Lectura de facturas de proveedor en PDF con IA

Qué hay en pantalla

Indicadores

«Por convertir», «Sin acuse de recibo», «Recibido este mes» y «Con reclamo». Al hacer clic en «Por convertir», «Sin acuse de recibo» o «Con reclamo» se filtra la tabla.

Filtros

Búsqueda por número, emisor, NIT o CUFE; estado (Por convertir, Convertido, Reclamado, Descartado), eventos DIAN, proveedor y rango de fechas.

Tabla de documentos

Documento, emisor, emisión, recibido, total, eventos DIAN (030, 031, 032, 033: emitidos o pendientes) y estado. Las marcas «IA · por revisar» y «Otro NIT» avisan de lo que requiere atención.

Detalle del documento

Con «Ver detalle y eventos»: datos del documento, líneas y totales, la línea de tiempo de los eventos ante la DIAN y el enlace a la factura de compra si ya se convirtió.

Qué puede hacer

Cargar XML

Sube el XML de la factura electrónica o el ZIP que lo contiene (máximo 10 MB). Funciona aunque la facturación electrónica no esté activa.

Leer PDF o foto

Para proveedores que no envían el XML: la IA transcribe la factura (PDF, JPG, PNG o WEBP, máximo 8 MB), usted corrige los datos contra el original y con «Guardar en la bandeja» queda marcada como leída con IA.

Confirmar la revisión

En el detalle de un documento leído con IA, «La revisé: coincide con el original». Sin esa confirmación no se puede convertir.

Sincronizar

Trae las facturas electrónicas nuevas que le emitieron sus proveedores. Solo aparece con la facturación electrónica activa.

Rechazados

Muestra los correos que llegaron al buzón de recepción y fueron rechazados. Solo aparece con la facturación electrónica activa.

Convertir en factura de compra

Para facturas «Por convertir». Revise proveedor, fechas, bodega de entrada, orden de compra y cada línea (a producto o a gasto). «Crear factura de compra» registra la compra de una vez: entra a bodega, practica las retenciones habituales del proveedor y se contabiliza.

Comparar con el último costo

Al convertir, cada línea de producto muestra si el proveedor cobra igual, más o menos que la última vez: costo de esta factura (después del descuento), último costo y costo promedio, con la diferencia en porcentaje y en pesos.

Subir el precio de venta

Cuando el costo sube, marque «Subir el precio de venta al crear la factura». Se muestran el precio actual, el precio nuevo propuesto (sube lo mismo que subió el costo, y usted lo puede cambiar), el margen actual, el margen si no sube y el margen con el precio nuevo. Al crear la factura suben en la misma proporción el precio base y el precio del producto en todas sus listas, con sus precios mínimos y sus tramos por cantidad.

Emitir eventos ante la DIAN

En el detalle: «Acuse de recibo», «Recibo del bien o servicio» y «Aceptación expresa» o «Reclamo», en ese orden. La aceptación y el reclamo son definitivos y se excluyen entre sí.

Descartar y Recuperar

«Descartar» saca el documento de la lista por convertir, con un motivo; no lo rechaza ante la DIAN. «Recuperar» lo devuelve a la bandeja.

Eventos automáticos

El ícono de configuración (solo administradores) permite que el sistema emita solo el acuse al recibir la factura y el recibo del bien al registrar la compra, y define la persona responsable.

Tenga en cuenta

• La conversión no crea un borrador: la factura de compra queda registrada con inventario y contabilidad. Si se anula esa factura, el documento vuelve a quedar por convertir.
• Si el total del documento no cuadra con las líneas, debe llevar la diferencia a una cuenta de gasto («Otros impuestos y cargos», lo recomendado) o confirmar que se registra con la diferencia.
• No se convierten las notas crédito o débito, los documentos descartados, las facturas con reclamo ni las dirigidas a otro NIT.
• Los eventos necesitan la facturación electrónica activa. Un documento leído con IA no tiene CUFE y no admite eventos.
• Al convertir puede marcar «Recordar para las próximas facturas de este proveedor» para que el sistema reconozca el producto la próxima vez.
• Todos ven la comparación de costo; subir el precio de venta solo se ofrece a quien tiene acceso a Listas de precios o a Productos. Los precios y los costos se muestran sin IVA y el margen es la ganancia sobre el precio de venta.
• El precio de venta no cambia si usted no marca la casilla, y solo sube: si el costo baja, el precio se ajusta en Listas de precios.
• La comparación de costo no se muestra en facturas en otra moneda. Si la mercancía ya entró con la recepción de una orden de compra, el último costo ya es el de esa compra y la comparación sale «Igual al último costo».