Control de garantías de productos y servicios
Garantías ligadas a la factura o a la orden de servicio, con vigencia, reclamo, resolución y el costo de atenderlas contabilizado en su propia cuenta.
Cada garantía en SMART ERP nace de un documento: una factura de venta, una factura de compra o una orden de servicio. De allí se toman el cliente o el proveedor, los productos y los seriales; no se digitan. Según el documento, la garantía es de producto, de servicio o de proveedor, y su vigencia se calcula con los meses de garantía del serial o del producto.
Cuando el cliente llega a reclamar y no trae la factura, usted busca la venta por cliente, producto, serial o fechas, y la pantalla le dice de una vez si la garantía aplica: vitalicia, aplica hasta cierta fecha, vencida, ya registrada o devuelta. Puede crear la garantía y dejarla reclamada en el mismo paso.
Un reclamo se gestiona desde su detalle y acumula su costo: repuestos tomados del inventario, reposición del producto, servicio técnico externo, y lo que el proveedor reconoce. Todo se contabiliza automáticamente y aparece en una línea propia del estado de resultados. Las garantías no dependen de tener activo el taller.
El problema que resuelve
El cliente reclama y nadie encuentra la venta
Buscar la factura por número cuando el cliente no la tiene hace perder tiempo en el mostrador. La búsqueda por cliente, producto o serial muestra la venta y si la garantía aplica.
No se sabe cuánto cuestan las garantías
Los repuestos y reposiciones se diluyen en el inventario y nadie ve el gasto. Cada reclamo acumula su costo y el total tiene línea propia en el estado de resultados.
Lo que el proveedor reconoce no se registra
Una nota crédito o una reposición del proveedor queda por fuera del análisis. La recuperación se registra contra el reclamo y resta de su costo neto.
Garantías vencidas que se atienden como vigentes
Sin fechas a la vista se atienden reclamos fuera de cobertura. La columna de días restantes y el estado calculado muestran qué está vigente, por vencer o vencido.
Qué hace garantías en SMART ERP
Tres tipos de garantía
De producto, sobre lo vendido al cliente; de servicio, sobre una reparación entregada; y de proveedor, sobre lo comprado. El tipo se sugiere solo según el documento de referencia.
Creación desde las líneas de la factura
Se marcan las líneas a garantizar y se crea una garantía por línea, con cliente, producto y seriales tomados del documento. Las líneas que ya tienen garantía aparecen bloqueadas.
Búsqueda de la venta por cliente o producto
Filtre por cliente, producto, texto —factura, documento, producto o serial— y fechas. Cada venta indica si la garantía aplica y «Usar» carga la factura con esa línea marcada.
Vigencia calculada y garantía vitalicia
La vigencia inicia en la fecha de la factura o de entrega de la orden y termina según los meses de garantía del serial o del producto. Los productos marcados como vitalicios en el catálogo no vencen.
Reclamo con motivo y orden de servicio
Una garantía vigente se reclama indicando el motivo y, si la hay, la orden de servicio que la atiende. También se puede crear y reclamar en un solo paso cuando el cliente está presente.
Resolución del reclamo
El reclamo se resuelve como «Aplicada» o «Denegada» desde su detalle, y se puede reabrir si hace falta.
Costos del reclamo contabilizados
Repuesto, reposición de producto, reposición digital y baja de unidad salen del inventario al gasto por garantías; el servicio técnico externo se vincula desde la línea de gasto de su factura de compra.
Recuperación del proveedor y reembolso
La nota crédito o la reposición en especie del proveedor se registra como recuperación. El reembolso al cliente se vincula a su devolución de venta aprobada y se muestra aparte del gasto.
Días restantes y filtros
La lista muestra los días de cobertura que quedan y se filtra por tipo y por estado: vigente, vencida, reclamada, aplicada o denegada.
Informe de garantías
Garantías generadas y reclamadas, tasa de reclamación, costo neto, recuperado y reembolsado, por grupo, línea de negocio, marca, producto y cliente, con detalle exportable a Excel.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Defina los meses de garantía
Indique en el catálogo los meses de garantía de sus productos y marque los que tienen garantía vitalicia. Configure las cuentas de garantías en la configuración contable.
- 2
Elija el documento de referencia
Con «Nueva Garantía» seleccione factura de venta, factura de compra u orden de servicio. Si no tiene el número de la factura, búsquela por cliente o producto.
- 3
Marque las líneas
Seleccione las líneas a garantizar, revise la vigencia propuesta y escriba las condiciones y la cobertura.
- 4
Registre el reclamo
Desde las acciones de una garantía vigente elija «Reclamar», indique el motivo y vincule la orden de servicio si existe.
- 5
Registre los costos
En el detalle del reclamo agregue repuestos, reposiciones o el servicio externo, y la recuperación que reconozca el proveedor.
- 6
Resuelva
Cierre el reclamo como «Aplicada» o «Denegada».
- 7
Analice
Consulte el informe de garantías para ver en qué productos, marcas y clientes se concentran los reclamos y su costo.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- Toda garantía está vinculada a un documento: orden de servicio, factura de venta o factura de compra.
- Solo se reclama una garantía vigente. Una línea vencida según la fecha de venta no se reclama, salvo que se marque como vitalicia.
- Una garantía reclamada o resuelta no cambia de tipo ni de vigencia y no se elimina; solo admite cambios en sus textos.
- Una garantía vigente cuya fecha de fin ya pasó se muestra y se filtra como «Vencida».
- Nada se borra: anular un gasto crea el movimiento de inventario contrario y el reverso contable, y restaura los seriales.
- El costo neto es lo gastado menos lo recuperado del proveedor. El reembolso al cliente es una devolución de venta, no un gasto por garantía.
- Las garantías con orden de servicio como referencia requieren el taller activo; las de facturas no.
En las pantallas del producto
La ayuda que trae el botón «Ayuda» de cada pantalla.
Informe de garantíasAnaliza las garantías: cuántas se generaron, cuántas se reclamaron, cuánto costaron y en qué clientes, productos, grupos, líneas de negocio y marcas se concentran.
Qué hay en pantalla
- Filtros
- Período (botones rápidos y fechas), «Fecha base» (fecha de registro, inicio de vigencia o fecha de reclamo), Cliente / Proveedor, Grupo, Línea de negocio, Marca, Sede, Tipo, estado y documento de origen.
- Pestaña «Resumen»
- Indicadores (garantías generadas, reclamadas, tasa de reclamación, valor garantizado, vigentes, vencidas sin reclamo, días promedio al reclamo, cobertura de ventas, costo neto, gastos, recuperado del proveedor y reembolsado al cliente), la tendencia, el estado y los próximos vencimientos.
- Pestaña «Segmentación»
- Garantías, reclamadas, tasa, valor y costo neto por grupo, línea de negocio, marca, tipo y documento de origen.
- Pestaña «Productos y clientes»
- Los 10 productos con más garantías, los 10 más reclamados y los 10 terceros con más garantías.
- Pestaña «Detalle»
- Una fila por garantía: registro, documento, cliente, producto, grupo y línea, inicio, fin, estado, reclamo, valor y costo neto.
Qué puede hacer
- Aplicar
- Recalcula el informe. Exige fechas «Desde» y «Hasta» válidas. Los filtros quedan en la dirección de la página.
- Limpiar
- Quita los filtros y vuelve al período inicial.
- Ordenar el detalle
- En la pestaña «Detalle», el encabezado de las columnas ordena la lista.
- Exportar Excel
- En la pestaña «Detalle», descarga las garantías con los filtros aplicados.
- Gestionar garantías / Ver todas las vigentes
- Enlaces que llevan a Taller › Garantías, donde se registran y se atienden las reclamaciones.
Tenga en cuenta
- La «Fecha base» decide qué garantías entran al período: las registradas, las que empiezan a regir o las reclamadas en esas fechas.
- El costo neto es lo gastado en atender las garantías menos lo recuperado del proveedor.
- «Gastos registrados en el periodo» va por la fecha del gasto y cuadra con «Gastos por garantías» del estado de resultados.
- El grupo es la categoría principal del producto: las subcategorías suman a su grupo. Las garantías de órdenes de servicio y de compras quedan en «Sin línea».
- La tasa de reclamación se compara con el período anterior que indica la línea bajo los filtros. Aquí no se crean ni se modifican garantías.
Preguntas frecuentes
No. Las garantías están en el menú del taller pero no dependen de su interruptor. Usted puede registrar y atender garantías sobre facturas de venta y de compra sin usar órdenes de servicio.
Al crear la garantía use la búsqueda «Por cliente o producto». Filtre por el cliente, el producto o el serial y el sistema lista sus ventas indicando en cada una si la garantía aplica, hasta cuándo, o si ya está registrada o fue devuelta.
Como una reposición de producto dentro del reclamo. La unidad sale del inventario al costo y se contabiliza en la cuenta de gastos por garantías; la unidad defectuosa queda en taller.
Registre la recuperación en el reclamo, sea nota crédito o reposición en especie. Se contabiliza como recuperación y resta del costo neto de esa garantía y del informe.
En cada reclamo, en el informe de garantías —por producto, marca, grupo, línea de negocio y cliente— y en el estado de resultados, donde los gastos por garantías tienen su propia línea.
Sí. Los productos marcados con garantía vitalicia en el catálogo generan garantías que no vencen y se pueden reclamar en cualquier momento.
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- Módulo
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