IVA, notas y adjuntos.
Qué puede hacer
- Ver el detalle
- Con el botón de la fila se abre el detalle de la sesión.
- Desplegar una venta
- Dentro del detalle, haga clic en la venta para ver sus líneas.
- Abrir el comprobante
- Desde un movimiento de caja, lleva a su comprobante contable.
- Ordenar y filtrar
- Ordene por las columnas y combine los filtros; «Limpiar fechas» quita el rango.
Tenga en cuenta
- Es una pantalla de consulta: las sesiones se abren y se cierran en el Terminal POS.
- El sobrante o faltante sale de comparar el efectivo esperado con el contado al cierre; una sesión abierta todavía no lo tiene.
- En «Movimientos de caja», la etiqueta «Fuera del POS» distingue los movimientos de la caja que no se hicieron dentro de la sesión del punto de venta.
Preguntas frecuentes sobre punto de venta
No. Es una pantalla del mismo sistema. Usa los mismos productos, precios, clientes, promociones y reglas de IVA, y cada venta descuenta inventario y se contabiliza en el momento, sin procesos de sincronización al final del día.
Efectivo, tarjeta débito y crédito, transferencia, billeteras digitales, PSE, financieras de crédito al consumo, crédito interno y otros. Una misma venta puede repartirse entre varios, y el sistema registra cada pago con su medio para el cierre y para los informes.
El cajero digita el efectivo contado y el sistema lo compara con lo esperado: el monto de apertura más el efectivo que entró y salió de la caja durante la sesión. El cierre queda cuadrado o con diferencia, y el sobrante o faltante se consulta después en el historial de sesiones.
Sí, con el medio de pago de crédito interno y un cliente identificado; no se permite a nombre del consumidor final. Si su empresa tiene activo el control de crédito, esa parte de la venta pasa por la validación de cupo y cartera vencida.
Depende de la bodega del terminal. Si permite existencia negativa, la caja muestra la advertencia con lo solicitado y lo disponible, y pide confirmar que la mercancía está físicamente. Si no lo permite, la venta se rechaza hasta que se ingrese la mercancía.
Sí. Anular la venta devuelve el inventario y los seriales, reversa el comprobante contable y devuelve los pagos por el medio con el que se recibieron. Las promociones usadas recuperan su cupo de usos.
Sí. Usted crea un terminal por caja, cada uno con su sede, canal de venta, bodega y lista de precios. Cada cajero abre su propia sesión, y el historial permite revisar los turnos por terminal y por cajero.
Sí. Son facturas del mismo sistema, así que entran al tablero y a los reportes de ventas con su canal, línea de negocio, grupo de origen, vendedor y medios de pago.
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