Saltar al contenido
SMART ERP
Módulo de SMART ERP

ERP con inteligencia artificial para empresas

Un asistente que consulta su ERP con los permisos de quien pregunta, agentes por área, copilotos en las pantallas y un vigía que revisa los datos cada madrugada. Toda escritura pide su aprobación.

Solicitar demostración Ver planes

La inteligencia artificial de SMART ERP no es un chat genérico pegado al sistema. Es un asistente que responde con los datos reales de su empresa: cada vez que usted pregunta, consulta ventas, cartera, compras, inventario, tesorería, contabilidad o impuestos por medio de herramientas concretas, y bajo cada respuesta deja a la vista qué consultó. Las cifras las calcula el ERP; el asistente las explica, las compara y le ayuda a priorizar.

El asistente trabaja con el usuario de quien conversa. Ve lo mismo que esa persona puede ver en sus pantallas y nada más: si su rol no tiene acceso a contabilidad, el asistente tampoco; si un vendedor solo ve sus clientes, el asistente solo le habla de ellos. Los módulos apagados, el control de crédito y las aprobaciones por monto aplican igual que en el resto del sistema.

Puede hablar con un asistente general o elegir un especialista: gerencia, cartera, tesorería, compras, comercial, contabilidad, impuestos y facturación electrónica, o la guía de uso del ERP. Cada agente tiene su forma de responder y sus herramientas, y un administrador puede ajustarlos o crear los propios. Además, muchas pantallas tienen un botón «… con IA» que abre el asistente con la pregunta ya redactada, y el vigía revisa los datos cada madrugada para avisarle lo que conviene atender.

La regla de fondo es simple: la IA consulta, explica y prepara; las personas deciden. Cuando el asistente propone crear algo —una cotización en borrador, una gestión de cobro, un plan de compra, un lote de pago en borrador— muestra una tarjeta con el detalle y no hace nada hasta que usted la aprueba. No emite facturas, no registra pagos ni recaudos, no contabiliza y no mueve inventario.

Lo que este módulo resuelve

  • La información existe, pero toma tiempo encontrarla

    Saber cómo va el mes, a quién cobrar primero o qué falta para cerrar exige abrir varios informes y cruzarlos a mano. Quien dirige termina esperando a que alguien le arme el resumen.

  • Los problemas se descubren tarde

    Una resolución de facturación por agotarse, una promesa de pago incumplida o un producto de alta rotación sin existencias suelen notarse cuando ya causaron daño, porque nadie revisa todo todos los días.

  • Desconfianza razonable frente a la IA

    Muchas empresas temen que una IA invente cifras, vea más de lo que debe o ejecute operaciones sin control. Un asistente sin límites claros de acceso, costo y aprobación no es aceptable en un sistema contable.

  • Asistentes externos sin acceso a los datos del negocio

    Quien ya usa un asistente como Claude en su trabajo diario termina copiando y pegando cifras del ERP, con el riesgo de pegar información sensible o desactualizada.

  • Tareas repetitivas que consumen al equipo

    Digitar facturas de proveedores que llegan en PDF o en foto, redactar mensajes de cobro o armar el mismo informe cada semana ocupa horas que podrían dedicarse a analizar y decidir.

Qué puede hacer con Inteligencia artificial

Capacidades que ya están en el producto.

  • Asistente que consulta el ERP con herramientas

    Responde preguntas sobre ventas, cartera, compras, inventario, tesorería, contabilidad, impuestos y nómina en cifras agregadas. Cada herramienta es una consulta concreta al ERP; bajo la respuesta se despliegan los pasos para ver qué se consultó. Presenta tablas, gráficos, indicadores con semáforo y enlaces a la pantalla donde usted puede verificar.

  • Agentes especializados por área

    Además del asistente general hay especialistas en gerencia, cartera y cobro, tesorería, compras y abastecimiento, comercial, contabilidad, impuestos y facturación electrónica, y una guía de uso del ERP. Cada uno responde con el vocabulario del área y usa solo las herramientas que le corresponden.

  • Agentes administrables por su empresa

    Un administrador puede editar las instrucciones de cada agente, elegir su modelo, el esfuerzo de razonamiento, los pasos máximos y las herramientas que usa, crear agentes nuevos o desactivar los que no necesite. Lo que su empresa edita no se sobrescribe con las actualizaciones del sistema.

  • Copilotos en las pantallas

    Pantallas como gestión de cobro, cuentas por pagar, lotes de pago, flujo de caja, conciliación bancaria, reabastecimiento, estado de resultados, presupuesto, declaraciones y documentos electrónicos tienen un botón «… con IA» que abre el asistente con el agente adecuado y un borrador de la pregunta. El borrador nunca se envía solo: usted lo revisa y lo envía.

  • Acciones con tarjeta de aprobación

    El asistente puede preparar cotizaciones en borrador, pedidos sin confirmar, gestiones de cobro, planes de compra y lotes de pago en borrador, guardar y programar informes, y enviar documentos por correo. Antes de escribir muestra una tarjeta con el detalle; solo actúa si usted aprueba, y si rechaza puede decir por qué.

  • Vigía de hallazgos

    Cada madrugada corren reglas fijas sobre cartera, tesorería, contabilidad, impuestos y abastecimiento. Lo que encuentran queda en una bandeja con severidad, evidencia en cifras y el siguiente paso sugerido. Lo que deja de ocurrir se resuelve solo; lo que usted descarta no vuelve a aparecer durante 30 días.

  • Resumen del día y hallazgos por correo

    Sobre los hallazgos abiertos, la IA redacta cuando usted lo pide una lectura priorizada de por dónde empezar. También puede suscribirse para recibirlos por correo, cuando haya nuevos o cada lunes, y desde la severidad que elija.

  • Base de conocimiento de su empresa

    Cargue políticas, procedimientos y guías en texto, y el asistente los consulta para responder preguntas de «cómo se hace» o «cuál es la regla», citando el documento. El sistema trae guías de uso por módulo que usted puede editar, y cada documento puede limitarse a ciertos roles.

  • Privacidad en dos capas

    Antes de que un dato llegue al modelo, el ERP retira documentos de identidad, NIT, teléfonos, correos y direcciones de terceros y empleados, y lo hace dos veces: al leer y al entregar el resultado de cada herramienta. De nómina solo salen cifras agregadas, nunca salarios por persona.

  • Límites de uso y presupuesto

    Usted define cuántas preguntas por minuto y por día puede hacer cada persona, el costo diario por usuario y el presupuesto mensual de la empresa, con excepciones por rol o por usuario. Al agotarse el presupuesto del mes, el asistente deja de responder hasta que se amplíe o empiece el mes siguiente.

  • Modelos y costos a la vista

    Se registran los modelos de lenguaje que el asistente puede usar con sus tarifas, y el sistema estima el costo de cada conversación. La pantalla de uso muestra preguntas, tokens y costo por día, por usuario, por agente, por modelo y por origen: chat, consultas puntuales, vigía o asistentes externos.

  • Auditoría de conversaciones

    Los administradores pueden revisar qué le pidió cada persona a la IA, qué herramientas usó con qué parámetros y quién aprobó o rechazó cada acción. Lo que el asistente crea queda además identificado en la auditoría general del ERP. Las calificaciones de «útil» o «no útil» se reúnen para mejorar las respuestas.

  • Conexión de asistentes externos por MCP

    Si usted ya trabaja con Claude u otro asistente compatible, puede conectarlo al ERP en modo de solo consulta: usa las mismas herramientas de lectura, con los permisos de quien autoriza y el mismo filtro de privacidad. Se activa por empresa, y cada conexión se puede revisar y revocar.

  • Consultas puntuales dentro de los procesos

    La IA también aparece donde hace falta: lee el PDF o la foto de una factura de proveedor para que usted corrija y confirme los datos, da una segunda opinión sobre una solicitud de crédito sin recibir el nombre ni el documento del cliente, explica el estado de resultados y redacta mensajes de cobro.

IA integrada

Inteligencia artificial en este módulo

El asistente consulta, explica y prepara borradores. Usted aprueba.

  • El asistente responde con los datos del ERP y muestra qué consultó; si algo no cuadra, enlaza la pantalla para que usted lo verifique.
  • Los agentes de gerencia, cartera, tesorería, compras, comercial, contabilidad e impuestos responden con el enfoque y las herramientas de su área.
  • Los copilotos de las pantallas dejan la pregunta lista en el asistente; usted decide si la envía, la ajusta o la descarta.
  • El vigía detecta con reglas fijas lo que conviene revisar; la IA solo redacta la explicación y, si usted lo pide, el resumen priorizado del día.
  • Toda escritura es un borrador, una gestión o un plan que usted aprueba en una tarjeta: nada que mueva dinero, existencias o contabilidad.
  • Los asistentes externos conectados por MCP solo consultan, con los permisos de quien autorizó la conexión.

Funcionalidades del módulo

Cada una con su página: qué hace, cómo se usa y qué tener en cuenta.

Pantalla por pantalla

La misma ayuda que usted encuentra en el botón «Ayuda» de cada pantalla del producto.

Asistente de IAResponde preguntas sobre ventas, cartera, compras, inventario, tesorería, contabilidad e impuestos con los datos del ERP, y prepara trabajo de bajo riesgo cuando usted lo aprueba.

Qué hay en pantalla

Historial (izquierda)
Sus conversaciones anteriores, agrupadas por día. Solo usted las ve.
Conversación
Sus preguntas y las respuestas, con tablas, gráficos, indicadores y enlaces a las pantallas del ERP.
Pasos del asistente
Bajo cada respuesta se ve qué consultó en el ERP para responder. Puede desplegarlos.
Sugerencias
Preguntas listas para usar al empezar una conversación.
Selector de agente
El especialista que responde: general, gerencia, cartera, tesorería, compras, comercial, contador, DIAN o guía del ERP.

Qué puede hacer

Preguntar
Escriba la pregunta y envíela. Puede adjuntar imágenes o PDF (hasta 5, de 10 MB cada uno).
Aprobar o rechazar
Cuando el asistente propone crear algo, muestra una tarjeta con el detalle. No hace nada hasta que usted aprueba; si rechaza, puede decir por qué.
Calificar
Marque la respuesta como útil o no útil; ayuda a mejorar el asistente.
Nueva conversación
Empieza desde cero. Conviene abrir una por tema.
Renombrar o eliminar
Desde el menú de cada conversación del historial.

Tenga en cuenta

  • El asistente ve lo mismo que usted puede ver en sus pantallas, nada más.
  • Puede crear cotizaciones y pedidos en borrador, gestiones de cobro, planes de compra, lotes de pago en borrador e informes, y enviar documentos por correo. No emite facturas, no registra pagos ni recaudos, no contabiliza y no mueve inventario.
  • Las cifras salen del ERP. Si algo no cuadra, abra la pantalla que el asistente enlaza y verifique.
  • No recibe documentos de identidad, correos, teléfonos ni salarios por persona.
  • Hay un tope de preguntas por minuto y por día. Si lo alcanza, el aviso dice cuándo puede continuar.
Página de esta pantalla →
Asistente de comprasEs el asistente de IA con el agente de compras y abastecimiento: analiza qué comprar, a quién y cuánto, con el análisis de reabastecimiento del ERP.

Qué hay en pantalla

Conversación
Sus preguntas y las respuestas, con tablas y enlaces a productos, proveedores y planes.
Pasos del asistente
Qué consultó para responder: reabastecimiento, compras por proveedor, existencias.
Sugerencias
Preguntas frecuentes de compras para empezar.

Qué puede hacer

Preguntar
Por ejemplo: qué está agotado o crítico, qué pedir a un proveedor, qué productos tienen exceso.
Crear un plan de compra
Pídalo y el asistente muestra una tarjeta con los productos y cantidades. Al aprobar, el plan queda en borrador en Planeación de compras.
Calificar
Marque cada respuesta como útil o no útil.

Tenga en cuenta

  • El plan que crea es un borrador: las órdenes de compra se generan después, desde el plan, con el flujo normal.
  • El análisis de reabastecimiento se recalcula cada madrugada; las cifras son las de esa foto.
  • El historial de estas conversaciones está en Inteligencia Artificial › Asistente.
Página de esta pantalla →
Hallazgos del vigíaMuestra lo que el sistema encontró en los datos y conviene revisar. Cada madrugada corren reglas fijas sobre cartera, tesorería, contabilidad, impuestos y abastecimiento.

Qué hay en pantalla

Indicadores
Cuántos hallazgos están abiertos, cuántos son nuevos y cuántos de severidad alta.
Resumen del día
Una lectura priorizada de los hallazgos, redactada por la IA cuando usted la pide.
Lista de hallazgos
Cada uno con su área, severidad, la evidencia en cifras, la lectura del asistente y el siguiente paso sugerido.
Filtros
Por estado (abiertos, nuevos, vistos, resueltos, descartados), área y severidad.

Qué puede hacer

Ir a la pantalla
Abre la pantalla del ERP donde se revisa o corrige el hallazgo.
Ya lo vi
Lo marca como visto: sigue abierto, pero deja de contar como nuevo.
Resuelto
Lo cierra; puede dejar una nota de qué se hizo.
Descartar
No vuelve a aparecer durante 30 días aunque siga ocurriendo. Úselo cuando no aplique a su empresa; puede dejar una nota.
Reabrir
Devuelve a abiertos un hallazgo resuelto o descartado.
Priorizar con IA
Genera el resumen del día. Se guarda uno por persona y día.
Recibirlos por correo
Elija la frecuencia (cuando haya nuevos o cada lunes) y desde qué severidad.
Analizar con IA
Abre el asistente con una pregunta ya escrita sobre los hallazgos; usted decide si la envía.

Tenga en cuenta

  • Usted ve solo los hallazgos de las áreas que su rol puede ver en el menú.
  • Los hallazgos salen de reglas fijas, no de la IA: la IA solo redacta la explicación.
  • Lo que deja de ocurrir se resuelve solo en la siguiente revisión.
  • Un administrador puede apagar el vigía en Configuración › Parámetros (IA_VIGIA_HABILITADO): la revisión deja de correr, no se envían correos y esta bandeja desaparece del menú.
Página de esta pantalla →
AgentesDefine los especialistas que la persona puede elegir en el chat: cómo responde cada uno, con qué modelo y con qué herramientas.

Qué hay en pantalla

Tabla de agentes
Nombre, modelo, esfuerzo de razonamiento, cuántas herramientas usa, orden en el chat y estado.
Por defecto
El agente que responde cuando la persona no elige otro.
Filtros
Búsqueda por nombre, código o descripción, y por estado.

Qué puede hacer

Nuevo agente
Crea un especialista: nombre, descripción, persona (las instrucciones de cómo debe responder), modelo y herramientas.
Editar
Cambia la persona, el modelo, el esfuerzo, los pasos máximos, el largo de la respuesta y los mensajes de historial que recuerda.
Elegir herramientas
Sin ninguna marcada, el agente usa todas las activas. Si marca algunas, usa solo esas.
Desactivar
Pide confirmación. El agente deja de aparecer en el chat; las conversaciones anteriores se conservan y puede reactivarlo desde «Editar».
Marcar por defecto
Se hace al editar el agente. Solo uno puede serlo.

Tenga en cuenta

  • Más esfuerzo y más pasos dan mejores análisis, pero cada respuesta tarda y cuesta más.
  • Un agente no puede usar una herramienta que esté desactivada en Herramientas, aunque la tenga marcada.
  • Si el modelo de un agente se desactiva, hay que elegirle otro para poder guardarlo.
  • Los agentes que usted edita no se sobrescriben con las actualizaciones del sistema.
Página de esta pantalla →
HerramientasControla lo que el asistente puede consultar, hacer y mostrar. Cada herramienta es una consulta o una acción concreta sobre el ERP.

Qué hay en pantalla

Tabla de herramientas
Nombre, módulo, tipo (consulta, acción o presentación), si está activa y si pide aprobación.
Uso de 30 días
Llamadas, errores y duración media de cada herramienta.
Aviso de registro
Aparece cuando el sistema tiene herramientas nuevas sin registrar o alguna que ya no existe.
Filtros
Búsqueda por nombre, módulo y tipo.

Qué puede hacer

Activar o desactivar
Una herramienta inactiva desaparece del asistente para todos los agentes, en el siguiente mensaje.
Pedir aprobación
Hace que una consulta también muestre tarjeta de aprobación antes de ejecutarse. Las acciones la piden siempre.
Registrar las del sistema
Agrega al registro las herramientas nuevas que trajo una actualización.

Tenga en cuenta

  • Las acciones (crear borradores, gestiones, planes) siempre piden aprobación; eso no se puede quitar.
  • Desactivar una herramienta no cambia los permisos del ERP: solo le quita esa capacidad al asistente.
  • Muchos errores en una herramienta suelen indicar que al rol de quien pregunta le falta acceso a esa pantalla.
  • Los asistentes externos (MCP) solo usan las herramientas de consulta activas.
Página de esta pantalla →
Modelos y costosRegistra los modelos de lenguaje que puede usar el asistente y la tarifa con la que se calcula el costo de cada conversación.

Qué hay en pantalla

Tabla de modelos
Nombre, tarifa de entrada y de salida por millón de tokens, tarifas de cache, agentes que lo usan y estado.
Uso de 30 días
Mensajes respondidos y costo estimado de cada modelo.
Por defecto
El modelo que usan los agentes y las consultas que no tienen uno propio.

Qué puede hacer

Nuevo modelo
Registre el identificador exacto del modelo del proveedor, su nombre y sus tarifas.
Editar tarifas
Actualícelas cuando el proveedor cambie los precios. Aplica a los mensajes nuevos.
Activar o desactivar
Un modelo inactivo no se puede asignar ni usar.
Marcar por defecto
Solo uno puede serlo y debe estar activo.

Tenga en cuenta

  • El costo es una estimación: tokens usados por la tarifa registrada aquí. La factura real es la del proveedor.
  • Cambiar una tarifa no recalcula los mensajes ya guardados.
  • Si el identificador no corresponde a un modelo real del proveedor, el asistente responde con error.
  • Sin un modelo activo por defecto el chat no funciona.
Página de esta pantalla →
SugerenciasAdministra las preguntas listas para usar que el chat ofrece al empezar una conversación, para que la gente sepa qué puede pedir.

Qué hay en pantalla

Tabla de sugerencias
Título, categoría, agente preferido, herramienta que necesita, orden, veces usada y estado.
Filtros
Búsqueda por título o texto y por categoría.

Qué puede hacer

Nueva sugerencia
Título (lo que se ve en la tarjeta), texto que se precarga en el chat, categoría e icono.
Agente preferido
Opcional: al elegir la sugerencia, el chat cambia a ese agente.
Herramienta que necesita
Opcional: la sugerencia solo se ofrece a quien tiene esa herramienta disponible.
Activar o desactivar
Una sugerencia inactiva no se muestra.
Ordenar
Los números menores aparecen primero dentro de su categoría.
Eliminar
Pide confirmación.

Tenga en cuenta

  • La sugerencia solo precarga el texto: la persona lo puede cambiar antes de enviarlo.
  • «Veces usada» muestra cuáles sirven; retire las que nadie usa.
  • Las sugerencias que usted edita no se sobrescriben con las actualizaciones del sistema.
Página de esta pantalla →
Base de conocimientoGuarda las políticas, procedimientos y guías de la empresa que el asistente consulta para responder preguntas de «cómo se hace» o «cuál es la regla».

Qué hay en pantalla

Tabla de documentos
Código, título, categoría, quién lo ve, tamaño, estado y última actualización.
Guías del ERP
Los documentos con código GUIA- vienen con el sistema y explican cada módulo. Puede editarlos.
Filtros
Búsqueda por código o título.

Qué puede hacer

Nuevo documento
Código, título, categoría y contenido en texto o Markdown. Use títulos y listas para separar los temas.
Publicar
Solo los documentos publicados los usa el asistente; un borrador no.
¿Quién puede verlo?
Sin roles marcados lo ven todos. Con roles, solo se usa para responder a personas de esos roles.
Editar
El cambio aplica desde la siguiente pregunta.
Eliminar
Pide confirmación.

Tenga en cuenta

  • El asistente cita el documento por su código y título: use títulos claros.
  • El contenido de un documento viaja al proveedor de IA cuando se usa para responder. No incluya datos personales ni claves.
  • Un documento corto y concreto por tema se encuentra mejor que uno largo con todo.
  • Las cifras del negocio no van aquí: el asistente las consulta en el ERP.
Página de esta pantalla →
Uso y límitesMuestra cuánto se usa la IA y cuánto cuesta, y define cuánto puede usarla cada persona y el presupuesto mensual de la empresa.

Qué hay en pantalla

Indicadores
Preguntas, tokens y costo del rango elegido (7, 30 o 90 días).
Presupuesto del mes
Cuánto se ha gastado del presupuesto mensual. Avisa al pasar del 80 % y cuando se agota.
Costo por día
Gráfico en dólares; los días sin uso no aparecen.
Desgloses
Uso por usuario, por agente, por modelo y por origen (chat, consultas puntuales, vigía, asistentes externos).
Límites
El límite general y las excepciones por rol o por usuario.

Qué puede hacer

Editar el límite general
Preguntas por minuto, preguntas por día y costo diario por persona, y el presupuesto mensual de la empresa.
Agregar un límite
Una excepción para un rol o un usuario, más amplia o más estricta que la general.
Editar o eliminar un límite
Eliminar una excepción devuelve a esa persona o rol al límite general.
Cambiar el rango
7, 30 o 90 días.

Tenga en cuenta

  • Se aplica el límite más específico: usuario, luego rol, luego el general.
  • Un campo vacío significa sin límite en ese concepto.
  • Con el presupuesto del mes agotado, el asistente deja de responder a todos hasta el mes siguiente o hasta que se amplíe.
  • Los costos están en dólares y son una estimación con las tarifas de Modelos y costos.
Página de esta pantalla →
ConversacionesEs la auditoría del asistente: qué le pidió cada persona a la IA, qué consultó para responder y quién aprobó cada acción.

Qué hay en pantalla

Tabla de conversaciones
Usuario, título, agente, mensajes, herramientas usadas, costo y última actividad.
Origen
Chat, consulta puntual (por ejemplo la lectura de una factura), vigía o asistente externo.
Detalle
Al abrir una conversación: los mensajes, cada herramienta con sus parámetros, duración y resultado, y las acciones con quién las aprobó o rechazó.
Filtros
Por origen y por rango de fechas, y un interruptor para ver solo las conversaciones con acciones aprobadas o rechazadas.

Qué puede hacer

Abrir una conversación
Muestra el detalle completo en un panel lateral.
Filtrar
Para encontrar quién hizo una acción o qué pasó en una fecha.
Revisar las acciones
Active «Solo con acciones aprobadas o rechazadas» para auditar lo que el asistente creó y quién lo autorizó.

Tenga en cuenta

  • Esta pantalla es solo de consulta: no se puede modificar ni borrar nada.
  • Una conversación que el usuario eliminó sigue apareciendo aquí, marcada como «Eliminada por el usuario».
  • Lo que el asistente crea queda además en la auditoría general del ERP con la aplicación «asistente_ia».
  • Las conversaciones pueden contener información sensible del negocio: el acceso a esta pantalla debe ser restringido.
Página de esta pantalla →
CalificacionesReúne lo que opinan los usuarios de las respuestas de la IA, para encontrar qué falla y mejorarlo.

Qué hay en pantalla

Indicadores
Respuestas útiles, no útiles y las no útiles que nadie ha revisado.
Tabla de calificaciones
Fecha, usuario, conversación, calificación, motivo, comentario y estado de revisión.
Filtros
Por calificación (útiles o no útiles) y por revisión (pendientes o revisadas).

Qué puede hacer

Abrir la conversación
Para ver la pregunta y la respuesta que se calificó.
Marcar como revisada
Cuando ya se analizó la calificación y se tomó una decisión.
Volver a pendiente
Si hay que retomarla.

Tenga en cuenta

  • Una respuesta no útil suele corregirse con un documento más claro en la Base de conocimiento, ajustando la persona del agente o revisando los permisos del rol.
  • Revise primero las no útiles pendientes: son las que más enseñan.
Página de esta pantalla →
Conexiones externas (MCP)Permite conectar asistentes externos (Claude, ChatGPT y otros) al ERP para consultar datos desde ellos, en modo de solo consulta y con los permisos de quien autoriza.

Qué hay en pantalla

Dirección del servidor
La dirección que se pega en el asistente externo al agregar el conector, con su botón para copiarla.
Estado
Si la conexión de asistentes externos está habilitada en este ERP.
Mis conexiones activas
Cada asistente conectado: cuándo se autorizó, último uso y número de consultas.
Ver las de todos los usuarios
Solo para quien administra las conexiones.

Qué puede hacer

Copiar la dirección
Para pegarla en el asistente externo. La autorización se hace después, aquí en el ERP, con su usuario.
Consultas
Abre la bitácora de una conexión: qué herramienta usó, con qué parámetros, cuánto tardó y si falló.
Revocar
Corta la conexión de inmediato. El asistente tendría que volver a pedir autorización.

Tenga en cuenta

  • Un asistente externo solo consulta: no crea, no aprueba, no modifica y no descarga archivos.
  • Ve lo mismo que su rol puede ver en el ERP, sin documentos de identidad, contacto ni nómina por persona.
  • Lo que consulta viaja al proveedor de ese asistente, según sus condiciones de uso.
  • La conexión vence a los 30 días sin uso. Desactivar el usuario o cambiar su contraseña la revoca.
  • Si aparece desactivada, un administrador del sistema debe habilitarla en el servidor.
Página de esta pantalla →

Preguntas frecuentes sobre inteligencia artificial

No. El asistente consulta, explica y prepara borradores: cotizaciones, pedidos sin confirmar, gestiones de cobro, planes de compra, lotes de pago en borrador e informes. Cada uno pide su aprobación en una tarjeta. Emitir facturas, registrar pagos o recaudos, contabilizar y mover inventario se hace siempre en las pantallas del ERP, por una persona.

No. Cada consulta se hace con el usuario de quien conversa, así que aplican los mismos permisos del menú, la visibilidad restringida del vendedor y los módulos que su empresa tenga apagados. Si su rol no ve una pantalla, el asistente tampoco puede traer esos datos.

Solo lo que cada pregunta necesita, y sin datos personales: el ERP retira documentos de identidad, NIT, teléfonos, correos y direcciones de terceros y empleados antes de entregarlos al modelo. De nómina solo viajan cifras agregadas. Los documentos de la base de conocimiento viajan cuando se usan para responder, por eso no deben contener datos personales ni claves.

Un administrador define topes de preguntas por minuto y por día, un costo diario por persona y un presupuesto mensual para toda la empresa, con excepciones por rol o por usuario. La pantalla de uso muestra el consumo por usuario, agente, modelo y origen. El costo es una estimación con las tarifas registradas; la factura real es la del proveedor del modelo.

No. Los hallazgos salen de reglas fijas que corren cada madrugada sobre cartera, tesorería, contabilidad, impuestos y abastecimiento. La IA solo redacta la explicación y el resumen priorizado cuando usted lo pide. Un administrador puede apagar el vigía desde los parámetros del sistema.

Sí, por medio del servidor MCP, que se activa por empresa. El asistente externo queda en modo de solo consulta: usa las herramientas de lectura con los permisos de quien autoriza, sin datos personales ni nómina por persona, y no puede crear, aprobar, modificar ni descargar archivos. Cada conexión se ve y se revoca desde el ERP.

Sí. Un administrador puede editar las instrucciones de cada agente, cambiar su modelo y sus herramientas, crear especialistas nuevos, definir las preguntas sugeridas del chat y cargar las políticas de la empresa en la base de conocimiento. Esos cambios se conservan cuando el sistema se actualiza.

Sí. Hay una pantalla de auditoría, de solo consulta, con cada conversación, las herramientas que se usaron con sus parámetros y quién aprobó o rechazó cada acción. Una conversación que el usuario eliminó sigue apareciendo allí, marcada como eliminada.

Módulos relacionados

Vea SMART ERP con los procesos de su empresa

Una demostración guiada por nuestro equipo: usted nos cuenta cómo vende, compra, cobra y contabiliza, y le mostramos cómo se hace en SMART ERP.

Solicitar demostración Escribir por WhatsApp

En la demostración

  • Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
  • El asistente de IA respondiendo con cifras
  • Los documentos electrónicos ante la DIAN
  • Los módulos que usted elija ver a fondo