ERP para comercio con punto de venta (POS)
Un punto de venta ágil en el mostrador, conectado con el inventario, la cartera, la tesorería y la contabilidad de toda la empresa.
En el mostrador lo que importa es la velocidad: encontrar el producto, cobrar con el medio que el cliente traiga y seguir con el siguiente. Detrás del mostrador importa otra cosa: que al final del día la caja cuadre, que las existencias sean las reales y que la venta ya esté en la contabilidad sin que nadie la vuelva a digitar.
SMART ERP trae un terminal de punto de venta que trabaja sobre el mismo inventario, los mismos precios y los mismos clientes que el resto del sistema. Cada venta descuenta existencias, registra sus pagos por medio, genera su comprobante contable y queda dentro de una sesión de caja que se abre y se cierra con arqueo.
Como es parte de un ERP completo, el comercio no necesita un programa para la caja y otro para compras, cartera y contabilidad. El punto de venta es un módulo más, y lo que ocurre en él se ve de inmediato en los informes de ventas, en el flujo de caja y en los libros.
Los retos del día a día
Cajas que no cuadran al cierre
Sin apertura con base, registro por medio de pago y un conteo al cierre, las diferencias aparecen días después y ya nadie sabe en qué turno ni en qué caja ocurrieron.
Inventario que el sistema dice tener y la vitrina no
Cuando la caja y el inventario son programas distintos, las existencias se actualizan tarde o por cargas manuales, y el vendedor ofrece lo que ya se vendió en otra sede.
Ventas del mostrador que llegan tarde a la contabilidad
Resumir las ventas del día en un comprobante manual esconde el detalle: no se sabe qué entró por tarjeta, qué quedó a crédito ni cuánto costó lo vendido.
Promociones y precios aplicados a criterio del cajero
Si el descuento depende de quien atiende, hay ventas con precios distintos para el mismo producto y promociones que se siguen dando después de vencidas.
Cómo ayuda SMART ERP
Terminal pensado para cobrar rápido
Búsqueda de productos, carrito y cobro en una sola pantalla, con atajos de teclado para las acciones frecuentes. Una venta admite varios medios de pago a la vez y el sistema registra cada uno por separado.
Sesiones de caja con arqueo
Cada turno abre una sesión y la cierra contando lo recibido. El historial de sesiones muestra quién abrió, qué se vendió y con qué medios, y la diferencia frente a lo esperado queda registrada en el cierre.
Existencias y seriales en tiempo real
La venta descuenta el inventario de la bodega de la sede en el momento. Los productos que manejan serial piden la unidad exacta que sale, y esa unidad conserva su propio costo y su garantía.
Promociones que aplica el sistema
Las promociones vigentes se calculan en el carrito con las mismas reglas de las demás ventas, incluida la bonificación en producto. El IVA de cada línea lo decide el sistema según el producto y el cliente, no la pantalla.
Venta a crédito desde la caja, con control
Si la empresa lo usa, parte de la venta puede quedar como crédito interno del cliente. Con el control de crédito activo, esa parte se valida contra el cupo y la cartera vencida antes de cobrar.
Canales y líneas de negocio para analizar la venta
Cada venta puede clasificarse por canal de venta y línea de negocio. Los informes de ventas muestran después cuánto aporta cada uno, con las devoluciones ya descontadas.
Cada venta con su asiento
Al cobrar, el sistema contabiliza ingreso, IVA, costo de lo vendido y el dinero recibido en la cuenta de esa caja. Los traslados de caja a banco tienen su propio movimiento y su comprobante.
Impuesto al consumo y bolsas plásticas
Los productos que lo llevan liquidan su impuesto al consumo en el punto de venta, por porcentaje o por valor por unidad, con la tarifa que su empresa configure, y lo llevan a su cuenta por pagar.
Factura electrónica desde el mostrador
Con la facturación electrónica activa, la factura que se emite en el punto de venta se transmite a la DIAN. Si la transmisión no se completa (por ejemplo, por una falla de conexión), la venta no se detiene: el documento queda pendiente y el sistema reintenta solo. Se activa por empresa.
Módulos que usa
Punto de venta
La caja del mostrador: vender rápido, cobrar con varios medios de pago y cerrar el turno con el efectivo cuadrado, sobre el mismo inventario y la misma contabilidad.
Ventas
El ciclo comercial completo: cotización, pedido, remisión, factura y devolución, cada paso enlazado con inventario, cartera y contabilidad.
Inventario
Existencias por bodega al costo promedio, kardex que cuadra, seriales, traslados, ajustes con aprobación y conteo físico, todo contabilizado solo.
Catálogo y precios
El maestro de productos y la política de precios de su empresa: variantes, categorías, marcas, códigos de barras, listas, precios por cantidad y Excel.
Tesorería
El dinero de su empresa, caja por caja y banco por banco: saldos al día, cada movimiento con su asiento, conciliación contra el extracto y una proyección de lo que viene.
Cartera
Todo lo que le deben sus clientes en un solo lugar: desde que nace la factura hasta que el dinero entra, con cobro organizado, crédito controlado y contabilidad automática.
Contabilidad
La contabilidad de su empresa se arma con cada venta, compra, recaudo, pago y nómina. El contador revisa, ajusta, cierra y presenta, sin digitar dos veces.
Informes y tableros
Tableros por área, reportes de ventas, cartera e inventario, el estado de resultados gerencial y un generador para armar sus propios informes.
Funcionalidades clave
Terminal POS
La pantalla del cajero: buscar, armar el carrito, cobrar con uno o varios medios de pago y entregar el recibo, con inventario y contabilidad al instante.
Sesiones y arqueo de caja
El turno de cada cajero queda como una sesión con apertura, ventas, movimientos de efectivo y un cierre que compara lo contado con lo esperado.
Promociones
Descuentos configurables con vigencia, alcance, condiciones y tope de usos, que el sistema valida y sugiere en cotizaciones, pedidos, facturas y caja.
Seriales
Trazabilidad unidad por unidad: cada serial tiene su bodega, estado, condición, costo y cliente, desde la compra hasta la venta y la garantía.
Códigos de barras
Varios códigos de barras por producto o variante, con uno principal, vista previa al crearlos e impresión de etiquetas lista para la impresora.
Existencias y kardex
Cuánto hay de cada producto en cada bodega y cuánto vale, y la historia de cada entrada y salida con su saldo en unidades y en pesos.
Caja y cierres
Cada caja con su saldo real, cada entrada y salida con su concepto y su asiento, y un cierre por turno que muestra el sobrante o el faltante.
IVA en la venta
El porcentaje de IVA de cada línea no se digita: el sistema lo impone según el cliente, el producto y la tarifa general de la empresa.
Impuesto nacional al consumo
Segundo impuesto por línea, además del IVA: por porcentaje o por valor por unidad. El sistema lo liquida en la venta, lo lleva al costo en la compra y lo resume por período.
Tableros e indicadores
Un tablero por área con lo que pasa hoy y reportes por período con margen, tendencia y desgloses, todos con la misma definición de cada cifra.
Preguntas frecuentes
Sí. Una venta se puede pagar con una combinación de medios, por ejemplo parte en efectivo y parte con tarjeta. Cada medio queda registrado por su valor y aparece discriminado en el cierre de la sesión.
La venta se completa igual. El documento electrónico queda en estado pendiente y el sistema lo reintenta de forma periódica; desde la bandeja de documentos electrónicos usted ve cuáles faltan y por qué.
No. SMART ERP se usa desde el navegador y el punto de venta necesita conexión para consultar precios y existencias y registrar la venta. Si su local tiene una conexión inestable, conviene contar con un respaldo de internet.
Sí. Cada sede tiene sus bodegas, sus cajas y sus consecutivos, y la gerencia ve la venta consolidada o por sede. Los traslados de mercancía entre sedes quedan con su movimiento de inventario y su asiento.
No. El menú de cada persona depende de su rol, y lo que el rol no ve en el menú tampoco lo puede consultar por otra vía. Un rol de cajero puede limitarse al terminal y a sus sesiones.
Sí. Si el cliente está marcado como excluido o exento, con su soporte, el sistema factura sin IVA. La caja tiene además un interruptor «Sin IVA» para la venta puntual, que arranca apagado salvo que su empresa decida lo contrario.
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En la demostración
- Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
- El asistente de IA respondiendo con cifras
- Los documentos electrónicos ante la DIAN
- Los módulos que usted elija ver a fondo