Documento soporte electrónico en compras
La factura de compra a un proveedor no obligado a facturar se marca como documento soporte, toma su consecutivo por sede y se transmite a la DIAN al registrarla.
Cuando la empresa le compra a alguien que no está obligado a expedir factura, el soporte del costo o del gasto lo emite el comprador. En SMART ERP ese documento no se hace en otra herramienta: es la misma factura de compra, marcada como documento soporte, la que SMART ERP transmite a la DIAN.
Al guardar la compra, el sistema le asigna el consecutivo de documento soporte de la sede, arma el documento con los datos del proveedor y el detalle de lo comprado, y lo envía. La compra entra al inventario, practica las retenciones habituales del proveedor y se contabiliza con el flujo normal; el envío electrónico corre aparte y nunca la detiene.
Como los demás documentos electrónicos, queda en la bandeja con su estado, y si falta un dato el sistema dice exactamente cuál para corregirlo y reenviar. Requiere la facturación electrónica, que se activa por empresa.
El problema que resuelve
Compras a no obligados sin soporte válido
Si el documento soporte se elabora después y por fuera del sistema de compras, hay costos y gastos registrados sin el documento que los respalda ante la DIAN.
El mismo dato digitado dos veces
Registrar la compra en el sistema y volver a escribir proveedor, productos y valores en un portal de transmisión duplica el trabajo y abre la puerta a diferencias entre los dos registros.
Documentos emitidos fuera de tiempo
Cuando la transmisión depende de que alguien se acuerde, las compras se acumulan y el documento se intenta generar cuando ya pasó el plazo que admite la operación.
Qué hace documento soporte electrónico en SMART ERP
Marca en la factura de compra
Al crear la factura de compra se marca «Documento soporte». Solo está disponible para proveedores registrados como no obligados a facturar y no pide número de factura del proveedor.
Consecutivo propio por sede
El documento toma su número de un consecutivo de documento soporte por sede, con el prefijo definido en la configuración de documentos electrónicos.
Envío al registrar la compra
El documento se arma con los datos del proveedor y cada línea comprada, y sale a la DIAN al guardar. La compra queda registrada aunque la transmisión no se complete en ese momento.
Validaciones antes de enviar
El sistema revisa que el proveedor sea no obligado a facturar, que esté identificado como lo pide el documento, que la compra tenga líneas y que su fecha esté dentro de lo que admite la transmisión; lo que falte queda listado.
Compra del día o acumulado semanal
La compra de hoy viaja como operación individual; una compra de hasta seis días atrás viaja como acumulado semanal. Una más antigua no se envía y el sistema lo avisa.
Seguimiento en la bandeja
El documento soporte aparece en Ventas › Documentos electrónicos con su tipo propio, su estado y el mensaje de respuesta, con las mismas acciones de consultar y reenviar.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Marque al proveedor como no obligado
En la ficha del tercero, indique que el proveedor no está obligado a facturar y verifique su identificación.
- 2
Registre la factura de compra
Cree la factura de compra con sus líneas y marque «Documento soporte». No necesita número de factura del proveedor.
- 3
Guarde
La compra entra a bodega, calcula sus retenciones y se contabiliza. El documento soporte toma su consecutivo y se envía a la DIAN.
- 4
Revise el estado
En la bandeja de documentos electrónicos, filtre por tipo «Documento soporte». Si quedó «Por corregir», complete lo indicado y reenvíe.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- Requiere la facturación electrónica activa; se activa por empresa.
- Solo aplica a proveedores registrados como no obligados a facturar. Si el proveedor está marcado como obligado, el documento no se arma.
- La marca de documento soporte se pone al crear la factura de compra, y la compra debe tener líneas con el detalle de lo comprado.
- El sistema solo transmite compras de hoy o de hasta seis días atrás; una compra con fecha más antigua no se envía.
- Una compra con impuesto nacional al consumo no viaja como documento soporte: ese impuesto no se informa en el documento y el total no cuadraría.
- El envío no interrumpe la compra: si la transmisión no se completa (por ejemplo, por una falla de conexión), el documento queda pendiente y el sistema reintenta solo.
En las pantallas del producto
La ayuda que trae el botón «Ayuda» de cada pantalla.
Documentos electrónicosMuestra el estado ante la DIAN de cada factura, nota y demás documentos electrónicos enviados, y permite reenviar los que hay que corregir.
Qué hay en pantalla
- Tarjetas por estado
- «Aceptado», «En la DIAN», «Pendiente», «Rechazado» y «Por corregir», con la cantidad de documentos. Al pulsar una tarjeta se filtra la lista.
- Aviso de documentos no válidos
- Aparece cuando hay documentos rechazados o por corregir; el botón «Verlos» los filtra.
- Lista de documentos
- Número, tipo, estado, detalle (el error o el mensaje del proveedor) y fecha de envío.
- Filtros
- Búsqueda por número o CUFE y tipo de documento (factura, nota crédito, nota débito, documento soporte, nómina electrónica y otros).
- Detalle (ojo)
- Número interno y ante la DIAN, CUFE o CUDE, fechas de envío y aceptación, respuesta del cliente, lista «Para corregir», descargas en PDF, XML y ZIP, bitácora del proveedor y los datos enviados.
Qué puede hacer
- Reenviar
- Vuelve a enviar un documento que no ha sido aceptado, después de corregir lo que faltaba (por ejemplo, datos del cliente). Un documento rechazado se envía como un intento nuevo.
- Consultar
- Pregunta al proveedor el estado de un documento que está «En la DIAN».
- Descargar PDF
- Abre la representación gráfica cuando el proveedor ya la entregó.
- Actualizar
- Vuelve a cargar la lista y los totales.
- Configuración
- Abre la configuración de la facturación electrónica. Solo la ven los administradores.
Tenga en cuenta
- Los documentos se envían solos al emitir una factura o aprobar una devolución; aquí no se crean.
- El envío nunca detiene la venta: si el proveedor no responde, el documento queda «Pendiente» y el sistema lo reintenta cada 10 minutos.
- «Rechazado» y «Por corregir» significan que el documento todavía no es válido ante la DIAN.
- Un documento aceptado no retrocede ni se reenvía.
- Si la facturación electrónica está apagada en la empresa, la pantalla lo indica y no muestra documentos. Con el módulo encendido pero sin credenciales, nada se envía.
Preguntas frecuentes
No. La misma factura de compra, marcada como documento soporte, se transmite a la DIAN desde SMART ERP. No hay doble digitación del proveedor ni de las líneas.
Solo con proveedores registrados como no obligados a facturar. El sistema valida esa condición en la ficha del tercero y, si el proveedor figura como obligado, deja el documento por corregir con el motivo.
El sistema transmite la compra de hoy como operación individual y la de hasta seis días atrás como acumulado semanal. Si la fecha es más antigua, el documento no se envía y el detalle explica por qué.
Sí. La compra sigue el flujo normal de facturas de compra: entra al inventario, practica las retenciones habituales del proveedor según sus conceptos y se contabiliza de forma automática.
En Ventas › Documentos electrónicos, con el filtro de tipo «Documento soporte». Allí están el estado, el mensaje de respuesta y las acciones «Consultar» y «Reenviar».
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