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SMART ERP
Cartera

Gestión de cobro y promesas de pago

Los clientes en mora ordenados por prioridad, cada llamada o visita registrada con su resultado y las promesas de pago vigiladas contra los recaudos reales.

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Cobrar bien es un trabajo de constancia y de memoria: a quién llamar hoy, qué se habló la última vez, qué prometió y si cumplió. La gestión de cobro de SMART ERP organiza ese trabajo sobre la cartera vencida real, sin listas paralelas.

La bandeja de cobro muestra a los clientes con cartera vencida ordenados por una prioridad de 0 a 100, que combina el valor vencido, los días de mora, el tiempo que llevan sin gestión y las promesas que han incumplido. Al abrir un cliente se ve su saldo, su cartera por edades, sus facturas vencidas y todo su historial de gestiones.

Cada gestión queda registrada con tipo, resultado, nota y próxima acción, y puede llevar una promesa de pago con fecha y valor. El sistema hace el seguimiento: marca la promesa cumplida cuando los recaudos del cliente cubren lo prometido a tiempo, y la marca incumplida cuando la fecha pasa sin el pago.

El problema que resuelve

  • El historial de cobro está en la cabeza de una persona

    Si quien cobra se ausenta, nadie sabe qué se acordó con cada cliente. Cada gestión queda en el sistema, por cliente y por factura, con fecha, resultado y próxima acción.

  • Hay clientes en mora a los que nadie ha llamado

    Los que no reclaman pasan inadvertidos. El indicador «Sin gestión» y el filtro del mismo nombre muestran los clientes con más de 30 días de mora y sin ninguna gestión.

  • Las promesas incumplidas no tienen consecuencia

    Si nadie revisa las promesas, incumplir no cuesta nada. Aquí las incumplidas suben la prioridad del cliente y aparecen en un indicador propio.

  • El vendedor y cartera cobran sin coordinarse

    Dos personas llamando al mismo cliente con información distinta desgastan la relación. Ambos ven el mismo historial; el vendedor restringido ve y gestiona solo a sus clientes.

Qué hace gestión de cobro en SMART ERP

  • Bandeja de cobro priorizada

    Clientes con cartera vencida con su prioridad, valor vencido, días de mora, promesas, última gestión y próxima acción. Se filtra por cliente, vendedor, días de mora, «Sin gestión» y «Con promesas incumplidas».

  • Indicadores del día

    «Cartera vencida», «Clientes en mora», «Promesas para hoy», «Promesas incumplidas», «Monto prometido» y «Sin gestión», para empezar la jornada sabiendo dónde está la urgencia.

  • Panel del cliente

    Saldo en cartera, valor vencido, mora más antigua, cartera castigada y cartera por edades, con pestañas de facturas vencidas, todas las facturas con saldo y gestiones.

  • Registro de gestiones

    Indique el tipo —llamada, visita, correo, mensaje, carta o acuerdo de pago—, el resultado, la fecha, la factura o el cliente en general, la nota y la próxima acción. No cambia saldos ni contabilidad.

  • Promesas de pago que se evalúan solas

    Con fecha y valor prometidos. Se marca cumplida cuando los recaudos aplicados entre la gestión y la fecha cubren el valor, e incumplida cuando la fecha pasa. También se puede cancelar.

  • Historial completo de gestiones y promesas

    Una pestaña reúne todas las gestiones registradas, con filtros por tipo, resultado, estado de la promesa y rango de fechas, para revisar el trabajo del equipo.

  • Liquidación de intereses de mora desde el panel

    Sobre las facturas vencidas del cliente se calcula el interés hasta una fecha de corte. Quien tiene acceso a las notas de cartera puede cobrarlo con una nota débito por factura.

  • Mensaje de cobro redactado con IA

    «Redactar mensaje» propone un texto según el canal y el tono elegidos. Usted lo edita, lo copia y lo envía por su cuenta: el sistema no lo envía ni registra la gestión por usted.

  • Gestiones en el detalle de cada factura

    El detalle de la cuenta por cobrar tiene su pestaña de gestiones, de modo que quien consulta una factura ve qué se ha hecho para cobrarla.

  • Visitas comerciales separadas del cobro

    Las visitas comerciales que registran los vendedores quedan en el historial del cliente, pero no cuentan como última gestión de cobro ni admiten promesa de pago.

Cómo funciona, paso a paso

  1. 1

    Empiece por los indicadores

    En Cartera › Gestión de cobro revise las promesas que vencen hoy, las incumplidas y los clientes sin gestión.

  2. 2

    Recorra la bandeja por prioridad

    Ordenada de mayor a menor prioridad, la bandeja le dice a quién contactar primero. Filtre por vendedor o por días de mora si reparte el trabajo.

  3. 3

    Abra el panel del cliente

    Antes de llamar, vea las facturas vencidas, la cartera por edades, la última gestión y si hay promesas incumplidas.

  4. 4

    Registre la gestión

    Anote el tipo, el resultado, lo conversado y la próxima acción. Si el cliente se comprometió, active «Promesa de pago» con fecha y valor.

  5. 5

    Deje que el sistema vigile la promesa

    Cuando el cliente pague y se registre el recaudo, la promesa se marca cumplida. Si la fecha pasa sin pago, queda incumplida y el cliente sube en la bandeja.

  6. 6

    Escale cuando corresponda

    Si el cobro no avanza, liquide intereses de mora, envíe la cuenta a cobro jurídico o evalúe el castigo desde la cuenta por cobrar.

Tenga en cuenta

Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.

  • La prioridad de 0 a 100 combina el valor vencido frente al mayor de la bandeja, los días de mora, los días sin gestión y las promesas incumplidas.
  • Registrar una gestión no cambia saldos ni contabilidad: es seguimiento.
  • La evaluación de una promesa nunca interrumpe el recaudo: si algo falla al evaluarla, el recaudo se registra igual.
  • Un vendedor con visibilidad restringida ve y gestiona solo sus clientes, y modifica solo sus propias gestiones.
  • La cartera castigada se muestra como dato en el panel del cliente, pero no hace parte de la cartera vencida ni de la bandeja.
  • Cobrar los intereses de mora exige acceso a las notas de cartera; sin él se pueden liquidar y consultar, pero no cobrar.
  • Una gestión anulada sale del historial y su promesa deja de evaluarse.

En las pantallas del producto

La ayuda que trae el botón «Ayuda» de cada pantalla.

Gestión de cobroOrganiza el cobro de la cartera vencida: muestra los clientes en mora por prioridad, guarda cada gestión realizada y hace seguimiento a las promesas de pago.

Qué hay en pantalla

Indicadores
«Cartera vencida», «Clientes en mora», «Promesas para hoy», «Promesas incumplidas», «Monto prometido» y «Sin gestión» (clientes con más de 30 días de mora y sin gestión).
Pestaña «Bandeja de cobro»
Clientes con cartera vencida: prioridad, valor vencido, días de mora, promesas, última gestión y próxima acción. Se filtra por cliente, vendedor, días de mora, «Sin gestión» y «Con promesas incumplidas».
Pestaña «Gestiones y promesas»
Todas las gestiones registradas, con filtros por tipo, resultado, estado de la promesa y rango de fechas.
Panel del cliente
Se abre al hacer clic en una fila: saldo en cartera, vencido, mora más antigua, cartera castigada, cartera por edades y las pestañas «Facturas vencidas», «Todas con saldo» y «Gestiones».

Qué puede hacer

Registrar gestión
Desde el encabezado o desde el panel del cliente. Indique tipo (llamada, visita, correo, WhatsApp, carta, acuerdo de pago), resultado, fecha, factura (o el cliente en general), nota y próxima acción. No cambia saldos ni contabilidad.
Promesa de pago
Al registrar la gestión active «Promesa de pago» con fecha y valor prometidos. Se marca cumplida sola cuando los recaudos del cliente cubren el valor en o antes de la fecha, e incumplida si la fecha pasa.
Cancelar promesa o anular gestión
En la pestaña «Gestiones» del panel del cliente, sobre las gestiones que usted puede modificar. La gestión anulada sale del historial y su promesa deja de evaluarse.
Liquidar intereses de mora
En el panel del cliente. Calcula interés simple sobre el saldo de cada factura vencida hasta la fecha de corte. «Cobrar intereses» emite una nota débito por factura, que sube el saldo del cliente y se contabiliza.
Redactar mensaje
La IA propone un mensaje de cobro según el canal y el tono elegidos. Usted lo edita, lo copia y lo envía por su cuenta: el sistema no lo envía ni registra la gestión.
Abrir una factura
En el panel del cliente, el número de la factura lleva a Cartera › Cuentas por cobrar.

Tenga en cuenta

  • La prioridad (0 a 100) combina el valor vencido, los días de mora, los días sin gestión y las promesas incumplidas.
  • Cobrar los intereses exige tener acceso a Cartera › Notas Crédito/Débito; sin ese acceso puede liquidarlos y consultarlos, pero no cobrarlos. Tampoco aparece el botón para un vendedor con visibilidad restringida.
  • Los intereses corren después de los días de gracia y desde la última fecha ya liquidada. Sobre facturas del sistema anterior la nota débito queda solo en este sistema y la pantalla le pide confirmarlo.
  • Un vendedor con visibilidad restringida ve y gestiona solo sus clientes y modifica solo sus propias gestiones.
  • La cartera castigada se muestra como dato, pero no hace parte de la cartera vencida.
Página de esta pantalla →

Preguntas frecuentes

Calcula una prioridad de 0 a 100 para cada cliente con cartera vencida. Pesan el valor vencido, los días de mora, el tiempo que lleva sin gestión y cuántas promesas ha incumplido.

No. Cuando los recaudos aplicados del cliente, entre la fecha de la gestión y la fecha prometida, cubren el valor, la promesa se marca cumplida. Si la fecha pasa sin cubrirlo, se marca incumplida.

Sí, sobre sus propios clientes. Un vendedor con visibilidad restringida ve solo su cartera, registra gestiones y promesas, y puede modificar únicamente las que él mismo registró.

No. La IA propone el texto y usted lo copia y lo envía por el canal que prefiera. Sí puede enviar por correo documentos como el estado de cuenta, que salen del sistema en PDF.

Sí. Puede registrarla sobre una factura o sobre el cliente en general. Las gestiones de una factura aparecen también en el detalle de su cuenta por cobrar.

El agente de cartera responde a quién cobrar hoy y prepara la conversación con el panel del cliente. Puede registrar una gestión cuando usted se lo dicta, pero solo después de que usted aprueba la tarjeta con los datos.

Sí. En el flujo de caja proyectado, una promesa vigente manda sobre el vencimiento de la factura: el ingreso se espera en la fecha prometida.

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En la demostración

  • Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
  • El asistente de IA respondiendo con cifras
  • Los documentos electrónicos ante la DIAN
  • Los módulos que usted elija ver a fondo