ERP para empresas con vendedores en ruta
El vendedor toma el pedido y registra el cobro desde el celular; cartera, bodega y gerencia lo ven en el mismo sistema, sin transcribir nada.
Cuando la venta ocurre en la calle, la oficina trabaja con retraso. El pedido llega por mensaje y alguien lo digita; el vendedor cobra y entrega un recibo de talonario que cartera conoce días después; y la comisión se calcula a fin de mes con una hoja que cada parte discute.
SMART ERP incluye un espacio para el vendedor, «Mi ruta», hecho para la pantalla del celular: sus clientes ordenados por prioridad, la ficha de cada uno con su cartera, la toma del pedido, el registro del cobro y de la visita. Se instala en el teléfono como una aplicación desde el navegador y usa el mismo usuario y los mismos permisos del sistema.
Es un módulo que se activa por empresa, junto con el manejo de vendedores, sucursales de cliente y comisiones por recaudo. Lo que el vendedor hace en la calle no es una copia que después se sincroniza con otro programa: es el pedido, la gestión y el recibo reales, sujetos a las mismas reglas de crédito y de precios que en la oficina.
Los retos del día a día
Pedidos que se transcriben dos veces
El vendedor anota y la oficina digita. En el camino se cambian referencias y cantidades, y el cliente recibe algo distinto de lo que pidió.
Dinero cobrado en la calle que cartera no ve
Entre el momento en que el cliente paga al vendedor y el momento en que el dinero se legaliza, la cartera muestra un saldo que ya no es cierto y el cliente recibe cobros que no corresponden.
Vender a un cliente con cartera vencida
Sin el saldo y la mora a la mano, el vendedor toma el pedido y la discusión con cartera ocurre después, con el cliente esperando un despacho que no va a salir.
Zonas sin señal
En bodegas, sótanos y veredas la conexión se cae. Si la herramienta deja de servir sin datos, el vendedor vuelve al cuaderno.
Comisiones difíciles de explicar
Pagar sobre lo facturado premia vender a quien no paga. Pagar sobre lo recaudado exige saber qué abono corresponde a qué factura y con cuánta mora, y eso a mano no se sostiene.
Cómo ayuda SMART ERP
La ruta del día, ordenada por prioridad
El vendedor ve sus clientes asignados con una prioridad calculada y, en la ficha de cada uno, su cartera, sus facturas pendientes y sus últimos pedidos, antes de sentarse a ofrecer.
Pedido desde el celular, con las reglas de la oficina
El pedido toma el precio de la lista del cliente y el IVA que el sistema impone. Al confirmarlo pasa por el control de crédito: si el cliente no tiene cupo, queda retenido para que cartera lo revise, y el vendedor puede retirarlo o cancelarlo.
El pedido no se pierde si se cae la señal
El borrador se guarda en el teléfono y se envía solo cuando vuelve la conexión. Cada pedido viaja con una identificación propia, de modo que un reintento nunca lo duplica.
Recibo provisional por lo que se cobra en la calle
El vendedor registra lo recibido contra las facturas del cliente y entrega la constancia en PDF o en tirilla. El recibo no baja la cartera ni mueve la caja hasta que cartera lo legaliza; mientras tanto se ve como abono por legalizar.
Legalización con un solo paso
Cartera revisa el recibo provisional y lo legaliza, lo que genera el recaudo real sobre las facturas, o lo rechaza con un motivo. Si el recaudo se anula o un cheque rebota, el recibo vuelve a quedar pendiente.
Visitas y gestiones de cobro registradas
Cada visita queda anotada como comercial o de cobro, con su resultado y, si la hubo, la promesa de pago. El sistema marca la promesa como cumplida o incumplida según los recaudos que entren.
Cada vendedor ve solo lo suyo
Con el rol restringido, el vendedor consulta únicamente sus documentos, sus clientes asignados y la cartera de sus facturas, tanto en el celular como en el computador. No ve costos ni utilidad en los informes.
Comisión por recaudo, con la mora incluida
La comisión se causa con cada abono efectivo y puede depender de los días de mora, por una matriz que usted administra o por tasas por producto y tramo de días. Las condiciones se congelan al emitir la factura y la liquidación aprobada se paga por nómina.
Metas mensuales con semáforo
Cada vendedor tiene meta de venta, de recaudo y de clientes. El cumplimiento usa las mismas cifras de los informes de ventas y del motor de comisiones, con la proyección al cierre del mes por días hábiles.
Módulos que usa
Vendedores y comisiones
Vendedores con su cartera de clientes, comisiones que se causan cuando el cliente paga, metas mensuales y un espacio para vender y cobrar desde el celular.
Ventas
El ciclo comercial completo: cotización, pedido, remisión, factura y devolución, cada paso enlazado con inventario, cartera y contabilidad.
Cartera
Todo lo que le deben sus clientes en un solo lugar: desde que nace la factura hasta que el dinero entra, con cobro organizado, crédito controlado y contabilidad automática.
Catálogo y precios
El maestro de productos y la política de precios de su empresa: variantes, categorías, marcas, códigos de barras, listas, precios por cantidad y Excel.
Inventario
Existencias por bodega al costo promedio, kardex que cuadra, seriales, traslados, ajustes con aprobación y conteo físico, todo contabilizado solo.
Informes y tableros
Tableros por área, reportes de ventas, cartera e inventario, el estado de resultados gerencial y un generador para armar sus propios informes.
Funcionalidades clave
Mi ruta: el espacio del vendedor
Pantallas pensadas para el celular del vendedor: a quién visitar, qué debe cada cliente, tomar el pedido, registrar el cobro y dejar la visita.
Recibo provisional
Constancia numerada del dinero que el vendedor recibe en ruta. No baja la cartera hasta que cartera la legaliza con el recibo de caja o la rechaza.
Comisiones por recaudo
La comisión del vendedor se causa con cada pago del cliente, pierde efectividad con la mora y se liquida hacia la nómina con el detalle de cada movimiento.
Metas de vendedores
Meta mensual de venta sin IVA, de recaudo y de clientes con venta para cada vendedor, con cumplimiento, proyección al cierre y semáforo.
Pedidos de venta
El pedido confirma la venta y ordena el trabajo de bodega: preparación, despacho y entrega, con facturación completa o parcial y remisiones.
Control de crédito
Antes de vender a crédito, el sistema revisa cupo, cartera vencida y bloqueos del cliente, y deja registro de quién autorizó cada excepción. Se activa por empresa.
Aprobaciones de crédito
Una bandeja donde cartera resuelve, con toda la información del cliente a la vista, los pedidos que el control de crédito retuvo por cupo excedido o cartera vencida.
Gestión de cobro
Los clientes en mora ordenados por prioridad, cada llamada o visita registrada con su resultado y las promesas de pago vigiladas contra los recaudos reales.
Listas de precios
Agrupe el precio de venta por tipo de cliente o canal. Con una lista, el precio lo pone el sistema y el descuento respeta el precio mínimo.
Recaudos
Cada pago de un cliente es un recibo de caja que baja la cartera, lleva el dinero a la caja o al banco y se contabiliza, con deducciones, canjes y reverso completo.
Preguntas frecuentes
No. «Mi ruta» se abre en el navegador del celular y se puede instalar en la pantalla de inicio desde ahí. Usa el mismo usuario y la misma contraseña del sistema.
Sin señal el vendedor puede terminar el pedido que estaba tomando: queda guardado en el teléfono y se envía al volver la conexión. El catálogo, los precios, la cartera y los cobros necesitan conexión, porque se consultan en el momento.
No. Es la constancia de que el vendedor recibió el dinero. No afecta la cartera, la caja ni la contabilidad hasta que el área de cartera lo legaliza; en ese momento se crea el recaudo sobre las facturas indicadas.
No. El pedido del celular usa el precio de lista del cliente, sin descuentos, promociones ni variantes. Los pedidos con condiciones especiales se elaboran en la pantalla completa de pedidos.
El sistema ajusta la comisión con un movimiento contrario en el histórico. Ocurre lo mismo cuando se anula un recaudo o rebota un cheque: lo causado por ese abono se reversa.
Sí. Son dos interruptores distintos: puede activar vendedores, sucursales y visibilidad por vendedor, y dejar las comisiones por recaudo apagadas hasta definir sus reglas.
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En la demostración
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