Software de nómina para talento humano
Liquide la nómina con sus novedades, pague prestaciones, retire empleados y cumpla con PILA, nómina electrónica y certificados, con la contabilidad hecha en el mismo paso.
La nómina toca a todas las áreas: las horas que reporta la operación, las comisiones de ventas, los préstamos, los aportes y la contabilidad. En SMART ERP el período se liquida con las novedades aprobadas, prorratea los días de quien ingresó o se retiró dentro del período y, al aprobarse, genera su comprobante contable con cada devengo en la cuenta que usted asignó a su concepto.
El ciclo laboral completo está cubierto. Las prestaciones sociales se provisionan, se aprueban y se pagan; la liquidación definitiva de contrato calcula salario pendiente, cesantías, intereses, prima, vacaciones, indemnización cuando aplica y descuentos, guardando la base, los días y la fórmula de cada concepto; y el control de horas consolida la jornada marcada en novedades de horas extras y recargos.
Para cumplir afuera, el sistema arma la planilla de aportes del mes con su archivo plano para el operador, transmite la nómina electrónica y genera el certificado de ingresos y retenciones de cada empleado. La información de nómina por persona es reservada: la inteligencia artificial del ERP solo recibe cifras agregadas, nunca el salario de un empleado.
Los retos del día a día
Novedades que llegan por todos lados
Horas extras en una planilla, incapacidades por correo y préstamos en una libreta: al liquidar, alguna novedad se queda por fuera o se paga dos veces.
Liquidaciones de retiro hechas a mano
Cada retiro se calcula en una hoja de cálculo distinta, sin dejar constancia de la base ni de la fórmula, y sin revisar lo que la nómina del período ya pagó.
La planilla de aportes no cuadra con la nómina
Los aportes se digitan aparte en el operador y solo al final del mes aparece la diferencia con lo que se descontó y contabilizó.
La contabilidad de nómina se hace después
El contador recibe un resumen y arma el comprobante a mano, con provisiones estimadas que luego no coinciden con lo pagado.
Certificados y reportes anuales desde cero
Cada año hay que reconstruir lo pagado a cada empleado para el certificado de ingresos y para la información exógena.
Cómo ayuda SMART ERP
Liquidación por período con novedades
Las novedades se registran, se aprueban y entran al período abierto. La liquidación se calcula, se aprueba y se paga, y muestra las novedades que quedaron pendientes o se cargaron después de procesar para que nada se pierda.
Tarifas y conceptos configurables
Los conceptos de nómina definen su naturaleza y su cuenta contable, y los parámetros del año se administran desde la configuración. Las horas extras y los recargos pueden tener tarifas por empleado cuando la empresa lo activa.
Control de horas
Festivos, jornadas y marcación alimentan la consolidación de horas ordinarias, extras, nocturnas, dominicales y festivas, que se convierten en novedades de la nómina. Los informes muestran lo trabajado por persona y período.
Retención en la fuente por salarios
El sistema depura la base con los aportes obligatorios, dependientes, intereses de vivienda, medicina prepagada, aportes voluntarios y la renta exenta, con los topes que usted tenga en los parámetros, antes de aplicar la tabla del artículo 383.
Prestaciones sociales y préstamos
Las prestaciones se provisionan con su base, se aprueban y se pagan con su comprobante. Los préstamos a empleados se descuentan por cuotas en la nómina y su saldo se cobra en la liquidación de contrato.
Liquidación definitiva de contrato
Borrador recalculable con ajustes manuales, aprobación que retira al empleado y consume primero la provisión, y pago por caja o banco. Trae las novedades que la nómina ya no pagará y descuenta el salario pagado después del retiro.
Planilla de aportes (PILA)
Consolida por empleado días, IBC, tarifas, aportes y novedades del mes, y lo cuadra contra lo que contabilizó la nómina. Genera el Excel y el archivo plano con la estructura de la Resolución 2388 de 2016.
Nómina electrónica
Con los documentos electrónicos, que se activan por empresa, se transmite un documento por empleado y mes con todo lo liquidado. Si después cambia una liquidación, el sistema lo señala y permite reemplazar el documento.
Certificado de ingresos y retenciones
El formulario 220 sale por empleado y año de lo liquidado en firme en nómina, prestaciones y liquidaciones de contrato, con un mapeo de conceptos a casillas que usted administra. Se genera en PDF, individual o masivo, y en Excel.
Módulos que usa
Nómina
Liquide la nómina por períodos, pague prestaciones, retire empleados y cumpla con seguridad social y DIAN desde el mismo sistema que lleva su contabilidad.
Contabilidad
La contabilidad de su empresa se arma con cada venta, compra, recaudo, pago y nómina. El contador revisa, ajusta, cierra y presenta, sin digitar dos veces.
Impuestos y DIAN
Documentos electrónicos ante la DIAN, retenciones calculadas por el sistema y borradores de declaraciones, exógena y certificados que salen de los mismos libros contables.
Tesorería
El dinero de su empresa, caja por caja y banco por banco: saldos al día, cada movimiento con su asiento, conciliación contra el extracto y una proyección de lo que viene.
Seguridad y auditoría
Decida qué ve cada rol, quién autoriza cada documento según su valor y revise quién cambió qué, con copias de seguridad diarias de su información.
Funcionalidades clave
Liquidación de nómina
Períodos quincenales o mensuales, novedades con aprobación, préstamos que se descuentan solos y una liquidación por empleado que se contabiliza al aprobar.
Prestaciones sociales
Prima, cesantías, intereses y vacaciones liquidadas con su desglose por empleado, aprobadas con comprobante contable y con seguimiento hasta el pago.
Liquidación de contrato
La liquidación definitiva de quien se retira en un solo documento: cada concepto con su base, días y fórmula, contabilizada al aprobar y pagada desde caja o bancos.
Planilla de aportes (PILA)
Los aportes del mes por empleado y subsistema, cuadrados contra la nómina y la contabilidad, con el archivo plano para cargar en el operador.
Nómina electrónica
Un documento por empleado y mes, armado con lo liquidado en firme y transmitido a la DIAN, con estado, reenvío de rechazados y corrección de aceptados.
Certificado de ingresos y retenciones
El formulario 220 de cada empleado, calculado desde la nómina, las prestaciones y las liquidaciones de contrato del año, en PDF individual o de todos a la vez.
Control de horas
Cada persona marca su entrada y su salida; el sistema clasifica las horas por tipo y las convierte en novedades de nómina aprobadas, listas para liquidar.
Contabilización automática
Ventas, compras, recaudos, caja, bancos, inventario y nómina generan su asiento al ocurrir, con las cuentas que usted asignó a cada operación.
Roles y permisos
Una matriz por rol decide qué opciones del menú ve cada persona, y el acceso a los datos sigue exactamente ese menú.
Preguntas frecuentes
Sí. Al aprobar la nómina se genera el comprobante: cada devengo va a la cuenta de su concepto y lo demás a la cuenta de gasto de salarios. Las provisiones de prestaciones y su pago también tienen su asiento.
No. El sistema consolida la planilla del mes y genera el archivo plano para cargarlo en el operador de su elección. Antes de la primera carga conviene validar el archivo con el operador; el pago se hace en la plataforma de este.
Solo los usuarios cuyo rol tenga acceso a las pantallas de nómina. El asistente de IA y los asistentes externos conectados reciben únicamente cifras agregadas de nómina, sin salarios ni datos por persona.
Con el módulo de vendedores y comisiones, que se activa por empresa, la liquidación de comisiones aprobada crea una novedad en un período de nómina abierto. La nómina la paga y la contabiliza en la cuenta del concepto de comisión.
La fila de nómina que estaba solo calculada se anula al aprobar el contrato, y las novedades aprobadas pasan a la liquidación. Si la nómina ya había pagado días posteriores al retiro, sale como deducción y se devuelven los aportes descontados sobre esos días.
Sí, mientras esté aprobada y sin pagar. La anulación reversa el comprobante y reactiva al empleado. Una liquidación en borrador se puede recalcular las veces que haga falta antes de aprobarla.
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En la demostración
- Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
- El asistente de IA respondiendo con cifras
- Los documentos electrónicos ante la DIAN
- Los módulos que usted elija ver a fondo