Recorra SMART ERP pantalla por pantalla
Antes de pedir una demostración, puede ver cómo se trabaja en el producto. Elija una pantalla y encontrará un esquema de sus partes, las acciones que tiene y las reglas que aplica: es el mismo contenido del botón «Ayuda» del sistema. Aquí están 68 de las 197 pantallas, tal como las ve quien usa el sistema.
Aprobaciones
Aprobaciones
Reúne los documentos que, por su valor, esperan una autorización antes de ejecutarse: los que le toca aprobar a usted y los que usted pidió.
Reglas de aprobación
Define quién debe autorizar cada tipo de documento según su valor. Sin reglas activas, un documento funciona como siempre, sin esperar aprobación.
Cartera
Anticipos de clientes
Registra el dinero que un cliente entrega antes de facturarle. El anticipo queda como saldo a favor del cliente para aplicarlo después a sus facturas.
Aprobaciones de crédito
Es la bandeja de cartera para los pedidos que quedaron retenidos por cupo excedido o cartera vencida. Aquí se analiza al cliente y se aprueba o se rechaza cada pedido.
Canje de cheques y tarjetas
Hace seguimiento a los cheques y pagos con tarjeta recibidos en los recaudos, que quedan en una cuenta puente hasta que el dinero llega de verdad al banco.
Gestión de cobro
Organiza el cobro de la cartera vencida: muestra los clientes en mora por prioridad, guarda cada gestión realizada y hace seguimiento a las promesas de pago.
Recaudos
Registra el dinero que pagan los clientes y lo abona a sus facturas. Cada recaudo es un recibo de caja: al confirmarlo baja la cartera, entra el dinero a la caja o al banco y se contabiliza.
Recibos provisionales
Controla el dinero que los vendedores reciben de los clientes en la calle. Cartera legaliza cada recibo con su recibo de caja, o lo rechaza si el dinero no se puede reconocer.
Vencimientos
Muestra la cartera pendiente por edades: cuánto está al día y cuánto vencido, con los días de mora calculados a hoy, por cliente o cuota por cuota.
Catálogo
Códigos de barras
Administra los códigos de barras de los productos y de sus variantes, y permite imprimir sus etiquetas.
Categorías
Organiza los productos del catálogo en categorías y subcategorías. Las categorías se usan para filtrar productos, informes de ventas e inventario y conteos físicos.
Marcas
Mantiene la lista de marcas que se asignan a los productos. La marca sirve para filtrar el catálogo, los informes de inventario y garantías y los conteos físicos.
Compras
Cuentas por pagar
Muestra lo que la empresa debe a cada proveedor, por edades de vencimiento, y permite pagar o abonar varias facturas de un proveedor en un solo comprobante de egreso.
Tablero de compras
Resume el estado actual de las compras: órdenes abiertas, lo que falta por recibir, lo comprado en el mes y lo que se debe a los proveedores.
Comprobantes de egreso
Lista los pagos hechos a proveedores, cada uno aplicado a una o varias facturas de compra, para consultarlos, imprimirlos, enviarlos o anularlos.
Facturas recibidas
Es la bandeja de las facturas electrónicas que los proveedores emiten a la empresa. Desde aquí se convierten en factura de compra y se emiten los eventos ante la DIAN (RADIAN).
Lotes de pago
Programa el pago de muchas facturas a varios proveedores en una sola operación y genera el archivo para subir al portal del banco. Al marcar el lote como pagado se registran los egresos.
Configuración
Configuración general
Reúne los datos de la empresa, la apariencia del sistema, la moneda y zona horaria, los parámetros que ajustan el comportamiento de cada módulo y el correo con el que se envían los documentos.
Copias de seguridad
Muestra las copias de la base de datos del ERP y dónde están guardadas, y permite generar una copia en el momento, descargarla o eliminarla.
Contabilidad
Calendario tributario
Muestra los vencimientos de impuestos que le aplican a la empresa según su NIT y su perfil tributario, y lleva el control de cuáles ya se presentaron.
Impuesto nacional al consumo
Muestra el borrador del impuesto nacional al consumo de un período, tomado de lo contabilizado: bases, impuesto generado, devoluciones y saldo.
Impuesto de industria y comercio (ICA)
Prepara el borrador de la declaración de ICA de la empresa a partir de los libros, con las tarifas por actividad y los complementarios del municipio.
Presupuesto
Arma el presupuesto contable del año: ingresos, costos y gastos por cuenta, mes y centro de costo, para medir después la ejecución.
Ejecución presupuestal
Compara lo presupuestado con lo que la contabilidad registró: del mes, acumulado del año y proyectado al cierre.
Mantenimiento contable
Verifica que la contabilidad cuadre con cartera, cuentas por pagar y caja, y corrige paso a paso los documentos cuyo efecto contable quedó incompleto.
Informes
Reporte de cartera por edades
Muestra cuánto deben los clientes y qué tan vencido está, repartido por rangos de días de mora a una fecha de corte.
Generador de informes
Permite armar informes propios sin ayuda técnica: usted elige de dónde salen los datos, las columnas, los filtros y cómo agruparlos; los guarda, los comparte y los programa por correo.
Reporte de inventario
Reúne los informes de existencias: resumen ejecutivo, stock detallado, kardex por producto, movimientos, alertas, clasificación ABC, antigüedad y seriales.
KPIs gerenciales
Da una visión ejecutiva de las ventas del período en pocos indicadores: ingresos, margen, unidades, facturas y ticket promedio, con sus principales desgloses.
Informe de garantías
Analiza las garantías: cuántas se generaron, cuántas se reclamaron, cuánto costaron y en qué clientes, productos, grupos, líneas de negocio y marcas se concentran.
Reporte de ventas
Analiza las ventas de un período: ingresos, costo, utilidad y margen, y cómo se reparten por producto, vendedor, canal y categoría.
Reporte de ventas detallado
Lista las ventas línea por línea, con costo, margen, ganancia y la participación calculada por línea de negocio. Sirve para revisar una venta puntual o llevar el detalle a Excel.
Inteligencia artificial
Agentes
Define los especialistas que la persona puede elegir en el chat: cómo responde cada uno, con qué modelo y con qué herramientas.
Asistente de compras
Es el asistente de IA con el agente de compras y abastecimiento: analiza qué comprar, a quién y cuánto, con el análisis de reabastecimiento del ERP.
Asistente de IA
Responde preguntas sobre ventas, cartera, compras, inventario, tesorería, contabilidad e impuestos con los datos del ERP, y prepara trabajo de bajo riesgo cuando usted lo aprueba.
Base de conocimiento
Guarda las políticas, procedimientos y guías de la empresa que el asistente consulta para responder preguntas de «cómo se hace» o «cuál es la regla».
Calificaciones
Reúne lo que opinan los usuarios de las respuestas de la IA, para encontrar qué falla y mejorarlo.
Hallazgos del vigía
Muestra lo que el sistema encontró en los datos y conviene revisar. Cada madrugada corren reglas fijas sobre cartera, tesorería, contabilidad, impuestos y abastecimiento.
Herramientas
Controla lo que el asistente puede consultar, hacer y mostrar. Cada herramienta es una consulta o una acción concreta sobre el ERP.
Conexiones externas (MCP)
Permite conectar asistentes externos (Claude, ChatGPT y otros) al ERP para consultar datos desde ellos, en modo de solo consulta y con los permisos de quien autoriza.
Modelos y costos
Registra los modelos de lenguaje que puede usar el asistente y la tarifa con la que se calcula el costo de cada conversación.
Sugerencias
Administra las preguntas listas para usar que el chat ofrece al empezar una conversación, para que la gente sepa qué puede pedir.
Conversaciones
Es la auditoría del asistente: qué le pidió cada persona a la IA, qué consultó para responder y quién aprobó cada acción.
Uso y límites
Muestra cuánto se usa la IA y cuánto cuesta, y define cuánto puede usarla cada persona y el presupuesto mensual de la empresa.
Inventario
Tablero de inventario
Muestra el estado actual de las existencias: cuántas unidades hay, cuánto valen, qué productos están bajos o agotados y qué se ha movido en los últimos 30 días.
Kardex
Muestra, producto por producto, cada entrada y salida de inventario con el saldo que deja, en cantidad y en valor a costo promedio.
Nómina
Certificado de ingresos y retenciones
Genera el certificado de ingresos y retenciones (formulario 220 de la DIAN) de cada empleado por año, con lo pagado en nómina, prestaciones y liquidaciones de contrato.
Liquidación de contrato
Calcula y paga la liquidación definitiva de un empleado que se retira: salario pendiente, prestaciones, vacaciones, indemnización y descuentos.
Nómina electrónica
Transmite a la DIAN el documento soporte de pago de nómina electrónica: uno por empleado y mes, con todo lo pagado en el mes.
Planilla de aportes (PILA)
Consolida por mes los aportes a salud, pensión, riesgos laborales, caja de compensación y parafiscales a partir de la nómina aprobada, y genera el archivo para el operador de la planilla.
Festivos
Mantiene el calendario de días festivos de cada año. El sistema lo usa para clasificar las horas trabajadas como dominicales o festivas y pagarlas con su recargo.
Informes de horas
Consulta las jornadas registradas y cuántas horas de cada tipo trabajó cada empleado: ordinarias, recargos nocturnos, extras, dominicales y festivas.
Mi Marcación
Aquí cada persona registra la hora de entrada y de salida de su jornada. Con esas marcaciones el sistema calcula las horas trabajadas, las extras y los recargos.
Punto de venta
Sesiones POS
Es el historial de los turnos de caja del punto de venta: quién abrió cada sesión, cuánto vendió y si el efectivo cuadró al cerrar.
Terminales POS
Define las cajas del punto de venta: en qué sede está cada una, por qué canal vende, de qué bodega saca la mercancía y con qué lista de precios.
Ventas
Configuración de comisiones
Define las reglas con las que se calculan las comisiones por recaudo de los vendedores: la base, la efectividad según la mora, los tramos por días de pago y las escalas.
Liquidar comisiones
Agrupa las comisiones por recaudo causadas a cada vendedor en una liquidación y la envía a la nómina para pagarla.
Tablero de ventas
Muestra de un vistazo cómo van las ventas del período: cuánto se facturó, cuánto se devolvió y qué documentos están pendientes de atender.
Documentos electrónicos
Muestra el estado ante la DIAN de cada factura, nota y demás documentos electrónicos enviados, y permite reenviar los que hay que corregir.
Remisiones
Registra la mercancía que se entrega al cliente antes de facturarla y lleva el control de lo entregado que todavía no se ha facturado.
Resoluciones de facturación
Guarda las resoluciones de numeración que expidió la DIAN (prefijo, rango y vigencia) para que el sistema controle con qué números se emiten las facturas.
Vendedores
Administra los vendedores de la empresa, cómo comisiona cada uno y sus metas mensuales de venta, recaudo y clientes.
Vea SMART ERP con los procesos de su empresa
Una demostración guiada por nuestro equipo: usted nos cuenta cómo vende, compra, cobra y contabiliza, y le mostramos cómo se hace en SMART ERP.
En la demostración
- Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
- El asistente de IA respondiendo con cifras
- Los documentos electrónicos ante la DIAN
- Los módulos que usted elija ver a fondo