Facturas recibidas y eventos RADIAN en el ERP
Una bandeja con las facturas electrónicas que le emiten sus proveedores: se convierten en factura de compra y desde ahí se emiten los eventos 030, 031, 032 y 033 ante la DIAN.
Las facturas electrónicas que los proveedores le emiten a la empresa llegan a una bandeja propia en SMART ERP. Entran solas, con una sincronización que el sistema hace cada hora, o cargando a mano el XML o el ZIP de la factura, opción que funciona incluso sin la facturación electrónica activa.
Desde la bandeja, cada factura se convierte en factura de compra con el flujo normal: el sistema reconoce al proveedor por su NIT, propone el producto de cada línea por la equivalencia que recuerda, el código de barras, el código o la similitud del nombre, y al confirmar la compra entra a bodega, practica las retenciones habituales del proveedor y se contabiliza.
En el detalle de cada documento se emiten los eventos del receptor ante la DIAN en el orden que la norma exige: acuse de recibo, recibo del bien o servicio y, por último, aceptación expresa o reclamo. El acuse y el recibo del bien pueden dejarse automáticos por empresa.
El problema que resuelve
Facturas que llegan a un correo y se pierden
Las facturas de proveedores repartidas en buzones personales no tienen dueño ni estado: nadie sabe cuáles ya se registraron, cuáles faltan y cuáles se registraron dos veces.
Digitar lo que ya viene en el XML
El archivo del proveedor trae cada línea, cantidad, precio e impuesto, pero la compra se vuelve a escribir a mano, con errores de digitación y diferencias contra lo facturado.
Eventos que se emiten tarde o en desorden
El acuse, el recibo del bien y la aceptación tienen un orden. Sin un control por documento es fácil omitir uno o aceptar una factura que debía reclamarse.
Facturas que no eran para la empresa
Entre lo recibido llegan notas, documentos dirigidos a otro NIT o facturas con diferencias en el total, que no deben terminar convertidas en compras sin revisión.
Qué hace facturas recibidas y eventos radian en SMART ERP
Bandeja con indicadores
«Por convertir», «Sin acuse de recibo», «Recibido este mes» y «Con reclamo» resumen el trabajo pendiente y filtran la tabla. Se busca por número, emisor, NIT o CUFE, y se filtra por estado, eventos, proveedor y fechas.
Dos entradas: sincronización y carga del XML
«Sincronizar» trae las facturas nuevas en el momento, además de la sincronización automática. «Cargar XML» recibe el XML o el ZIP que lo contiene, sin depender de la sincronización.
Conversión a factura de compra
Usted revisa proveedor, fechas, bodega de entrada, orden de compra y cada línea, que puede ir a un producto o a un gasto. Al crear la factura, la compra entra a bodega, practica las retenciones habituales y se contabiliza.
Equivalencias que se recuerdan
Con «Recordar para las próximas facturas de este proveedor», el sistema guarda a qué producto corresponde cada referencia del proveedor y la reconoce la próxima vez.
Control de la diferencia en el total
Si el total del documento no cuadra con sus líneas, el sistema no lo deja pasar en silencio: usted lleva la diferencia a una cuenta de gasto, como «Otros impuestos y cargos», o confirma que se registra con ella.
Eventos 030, 032, 033 y 031
«Acuse de recibo» (030), «Recibo del bien o servicio» (032) y, al final, «Aceptación expresa» (033) o «Reclamo» (031). La aceptación y el reclamo son definitivos y se excluyen; el reclamo exige motivo y bloquea la conversión.
Eventos automáticos por empresa
Un administrador puede hacer que el sistema emita el acuse al recibir la factura y el recibo del bien al registrar la compra, y define la persona responsable que figura en los eventos.
Línea de tiempo por documento
El detalle muestra los datos del documento, sus líneas y totales, la línea de tiempo de los eventos ante la DIAN y el enlace a la factura de compra si ya se convirtió.
Descartar sin rechazar
«Descartar» saca un documento de la lista por convertir con un motivo, sin rechazarlo ante la DIAN, y «Recuperar» lo devuelve a la bandeja.
Lectura con IA cuando no hay XML
Para proveedores que solo envían PDF o foto, la IA transcribe la factura, usted la corrige contra el original y la guarda en la bandeja. Queda marcada «IA · por revisar» y no se convierte sin confirmar la revisión.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Reciba la factura
Llega por la sincronización automática o usted la carga con «Cargar XML». Aparece en la bandeja como «Por convertir».
- 2
Emita el acuse de recibo
En el detalle del documento, emita el evento 030, o déjelo automático para que salga al recibir la factura.
- 3
Convierta en factura de compra
Revise proveedor, bodega, orden de compra y a qué producto o gasto va cada línea. «Crear factura de compra» la registra de una vez.
- 4
Emita el recibo del bien o servicio
Emita el evento 032 cuando la mercancía o el servicio se recibió; puede salir automático al registrar la compra.
- 5
Acepte o reclame
Cierre con «Aceptación expresa» (033) o con «Reclamo» (031) indicando el motivo. Los dos son definitivos.
- 6
Siga los pendientes
Use los indicadores «Sin acuse de recibo» y «Con reclamo» para ver qué documentos necesitan atención.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- La conversión no crea un borrador: la factura de compra queda registrada con inventario y contabilidad. Si esa factura se anula, el documento vuelve a quedar por convertir.
- No se convierten ni admiten eventos las notas crédito o débito, los documentos descartados ni las facturas dirigidas a otro NIT. Una factura con reclamo tampoco se convierte.
- Los eventos necesitan la facturación electrónica activa; se activa por empresa. La carga manual del XML funciona sin ella.
- Un documento leído con IA no tiene CUFE y no admite eventos RADIAN.
- Los eventos nunca detienen la compra: si la transmisión no se completa (por ejemplo, por una falla de conexión), quedan pendientes y el sistema reintenta solo. Un evento aceptado no retrocede.
- El XML o ZIP que se carga a mano admite hasta 10 MB.
- Una factura en moneda extranjera exige la tasa de cambio para convertirse.
- El número de factura del proveedor se compara sin puntuación ni mayúsculas, así la misma factura no entra dos veces por caminos distintos.
En las pantallas del producto
La ayuda que trae el botón «Ayuda» de cada pantalla.
Facturas recibidasEs la bandeja de las facturas electrónicas que los proveedores emiten a la empresa. Desde aquí se convierten en factura de compra y se emiten los eventos ante la DIAN (RADIAN).
Qué hay en pantalla
- Indicadores
- «Por convertir», «Sin acuse de recibo», «Recibido este mes» y «Con reclamo». Al hacer clic en «Por convertir», «Sin acuse de recibo» o «Con reclamo» se filtra la tabla.
- Filtros
- Búsqueda por número, emisor, NIT o CUFE; estado (Por convertir, Convertido, Reclamado, Descartado), eventos DIAN, proveedor y rango de fechas.
- Tabla de documentos
- Documento, emisor, emisión, recibido, total, eventos DIAN (030, 031, 032, 033: emitidos o pendientes) y estado. Las marcas «IA · por revisar» y «Otro NIT» avisan de lo que requiere atención.
- Detalle del documento
- Con «Ver detalle y eventos»: datos del documento, líneas y totales, la línea de tiempo de los eventos ante la DIAN y el enlace a la factura de compra si ya se convirtió.
Qué puede hacer
- Cargar XML
- Sube el XML de la factura electrónica o el ZIP que lo contiene (máximo 10 MB). Funciona aunque la facturación electrónica no esté activa.
- Leer PDF o foto
- Para proveedores que no envían el XML: la IA transcribe la factura (PDF, JPG, PNG o WEBP, máximo 8 MB), usted corrige los datos contra el original y con «Guardar en la bandeja» queda marcada como leída con IA.
- Confirmar la revisión
- En el detalle de un documento leído con IA, «La revisé: coincide con el original». Sin esa confirmación no se puede convertir.
- Sincronizar
- Trae las facturas electrónicas nuevas que le emitieron sus proveedores. Solo aparece con la facturación electrónica activa.
- Rechazados
- Muestra los correos que llegaron al buzón de recepción y fueron rechazados. Solo aparece con la facturación electrónica activa.
- Convertir en factura de compra
- Para facturas «Por convertir». Revise proveedor, fechas, bodega de entrada, orden de compra y cada línea (a producto o a gasto). «Crear factura de compra» registra la compra de una vez: entra a bodega, practica las retenciones habituales del proveedor y se contabiliza.
- Comparar con el último costo
- Al convertir, cada línea de producto muestra si el proveedor cobra igual, más o menos que la última vez: costo de esta factura (después del descuento), último costo y costo promedio, con la diferencia en porcentaje y en pesos.
- Subir el precio de venta
- Cuando el costo sube, marque «Subir el precio de venta al crear la factura». Se muestran el precio actual, el precio nuevo propuesto (sube lo mismo que subió el costo, y usted lo puede cambiar), el margen actual, el margen si no sube y el margen con el precio nuevo. Al crear la factura suben en la misma proporción el precio base y el precio del producto en todas sus listas, con sus precios mínimos y sus tramos por cantidad.
- Emitir eventos ante la DIAN
- En el detalle: «Acuse de recibo», «Recibo del bien o servicio» y «Aceptación expresa» o «Reclamo», en ese orden. La aceptación y el reclamo son definitivos y se excluyen entre sí.
- Descartar y Recuperar
- «Descartar» saca el documento de la lista por convertir, con un motivo; no lo rechaza ante la DIAN. «Recuperar» lo devuelve a la bandeja.
- Eventos automáticos
- El ícono de configuración (solo administradores) permite que el sistema emita solo el acuse al recibir la factura y el recibo del bien al registrar la compra, y define la persona responsable.
Tenga en cuenta
- La conversión no crea un borrador: la factura de compra queda registrada con inventario y contabilidad. Si se anula esa factura, el documento vuelve a quedar por convertir.
- Si el total del documento no cuadra con las líneas, debe llevar la diferencia a una cuenta de gasto («Otros impuestos y cargos», lo recomendado) o confirmar que se registra con la diferencia.
- No se convierten las notas crédito o débito, los documentos descartados, las facturas con reclamo ni las dirigidas a otro NIT.
- Los eventos necesitan la facturación electrónica activa. Un documento leído con IA no tiene CUFE y no admite eventos.
- Al convertir puede marcar «Recordar para las próximas facturas de este proveedor» para que el sistema reconozca el producto la próxima vez.
- Todos ven la comparación de costo; subir el precio de venta solo se ofrece a quien tiene acceso a Listas de precios o a Productos. Los precios y los costos se muestran sin IVA y el margen es la ganancia sobre el precio de venta.
- El precio de venta no cambia si usted no marca la casilla, y solo sube: si el costo baja, el precio se ajusta en Listas de precios.
- La comparación de costo no se muestra en facturas en otra moneda. Si la mercancía ya entró con la recepción de una orden de compra, el último costo ya es el de esa compra y la comparación sale «Igual al último costo».
Preguntas frecuentes
Sí. Cargar el XML o el ZIP a mano y convertirlo en factura de compra funciona sin ella. La sincronización automática y la emisión de los eventos ante la DIAN sí requieren la facturación electrónica activa.
Primero el acuse de recibo (030), después el recibo del bien o servicio (032) y por último la aceptación expresa (033) o el reclamo (031). El sistema respeta ese orden y no permite aceptar y reclamar la misma factura.
El sistema detiene la conversión y muestra la diferencia. Usted decide: llevarla a una cuenta de gasto, que es lo recomendado para otros impuestos y cargos, o confirmar que la compra se registra con esa diferencia.
Por la equivalencia que usted le pidió recordar, por el código de barras, por el código o por la similitud del nombre. Lo que no reconoce lo asigna usted, y cualquier línea puede ir a una cuenta de gasto.
El acuse de recibo y el recibo del bien, sí: un administrador los activa por empresa y define la persona responsable. La aceptación expresa y el reclamo los decide siempre una persona.
Si corresponde reclamarla ante la DIAN, emita el evento de reclamo con su motivo. Si solo quiere sacarla de los pendientes, use «Descartar» con un motivo: eso no la rechaza ante la DIAN y se puede recuperar.
Sí, con «Leer PDF o foto»: la IA transcribe la factura, usted corrige los datos contra el original y confirma la revisión. Sin esa confirmación no se puede convertir, y esos documentos no admiten eventos.
Siga explorando
Facturas de compra
La factura del proveedor registrada una sola vez: ingresa la mercancía, practica las retenciones, crea la cuenta por pagar y queda contabilizada.
Lectura de facturas con IA
Para proveedores que no envían el XML: la IA transcribe el PDF o la foto, una persona revisa y confirma, y la factura entra a la bandeja para convertirla.
Factura electrónica
SMART ERP transmite la factura a la DIAN al emitirla. El sistema sigue su estado, reintenta lo pendiente y arma la representación gráfica con QR y CUFE.
Retenciones y autorretenciones
Cada concepto guarda tarifa, base mínima en UVT, cuentas y vigencia; cada tercero, los conceptos que le aplican. Las facturas de compra y de venta calculan sus retenciones solas.
Recepción de mercancía
El registro de lo que realmente llegó del proveedor: ingresa las unidades a la bodega, actualiza la orden y contabiliza lo recibido aunque falte la factura.
Cuentas por pagar
Lo que la empresa debe a cada proveedor, por edades de vencimiento, con el estado de cuenta desde el que se pagan o abonan varias facturas a la vez.
- Módulo
Módulo de Impuestos y DIAN
Documentos electrónicos ante la DIAN, retenciones calculadas por el sistema y borradores de declaraciones, exógena y certificados que salen de los mismos libros contables.
Parte del cumplimiento ante la DIAN y la normativa colombiana de SMART ERP.
Vea SMART ERP con los procesos de su empresa
Una demostración guiada por nuestro equipo: usted nos cuenta cómo vende, compra, cobra y contabiliza, y le mostramos cómo se hace en SMART ERP.
En la demostración
- Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
- El asistente de IA respondiendo con cifras
- Los documentos electrónicos ante la DIAN
- Los módulos que usted elija ver a fondo