Activos fijos: depreciación, bajas y revaluación
Cada activo con su costo, vida útil y cuentas. La depreciación del mes, la baja, la revaluación y el deterioro generan su comprobante contable.
El módulo de activos fijos lleva el registro de la propiedad, planta y equipo de su empresa: computadores, muebles, vehículos, maquinaria, edificios. Cada activo tiene código, fecha y costo de adquisición, valor residual, vida útil y las tres cuentas que usa: la del activo, la de depreciación acumulada y la del gasto.
Una vez al mes se calcula la depreciación del período. El sistema deprecia los activos que falten, por línea recta o por saldos decrecientes, y genera el comprobante contable con el gasto de cada uno en su centro de costo. Si algo quedó mal, la depreciación del período se reversa y se vuelve a calcular mientras el mes siga abierto.
Cuando un activo se vende, se retira o se dona, la baja saca de libros el costo y la depreciación acumulada con su comprobante. La revaluación y el deterioro ajustan el valor en libros y reparten el nuevo valor en la vida útil que le queda al activo.
Lo que este módulo resuelve
La depreciación se calcula en una hoja de cálculo
Llevar el cuadro de depreciación por fuera obliga a digitar un asiento manual cada mes y a mantener fórmulas que nadie más entiende. Un activo nuevo o una baja descuadran el cuadro con los libros.
Activos vendidos o dañados que siguen en el balance
Si la baja no tiene un proceso, el costo y la depreciación acumulada se quedan en libros. El balance muestra equipos que la empresa ya no tiene.
Dos vidas útiles y una sola cifra
La vida útil con la que la empresa estima el uso real del activo no siempre es la que se usa para efectos fiscales. Sin llevar las dos, la diferencia se reconstruye a mano cada año.
No se sabe qué área carga con cada activo
Sin centro de costo por activo, el gasto de depreciación cae en una sola bolsa y los resultados por área quedan incompletos.
Qué puede hacer con Activos fijos
Capacidades que ya están en el producto.
Ficha completa de cada activo
Código, nombre, fecha de adquisición, costo, valor residual, vida útil NIIF en meses, vida útil fiscal opcional, método de depreciación, centro de costo y cuentas contables del activo, la depreciación acumulada y el gasto.
Depreciación mensual por período
«Calcular depreciación» procesa los activos en uso para el período elegido y genera el comprobante: débito al gasto y crédito a la depreciación acumulada de cada activo. Deprecia solo los que falten en ese período.
Línea recta o saldos decrecientes
Línea recta reparte el costo menos el valor residual en partes iguales. Saldos decrecientes deprecia más al inicio, sobre el valor en libros. En ambos, el último mes cierra exacto en el valor residual.
Reverso de la depreciación
La depreciación de un período se puede reversar y volver a calcular mientras el período contable esté abierto, por ejemplo si faltó registrar un activo o corregir una vida útil.
Baja con comprobante
Por venta, retiro, destrucción o donación. Retira el costo y la depreciación acumulada; en la venta registra la cuenta por cobrar y la utilidad o pérdida frente al valor en libros. La baja se puede reversar.
Revaluación
Cuando un avalúo sube el valor del activo, el aumento va contra el superávit por revaluación en el patrimonio. El nuevo valor se deprecia en los meses de vida útil que quedan.
Deterioro
Si el valor baja, primero se consume el superávit por revaluación que tenga ese mismo activo y el resto se lleva al gasto por deterioro.
Informe de activos
Costo, depreciación acumulada, valor en libros, porcentaje depreciado y estado de cada activo, con totales para cruzar contra el balance. Se filtra por centro de costo y por estado.
Comparativo fiscal y NIIF
Para cada activo, la depreciación anual con la vida útil NIIF frente a la calculada con la vida útil fiscal y su diferencia, como insumo para la conciliación fiscal.
Dentro del libro de inventarios y balances
El inventario de propiedad, planta y equipo, con costo, depreciación acumulada y valor en libros, hace parte del libro de inventarios y balances que genera la contabilidad.
Inteligencia artificial en este módulo
El asistente consulta, explica y prepara borradores. Usted aprueba.
- El asistente consulta los activos fijos: costo, depreciación acumulada y valor en libros, y puede resumirlos o compararlos con las cuentas del balance.
- El asistente contable explica el gasto de depreciación de un mes bajando al auxiliar de la cuenta y a su comprobante.
- La IA solo consulta: calcular la depreciación, dar de baja o revaluar un activo lo hace una persona en la pantalla de activos fijos.
Funcionalidades del módulo
Cada una con su página: qué hace, cómo se usa y qué tener en cuenta.
Preguntas frecuentes sobre activos fijos
La contabiliza el sistema cuando usted pulsa «Calcular depreciación» para el período. Es una acción del contador, una vez al mes, y genera un solo comprobante con el gasto de cada activo.
No se duplica. El proceso deprecia solo los activos que todavía no tienen depreciación en ese período; si ya están todos, avisa y no genera nada.
La baja por venta retira el costo y la depreciación acumulada, registra el valor de venta en la cuenta por cobrar que usted elija y lleva la diferencia a utilidad o pérdida en venta de activos. El dinero se recibe después en tesorería contra esa cuenta por cobrar.
Sí. Cada activo tiene su vida útil NIIF, con la que se deprecia en libros, y una vida útil fiscal opcional. El comparativo muestra la diferencia anual entre las dos.
Sí. La baja se reversa desde el activo: vuelve a libros y el comprobante queda reversado. La depreciación de un período también se reversa mientras el período esté abierto.
Las cuentas de cada activo en el plan de cuentas y, en la configuración contable, las de utilidad y pérdida en venta de activos, cuenta por cobrar, superávit por revaluación y deterioro. Si falta alguna, la baja o la revaluación no se registran.
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