Conteo físico de inventario con ajustes
Se cuenta la bodega y el sistema propone los ajustes para dejar el stock igual a lo contado, con una foto de existencias que no se altera.
El inventario físico es el momento de la verdad para cualquier bodega. SMART ERP lo organiza como un documento: se abre el conteo, se cuenta, se revisan las diferencias y, al cerrar, el sistema propone los ajustes necesarios para que el stock quede igual a lo contado.
Al abrir el conteo, el sistema guarda la existencia y el costo de cada producto en ese instante: la foto. La diferencia de cada línea es lo contado menos la foto, no menos el stock del momento, así que lo que se venda o se reciba mientras se cuenta no altera el resultado.
El conteo no toca el inventario por sí mismo. Al cerrarlo se generan hasta dos ajustes, uno con los sobrantes y otro con los faltantes, que quedan pendientes. El stock y la contabilidad cambian solo cuando esos ajustes se aprueban.
El problema que resuelve
Hay que cerrar la empresa para contar
Si las ventas del día dañan el conteo, toca parar la operación. La foto de existencias fija el punto de comparación y el alcance por categoría o marca permite contar por partes.
El conteo se hace en papel y se digita después
Transcribir planillas es lento y trae errores. Se digita directamente en pantalla o se descarga la hoja de conteo en Excel, se llena y se carga.
Las diferencias se ajustan sin que nadie las revise
Un conteo que corrige el stock de inmediato no deja espacio para recontar ni para aprobar. Aquí las diferencias se revisan antes de cerrar y los ajustes pasan por aprobación.
Lo que no se contó termina en cero por error
Confundir «no contado» con «cero unidades» genera faltantes falsos. El sistema los distingue y solo toma lo no contado como cero con una confirmación aparte.
Qué hace conteo físico en SMART ERP
Alcance por bodega, categoría o marca
El conteo cubre toda la bodega, una categoría con sus subcategorías o una marca. Permite hacer conteos parciales y rotativos sin esperar al inventario general.
Foto de existencias y de costo
Al abrir se congelan la existencia y el costo de cada producto. Incluye los productos en cero, para poder registrar sobrantes de lo que el sistema no tenía en esa bodega.
Digitación rápida en pantalla
Se escribe lo contado en la columna «Contado» y con Enter o Tab se pasa a la siguiente fila. Una línea se puede corregir cuantas veces haga falta mientras el conteo esté abierto.
Hoja de conteo en Excel
«Descargar hoja de conteo» trae todas las líneas con la columna «Contado» para diligenciar. Al cargarla, las filas vacías se ignoran y no borran lo ya contado.
Carga todo o nada
Si una fila de la hoja tiene error, no se guarda ninguna. Se corrige y se vuelve a cargar el archivo completo.
Filtro «Con diferencia»
Muestra solo las líneas donde lo contado no coincide con la foto, para recontar lo que no cuadra antes de cerrar.
Ajustes de sobrantes y de faltantes
Al cerrar se crean hasta dos ajustes de inventario con el motivo de conteo físico, pendientes de aprobación en la pantalla de ajustes.
Control de lo no contado
Una línea vacía no genera ajuste; un cero digitado sí es un conteo. Al cerrar se puede pedir que lo no contado se tome como cero, con confirmación explícita.
Un conteo abierto por bodega
No se pueden abrir dos conteos al tiempo sobre la misma bodega, lo que evita ajustes duplicados sobre las mismas existencias.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Abra el conteo
Elija la bodega y el alcance: toda la bodega, una categoría o una marca. El sistema guarda la foto de existencias.
- 2
Cuente
Digite lo contado en la columna «Contado» o descargue la hoja de conteo en Excel, diligénciela y cárguela.
- 3
Revise las diferencias
Use el filtro «Con diferencia» para recontar lo que no cuadra. Corrija las líneas que necesite mientras el conteo siga abierto.
- 4
Cierre el conteo
Se generan los ajustes de sobrantes y de faltantes, que quedan pendientes de aprobación. El conteo pasa a solo lectura.
- 5
Apruebe los ajustes
En la pantalla de ajustes se revisan y aprueban. Solo en ese momento se actualizan el stock y la contabilidad.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- La diferencia es lo contado menos la foto, no menos el stock del momento: conviene contar cada producto como estaba al abrir, idealmente con la bodega sin movimiento.
- Los productos que requieren serial no entran al conteo físico; tampoco los inactivos ni los que no manejan inventario.
- Solo puede haber un conteo abierto por bodega.
- En la hoja de Excel, «Contado» debe ser un número entero mayor o igual a cero y no se debe cambiar la columna del código.
- Un conteo cerrado o anulado queda en solo lectura y no se reabre. Si un ajuste se rechaza, el stock no cambia y se hace un nuevo conteo.
- Los faltantes salen al costo del inventario de la bodega al momento de aprobar; los sobrantes entran al costo de la foto.
- Tomar lo no contado como cero genera faltantes por toda la existencia de esas líneas; por eso pide una confirmación aparte.
Preguntas frecuentes
No es obligatorio. La diferencia se calcula contra la foto tomada al abrir, así que las ventas y recepciones posteriores no la alteran. Aun así, conviene contar con la bodega quieta para que lo físico corresponda a la foto.
Sí. El alcance puede ser una categoría con sus subcategorías o una marca, lo que permite hacer conteos rotativos durante el año.
No. Al cerrar genera los ajustes de sobrantes y faltantes en estado pendiente. El stock y la contabilidad cambian cuando alguien los aprueba.
No generan ajuste. Solo si usted lo pide al cerrar, con una confirmación explícita, se toman como cero.
Sí. Se descarga la hoja de conteo, cada quien llena su parte y se carga. Las filas con «Contado» vacío se ignoran, de modo que una carga no borra lo que otra ya registró.
No entran al conteo por cantidad. Cada unidad se controla por su serial en la pantalla de seriales, donde se ve su bodega y su estado.
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- Módulo
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