Pedidos de venta: preparación y despacho
El pedido confirma la venta y ordena el trabajo de bodega: preparación, despacho y entrega, con facturación completa o parcial y remisiones.
El pedido es el compromiso con el cliente: qué va a recibir, a qué precio y con qué IVA. Puede crearse directamente o nacer de una cotización aprobada, y desde que se confirma ordena el trabajo que sigue: alistar la mercancía, despacharla, entregarla y facturarla.
En SMART ERP el pedido recorre los estados «Pendiente», «Confirmado», «En preparación», «Despachado» y «Entregado», y puede cancelarse con motivo antes de la entrega. Mientras está confirmado y sin facturar, sus unidades figuran como comprometidas en existencias, de modo que nadie ofrece la misma mercancía dos veces.
La operación real rara vez es de una sola entrega. Por eso el pedido se factura completo o por partes, línea por línea, y admite remisiones para entregar antes de facturar. El sistema lleva la cuenta de lo pendiente, lo remitido y lo facturado de cada línea.
El problema que resuelve
Prometer mercancía que ya está vendida
Si las existencias solo muestran lo que hay en bodega, dos vendedores pueden comprometer las mismas unidades. El segundo cliente se entera cuando el despacho no llega.
Pedidos a medias sin control de lo pendiente
Cuando un pedido se entrega en varias tandas y el control está en un cuaderno, se termina facturando de más, de menos o dos veces la misma línea.
Bodega sin orden de prioridades
Sin un estado y una prioridad por pedido, el alistamiento sigue el orden de quien más insiste y no el de lo más urgente.
Confirmar ventas a clientes que no pueden pagarlas
El pedido se confirma, se alista y se despacha, y solo al facturar alguien nota que el cliente tiene el cupo copado o cartera vencida.
Qué hace pedidos de venta en SMART ERP
Creación directa o desde cotización
El pedido se digita desde cero o se genera al convertir una cotización aprobada, con sus productos, precios y promoción. Hereda la fecha de entrega esperada y queda enlazado con la cotización.
Estados de preparación y despacho
«Confirmar», «Preparar», «Despachar» y «Entregar» mueven el pedido paso a paso. Cada cambio queda registrado, y el tablero de ventas muestra cuántos pedidos están en curso.
Prioridad
Cada pedido lleva una prioridad («Baja», «Normal», «Alta» o «Urgente») que ayuda a ordenar el alistamiento y el despacho.
Aviso de existencias al confirmar
Al confirmar, el sistema avisa qué productos no alcanzan con lo disponible. Es un aviso, no un bloqueo: el pedido se confirma y la mercancía se compra o se entrega por partes.
Comprometido y libre en existencias
Las unidades de pedidos confirmados, en preparación o despachados sin factura emitida se muestran como «En pedidos», y lo «Libre» las descuenta. Se liberan al emitir la factura o cancelar el pedido.
Facturación completa o por partes
«Convertir a factura» está disponible desde «Confirmado», «En preparación» o «Despachado». Usted indica cuánto facturar de cada línea, y el pedido muestra si está sin facturar, parcial o facturado.
Remisiones desde el pedido
De un pedido confirmado se sacan remisiones por lo pendiente de cada línea, con el precio, el descuento y el IVA pactados. Lo remitido actualiza la cantidad despachada y deja de estar pendiente.
Precio e IVA pactados
La factura que sale del pedido conserva el precio, la escala y el IVA acordados en el pedido, aunque la lista de precios haya cambiado después.
Control de crédito al confirmar
Con el control de crédito, que se activa por empresa, confirmar valida cupo y cartera vencida. Quien no puede autorizar deja el pedido «Retenido» para que cartera lo apruebe o lo rechace.
Sin duplicados desde el celular
Los pedidos que el vendedor toma en ruta, con el espacio del vendedor activo, viajan con un identificador propio: si el envío se repite por mala señal, el sistema devuelve el pedido ya creado.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Cree o reciba el pedido
Digítelo con cliente, productos y cantidades, o conviértalo desde una cotización aprobada. El pedido nace en «Pendiente» y todavía se puede editar.
- 2
Confirme
Al confirmar se valida que tenga productos, se revisan las existencias y, si está activo, el crédito del cliente. Desde aquí las unidades quedan comprometidas.
- 3
Prepare la mercancía
Marque «Preparar» cuando bodega empiece el alistamiento. La prioridad del pedido indica qué atender primero.
- 4
Despache o remita
Marque «Despachar» cuando la mercancía salga, o cree una remisión si va a entregar antes de facturar.
- 5
Facture
Convierta el pedido en factura, completo o solo las cantidades que se entregaron. La factura queda en borrador para revisarla y emitirla.
- 6
Marque la entrega
Cuando el cliente recibe, «Entregar» cierra el ciclo del pedido.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- El pedido solo se edita o elimina en estado «Pendiente». Después de confirmado, lo que cambia es su avance.
- Cancelar exige el motivo y es posible antes de «Entregado». Un pedido con remisiones despachadas y sin facturar no se cancela.
- Lo comprometido es un valor calculado: no descuenta el inventario ni toca la contabilidad. La salida real ocurre al emitir la factura o despachar la remisión.
- El aviso de existencias insuficientes al confirmar no bloquea el pedido.
- Con el control de crédito activo, un pedido retenido no avanza hasta que cartera lo apruebe. El vendedor puede retirarlo de la retención o cancelarlo.
- La autorización de crédito del pedido cubre su factura y su remisión mientras no pasen de lo pendiente por facturar.
- Con el módulo de vendedores activo, confirmar exige un vendedor vigente en el pedido.
Preguntas frecuentes
Sí. Al convertir a factura usted indica la cantidad de cada línea, y lo demás queda pendiente para una factura posterior. El pedido muestra si está sin facturar, parcialmente facturado o facturado por completo.
No. El pedido confirmado compromete las unidades, que se ven como «En pedidos» en existencias, pero la salida de inventario ocurre al emitir la factura o al despachar una remisión.
El sistema lo avisa con el detalle por producto y deja confirmar. Usted decide si compra lo que falta, entrega por partes o ajusta el pedido. La planeación de compras tiene en cuenta lo comprometido al calcular lo disponible.
Con el control de crédito activo, quien tiene permiso de autorizar ve el bloqueo y puede autorizarlo con un motivo. Quien no lo tiene deja el pedido retenido, y cartera lo revisa en su bandeja para aprobarlo o rechazarlo.
No. La factura del pedido conserva el precio y el IVA pactados en el pedido. Los cambios de lista aplican a los documentos nuevos.
Sí, con el espacio del vendedor, que hace parte del módulo de vendedores y se activa por empresa. El pedido se guarda en el teléfono si no hay señal y se envía al volver la conexión, sin duplicarse.
Siga explorando
Cotizaciones
Propuestas comerciales con precios de lista, IVA y promociones aplicados por el sistema, que se envían al cliente y se convierten en pedido o factura.
Facturación de venta
La factura es el punto donde la venta se vuelve inventario, cartera y contabilidad: todo ocurre al emitir, en una sola operación.
Remisiones
La remisión registra la mercancía que se entrega al cliente antes de facturarla y lleva el control de lo entregado que sigue sin facturar.
Existencias comprometidas
El sistema calcula las unidades de pedidos confirmados que aún no salen de bodega y muestra cuánto queda realmente libre para ofrecer.
Control de crédito
Antes de vender a crédito, el sistema revisa cupo, cartera vencida y bloqueos del cliente, y deja registro de quién autorizó cada excepción. Se activa por empresa.
Aprobaciones de crédito
Una bandeja donde cartera resuelve, con toda la información del cliente a la vista, los pedidos que el control de crédito retuvo por cupo excedido o cartera vencida.
- Módulo
Módulo de Ventas
El ciclo comercial completo: cotización, pedido, remisión, factura y devolución, cada paso enlazado con inventario, cartera y contabilidad.
Vea SMART ERP con los procesos de su empresa
Una demostración guiada por nuestro equipo: usted nos cuenta cómo vende, compra, cobra y contabiliza, y le mostramos cómo se hace en SMART ERP.
En la demostración
- Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
- El asistente de IA respondiendo con cifras
- Los documentos electrónicos ante la DIAN
- Los módulos que usted elija ver a fondo