Borrador de la declaración de IVA (300) y del 350
El borrador del 300 y el del 350 se calculan cuenta por cuenta con lo contabilizado. El saldo a favor de IVA se arrastra entre períodos y el cierre de IVA deja el asiento del período.
La pantalla de declaraciones tributarias de SMART ERP calcula el borrador en vivo: al elegir el tipo y el período, la declaración se arma con lo que hay en los libros en ese momento. Cada valor es el movimiento del período en las cuentas de impuestos, cuenta por cuenta, solo con comprobantes contabilizados y sin los de apertura ni de cierre. Consultar no guarda nada.
Para el IVA, el borrador del formulario 300 muestra ingresos, devoluciones en ventas, IVA generado, IVA descontable e IVA en devoluciones con su tarifa y su base, las retenciones de IVA que le practicaron a la empresa y el resultado del período. El saldo a favor de un período se arrastra al siguiente, y el sistema muestra el neto por pagar o a favor después de ese arrastre.
Para la retención en la fuente, el borrador del formulario 350 es mensual y sale por concepto, separando personas jurídicas y naturales, con lo reversado, las autorretenciones y el total a declarar. La misma estructura sirve para la declaración municipal de reteICA. Cuando el borrador está revisado se guarda como declaración del período; presentarla y pagarla sigue siendo tarea del contador ante la DIAN.
El problema que resuelve
El borrador vive en una hoja de cálculo
Exportar auxiliares, pegarlos en una plantilla y sumar por tarifa es un trabajo que se repite cada período, y cualquier comprobante contabilizado después deja la hoja desactualizada.
El saldo a favor se lleva de memoria
Si el saldo a favor del período anterior no se arrastra en el sistema, alguien tiene que recordarlo y sumarlo a mano, y un olvido cambia el valor a pagar.
Las cuentas de IVA nunca se cancelan
Sin un asiento de cierre por período, las cuentas de IVA generado y descontable acumulan saldos de todo el año y no se ve en libros cuánto se debe o cuánto hay a favor.
No se sabe qué se declaró
Cuando se contabiliza algo después de presentar, ya no es posible reconstruir con qué cifras se declaró si no quedó una copia fija de ese momento.
Qué hace declaración de iva y de retenciones en SMART ERP
Borrador en vivo desde los libros
El borrador se recalcula cada vez que se consulta, con los comprobantes contabilizados del período. Sirve también para la historia migrada de su sistema anterior, porque sale de las cuentas y no de los documentos.
IVA por el período de la empresa
El 300 se consulta por el período con que la empresa declara según su perfil tributario. También admite un rango libre de meses para revisar, que no es declarable: no se guarda ni arrastra saldo.
Detalle por cuenta y por tarifa
Ingresos, devoluciones, IVA generado, descontable y en devoluciones, cada cuenta con su tarifa y su base. Las cuentas por tarifa de IVA de la contabilidad son las que permiten ese desglose.
Arrastre del saldo a favor
El saldo a favor de un período pasa al siguiente, también desde el año anterior mientras haya movimiento de IVA en los libros. El borrador muestra el saldo anterior, el neto a pagar y el neto a favor.
Otros movimientos, aparte
Los pagos, los cruces y las cuentas de IVA sin un papel reconocible se muestran en una sección separada y no entran al cálculo, para que no distorsionen el resultado del período.
Retención en la fuente por concepto (350)
Retenciones de renta y de IVA practicadas, separando personas jurídicas y naturales, cada una con su renglón de base y de retención. Muestra lo reversado, el neto, lo pagado y las autorretenciones.
ReteICA para el municipio
La declaración de retención de ICA usa la misma estructura de conceptos y autorretenciones, en el período mensual, bimestral o anual que exija el municipio.
Declaración guardada y control de presentación
«Guardar declaración» deja una copia fija de las cifras en estado «Generada». «Marcar presentada» es el control interno de que ya se presentó, y el detalle permite compararla con el borrador en vivo e imprimirla.
Cierre de IVA con comprobante
Desde la declaración guardada, el cierre crea un comprobante con fecha del último día del período que cancela el IVA generado, el descontable y el retenido, y lleva la diferencia a «IVA por pagar» o a saldo a favor.
Panel de impuestos del año
IVA período por período con su saldo, el arrastre y el neto; retención en la fuente mes por mes; reteICA del año, y la lista de declaraciones guardadas con su estado y su comprobante de cierre.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Verifique la contabilización
Revise que los comprobantes del período estén contabilizados y que existan los períodos contables del rango.
- 2
Abra el borrador
En Declaraciones tributarias, elija IVA, retención en la fuente o reteICA y el período. El borrador se calcula en el momento.
- 3
Revise el detalle por cuenta
Compare cada cuenta con su auxiliar, revise la sección de otros movimientos y las cuentas sin tarifa asociada.
- 4
Guarde la declaración
Con el borrador revisado, «Guardar declaración» deja la copia fija del período en estado «Generada».
- 5
Presente ante la DIAN
El contador confirma los renglones contra el formulario vigente, presenta y paga en los servicios de la DIAN.
- 6
Marque presentada
Registre en el sistema que la declaración ya se presentó. Es un control interno.
- 7
Contabilice el cierre de IVA
Desde el detalle de la declaración de IVA, genere el comprobante de cierre del período.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- El sistema no presenta ni paga la declaración: prepara el borrador, guarda la copia del período y lleva el control. Marcar presentada no envía nada a la DIAN.
- Los números de renglón son una guía; el contador los confirma contra el formulario vigente de la DIAN antes de presentar.
- Solo cuentan los comprobantes contabilizados; los de apertura y de cierre no entran.
- La declaración de IVA guardada exige un período completo según la periodicidad del perfil tributario; el borrador sí admite cualquier rango.
- Si una cuenta de IVA no está asociada a una tarifa, su valor va a los renglones de tarifa general y no tiene base.
- El cierre de IVA se hace una sola vez por período: para rehacerlo hay que reversar su comprobante. Requiere las cuentas de IVA por pagar y de saldo a favor en la configuración contable.
- Si se contabiliza algo después de guardar, el borrador en vivo cambia y la declaración guardada no; guardar de nuevo la reemplaza.
- El borrador del 350 es siempre de un mes.
Preguntas frecuentes
No. Prepara el borrador del formulario 300 desde los libros y guarda la declaración del período como copia de trabajo. La presentación y el pago los hace el contador en los servicios de la DIAN.
Sí. La periodicidad se define en el perfil tributario y el borrador, el arrastre del saldo a favor y la declaración guardada trabajan con esos períodos.
El saldo a favor de un período pasa al siguiente, incluido el paso de un año a otro mientras haya movimiento de IVA en los libros. El borrador muestra el saldo del período, el saldo a favor anterior y el neto resultante.
Es un comprobante que cancela los saldos de IVA del período y lleva la diferencia a la cuenta por pagar o a la de saldo a favor. Es una acción explícita que decide el contador; los borradores lo ignoran, así que no altera las cifras.
Porque el borrador es en vivo y toma lo contabilizado en ese momento. La declaración guardada conserva las cifras de cuando se guardó; el detalle permite comparar ambas y, si corresponde, guardar de nuevo.
Sí, con el rango libre de meses. Sirve para revisar, pero no es un período declarable: no se puede guardar ni arrastra saldo a favor.
Sí. El total a declarar es lo practicado menos lo reversado más las autorretenciones que el sistema causó en las facturas de venta del mes.
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- Módulo
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Parte del cumplimiento ante la DIAN y la normativa colombiana de SMART ERP.
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