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SMART ERP
Cartera

Recaudos de cartera y recibos de caja

Cada pago de un cliente es un recibo de caja que baja la cartera, lleva el dinero a la caja o al banco y se contabiliza, con deducciones, canjes y reverso completo.

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Un recaudo registra el dinero que paga un cliente y lo abona a sus facturas. En SMART ERP cada recaudo es un recibo de caja: al confirmarlo baja el saldo de las facturas, entra el dinero a la caja o a la cuenta bancaria que usted elija y se genera el comprobante contable. Los tres efectos ocurren juntos, o no ocurre ninguno.

El mismo recaudo resuelve los casos que más complican la cartera. Si el cliente paga varias facturas con una sola transferencia, el recaudo múltiple reparte el valor empezando por las más antiguas. Si descuenta retenciones o un pronto pago, esas deducciones se registran por concepto y abonan a la factura sin entrar como dinero. Si paga con cheque o tarjeta, el valor queda en tránsito hasta que el banco lo abona.

Y cuando algo sale mal, se deshace con rastro: anular un recaudo devuelve el saldo a las facturas, crea el movimiento contrario en la caja o el banco y reversa el comprobante. Un cheque rebotado reabre la cuenta por cobrar del cliente sin que nadie tenga que reconstruirla.

El problema que resuelve

  • El pago se registra en caja pero no baja la cartera

    Cuando caja y cartera son registros separados, alguien olvida uno de los dos. El recaudo confirmado hace ambas cosas y además el asiento contable, en una sola operación.

  • Un pago por varias facturas obliga a hacer varios recibos

    Repartir a mano una transferencia entre diez facturas es lento y deja saldos mal aplicados. El recaudo múltiple lo distribuye por antigüedad y usted solo ajusta lo que haga falta.

  • Las retenciones del cliente dejan saldos pequeños abiertos

    Si el cliente paga menos porque retuvo, la factura queda con un saldo que nadie va a cobrar. Las deducciones del recaudo cierran la factura y llevan cada retención a su cuenta.

  • Los cheques se dan por cobrados antes de tiempo

    Sumar un cheque posfechado al saldo del banco distorsiona la tesorería. Aquí el cheque queda en una cuenta puente hasta el canje y, si rebota, la cartera se reabre.

Qué hace recaudos en SMART ERP

  • Recaudo con abono factura por factura

    Elija el cliente, la sede, la fecha y el método de pago, marque las facturas e indique el valor a aplicar a cada una. El recaudo queda «Pendiente» hasta que usted lo confirma: mientras tanto no baja cartera ni mueve dinero.

  • Confirmar y contabilizar en un paso

    Al confirmar, el recaudo pasa a «Aplicado», baja el saldo de las facturas, registra el ingreso en la caja o cuenta bancaria y genera el comprobante de ingreso contra la cuenta de clientes.

  • Recaudo múltiple por cliente

    Cargue las facturas con saldo del cliente en una sede, digite el monto recibido y reparta: el sistema lo aplica a las más antiguas primero. El recaudo queda aplicado de inmediato en un solo recibo.

  • Recaudo por línea de negocio

    Cuando un solo pago cubre facturas de muchos clientes de una línea, el lote de recaudo lo distribuye y genera un recaudo por cada cliente. Se confirma o se anula completo: todo o nada.

  • Retenciones y descuentos del cliente

    Dentro del recaudo agregue cada deducción con su concepto y su valor, y si quiere su base y su porcentaje. Los conceptos son un catálogo de su empresa, cada uno con su cuenta contable.

  • Cruce con saldo a favor

    Con el método «Saldo a favor» no entra dinero: se cruza el anticipo o el excedente del cliente con sus facturas y el recaudo queda aplicado de inmediato, sin superar el saldo disponible.

  • Canje de cheques y liquidación de tarjetas

    Los recaudos con cheque o tarjeta crean un canje pendiente. Al canjear el cheque o liquidar la tarjeta, el valor pasa de la cuenta puente al banco; la comisión del operador se registra como gasto.

  • Cheques rebotados

    Marcar un cheque como rebotado, con su motivo, reversa el comprobante, anula el recaudo y reabre la cuenta por cobrar del cliente. Si venía de un recibo provisional, ese recibo vuelve a quedar por legalizar.

  • Recibo impreso, PDF, correo y soportes

    Desde el detalle imprima el recibo de caja, descárguelo en PDF o envíelo por correo, y adjunte el soporte del pago, por ejemplo el comprobante de la transferencia.

  • Anulación con reverso completo

    Anular un recaudo pendiente o aplicado exige el motivo. Devuelve el saldo a las facturas, registra el movimiento contrario en caja o banco y genera el comprobante de reverso.

Cómo funciona, paso a paso

  1. 1

    Cree el recaudo

    En Cartera › Recaudos elija «Nuevo recaudo», seleccione el cliente, la sede, la fecha y el método de pago. Si un pago cubre varias facturas, use el recaudo múltiple por cliente.

  2. 2

    Indique dónde entra el dinero

    Seleccione la caja o la cuenta bancaria de destino y la referencia del pago. Con cheque o tarjeta no se pide: el valor va a la cuenta puente.

  3. 3

    Aplique el valor a las facturas

    Marque las facturas y escriba el valor a aplicar a cada una, o deje que el reparto por antigüedad lo haga. El valor de cada factura no puede superar su saldo.

  4. 4

    Agregue las deducciones, si las hay

    Registre las retenciones o el descuento por pronto pago que el cliente descontó. La suma de lo aplicado a las facturas debe ser igual al dinero recibido más las deducciones.

  5. 5

    Confirme y contabilice

    Al confirmar baja la cartera, entra el dinero y se crea el comprobante. Imprima o envíe el recibo y adjunte el soporte.

  6. 6

    Canjee lo que quedó en tránsito

    Cuando el banco abone el cheque o la tarjeta, vaya a Cartera › Canje de cheques y tarjetas, elija la cuenta bancaria y registre el canje o la liquidación.

Tenga en cuenta

Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.

  • Las deducciones no pueden cubrir todo el abono: en el recaudo debe entrar dinero.
  • El recaudo múltiple por cliente se registra con la fecha de hoy y antes de guardar valida que el período contable esté abierto y que las cuentas contables estén configuradas; si falta algo, no registra nada.
  • El recaudo múltiple no admite excedentes: si el cliente pagó más de lo que debe, la diferencia se registra por separado como anticipo.
  • Una cuenta castigada no admite recaudos: primero se reversa el castigo.
  • La comisión del operador de la tarjeta debe ser menor que el valor bruto del pago.
  • Marcar un cheque como rebotado y anular un recaudo son operaciones definitivas.
  • Los recaudos de un lote por línea de negocio no se editan ni se eliminan uno por uno.
  • Las pantallas de recaudos y canjes no están disponibles para un vendedor con visibilidad restringida a sus propios documentos.

En las pantallas del producto

La ayuda que trae el botón «Ayuda» de cada pantalla.

RecaudosRegistra el dinero que pagan los clientes y lo abona a sus facturas. Cada recaudo es un recibo de caja: al confirmarlo baja la cartera, entra el dinero a la caja o al banco y se contabiliza.

Qué hay en pantalla

Filtros
Búsqueda por número, cliente o referencia, y selectores de «Estado» (Pendiente, Aplicado, Anulado) y «Sede».
Tabla de recaudos
Número, cliente, sede, fecha, método de pago, referencia, total y estado. Se ordena por número, fecha o total.
Detalle del recaudo
Se abre con «Ver detalle»: total, estado, detalles del pago, cuenta de destino, facturas abonadas, deducciones, observaciones, soportes adjuntos y envíos por correo.

Qué puede hacer

Nuevo recaudo
Elija el cliente, la sede, la fecha y el método de pago; marque las facturas y el valor «A aplicar» a cada una. Queda en estado «Pendiente»: todavía no baja la cartera ni mueve dinero.
Retenciones y descuentos del cliente
En el recaudo nuevo, «Agregar» registra lo que el cliente descontó del pago (retenciones, pronto pago). Abona a las facturas sin entrar como dinero.
Confirmar y contabilizar
Para recaudos pendientes. Pasa a «Aplicado», baja el saldo de las facturas, registra el dinero en la caja o cuenta bancaria elegida y genera el comprobante contable. Solo se revierte anulando.
Anular
Para recaudos pendientes o aplicados; exige el motivo. Devuelve el saldo a las facturas y genera el comprobante de reverso. Es definitiva.
Imprimir recibo
Desde el detalle, imprime el recibo de caja.
Enviar por correo o descargar PDF
Desde el detalle. El envío queda en el historial «Envíos por correo».
Adjuntar soportes
En el detalle, sección «Soportes adjuntos» (por ejemplo, el comprobante de la transferencia).

Tenga en cuenta

  • Con método «Cheque» o tarjeta el recaudo no pide caja ni banco: el valor queda en una cuenta puente hasta que se canjee en Cartera › Canje Cheques/Tarjetas.
  • Con método «Saldo a favor» no entra dinero: se cruza el saldo a favor del cliente (anticipos o excedentes de devoluciones) con sus facturas y el recaudo queda aplicado de inmediato. No puede superar el saldo disponible.
  • El valor a aplicar a una factura no puede superar su saldo, y las deducciones no pueden cubrir todo el abono: debe entrar dinero.
  • Una cuenta castigada no admite recaudos: primero se reversa el castigo.
  • Esta pantalla no está disponible para un vendedor con visibilidad restringida a sus propios documentos.
Página de esta pantalla →
Canje de cheques y tarjetasHace seguimiento a los cheques y pagos con tarjeta recibidos en los recaudos, que quedan en una cuenta puente hasta que el dinero llega de verdad al banco.

Qué hay en pantalla

Indicadores
«Total en tránsito», «Cheques pendientes», «Tarjetas pendientes» y «Cheques rebotados», con valor y cantidad.
Filtros
Búsqueda por recaudo, cliente o banco emisor; «Tipo» (cheque o tarjeta) y «Estado» (Pendiente, Canjeado, Rebotado, Anulado). Al entrar se muestran los pendientes.
Tabla de canjes
Recaudo, tipo, cliente, banco emisor, fecha esperada, monto y estado.
Detalle del canje
Con «Ver detalle»: bruto, comisión y neto, fechas esperada y real, cuenta de destino, comprobantes contables (puente, canje y reverso) y observaciones.

Qué puede hacer

Canjear cheque
Para cheques pendientes. Elija la cuenta bancaria de destino: se registra el movimiento bancario y el comprobante contable que pasa el valor de la cuenta puente al banco.
Marcar como rebotado
Para cheques pendientes; exige el motivo. Reversa el comprobante puente, reabre la cuenta por cobrar del cliente y anula el recaudo. Es definitiva.
Liquidar tarjeta
Para tarjetas pendientes. Indique la cuenta bancaria de destino y la comisión del operador: el neto entra al banco y la comisión se registra como gasto.

Tenga en cuenta

  • Los canjes no se crean aquí: nacen de los recaudos con método cheque o tarjeta registrados en Cartera › Recaudos.
  • La comisión del operador debe ser menor que el valor bruto.
  • Si el cheque rebotado venía de un recibo provisional, ese recibo vuelve a quedar por legalizar.
  • Un cheque sobre una cuenta castigada no se puede marcar como rebotado: primero se reversa el castigo.
  • Esta pantalla no está disponible para un vendedor con visibilidad restringida a sus propios documentos.
Página de esta pantalla →

Preguntas frecuentes

Sí. En el recaudo normal usted marca varias facturas, y en el recaudo múltiple por cliente el sistema reparte el monto recibido empezando por las más antiguas. En ambos casos queda un solo recibo de caja.

Como una deducción del recaudo. Elija el concepto, indique el valor y el sistema lo abona a la factura sin contarlo como dinero recibido. Al aplicar el recaudo se genera el asiento que lleva cada deducción a la cuenta de su concepto.

Se anula desde la misma pantalla indicando el motivo. La anulación devuelve el saldo a las facturas, crea el movimiento contrario en la caja o el banco y reversa el comprobante contable.

No. El recaudo baja la cartera, pero el valor queda en una cuenta puente. Entra a la cuenta bancaria cuando usted registra el canje, y solo entonces aparece en el saldo del banco.

Sí. El vendedor entrega un recibo provisional desde su espacio de trabajo, que no baja cartera ni mueve caja. Cartera lo legaliza después: en ese momento se crea y confirma el recaudo con su recibo de caja.

Registre un recaudo con el método «Saldo a favor» y elija las facturas. No entra dinero: se cruza el saldo disponible del cliente y el recaudo queda aplicado de inmediato.

Si su empresa tiene activo el módulo de comisiones por recaudo, confirmar, anular o rebotar un recaudo causa o reversa la comisión correspondiente dentro de la misma operación.

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En la demostración

  • Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
  • El asistente de IA respondiendo con cifras
  • Los documentos electrónicos ante la DIAN
  • Los módulos que usted elija ver a fondo