Lotes de pago a proveedores con archivo para el banco
Programe el pago a muchos proveedores en una operación: propuesta por vencimiento, aprobación, archivo para el banco y un egreso por proveedor al pagar.
El lote de pago resuelve la jornada de pagos: en lugar de registrar proveedor por proveedor, usted arma una sola relación de facturas a pagar desde una cuenta bancaria, en una fecha. El sistema propone las facturas, usted ajusta, alguien aprueba y el banco recibe un archivo con todos los pagos.
El lote separa con claridad la intención del hecho. En «Borrador» y «Aprobado» no se mueve dinero: se reserva qué facturas se van a pagar y se valida que alcance el saldo. Solo al marcarlo como «Pagado», con la fecha en que el banco aplicó los pagos, se registra un comprobante de egreso por cada proveedor, sale el dinero de la cuenta y las facturas quedan pagadas o abonadas.
El archivo para el banco se arma con plantillas que su empresa define a partir de la guía técnica de su banco: delimitado o de ancho fijo, con los campos, el orden y el formato que el portal exige, y con vista previa para probarlo antes de usarlo.
El problema que resuelve
Los pagos de la semana se digitan dos veces
Una vez en el portal del banco y otra en el sistema. El lote genera el archivo para el banco y luego registra todos los egresos con un solo paso.
Se programa más de lo que hay en la cuenta
Sin una suma confiable es fácil pasarse. La propuesta no supera el dinero disponible y la aprobación valida que la cuenta bancaria cubra el total.
Una factura entra en dos relaciones de pago
Cuando varias personas preparan pagos, la misma factura puede aparecer dos veces. El sistema no permite que una factura esté en dos lotes vigentes.
Quien prepara el pago es quien lo ejecuta
El lote tiene un paso de aprobación propio y, si hay una regla de aprobación por monto que lo cubra, queda a la espera de esa autorización.
Qué hace lotes de pago en SMART ERP
Propuesta automática de facturas
Con la cuenta bancaria, la fecha de pago y el vencimiento límite, «Proponer facturas» sugiere las facturas por pagar, las vencidas primero, sin pasar del dinero disponible.
Ajuste manual del lote
Marque y desmarque facturas y cambie el valor de cada una para dejar abonos. «Guardar borrador» no mueve dinero y el lote se puede editar o eliminar mientras esté en borrador.
Aprobación con validaciones
Al aprobar se verifican los saldos de las facturas, que la cuenta bancaria cubra el total y que el período contable de la fecha de pago esté abierto.
Plantillas de archivo por banco
Defina el tipo de archivo, delimitado o de ancho fijo, los campos de un catálogo cerrado, su formato, el encabezado y los totales. Las plantillas se editan, duplican y prueban con vista previa.
Archivo en plantilla propia, Excel o CSV
En lotes aprobados o pagados se genera el archivo con una plantilla, en Excel o en CSV genérico, con un registro por proveedor. Cada archivo queda en el historial del lote.
Egresos al marcar pagado
Con la fecha en que el banco aplicó los pagos, el lote registra un comprobante de egreso por proveedor, todo o nada, y las facturas quedan pagadas o abonadas.
Detalle y trazabilidad
El detalle muestra el total, los pagos por proveedor con sus facturas (saldo al incluirla, saldo hoy y valor del lote), los proveedores sin cuenta bancaria y los archivos generados.
Devolver a borrador o anular
Un lote aprobado vuelve a borrador para corregirlo. Anular un lote pagado anula sus egresos, devuelve el dinero a la cuenta y restituye el saldo de las facturas.
Indicadores de pagos
«Por pagar esta semana», «Vencido», «Lotes por aprobar» y «Pagado en el mes», más la búsqueda y los filtros por estado y fecha.
Copiloto «Armar lote con IA»
El asistente muestra los saldos de las cuentas bancarias, sugiere qué facturas pagar y, si usted lo pide y lo aprueba, deja un lote en borrador. No aprueba ni paga.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Defina las plantillas de su banco
Una sola vez: en «Plantillas de archivo» arme el formato con la guía técnica que le entrega su banco y pruébelo con la vista previa.
- 2
Cree el lote
Elija la cuenta bancaria de origen, la fecha de pago y hasta qué vencimiento proponer, y use «Proponer facturas».
- 3
Ajuste y guarde el borrador
Marque o desmarque facturas, ajuste valores y guarde. Las facturas del lote quedan reservadas para él.
- 4
Apruebe el lote
Se validan saldos, fondos y período contable. Si una regla de aprobación por monto lo cubre, espera esa autorización.
- 5
Genere el archivo y súbalo al banco
Descargue el archivo con su plantilla y cárguelo en el portal del banco para que aplique los pagos.
- 6
Marque el lote como pagado
Indique la fecha en que el banco aplicó los pagos: se registran los egresos, sale el dinero de la cuenta y bajan los saldos de las facturas.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- El sistema no trae el formato de ningún banco: la empresa arma la plantilla con la guía técnica de su banco y la prueba con la vista previa.
- Los proveedores sin cuenta bancaria registrada no salen en el archivo y se omiten al pagar; el total del lote pagado es lo realmente pagado.
- Una factura no puede estar en dos lotes vigentes a la vez. Al eliminar un borrador, sus facturas quedan libres para otro lote.
- La fecha en que se marca pagado no puede ser futura: es la fecha de los egresos y de su contabilidad.
- Si ya subió un archivo al banco y necesita devolver el lote a borrador, anule primero la operación en el portal del banco.
- Anular un lote exige el motivo y es definitivo. Si estaba pagado, se anulan todos sus egresos.
- En el archivo, el documento del proveedor, el número de cuenta y el valor nunca se recortan para ajustarlos al ancho de un campo.
- Un lote sin regla de aprobación propia pasa por la regla de egresos con el valor de su mayor pago a un proveedor.
En las pantallas del producto
La ayuda que trae el botón «Ayuda» de cada pantalla.
Lotes de pagoPrograma el pago de muchas facturas a varios proveedores en una sola operación y genera el archivo para subir al portal del banco. Al marcar el lote como pagado se registran los egresos.
Qué hay en pantalla
- Indicadores
- «Por pagar esta semana», «Vencido», «Lotes por aprobar» y «Pagado en el mes».
- Pestaña «Lotes»
- Lote, fecha de pago, cuenta de origen, proveedores, facturas, total, estado y observaciones, con búsqueda y filtros por estado y fecha.
- Pestaña «Plantillas de archivo»
- Los formatos de archivo que la empresa definió para cada banco.
- Detalle del lote
- Con «Ver detalle»: total, pagos por proveedor con sus facturas (saldo al incluirla, saldo hoy y valor del lote), proveedores sin cuenta bancaria y los archivos generados para el banco.
Qué puede hacer
- Nuevo lote
- Elija la cuenta bancaria de origen, la fecha de pago y hasta qué vencimiento proponer. «Proponer facturas» sugiere las facturas por pagar, las vencidas primero, sin pasar del dinero disponible. Marque, desmarque y ajuste valores; «Guardar borrador» no mueve dinero.
- Editar o Eliminar
- Solo en borrador. Al eliminarlo, sus facturas quedan libres para otro lote.
- Aprobar
- Valida los saldos de las facturas, que la cuenta bancaria cubra el total y que el período contable de la fecha de pago esté abierto. Todavía no mueve dinero.
- Devolver a borrador
- Para un lote aprobado que necesita corrección. Si ya subió un archivo al banco, anúlelo allá primero.
- Archivo para el banco
- En lotes aprobados o pagados: con una plantilla propia, en Excel o en CSV genérico. Cada archivo queda guardado en el historial del lote.
- Marcar pagado
- Para lotes aprobados. Indique la fecha en que el banco aplicó los pagos: se registra un comprobante de egreso por proveedor, sale el dinero de la cuenta y las facturas quedan pagadas o abonadas.
- Anular
- Para lotes aprobados o pagados; exige el motivo. Si estaba pagado, se anulan sus egresos, el dinero vuelve a la cuenta y las facturas recuperan su saldo. Es definitiva.
- Plantillas
- «Nueva plantilla», «Editar», «Duplicar» y «Eliminar». La plantilla define el tipo de archivo (delimitado o de ancho fijo), los campos y su formato, con vista previa.
Tenga en cuenta
- El sistema no trae el formato de ningún banco: arme la plantilla con la guía técnica que le entrega su banco y pruébela con la vista previa.
- Los proveedores sin cuenta bancaria registrada no salen en el archivo y se omiten al pagar; el total del lote pagado es lo realmente pagado. Registre la cuenta en el tercero antes de aprobar.
- Una factura no puede estar en dos lotes vigentes a la vez.
- Si existe una regla de aprobación por monto que cubra el lote, al aprobarlo queda a la espera de esa aprobación.
- La fecha en que se marca pagado no puede ser futura: es la fecha de los egresos y de su contabilidad.
Preguntas frecuentes
No. Los formatos de cada banco cambian y no se incluyen de fábrica. Usted define una plantilla con la guía técnica de su banco: tipo de archivo, campos, orden, formato, encabezado y totales, y la prueba con la vista previa. También hay salida en Excel y en CSV genérico.
No. El sistema genera el archivo y usted lo sube al portal de su banco. Cuando el banco aplica los pagos, usted marca el lote como pagado con esa fecha y en ese momento se registran los egresos y sale el dinero de la cuenta en el sistema.
No sale en el archivo y se omite al pagar el lote, de modo que el total pagado es lo realmente pagado. El detalle del lote lista esos proveedores para que registre la cuenta en el tercero antes de aprobar.
Toma las facturas por pagar hasta el vencimiento que usted indique, pone primero las vencidas y se detiene antes de superar el dinero disponible de la cuenta bancaria. La propuesta es un punto de partida: usted marca, desmarca y ajusta valores.
Sí, anulándolo con su motivo. Se anulan los egresos del lote, el dinero vuelve a la cuenta bancaria y las facturas recuperan su saldo. La anulación es definitiva; si los pagos sí se hicieron en el banco, debe gestionarlos con el banco.
Sí. El lote tiene estados separados para borrador, aprobado y pagado, y con las aprobaciones por monto usted define quién autoriza los lotes según su valor. Quien solicita no puede aprobar su propia solicitud.
Siga explorando
Cuentas por pagar
Lo que la empresa debe a cada proveedor, por edades de vencimiento, con el estado de cuenta desde el que se pagan o abonan varias facturas a la vez.
Comprobantes de egreso
El soporte de cada pago a un proveedor: una o varias facturas pagadas o abonadas en una operación, con salida de caja o banco y contabilidad automática.
Aprobaciones por monto
Reglas por tipo de documento, rango de valor y sede, con uno o varios niveles de aprobadores y una bandeja donde cada quien resuelve lo que le toca.
Flujo de caja proyectado
A partir del saldo de hoy, lo que falta por cobrar y lo que falta por pagar, el sistema muestra el saldo de cada período y avisa dónde baja del mínimo.
Conciliación bancaria
El extracto del banco cruzado contra los movimientos en libros, con cruce automático, registro de lo que falta y un resumen que explica la diferencia.
Facturas de compra
La factura del proveedor registrada una sola vez: ingresa la mercancía, practica las retenciones, crea la cuenta por pagar y queda contabilizada.
- Módulo
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Del pedido al proveedor hasta el pago: órdenes, recepciones, facturas, cuentas por pagar, egresos y lotes de pago, con inventario y contabilidad al día.
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En la demostración
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