Importar productos y precios desde Excel
Productos, variantes y precios se cargan y actualizan desde Excel con plantilla, validación por fila, reporte de cambios y la regla de todo o nada.
Un catálogo de miles de referencias no se digita producto por producto. SMART ERP permite crear y actualizar productos, variantes y precios desde un archivo de Excel, con una plantilla que trae el formato correcto, filas de ejemplo, listas desplegables y hojas de referencia con las categorías y marcas válidas.
La carga está diseñada para no dejar datos a medias. El sistema valida primero la estructura del archivo y luego cada fila; si encuentra un solo error, no guarda nada y muestra el listado con la fila, el campo y el motivo. Usted corrige el archivo y lo vuelve a subir completo.
Cuando todo es válido, el resultado detalla cuántos productos y variantes se crearon y cuántos se actualizaron, y campo por campo qué valor tenía antes y cuál quedó. Lo mismo aplica a la carga masiva de precios de una lista.
El problema que resuelve
Montar el catálogo inicial toma semanas
Digitar cada producto al empezar con un sistema nuevo retrasa la salida en vivo. Con la plantilla, el catálogo que ya tiene en hojas de cálculo entra en una sola carga validada.
Cargas parciales que nadie sabe cómo quedaron
Cuando una importación guarda unas filas y rechaza otras, el usuario vuelve a subir el archivo y duplica o pisa datos. Aquí la carga es todo o nada.
Errores que solo se descubren al vender
Una categoría inexistente o un tipo mal escrito se detectan antes de guardar, con un mensaje que indica el valor esperado y la hoja de referencia donde consultarlo.
Actualizar precios sin saber qué cambió
El resultado de la carga muestra el detalle de los cambios, y cada modificación queda además en la auditoría del sistema con el usuario que la hizo.
Qué hace importación desde excel en SMART ERP
Plantilla con ejemplos y listas de referencia
El archivo trae la hoja de productos, la de variantes y hojas de solo lectura con las categorías y marcas válidas y sus códigos, además de listas desplegables para los campos de opción.
Crear o actualizar por código
El código identifica al producto: si ya existe se actualiza y si no existe se crea. El sistema detecta qué campos cambiaron y solo actualiza lo que es distinto.
Variantes en la misma carga
La hoja de variantes asocia cada variante a su producto, con su atributo, su valor y el precio y costo adicionales. El producto puede venir en el mismo archivo o existir ya en el sistema.
Validación fila por fila
Campos obligatorios, valores permitidos en tipo y condición, categoría y marca contra el catálogo, números no negativos y códigos repetidos dentro del mismo archivo.
Todo o nada
La importación se guarda en una sola operación y solo si todas las filas son válidas. Si alguna tiene error, no se importa nada.
Reporte de resultado y de cambios
Cantidad de productos y variantes creados y actualizados, tabla de errores por fila y campo, y detalle de cada cambio con el valor anterior y el nuevo.
Exportar, editar y volver a importar
La exportación descarga todos los productos con sus datos. El sistema lee los encabezados por nombre, así que el mismo archivo exportado sirve para corregir y reimportar.
Carga masiva de precios por lista
La plantilla de una lista trae cada producto activo con su precio base y su precio actual. Se llena el precio nuevo y, si se usan, hasta tres tramos por cantidad.
Plantilla de precios filtrada
La plantilla de precios se puede descargar solo con los productos de una categoría o una marca, para actualizar por proveedor o por línea.
Ayuda campo por campo
Cada diálogo de importación tiene su guía con todos los campos: si es obligatorio, el tipo de dato, qué significa y un ejemplo.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Descargue la plantilla
En el menú «Excel» de productos, o en la lista de precios que va a actualizar, descargue la plantilla o exporte los datos actuales.
- 2
Complete el archivo
Llene las hojas con sus datos, usando los códigos de las hojas de referencia para categorías y marcas. No cambie los nombres de los encabezados.
- 3
Suba el archivo
Seleccione el archivo y presione «Importar». El sistema valida la estructura y luego cada fila.
- 4
Corrija si hay errores
Si aparece la tabla de errores, no se guardó nada. Corrija las filas señaladas y vuelva a subir el archivo completo.
- 5
Revise el resultado
Con la carga correcta, revise cuántos registros se crearon y actualizaron y el detalle de los cambios campo por campo.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- Solo se aceptan archivos de Excel en formato .xlsx, con un límite de tamaño por archivo.
- En productos que manejan inventario, las columnas de costo se ignoran: el costo sale de las existencias y se corrige con una revalorización de costo.
- En un producto existente, algunas celdas vacías conservan el valor guardado en lugar de borrarlo; la guía de cada campo lo indica.
- En la carga de precios, una fila con el precio nuevo vacío conserva el precio que tenía; si el producto no estaba en la lista, entra con su precio base.
- La carga masiva de precios requiere un permiso específico, distinto del de editar listas.
- La carga de productos no mueve existencias: las entradas de inventario se registran en el módulo de inventario.
Preguntas frecuentes
No se importa nada. El sistema muestra la fila, el campo y el motivo de cada error; usted corrige el archivo y lo sube completo de nuevo. Así no quedan cargas a medias.
Ambas cosas en el mismo archivo. El código decide: si existe, se actualizan los campos que cambiaron; si no existe, se crea el producto.
Debe tener los encabezados de la plantilla, porque el sistema lee las columnas por nombre. Lo más práctico es descargar la plantilla o la exportación y pegar ahí sus datos.
No. La carga de productos crea el catálogo. Las existencias entran por inventario o compras, y el costo de los productos con inventario sale de esas entradas.
Sí. El resultado de la carga muestra los cambios, y cada modificación queda en la auditoría del sistema con el usuario, la fecha y los valores anterior y nuevo.
Sí. Además del catálogo y los precios, hay cargas por Excel en otros procesos, como la hoja de conteo del inventario físico, los movimientos de inventario y la revalorización de costos.
Siga explorando
Listas de precios
Agrupe el precio de venta por tipo de cliente o canal. Con una lista, el precio lo pone el sistema y el descuento respeta el precio mínimo.
Escalas de precio por cantidad
Tramos de precio por producto dentro de una lista: desde cierta cantidad, otro precio. El sistema aplica el tramo que alcance cada línea.
Códigos de barras
Varios códigos de barras por producto o variante, con uno principal, vista previa al crearlos e impresión de etiquetas lista para la impresora.
Auditoría de cambios y accesos
Cada creación, modificación y eliminación queda con usuario, fecha, origen y valores; cada ingreso al sistema, con su resultado y su dirección de origen.
Conteo físico
Se cuenta la bodega y el sistema propone los ajustes para dejar el stock igual a lo contado, con una foto de existencias que no se altera.
Existencias y kardex
Cuánto hay de cada producto en cada bodega y cuánto vale, y la historia de cada entrada y salida con su saldo en unidades y en pesos.
- Módulo
Módulo de Catálogo y precios
El maestro de productos y la política de precios de su empresa: variantes, categorías, marcas, códigos de barras, listas, precios por cantidad y Excel.
Vea SMART ERP con los procesos de su empresa
Una demostración guiada por nuestro equipo: usted nos cuenta cómo vende, compra, cobra y contabiliza, y le mostramos cómo se hace en SMART ERP.
En la demostración
- Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
- El asistente de IA respondiendo con cifras
- Los documentos electrónicos ante la DIAN
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