Roles y permisos de usuarios por menú
Una matriz por rol decide qué opciones del menú ve cada persona, y el acceso a los datos sigue exactamente ese menú.
En SMART ERP los permisos se administran como se piensan: por lo que cada cargo necesita ver. Usted elige un rol y marca, en una matriz organizada por módulo, sección y opción, las pantallas que le corresponden. El menú lateral de cada usuario se arma con esas marcas.
La regla que hace confiable esa matriz es que no es solo visual. El servidor replica lo que el rol ve en el menú: si un rol no ve ninguna opción que use un recurso —la cartera, los comprobantes, la nómina—, ese recurso responde acceso denegado tanto para consultar como para escribir. No hay que mantener una lista paralela de permisos por acción.
Las cuentas de usuario se administran aparte, con su rol y su estado. La sesión caduca después del tiempo configurado, las contraseñas nuevas exigen una longitud mínima con letras y números, y desactivar un usuario cierra sus sesiones abiertas en ese instante.
El problema que resuelve
Permisos imposibles de explicar
Cientos de permisos sueltos por acción terminan en que nadie sabe qué puede hacer cada persona. Aquí la respuesta es el menú del rol.
Ocultar la opción no protege el dato
En muchos sistemas basta conocer la dirección de una pantalla para entrar. El acceso se verifica en el servidor con la misma matriz.
Cuentas de exempleados que siguen activas
Una cuenta olvidada con la sesión abierta es una puerta. Al desactivar el usuario se cierran sus sesiones y deja de poder entrar.
Vendedores que ven la cartera de otros
Con el módulo de vendedores activo, un rol se puede limitar a los documentos y clientes del propio vendedor.
Qué hace roles y permisos en SMART ERP
Matriz de permisos por rol
Una casilla por cada opción del menú, agrupadas por módulo y sección, con atajos para marcar un módulo o una sección completos, marcar todo o desmarcar todo.
Roles propios y de partida
Cree roles con identificador, nombre, descripción y estado. El sistema trae roles preconfigurados para las funciones habituales, con un menú de partida que usted ajusta.
Acceso a los datos según el menú
Cada consulta y cada escritura se verifica contra las opciones que ve el rol. Los catálogos y buscadores comunes quedan disponibles para cualquier usuario con sesión.
Rol de acceso total protegido
El superadministrador ve todo y su matriz es de solo lectura, para que la empresa no pueda quedarse sin una cuenta con acceso completo.
Menú administrable
El árbol del menú —módulo, sección y opción— se edita y se ordena desde la pantalla, con título, dirección, icono y estado.
Usuarios
Cuentas con usuario, nombre, correo y rol; cambio de contraseña, activación y desactivación, con búsqueda y filtros por rol y estado.
Sesión con caducidad
La sesión vence tras el tiempo configurado y el sistema vuelve a la pantalla de ingreso cuando la sesión ya no es válida.
Solo sus documentos de venta
Con el módulo de vendedores activo, un rol marcado así limita a sus usuarios a las cotizaciones, pedidos, facturas y cartera donde son el vendedor, y a sus clientes asignados.
Exportar e importar la configuración
Roles, menú y permisos se descargan en un archivo y se restauran desde uno exportado antes, útil como respaldo antes de un cambio grande.
Módulos apagados fuera del menú
Las opciones de un módulo que su empresa no tiene activo no aparecen en el menú ni en la matriz de permisos.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Revise los roles
Parta de los roles preconfigurados y cree los que falten para los cargos de su empresa.
- 2
Marque la matriz
Elija el rol, marque las opciones que debe ver y guarde. Los cambios no se aplican hasta guardar.
- 3
Cree los usuarios
Registre cada cuenta con usuario, nombre, correo, contraseña y rol.
- 4
Verifique el menú
Entre con un usuario de cada rol y confirme que ve lo que necesita y nada más.
- 5
Exporte la configuración
Descargue una copia de roles, menú y permisos antes de hacer cambios masivos.
- 6
Mantenga las cuentas al día
Desactive al usuario cuando la persona deja la empresa o cambia de función, y revise el registro de accesos ante cualquier duda.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- Los cambios de la matriz no se aplican hasta guardar; al cambiar de rol con cambios sin guardar, la pantalla pide confirmación.
- El identificador de un rol no se puede cambiar después de crearlo.
- Al eliminar un rol, sus usuarios pierden el acceso hasta que se les asigne otro.
- Una pantalla nueva solo aparece en el menú de un rol después de marcarla en su matriz.
- Importar un archivo reemplaza la configuración actual: exporte primero una copia.
- Eliminar un usuario no se puede deshacer; si la persona se va por un tiempo, es preferible desactivarla.
- Los datos laborales de la persona no van en el usuario sino en su ficha de empleado.
- Parte de los rótulos de las pantallas de permisos y usuarios está en inglés.
En las pantallas del producto
La ayuda que trae el botón «Ayuda» de cada pantalla.
Permisos y MenúDefine qué opciones del menú ve cada rol. Lo que un rol no ve en el menú tampoco lo puede consultar ni modificar en el sistema.
Qué hay en pantalla
- Indicadores
- Roles configurados («Configured Roles»), opciones de menú («Available Pages») y permisos activos del rol elegido («Active Permissions»).
- Pestaña «Permissions»
- La matriz del rol elegido: módulo, sección y opción, con una casilla por cada opción.
- Pestaña «Roles»
- Los roles con su orden, identificador, nombre, descripción y estado. Con el módulo de vendedores activo, también la columna «Visibilidad».
- Pestaña «Menu»
- El árbol del menú en tres niveles: módulo principal, sección y opción.
- Pestaña «Config»
- Exportar e importar toda la configuración de roles, menú y permisos.
Qué puede hacer
- Marcar permisos
- Elija el rol, marque las opciones que debe ver (o use «Marcar módulo», «Marcar sección», «Select All» y «Deselect All») y pulse «Save Changes». «Undo» descarta lo que no ha guardado.
- Nuevo Rol / editar
- Crea o cambia un rol: identificador en mayúsculas (no se puede cambiar después), nombre, descripción y estado. Con el módulo de vendedores activo, «Solo ve sus documentos de venta» limita a sus usuarios a las cotizaciones, pedidos, facturas y cartera donde son el vendedor.
- Eliminar un rol
- Los usuarios con ese rol pierden el acceso hasta que se les asigne otro.
- Ordenar
- Las flechas suben o bajan roles y elementos del menú; el orden del menú es el que ve el usuario.
- Nuevo módulo principal, «Añadir sección», «Añadir opción»
- Crea elementos del menú con identificador, título, dirección de la pantalla, icono, orden y estado. También puede editarlos o eliminarlos; al eliminar una opción desaparece del menú de todos los roles.
- «Export configuration» e «Import from file»
- Descarga la configuración en un archivo JSON o la restaura desde uno exportado antes.
- «Reload data»
- Vuelve a traer los datos del servidor sin recargar la página.
Tenga en cuenta
- Los cambios de la matriz no se aplican hasta guardar. Si cambia de rol con cambios sin guardar, la pantalla pide confirmación.
- El rol de acceso total no se edita: la pantalla lo muestra como «Administrator Role» y la pestaña «Roles» lo marca «Protegido».
- Una pantalla nueva solo aparece en el menú de un rol después de crearla como opción y marcarla en su matriz.
- Importar un archivo reemplaza la configuración actual: exporte primero una copia.
- Buena parte de los rótulos de esta pantalla está en inglés.
Lista de UsuariosAdministra las cuentas con las que las personas entran al sistema: quiénes son, qué rol tienen y si están activas.
Qué hay en pantalla
- Buscador
- Por nombre, usuario o correo.
- Filtros
- Por rol y por estado (activo o inactivo). «Clear filters» los quita.
- Tabla
- Usuario («Username»), nombre, correo, rol, si está activo y fecha de creación.
- Menú de cada fila
- El botón de tres puntos abre las acciones sobre ese usuario.
Qué puede hacer
- «New User»
- Crea la cuenta con usuario (sin espacios), nombre completo, correo, contraseña y rol.
- «Edit»
- Cambia usuario, nombre, correo y rol. La contraseña no se cambia aquí.
- «Change Password»
- Asigna una contraseña nueva; hay que escribirla dos veces.
- «Deactivate» / «Activate»
- Un usuario desactivado no puede entrar y sus sesiones abiertas se cierran. Se puede volver a activar.
- «Delete»
- Elimina el usuario tras confirmar. No se puede deshacer: si la persona solo se va por un tiempo, desactívela.
Tenga en cuenta
- La contraseña debe tener al menos 8 caracteres, con letras y números.
- El rol decide qué ve la persona en el menú; se configura en Usuarios y Seguridad › Permisos y Menú.
- Los datos laborales (cargo, salario, vendedor) no están aquí: van en la pantalla de Empleados.
- Los rótulos de esta pantalla están en inglés.
Preguntas frecuentes
Por opción del menú. Si un rol ve una opción, puede usar lo que esa pantalla ofrece; si no la ve, no puede consultar ni modificar esos datos. Los controles por valor se manejan aparte, con las aprobaciones por monto.
El servidor. Cada solicitud de datos se compara con la matriz del rol y, si no ve ninguna opción que use ese recurso, la respuesta es acceso denegado, sin importar cómo llegó a la pantalla.
El tiempo que esté configurado para su empresa. Al vencer, el sistema pide ingresar de nuevo. Además, desactivar un usuario cierra sus sesiones de inmediato.
Sí, cuando su empresa tiene activo el módulo de vendedores. El rol se marca como «Solo ve sus documentos de venta» y sus usuarios quedan limitados a lo suyo.
Las contraseñas nuevas deben tener una longitud mínima y combinar letras y números. El administrador puede asignar una contraseña nueva a cualquier usuario.
Sí. La pestaña de configuración exporta roles, menú y permisos a un archivo, y permite restaurarlos desde un archivo exportado antes.
Siga explorando
Aprobaciones por monto
Reglas por tipo de documento, rango de valor y sede, con uno o varios niveles de aprobadores y una bandeja donde cada quien resuelve lo que le toca.
Auditoría de cambios y accesos
Cada creación, modificación y eliminación queda con usuario, fecha, origen y valores; cada ingreso al sistema, con su resultado y su dirección de origen.
Multisede
Cada sede con sus bodegas, su numeración y sus resoluciones de facturación, sobre una sola base de clientes, productos y contabilidad.
Copias de seguridad
El sistema copia su información cada día, la replica fuera del servidor si se configura y le muestra en pantalla qué copias existen y dónde están.
- Módulo
Módulo de Seguridad y auditoría
Decida qué ve cada rol, quién autoriza cada documento según su valor y revise quién cambió qué, con copias de seguridad diarias de su información.
Vea SMART ERP con los procesos de su empresa
Una demostración guiada por nuestro equipo: usted nos cuenta cómo vende, compra, cobra y contabiliza, y le mostramos cómo se hace en SMART ERP.
En la demostración
- Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
- El asistente de IA respondiendo con cifras
- Los documentos electrónicos ante la DIAN
- Los módulos que usted elija ver a fondo