Aprobaciones por monto para compras y pagos
Reglas por tipo de documento, rango de valor y sede, con uno o varios niveles de aprobadores y una bandeja donde cada quien resuelve lo que le toca.
Las aprobaciones por monto ponen un control entre la intención y el hecho. Usted define reglas: para este tipo de documento, entre este valor y este otro, en esta sede o en todas, deben aprobar estos roles o estas personas. Cuando alguien intenta confirmar una orden de compra, registrar un egreso o contabilizar un comprobante que cae en una regla, el documento no se ejecuta: queda en espera y entra a la bandeja de sus aprobadores.
Quien aprueba ve el valor, quién lo pidió, la sede y cada nivel con su aprobador, fecha y comentario. Al aprobarse el último nivel, el sistema ejecuta la acción original a nombre de quien la solicitó, con las mismas validaciones que habría tenido en su momento. Si se rechaza, la acción no ocurre y quien la pidió ve el motivo.
Sin reglas activas, todo funciona como siempre. Eso permite empezar por lo que más le preocupa —por ejemplo los pagos— e ir cubriendo otros documentos, con un simulador que le dice qué pasaría con un documento de cierto valor antes de activar nada.
El problema que resuelve
Autorizaciones por mensaje
Un visto bueno por chat no queda ligado al documento ni se puede auditar. Cada solicitud guarda quién pidió, quién aprobó, cuándo y con qué comentario.
Quien pide es quien aprueba
Sin separación de funciones, una sola persona puede crear y pagar. Nadie aprueba lo que pidió ni dos niveles de la misma solicitud.
El control frena la operación diaria
Exigir firma para todo vuelve lento lo pequeño. Las reglas actúan por rango de valor: lo que está por debajo sigue su curso normal.
El documento cambia después de aprobado
Mientras un documento espera aprobación no se puede modificar, y la ejecución no procede por más del valor aprobado.
Qué hace aprobaciones por monto en SMART ERP
Reglas por documento, valor y sede
Cada regla indica tipo de documento, monto desde y hasta —sin tope si se deja vacío—, sede o todas, nivel, y los roles o usuarios que aprueban.
Documentos cubiertos
Orden de compra, factura de compra de gasto, comprobante de egreso y pago directo de facturas, lote de pago, ajuste de inventario, nota de cartera, devolución de venta y comprobante contable manual.
Varios niveles de aprobación
Hasta nueve niveles por regla. El nivel 1 aprueba primero y el documento solo se ejecuta cuando aprueba el último.
Bandeja de aprobaciones
Pestañas «Por aprobar» y «Mis solicitudes», más «Todas» para administradores, con indicadores del valor por aprobar y de los días de la solicitud más antigua.
Ejecución automática al aprobar
Aprobado el último nivel, el sistema repite la acción pedida a nombre del solicitante: confirma la orden, registra el egreso o contabiliza el comprobante.
Rechazo con motivo y cancelación
Rechazar exige un motivo, que el solicitante ve. Quien pidió puede cancelar su solicitud mientras siga pendiente.
Reintento cuando la acción falla
Si la solicitud quedó aprobada pero la acción no se pudo ejecutar, se corrige lo que indica el mensaje y se reintenta, sin pedir otra aprobación mientras el valor no suba.
Autoaprobación opcional
Una regla puede dar por aprobado su primer nivel cuando quien pide el documento es uno de sus aprobadores.
Simulador de reglas
«¿Qué pasaría con un documento de…?» muestra, para un tipo, valor y sede, si quedaría en espera, de cuántas aprobaciones y de quién, sin crear ninguna solicitud.
Estado visible en cada documento
Las listas y los detalles muestran una insignia cuando el documento espera aprobación, y la pantalla avisa al usuario en el momento en que su acción queda en espera.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Defina la política
Decida con gerencia qué documentos requieren autorización, desde qué valor y quién la da.
- 2
Cree las reglas
En «Reglas de aprobación» registre cada regla con su tipo de documento, rango, sede, nivel y aprobadores.
- 3
Pruebe con el simulador
Verifique con valores de ejemplo que las reglas se comportan como espera.
- 4
Opere con normalidad
Los usuarios trabajan igual. Cuando una acción cae en una regla, el sistema les informa que quedó en espera de aprobación.
- 5
Resuelva la bandeja
Cada aprobador revisa el detalle y aprueba o rechaza, con comentario.
- 6
Atienda los reintentos
Si una solicitud aparece como aprobada con la acción sin ejecutar, corrija lo indicado y reintente desde la bandeja.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- Nadie aprueba lo que pidió, ni dos niveles de la misma solicitud. El superadministrador aprueba cualquier nivel con esas mismas dos restricciones.
- El egreso y la factura de compra de gasto no existen hasta que se aprueban: el detalle lo indica con «Se crea al aprobar».
- Un documento solo espera aprobación si una regla activa cubre su tipo, su valor y su sede.
- La regla se evalúa documento por documento: no acumula valores por proveedor ni por día.
- Eliminar una regla afecta solo a los documentos nuevos; las solicitudes en curso conservan a sus aprobadores.
- Toda regla necesita al menos un rol o un usuario que apruebe.
- Un lote de pago sin regla propia pasa por la regla del egreso con su mayor pago a un proveedor.
- No cubre las notas generadas por otros procesos, la importación por Excel, los gastos recurrentes ni las facturas de compra mixtas.
En las pantallas del producto
La ayuda que trae el botón «Ayuda» de cada pantalla.
AprobacionesReúne los documentos que, por su valor, esperan una autorización antes de ejecutarse: los que le toca aprobar a usted y los que usted pidió.
Qué hay en pantalla
- Indicadores
- «Por aprobar» (lo que usted puede resolver ahora), «Valor por aprobar», «Días de la más antigua» y «Mis solicitudes en espera».
- Pestañas
- «Por aprobar», «Mis solicitudes» y, para los administradores, «Todas».
- Filtros
- Por tipo de documento y, fuera de «Por aprobar», por estado: pendiente, aprobada, rechazada o cancelada.
- Tabla
- Documento y número, valor, quién lo solicitó y cuándo, quién aprueba y el estado. Si usted no puede aprobar una solicitud de su bandeja, la fila dice por qué.
- Detalle de la solicitud
- Valor del documento, quién la pidió, sede, y cada nivel de aprobación con su aprobador, fecha y comentario.
Qué puede hacer
- Revisar o Ver
- Abre el detalle de la solicitud. También se abre al hacer clic en la fila.
- Aprobar
- Puede dejar un comentario. Si es el último nivel, el sistema ejecuta de inmediato la acción pedida (confirmar la orden, registrar el egreso, contabilizar el comprobante…) a nombre de quien la solicitó.
- Rechazar
- Exige un motivo de al menos 5 caracteres. La acción no se ejecuta y quien la pidió ve el motivo.
- Cancelar solicitud
- Retira una solicitud que sigue pendiente; el motivo es opcional. Solo aparece cuando usted puede cancelarla.
- Reintentar la acción
- Aparece cuando la solicitud quedó aprobada pero la acción falló. Corrija lo que indica el mensaje y reintente; no hace falta pedir otra aprobación mientras el valor no suba.
- Abrir el documento / Ir a la pantalla
- Lleva al documento o a la pantalla donde se originó la solicitud.
- Reglas de aprobación
- Solo administradores: abre la pantalla donde se define quién aprueba cada documento.
Tenga en cuenta
- Nadie aprueba lo que pidió, ni dos niveles de la misma solicitud. El superadministrador puede aprobar cualquier nivel, con esas mismas dos restricciones.
- Algunos documentos (el egreso y la factura de compra de gasto) no existen hasta que se aprueban: el detalle lo indica con «Se crea al aprobar».
- Mientras un documento espera aprobación no se puede modificar.
- «Aprobada · acción sin ejecutar» significa que la autorización está dada pero el documento no cambió todavía: hay que reintentar.
- Un documento solo espera aprobación si una regla activa cubre su tipo, su valor y su sede.
Reglas de aprobaciónDefine quién debe autorizar cada tipo de documento según su valor. Sin reglas activas, un documento funciona como siempre, sin esperar aprobación.
Qué hay en pantalla
- Aviso de documentos sin reglas
- Lista los tipos de documento que hoy no tienen ninguna regla activa.
- Tabla de reglas
- Documento y nombre de la regla, rango de montos, sede, nivel, quién aprueba (roles o usuarios) y si está activa o inactiva.
- Filtro
- Por tipo de documento.
- «¿Qué pasaría con un documento de…?»
- Simulador: elija documento, valor y sede y vea si quedaría en espera, de cuántas aprobaciones y de quién.
Qué puede hacer
- Nueva regla
- Indique el tipo de documento, nombre, monto desde y hasta (sin tope si lo deja vacío), sede o todas, nivel (1 a 9), los roles o usuarios que aprueban, si permite autoaprobación y si está activa.
- Editar
- Cambia la regla. Aplica a los documentos nuevos.
- Eliminar
- Los documentos nuevos dejan de esperar esa aprobación. Las solicitudes que ya están en curso conservan a sus aprobadores y siguen su trámite.
- Probar
- Ejecuta el simulador con las reglas activas. No crea ninguna solicitud.
- Bandeja
- Vuelve a la pantalla de Aprobaciones.
Tenga en cuenta
- Se pueden poner reglas a: orden de compra, factura de compra de gasto, comprobante de egreso, lote de pago, ajuste de inventario, nota de cartera, devolución de venta y comprobante contable manual.
- El nivel 1 aprueba primero. Una misma persona no aprueba dos niveles y nadie aprueba lo que pidió.
- «Permite autoaprobación» da por aprobado ese nivel cuando quien pide el documento es uno de sus aprobadores.
- Toda regla necesita al menos un rol o un usuario que apruebe.
- La regla se evalúa documento por documento: no acumula valores por proveedor ni por día.
Preguntas frecuentes
Queda bloqueado: no se puede modificar ni ejecutar. Cuando se aprueba el último nivel, el sistema realiza la acción pedida; si se rechaza, el documento queda como estaba y el solicitante ve el motivo.
Sí. Cree reglas con niveles sucesivos para ese rango de valor. Una misma persona no puede aprobar dos niveles de la misma solicitud.
No. Un tipo de documento sin reglas activas funciona sin esperar aprobación. La pantalla de reglas lista los tipos que hoy no tienen ninguna.
No por defecto: nadie aprueba lo que pidió. Si lo necesita, la regla puede permitir la autoaprobación de su primer nivel cuando quien pide es uno de los aprobadores.
Sí. Cada regla aplica a una sede o a todas, de modo que usted puede fijar rangos y aprobadores diferentes para cada sucursal.
La regla evalúa cada documento por separado y no acumula por proveedor ni por día. Conviene tenerlo presente al definir los rangos y apoyarse en la auditoría de cambios para la revisión posterior.
La solicitud queda como aprobada con la acción sin ejecutar y muestra el motivo. Se corrige la causa y se reintenta desde la bandeja, sin una nueva aprobación mientras el valor no suba.
Siga explorando
Roles y permisos
Una matriz por rol decide qué opciones del menú ve cada persona, y el acceso a los datos sigue exactamente ese menú.
Auditoría de cambios y accesos
Cada creación, modificación y eliminación queda con usuario, fecha, origen y valores; cada ingreso al sistema, con su resultado y su dirección de origen.
Órdenes de compra
El pedido formal al proveedor: productos, cantidades, precios y condiciones, con seguimiento de lo recibido y lo facturado hasta cerrar la orden.
Comprobantes de egreso
El soporte de cada pago a un proveedor: una o varias facturas pagadas o abonadas en una operación, con salida de caja o banco y contabilidad automática.
Lotes de pago
Programe el pago a muchos proveedores en una operación: propuesta por vencimiento, aprobación, archivo para el banco y un egreso por proveedor al pagar.
Ajustes de inventario
Correcciones de existencias con motivo, evidencia y aprobación. Al aprobar se actualiza el stock y se genera el comprobante contable al costo.
- Módulo
Módulo de Seguridad y auditoría
Decida qué ve cada rol, quién autoriza cada documento según su valor y revise quién cambió qué, con copias de seguridad diarias de su información.
Vea SMART ERP con los procesos de su empresa
Una demostración guiada por nuestro equipo: usted nos cuenta cómo vende, compra, cobra y contabiliza, y le mostramos cómo se hace en SMART ERP.
En la demostración
- Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
- El asistente de IA respondiendo con cifras
- Los documentos electrónicos ante la DIAN
- Los módulos que usted elija ver a fondo