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SMART ERP
Módulo de SMART ERP

Contabilidad integrada: PUC, comprobantes y cierre

La contabilidad de su empresa se arma con cada venta, compra, recaudo, pago y nómina. El contador revisa, ajusta, cierra y presenta, sin digitar dos veces.

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En SMART ERP la contabilidad no es un programa aparte al que alguien le pasa los datos a fin de mes. Cada operación del negocio —emitir una factura, registrar un recaudo, recibir mercancía, pagar a un proveedor, aprobar un ajuste de inventario, liquidar la nómina— genera su comprobante contable en el momento, con las cuentas que usted definió en la configuración contable.

El módulo trae el plan de cuentas con la estructura del PUC colombiano (clase, grupo, cuenta, subcuenta y auxiliares), centros de costo en árbol, tipos de comprobante con su consecutivo, períodos mensuales con cierre y reapertura controlada, y el cierre anual con su comprobante de cierre y la apertura del año siguiente.

Sobre esos libros salen los informes: balance de prueba, balance general, estado de resultados, libro diario, mayor y balances, auxiliares por cuenta y por tercero, flujo de efectivo y libro de inventarios y balances. También el presupuesto anual con su ejecución y los estados financieros bajo NIIF para pymes a partir de un mapeo de sus cuentas.

Y cuando algo no cuadra, hay con qué encontrarlo: cada documento muestra su asiento, cada saldo se abre hasta sus movimientos y la pantalla de Mantenimiento contable compara los libros con cartera, cuentas por pagar y caja.

Lo que este módulo resuelve

  • La contabilidad va un mes atrás de la operación

    Cuando ventas, compras y caja viven en un sistema y la contabilidad en otro, alguien tiene que volver a digitar o importar archivos. Los informes llegan tarde y la gerencia decide con cifras viejas.

  • Los saldos de cartera y proveedores no coinciden con los libros

    Si los asientos se hacen a mano, tarde o temprano el saldo de Clientes en el balance no es el mismo de la cartera. Encontrar la diferencia consume días del contador en cada cierre.

  • Un saldo no se puede explicar

    Ver una cifra en el balance y no poder llegar al documento que la originó obliga a buscar en carpetas y hojas de cálculo. Sin trazabilidad, cualquier revisión se vuelve lenta.

  • Se registran movimientos en meses ya revisados

    Sin períodos que se cierren de verdad, un asiento con fecha antigua cambia informes que ya se entregaron. Después nadie sabe por qué el balance de marzo ya no es el mismo.

  • El presupuesto se queda en una hoja de cálculo

    Un presupuesto que no se compara con lo contabilizado no controla nada. Enterarse en diciembre de que un gasto se excedió ya no sirve para corregir.

Qué puede hacer con Contabilidad

Capacidades que ya están en el producto.

  • Asientos que nacen de la operación

    Facturas de venta y de compra, recaudos, egresos, movimientos de caja y bancos, devoluciones, remisiones, recepciones, ajustes y traslados de inventario, nómina y prestaciones generan su comprobante automático, marcado como tal y enlazado a su documento de origen.

  • Configuración contable por operación

    Usted asigna las cuentas que usa cada operación (clientes, proveedores, ingresos, inventario, impuestos, caja, nómina, activos). El botón «Validar configuración» lista las que faltan antes de empezar a operar.

  • Cuentas por tarifa de IVA

    Ingreso, devolución en ventas, IVA generado, IVA descontable, costo e inventario pueden ir a cuentas distintas según la tarifa de IVA de cada línea o producto. Sin esa parametrización, todo va a la cuenta general.

  • Plan de cuentas con estructura PUC

    Árbol de clase, grupo, cuenta, subcuenta y auxiliares de ocho o más dígitos. Cada cuenta define su naturaleza, si acepta movimientos y si exige tercero o centro de costo. Se carga y se exporta en Excel.

  • Centros de costo en árbol

    Áreas, sedes, departamentos o proyectos organizados por niveles. Los informes de resultados, el balance de prueba y el presupuesto se filtran por centro de costo.

  • Comprobantes manuales con partida doble

    Borrador, contabilizado, reversado o anulado. El sistema exige que débitos y créditos cuadren, que el período esté abierto y que cada cuenta lleve el tercero y el centro de costo que pide. Con PDF de cada comprobante.

  • Plantillas de comprobante

    Modelos para asientos que se repiten (arriendos, provisiones, distribuciones): cuentas, débito o crédito y porcentaje de cada línea. Al usarla solo se digita el valor y la descripción.

  • Períodos y cierre mensual

    Doce períodos al año más el de ajustes de cierre. Cerrar un mes verifica que no queden borradores, recalcula saldos y bloquea nuevos comprobantes; lo reabre solo quien tiene permiso sobre los períodos.

  • Cierre anual con apertura

    Con los doce meses cerrados, el cierre cancela las cuentas de resultado conservando tercero y centro de costo, lleva la utilidad o la pérdida al patrimonio y crea la apertura del año siguiente. Tiene vista previa y se puede revertir.

  • Informes financieros con detalle

    Balance de prueba, balance general, estado de resultados, libro diario, mayor y balances, auxiliares, flujo de efectivo y libro de inventarios y balances, con comparativo y exportación a PDF y Excel.

  • Presupuesto y ejecución

    Presupuesto anual por cuenta, mes y centro de costo, con versiones y aprobación. La ejecución compara contra lo contabilizado y, si la empresa lo activa, el sistema avisa o bloquea al superar el presupuesto.

  • Estados financieros NIIF para pymes

    Mapeo de cuentas PUC a la taxonomía NIIF y, con él, situación financiera, resultado integral, cambios en el patrimonio, flujos de efectivo y notas a los estados financieros.

  • Saldos siempre al día

    Al contabilizar o reversar un comprobante se recalculan los saldos de las cuentas y terceros que mueve, en su período y en los posteriores. También hay recálculo completo por período.

  • Mantenimiento contable

    Diagnóstico que compara los libros con cartera, cuentas por pagar y caja, y propone paso a paso la corrección de los documentos cuyo efecto contable quedó incompleto. Cada aplicación queda en una bitácora.

IA integrada

Inteligencia artificial en este módulo

El asistente consulta, explica y prepara borradores. Usted aprueba.

  • El asistente contable consulta balance de prueba, balance general, estado de resultados, auxiliares y comprobantes, y explica un saldo bajando hasta sus movimientos. No registra ni corrige asientos: indica la pantalla.
  • «Preparar el cierre con IA», en Períodos contables, deja listo un borrador que pregunta qué falta para cerrar el mes: períodos abiertos, comprobantes en borrador, conciliaciones sin aprobar y hallazgos contables.
  • «Analizar con IA», en Informes contables y en Presupuesto, abre el asistente con una pregunta sobre el balance o la ejecución presupuestal. El borrador nunca se envía solo: usted lo revisa y lo envía.
  • El vigía revisa cada madrugada con reglas fijas: meses que llevan demasiado tiempo abiertos, comprobantes que siguen en borrador y comprobantes descuadrados. Lo que encuentra aparece en Hallazgos.
  • El asistente puede validar la configuración contable y decirle qué cuentas faltan por asignar, o buscar una cuenta del plan por código o nombre.
  • Toda consulta de la IA usa los permisos de quien conversa: quien no ve la contabilidad en su menú tampoco la obtiene por el asistente.

Funcionalidades del módulo

Cada una con su página: qué hace, cómo se usa y qué tener en cuenta.

Pantalla por pantalla

La misma ayuda que usted encuentra en el botón «Ayuda» de cada pantalla del producto.

PresupuestoArma el presupuesto contable del año: ingresos, costos y gastos por cuenta, mes y centro de costo, para medir después la ejecución.

Qué hay en pantalla

Lista de presupuestos
Año, nombre y versión, estado, totales de ingresos, costos, gastos y utilidad, y quién lo aprobó.
Estados
«Borrador» (se captura y corrige), «Aprobado» (el vigente del año) y «Cerrado» (ya no se edita ni se vuelve a aprobar).
Aviso de control
Indica si el control al contabilizar está apagado, avisa o bloquea al superar el presupuesto.
Filtros
Por año y por estado del presupuesto.
Rejilla de valores
Al abrir un presupuesto: una fila por cuenta y una columna por mes, con total. Se filtra por centro de costo, cuenta y clase, con las opciones «Solo con valores» e «Incluir balance».

Qué puede hacer

Nuevo presupuesto
Crea un presupuesto en borrador con año, nombre, descripción y los umbrales de alerta y de excedido. Si el año ya tiene presupuestos, queda como una versión nueva.
Capturar valores
Abre la rejilla. Escriba o pegue los valores, muévase con las flechas y Enter, y pulse «Guardar»; «Descartar» deshace lo no guardado.
Agregar cuenta
En la rejilla, busca una cuenta (también cuentas mayores) para presupuestarla.
Distribuir un total anual
En cada fila: reparte un total en 12 partes iguales o según la estacionalidad del año anterior.
Ayudas
«Precargar lo ejecutado de un año» o «Copiar de otro presupuesto», con incremento general o por clase, grupo o cuenta, y redondeo.
Excel
«Importar» (con un solo error no se guarda nada), «Exportar» y «Descargar plantilla».
Aprobar
Lo deja como el presupuesto vigente del año. Si el año ya tenía uno aprobado, ese queda cerrado.
Devolver a borrador
Para corregir un presupuesto aprobado. Mientras tanto, el control al contabilizar no lo usa.
Cerrar
Un presupuesto cerrado ya no se edita ni se vuelve a aprobar; su ejecución sigue consultable.
Editar datos y umbrales
Cambia nombre, descripción y los porcentajes del semáforo. No disponible en presupuestos cerrados.
Eliminar
Borra un borrador con todos sus valores.
Ver ejecución
Abre la ejecución presupuestal de ese presupuesto.

Tenga en cuenta

  • Solo un presupuesto por año puede estar aprobado. Los valores se editan únicamente en borrador.
  • Una cuenta mayor presupuestada cubre a sus subcuentas: no se presupuestan ambas en el mismo centro de costo.
  • Las devoluciones en ventas se presupuestan en negativo.
  • El control al contabilizar comprobantes manuales y facturas de gasto lo activa el administrador del sistema para la empresa; aquí solo se consulta.
  • Las ayudas y la importación piden guardar o descartar primero los cambios pendientes de la rejilla.
Página de esta pantalla →
Ejecución presupuestalCompara lo presupuestado con lo que la contabilidad registró: del mes, acumulado del año y proyectado al cierre.

Qué hay en pantalla

Filtros
«Presupuesto», «Acumulado hasta» (mes de corte), «Centro de costo» (o todos, consolidado) y «Detalle hasta» (clase, grupo, cuenta, subcuenta o auxiliar).
Indicadores
Ingresos, costos, gastos y utilidad ejecutados, con su presupuesto, el porcentaje de ejecución y el estado.
Gráfico
«Presupuesto y ejecutado por mes»: barras con el valor de cada mes y líneas con el acumulado, para ingresos, costos, gastos o utilidad.
Ejecución por cuenta
Presupuesto y ejecutado del mes y acumulados, variación, presupuesto anual, proyección de cierre y estado de cada cuenta. Las cuentas se expanden para ver su detalle.
Estados
En costos y gastos: «Dentro», «Alerta» y «Excedido». En ingresos: «Cumplido» o «Cerca de la meta». También «Sin presupuesto» y «En cuenta mayor».

Qué puede hacer

Cambiar filtros
El informe se recalcula al elegir otro presupuesto, mes, centro de costo o nivel de detalle.
Buscar y filtrar cuentas
En «Ejecución por cuenta»: por código o nombre y por estado, incluido «Requieren atención».
Excel
Exporta el informe con los filtros actuales.
PDF
Descarga el informe en PDF.
Ir al Estado de Resultados
Enlace para contrastar el ejecutado con ese informe.

Tenga en cuenta

  • Es solo consulta: no cambia el presupuesto ni la contabilidad.
  • El ejecutado sale de los comprobantes contabilizados, sin el cierre anual ni las aperturas: coincide con el Estado de Resultados.
  • En gastos y costos el presupuesto es un tope; en ingresos es una meta. Los umbrales de alerta y de excedido se definen en cada presupuesto.
  • Se puede consultar la ejecución de un presupuesto en cualquier estado, no solo del aprobado.
Página de esta pantalla →
Mantenimiento contableVerifica que la contabilidad cuadre con cartera, cuentas por pagar y caja, y corrige paso a paso los documentos cuyo efecto contable quedó incompleto.

Qué hay en pantalla

Indicadores
«Controles que cuadran», «Correcciones por aplicar» y «Casos por decidir».
Pestaña «Diagnóstico»
Cada control con su valor en libros, en el auxiliar y la diferencia, o el número de documentos con problema. Debajo, los clientes y proveedores cuyo saldo en libros no cuadra con su cartera o sus cuentas por pagar.
«Entradas de inventario registradas como ingreso»
Entradas manuales cuya contrapartida fue una cuenta de ingreso, por mes, para que el contador decida si las reclasifica.
Pestaña «Correcciones»
Los pasos de corrección en orden, con su estado: «Al día», «Por aplicar», «Casos por decidir», «Espera un paso anterior» o «Bloqueado». Al elegir un paso se ven los casos automáticos, los que requieren decisión y los de ajuste manual.
Pestaña «Bitácora»
Cada aplicación de una corrección: fecha, usuario, casos aplicados, pendientes, errores y duración. Al abrir una fila se ve el resultado documento por documento.

Qué puede hacer

Volver a verificar
Recalcula el diagnóstico. Es solo lectura: no modifica nada.
Ir a la corrección
Desde un control que no cuadra, abre el paso que lo resuelve.
Descargar Excel
Baja el detalle de las entradas de inventario registradas como ingreso.
Elegir qué pasó
En los casos que requieren decisión, elija una opción por documento o use «Elegir para todos…». Los que queden en «Decidir después» no se tocan.
Ver documentos
Despliega los casos automáticos; en los que admiten otra opción, puede cambiar la corrección propuesta.
Aplicar
Tras confirmar, registra comprobantes contables con la fecha original de cada documento y, según el caso, movimientos de caja. Queda en la bitácora.

Tenga en cuenta

  • Solo un superadministrador puede usar esta pantalla.
  • El análisis de cada paso es una simulación: nada se escribe hasta que usted pulsa «Aplicar» y confirma.
  • Un paso «Bloqueado» necesita cuentas en Configuración contable; uno que «Espera un paso anterior» exige aplicar primero ese paso.
  • Los casos de «Ajuste manual» no se corrigen desde esta pantalla: no ofrecen opción para aplicar.
  • La pantalla no ofrece deshacer una corrección aplicada. Haga una copia de seguridad antes de aplicar por primera vez.
Página de esta pantalla →

Preguntas frecuentes sobre contabilidad

No. Cada factura, recaudo, pago, movimiento de caja o de inventario genera su comprobante con las cuentas de la configuración contable. Los comprobantes manuales quedan para ajustes, reclasificaciones y operaciones que no tienen documento en el sistema.

Sí. El plan de cuentas se importa desde Excel con su plantilla y admite auxiliares de ocho o más dígitos. En una migración también se cargan los saldos de apertura para que el balance arranque cuadrado.

La operación del negocio no se detiene por eso en la mayoría de los casos: el documento queda sin asiento y el sistema lo señala (por ejemplo, la tarjeta «Facturas sin asiento» en compras) para contabilizarlo después. «Validar configuración» muestra qué cuentas faltan.

No se edita ni se reversa a mano. Se corrige anulando el documento que lo generó (la factura, el recaudo, el pago) o desde Mantenimiento contable. Así la contabilidad y la operación nunca cuentan historias distintas.

Un período cerrado no admite comprobantes nuevos ni cambios. Lo reabre únicamente quien tiene permiso sobre los períodos contables, y al volver a cerrarlo los saldos se recalculan.

Sí. Los centros de costo se organizan en árbol y cada cuenta puede exigir uno. El estado de resultados, el balance de prueba, el PyG gerencial y el presupuesto se consultan por centro de costo.

El sistema genera los estados financieros de NIIF para pymes a partir del mapeo que su contador hace entre las cuentas PUC y la taxonomía NIIF, con comparativo del año anterior y notas. La revisión y la firma siguen siendo del contador.

No. Los documentos históricos entran marcados como tales: sirven para cartera, devoluciones e informes, pero no generan asiento aquí. La contabilidad arranca con el balance de apertura y, si se migra, el libro del año en curso.

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En la demostración

  • Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
  • El asistente de IA respondiendo con cifras
  • Los documentos electrónicos ante la DIAN
  • Los módulos que usted elija ver a fondo