Control de seriales en inventario y ventas
Trazabilidad unidad por unidad: cada serial tiene su bodega, estado, condición, costo y cliente, desde la compra hasta la venta y la garantía.
Hay productos que no basta con contar: equipos, electrodomésticos, celulares, herramientas con garantía. Para ellos, el catálogo permite marcar que el producto requiere serial, y desde ese momento el sistema controla cada unidad por su número.
El serial entra donde entra la mercancía: en la recepción de la orden de compra o en la factura de compra directa. Al vender, en la factura o en el punto de venta, se indica qué serial específico se entrega. Entre uno y otro momento, el serial tiene su bodega, su condición y su estado.
Cada unidad conserva además su costo. Los productos con serial salen al costo de su propia unidad y no al promedio, de modo que el margen de cada venta refleja lo que realmente costó ese equipo.
El problema que resuelve
No se sabe qué unidad se le vendió a quién
Cuando el cliente reclama una garantía, hay que confiar en la factura impresa. Con el serial, el sistema registra el cliente y la fecha de venta de cada unidad.
Seriales repetidos o mal digitados
Un serial duplicado rompe la trazabilidad. El número es único en todo el sistema y se compara sin espacios ni distinción de mayúsculas.
Margen distorsionado en equipos de costo distinto
Dos unidades del mismo producto pueden haber costado diferente. El costo por serial hace que cada venta lleve el costo de la unidad entregada.
Devoluciones al proveedor sin identificar la unidad
Al devolver mercancía con serial hay que saber cuál sale. La devolución a proveedor pide elegir los seriales y los deja en un estado propio.
Qué hace seriales en SMART ERP
Marca «requiere serial» por producto
Se define en la ficha del producto o en la carga por Excel. A partir de ahí, compras y ventas exigen los seriales de ese producto.
Captura al recibir la mercancía
Los seriales se digitan en la recepción de la orden de compra o en la factura de compra directa, que es donde entran las existencias. La orden de compra solo indica que el producto requiere serial.
Serial obligatorio al vender
En la factura y en el punto de venta se elige el serial que se entrega. La única excepción son las existencias antiguas que entraron sin serial, que se pueden vender mientras duren.
Costo por unidad
Cada serial guarda el costo con el que entró, y la venta sale a ese costo. Si la factura del proveedor llega con un precio distinto al de la recepción, los seriales que siguen disponibles toman el costo de la factura.
Estados y condición
Disponible, reservado, vendido, en servicio o devuelto al proveedor; y condición nuevo, usado o reacondicionado. La lista se filtra por estado, bodega, condición y producto.
Ficha del serial
Número de serial, dirección MAC opcional para equipos de red, producto, variante, bodega, cliente y fecha de ingreso. Se busca por serial o por MAC.
Cliente y garantía
Al vender un serial, el sistema registra el cliente y la fecha, base para la vigencia de la garantía. El taller y las garantías se apoyan en ese serial para el historial de la unidad.
Devolución a proveedor por serial
Al devolver mercancía al proveedor se eligen los seriales que salen, tomados del documento de origen. Un serial devuelto se reutiliza si la misma unidad vuelve a entrar.
Protección de la trazabilidad
Solo se elimina un serial disponible; los vendidos o en servicio se conservan. El número no se puede cambiar una vez creado.
Informe de seriales
El reporte de inventario tiene una pestaña con cada serial, su estado, condición, costo y garantía, exportable a Excel.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Marque el producto
En el catálogo active «requiere serial» en los productos que se controlan unidad por unidad.
- 2
Reciba la compra con sus seriales
En la recepción o en la factura de compra directa digite los seriales de las unidades que entran. El sistema valida que no estén repetidos.
- 3
Consulte el inventario de seriales
En la pantalla de seriales vea en qué bodega y en qué estado está cada unidad, y fíltrela por producto o condición.
- 4
Venda eligiendo el serial
En la factura o en el punto de venta seleccione el serial que entrega. La unidad pasa a vendida, a nombre del cliente, y sale a su costo.
- 5
Atienda devoluciones y garantías
Use el serial para ubicar la venta, registrar la garantía o devolver la unidad al proveedor.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- El número de serial es único en todo el sistema y se compara sin espacios ni distinción de mayúsculas.
- Los productos con serial no entran al conteo físico: cada unidad se controla en la pantalla de seriales.
- Los traslados entre bodegas, los ajustes y las entradas manuales trabajan por cantidad y no piden elegir seriales.
- El costo de un serial que entró por un documento no se edita en su ficha: se corrige con una revalorización de costo.
- Una venta cuyo serial ya volvió al inventario no se puede anular.
- Un serial reservado no puede venderse a otro cliente hasta que se libere el documento que lo compromete.
- Vender con serial exige tener configuradas las cuentas contables de costo; el sistema lo valida antes de emitir.
Preguntas frecuentes
Cuando la mercancía entra: en la recepción de la orden de compra o en la factura de compra directa. Después solo se eligen al vender.
Sí, para los productos marcados con serial, tanto en la factura como en el punto de venta. Solo las existencias antiguas que entraron sin serial se pueden vender sin indicarlo.
Al costo de esa unidad. Si el serial no tiene costo registrado, el sistema usa el promedio de la bodega y, en su defecto, el del producto.
Sí. El serial puede ser el IMEI, el serial de fábrica o un código interno, y la ficha tiene un campo opcional de dirección MAC para equipos de red.
Sí. La lista de seriales muestra el cliente de cada unidad vendida, y la búsqueda por serial la ubica de inmediato.
Queda en estado devuelto al proveedor y sale del inventario por el valor que se acredita. Si esa misma unidad vuelve a entrar, el serial se reutiliza.
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- Módulo
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